Systém řízení zásob pro malé firmy: Kompletní průvodce

Aleksander Nowak · 2026-02-08 · Správa zásob

Najděte správný systém zásob pro vaši malou firmu. Zjistěte rozdíl mezi maloobchodními a výrobními zásobami – a který software se hodí pro každý typ.

Systém řízení zásob pro malé firmy: Kompletní průvodce

Hledejte programy pro správu zásob pro malé firmy a najdete desítky nástrojů navržených pro maloobchod: čtečky čárových kódů, integrace s POS, sledování regálů. Skvělé, pokud provozujete obchod.

Ale co když produkty vyrábíte? Co když vaše zásoby zahrnují suroviny, které se prostřednictvím výroby stávají hotovými výrobky?

Pro malé výrobce je řízení zásob zásadně odlišné. Nesledujete jen to, co je na policích. Sledujete ingredience, komponenty a materiály, které se prostřednictvím receptur nebo montáže přeměňují na produkty. Standardní maloobchodní software pro řízení zásob toto nezvládá.

Tento průvodce vysvětluje, jak se systémy zásob liší podle typu podnikání, na kterých funkcích skutečně záleží a jak vybrat software, který odpovídá vašemu provozu.

Co je systém řízení zásob?

Systém řízení zásob (IMS) sleduje, co máte, kde to je a jak se to pohybuje. Minimálně zaznamenává příjem a výdej položek, udržuje aktuální stavy zásob a upozorňuje vás, když zásoby klesnou na nízkou úroveň.

Kromě základního sledování dobrý software pro zásoby poskytuje:

Přehled o zásobách napříč lokacemi v reálném čase. Žádné odhadování, co je k dispozici, ani cesty na sklad ke kontrole.

Automatické aktualizace při prodeji nebo příjmu zásilek. Stavy zásob zůstávají přesné bez ručního počítání.

Upozornění na nízký stav zásob, která se spustí dříve, než dojdou. Body pro opětovné objednání zabraňují výpadkům zásob a ztrátám prodejů.

Reporty o hodnotě zásob, obrátkovosti a trendech. Data pro chytřejší nákupní rozhodování.

Většina malých firem začíná s tabulkami. To funguje, dokud to nepřestane fungovat. Zlomový bod obvykle nastává, když spravujete stovky položek, více lokací nebo tým, který potřebuje sdílený přístup. To je okamžik, kdy se specializovaný software pro řízení zásob malých firem vyplatí v ušetřeném čase a eliminovaných chybách.

Maloobchodní zásoby vs. výrobní zásoby

Tady se většina průvodců mýlí: předpokládají, že všechny malé firmy fungují stejně. To ale neplatí.

Řízení maloobchodních zásob

Maloobchodní firma nakupuje hotové výrobky a dále je prodává. Tok zásob je jednoduchý:

1. Nákup produktů od dodavatelů
2. Příjem do skladu nebo prodejny
3. Sledování na policích podle SKU
4. Prodej zákazníkům
5. Doobjednání při nízkém stavu

Maloobchodní systém zásob optimalizuje tento tok. Synchronizuje se s vaším pokladním systémem, sleduje produkty podle čárových kódů a spravuje zásoby napříč prodejními kanály. Když prodáte tričko, systém odečte jedno tričko ze zásob.

Software pro zásoby maloobchodních prodejen je vytvořen pro firmy, které nakupují a prodávají hotové výrobky. Je široce dostupný a funguje dobře pro obchody.

Řízení výrobních zásob

Výrobní firma produkty vyrábí. Tok zásob je složitější:

1. Nákup surovin od dodavatelů
2. Příjem materiálů do zásob
3. Použití materiálů ve výrobě (podle receptur nebo kusovníků)
4. Vytvoření hotových výrobků z výroby
5. Sledování hotových výrobků dostupných k prodeji
6. Prodej zákazníkům
7. Doobjednání materiálů při nízkém stavu

To zahrnuje tři typy zásob:

Suroviny: Ingredience, komponenty, obaly. To, co nakupujete od dodavatelů.

Rozpracovaná výroba (WIP): Položky, které se právě vyrábějí. Materiály vázané ve výrobě, ale dosud nedokončené.

Hotové výrobky: Dokončené produkty připravené k prodeji nebo expedici.

Maloobchodní software zvládá pouze hotové výrobky. Nechápe, že váš pleťový krém vyžaduje bambucké máslo, vonný olej, konzervační přísady a skleničky. Nedokáže sledovat spotřebu materiálů během výroby ani spočítat, zda máte dostatek surovin na splnění objednávky.

Proč je to důležité pro malé firmy

Používání maloobchodního software pro zásoby ve výrobě vytváří neustálé problémy:

Sledujete hotové výrobky, ale ne materiály potřebné k jejich výrobě. Dojde vám klíčová surovina bez varování. Nevidíte skutečné náklady na produkt, protože spotřeba materiálů není propojena s výrobou. Neexistuje sledovatelnost od materiálů přes výrobu až po prodej.

Správný software odpovídá tomu, jak vaše firma skutečně funguje. Maloobchodník a výrobce mají zásadně odlišné potřeby.

Klíčové funkce pro maloobchodní firmy

Pokud nakupujete hotové výrobky a dále je prodáváte, na čem záleží:

Integrace s POS: Vaše zásoby by se měly synchronizovat s vaším pokladním systémem. Každý prodej automaticky aktualizuje stavy zásob.

Skenování čárových kódů: Zrychlete příjem, inventuru a vychystávání pomocí skenování čárových kódů nebo QR kódů. Většina systémů podporuje mobilní skenování přes chytrý telefon.

Vícekanálová synchronizace: Pokud prodáváte na Shopify, Amazonu a v kamenné prodejně, zásoby by měly zůstat synchronizované napříč všemi kanály.

Body pro doobjednání: Nastavte minimální stavy zásob, které spustí upozornění nebo automatické nákupní objednávky.

Sledování lokací: Vědět, co je ve skladu, co na prodejní ploše a co je na cestě.

Reporty: Sledujte bestsellery, pomalu se prodávající zboží, hodnotu zásob a obrátkovost.

Maloobchodní software pro zásoby je široce dostupný a funguje dobře pro obchody. Výzva pro výrobce je jiná.

Klíčové funkce pro malé výrobce

Pokud vyrábíte produkty, potřebujete jiné schopnosti:

Sledování surovin

Sledujte všechny materiály odděleně od hotových výrobků. Každý materiál má vlastní množství, měrnou jednotku, dodavatele, náklady a bod pro doobjednání. Když materiály dorazí, jdou do zásob surovin, ne do hotových výrobků.

Receptury a kusovníky

Definujte, co vstupuje do každého produktu. Svíčka může vyžadovat 200 g vosku, 20 ml vonného oleje, jeden knot a jednu skleničku. Systém používá tyto receptury k výpočtu materiálových požadavků a výrobních nákladů.

Výrobní zakázky

Vytvářejte zakázky, které přeměňují materiály na produkty. Když dokončíte výrobu, systém automaticky odečte suroviny a přidá hotové výrobky do zásob. Žádné ruční úpravy nejsou potřeba.

Sledování šarží a sérií

Přiřaďte čísla šarží k výrobním dávkám a sledujte, které série materiálů vstoupily do kterých produktů. Nezbytné pro potravinářství, kosmetiku a jakékoli podnikání, které může potřebovat sledovat problémy s kvalitou nebo řídit stahování výrobků.

Řízení FIFO

Sledování „první dovnitř, první ven“ zajišťuje, že se starší materiály spotřebují dříve než novější. Klíčové pro cokoli s datem expirace. Dobré systémy navrhují, které série použít během výroby.

Kalkulace nákladů

Automatické sledování nákladů zahrnující náklady na materiály a volitelně práci a režii. Znáte skutečné náklady na produkt, nejen to, co jste zaplatili za hotové výrobky.

Polotovary

Některé produkty vyžadují mezikroky. Můžete vyrobit základní směs a pak ji použít ve více finálních produktech. Výrobní systémy zásob zvládají tyto vícestupňové procesy.

Software pro zásoby pro malé výrobce

Pokud vyrábíte produkty, zejména v dávkách (potraviny, kosmetika, chemikálie, barvy), potřebujete software pro zásoby vytvořený pro výrobu, ne pro maloobchod.

Krafte je navržen speciálně pro malé dávkové výrobce. Takto zvládá výrobní zásoby:

Suroviny a hotové výrobky jako oddělené zásoby. Sledujte ingredience a komponenty s vlastními množstvími, náklady, dodavateli a úrovněmi pro doobjednání. Hotové výrobky jsou sledovány odděleně s vlastními SKU a cenami.

Výroba založená na recepturách. Definujte receptury, které přesně určují, jaké materiály vstupují do každého produktu. Systém automaticky vypočítá materiálové požadavky a náklady.

Výrobní zakázky, které spotřebovávají materiály. Když vytvoříte výrobní zakázku, materiály se rezervují. Když je výroba dokončena, materiály se odečtou a hotové výrobky se přidají. Zásoby zůstávají přesné bez ručních aktualizací.

Sledovatelnost šarží. Každá výrobní šarže dostane číslo. Systém zaznamenává, které série materiálů byly použity. Pokud zákazník nahlásí problém, můžete vysledovat přesnou výrobní dávku a ingredience.

FIFO a sledování expirace. Systém navrhuje používat nejstarší materiály jako první. Sledujte data expirace jak u materiálů, tak u hotových výrobků.

Polotovary. Vytvářejte meziprodukty, které se stávají komponentami finálních výrobků. Systém zvládá vícestupňovou výrobu.

Upozornění na nízký stav materiálů. Dostávejte upozornění, když suroviny docházejí, nejen když jsou pryč hotové výrobky.

Ceny začínají na €7/měsíc pro malé provozy a rostou až na €47/měsíc pro větší týmy. Žádné implementační poplatky, žádní konzultanti. Většina výrobců je v provozu během dnů, ne měsíců.

Porovnání systémů zásob

Pro malé dávkové výrobce Krafte pokrývá prostřední řádek: sledování materiálů, výrobu založenou na recepturách, sledovatelnost šarží a kalkulaci nákladů bez podnikové složitosti.

Jak vybrat správný systém

Začněte pochopením vašeho provozu. Položte si tyto otázky:

Vyrábíte produkty, nebo je přeprodáváte? Pokud vyrábíte, potřebujete software pro zásoby, který rozumí surovinám, recepturám a výrobě. Maloobchodní software pro řízení zásob pro výrobce nebude fungovat.

Kolik SKU spravujete? Jednoduché nástroje stačí pro desítky položek. Stovky nebo tisíce SKU vyžadují robustní vyhledávání, filtrování a organizaci.

Potřebujete sledovatelnost šarží? Výrobci potravin, kosmetiky a léčiv často potřebují sledovat materiály přes výrobu kvůli shodě s předpisy a kontrole kvality.

Kolik máte lokací? Jedna lokace je jednodušší. Více skladů vyžaduje sledování přesunů a zobrazení zásob podle lokace.

Jaké integrace jsou důležité? Účetní software jako QuickBooks nebo Xero? E-commerce platformy? Systém by se měl propojit s nástroji, které již používáte.

Jaký je váš rozpočet? Podnikové systémy stojí tisíce měsíčně plus implementace. Nástroje pro malé firmy se pohybují od zdarma po méně než $100/měsíc.

Časté chyby, kterým se vyhnout

Používání maloobchodního software pro výrobu. Pokud vyrábíte produkty, sledování pouze hotových výrobků vás nechá bez přehledu o stavu materiálů a výrobních nákladech. Potřebujete systém vytvořený pro výrobu.

Příliš pozdní odchod od tabulek. V době, kdy se tabulky stanou bolestivými, jste už ztratili čas ručními aktualizacemi a chybami. Přejděte na správný software pro zásoby dříve, než se bolest stane akutní.

Zbytečný nákup podnikového software. Podnikové ERP systémy jsou výkonné, ale drahé a složité. Desetičlenná kosmetická firma nepotřebuje stejný systém jako nadnárodní korporace. Přizpůsobte software svému skutečnému rozsahu.

Ignorování doby implementace. Některé systémy trvá měsíce nastavit. Jiné fungují za dny. Započítejte dobu nastavení do svého rozhodování, zejména pokud už se s řízením zásob potýkáte.

Výběr podle funkcí, které nebudete používat. Delší seznam funkcí není lepší, pokud většinu z nich nevyužijete. Zaměřte se na funkce, které řeší vaše skutečné problémy.

Často kladené otázky

Jaký je nejlepší systém řízení zásob pro malé firmy?

Záleží na typu vašeho podnikání. Maloobchodníci potřebují integraci s POS a vícekanálovou synchronizaci. Výrobci potřebují sledování surovin, receptury a výrobní zakázky. Krafte zvládá materiály, výrobu a hotové výrobky v jednom systému pro výrobce.

Na co by výrobci měli hledět u software pro zásoby?

Na software, který sleduje suroviny odděleně od hotových výrobků, podporuje receptury nebo kusovníky a zvládá výrobní zakázky. Krafte je vytvořen speciálně pro dávkové výrobce v potravinářství, kosmetice, chemii a podobných odvětvích.

Kolik stojí software pro zásoby pro malé firmy?

Základní maloobchodní nástroje začínají zdarma nebo pod $30/měsíc. Středně pokročilé varianty stojí $50-150/měsíc. Výrobní software pro zásoby jako Krafte stojí €7-47/měsíc. Podnikové systémy stojí $1 000+ měsíčně plus implementační poplatky.

Mohu pro řízení zásob používat tabulky?

Ano, na začátku. Tabulky se stávají problematickými s růstem: žádné aktualizace v reálném čase, chyby při ručním zadávání, žádný víceuživatelský přístup, žádná automatická upozornění. Většina firem tabulky přeroste někde mezi 50-200 SKU.

Jaký je rozdíl mezi software pro zásoby a ERP?

Software pro zásoby se zaměřuje na sledování skladu. ERP (Enterprise Resource Planning – plánování podnikových zdrojů) integruje zásoby s účetnictvím, HR, prodejem a dalšími podnikovými funkcemi. Malé firmy obvykle začínají se zaměřenými nástroji pro zásoby a ERP zvažují později, pokud je potřeba.

Potřebují malí výrobci speciální software pro zásoby?

Ano. Výroba zahrnuje suroviny, výrobní procesy a hotové výrobky. Standardní software pro zásoby sleduje pouze hotové výrobky. Výrobní software pro zásoby jako Krafte zvládá kompletní tok: materiály dovnitř, výrobu a produkty ven.

Tags: Správa zásob, Malé podniky, Maloobchod