Fertigungssoftware für kleine Unternehmen: Worauf Sie achten sollten und wie Sie die richtige Wahl treffen

Aleksander Nowak · 2026-02-16 · Vergleiche

Erfahren Sie, wie Sie Fertigungssoftware für kleine Unternehmen auswählen. Verstehen Sie MRP vs. ERP, wesentliche Funktionen, Preiskategorien und häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt.

Fertigungssoftware für kleine Unternehmen: Worauf Sie achten sollten und wie Sie die richtige Wahl treffen

Ein kleines Produktionsunternehmen zu führen bedeutet, Zeitpläne, Materialbestellungen, Kundenlieferungen und Bestandszählungen unter einen Hut zu bringen -- oft mit einem winzigen Team und begrenzten Ressourcen. Irgendwann funktionieren Tabellen nicht mehr. Aufträge gehen verloren. Bestandszahlen stimmen nicht mit der Realität überein. Sie brauchen bessere Werkzeuge.

Produktionsmanagement-Software hilft kleinen Unternehmen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Aber der Markt ist überwältigend: Hunderte von Optionen, von kostenlosen Apps bis hin zu Enterprise-Systemen im sechsstelligen Bereich. Viele sind für Großkonzerne konzipiert und für kleine Betriebe überdimensioniert.

Dieser Leitfaden erklärt, was diese Tools tatsächlich leisten, welche Typen für kleine Unternehmen geeignet sind und wie Sie die richtige Wahl treffen, ohne auf übertriebene Funktionen oder versteckte Kosten hereinzufallen.

Was leistet diese Software?

Produktionssoftware verwaltet die Informationsseite der Fertigung. Sie erfasst, welche Materialien vorhanden sind, was produziert werden muss, welche Aufträge warten und was versandt wurde.

Im Kern beantworten diese Systeme grundlegende Fragen: - Wie viel von jedem Material haben wir? - Was müssen wir heute produzieren? - Haben wir genug Material für anstehende Aufträge? - Was haben wir letzte Woche versandt? - Welche Aufträge sind verspätet?

Diese Fragen manuell zu beantworten -- Regale überprüfen, Tabellen aktualisieren, E-Mails senden -- kostet täglich Stunden. Die richtige Software automatisiert die Nachverfolgung, damit Sie sich auf die eigentliche Produktion konzentrieren können.

Arten von Fertigungssoftware

Der Markt verwendet verwirrende Terminologie. Hier erfahren Sie, was die Hauptkategorien tatsächlich bedeuten:

Lagerverwaltung

Einfache Lagersoftware erfasst Mengen: was auf Lager ist, was hereinkommt, was herausgeht. Gut für Einzelhandel oder Distribution, aber für die Fertigung begrenzt.

Einschränkung: Versteht nicht, dass Sie Rohstoffe in Produkte umwandeln. Kann Materialbedarfe nicht berechnen oder Halbfertigerzeugnisse nicht verfolgen.

MRP (Materialbedarfsplanung)

MRP-Software fügt Fertigungslogik hinzu. Sie kennt Ihre Rezepturen (Stücklisten) und berechnet, welche Materialien Sie basierend auf Ihrer Produktionsplanung benötigen.

Hauptfunktionen: Stücklisten, Produktionsplanung, Materialbedarfsberechnung, Beschaffungsplanung.

Am besten geeignet für: Kleine Hersteller, die Produktion planen und Rohstoffe verwalten müssen. Dies ist typischerweise die optimale Wahl für Unternehmen mit 5-50 Mitarbeitern.

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP-Systeme integrieren alles: Fertigung, Lagerhaltung, Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Personalwesen und mehr. Sie sind umfassend, aber komplex.

Hauptfunktionen: Alles oben Genannte plus Finanzmanagement, CRM, Personalwesen, erweiterte Analysen.

Realitätscheck: Die meisten ERP-Systeme sind für Unternehmen mit über $10M Umsatz und eigener IT-Abteilung konzipiert. Sie kosten mehr, brauchen länger zur Implementierung und enthalten Funktionen, die kleine Unternehmen nicht benötigen.

MES (Manufacturing Execution System)

MES-Software verfolgt die Produktion in Echtzeit auf der Werkstattebene: Maschinenstatus, Arbeitszeiten, Qualitätsdaten, Stillstandsgründe.

Am besten geeignet für: Betriebe, in denen detaillierte Werkstattüberwachung wichtig ist -- typischerweise diskrete Fertigung mit mehreren Maschinen und Arbeitsplätzen.

Realitätscheck: Überdimensioniert für kleine Chargenproduzenten. Wenn Sie Kosmetik, Lebensmittel oder ähnliche Waren herstellen, brauchen Sie die Komplexität von MES nicht.

Was kleine Hersteller wirklich brauchen

Vergessen Sie die Abkürzungen. Konzentrieren Sie sich auf Funktionen, die echte Probleme lösen:

Bestandsverfolgung für Rohstoffe und Fertigwaren

Wissen Sie, was Sie haben, ohne Regale zu zählen. Sehen Sie Mengen in Echtzeit. Erhalten Sie Warnungen bei niedrigem Bestand.

Warum das wichtig ist: Das Fehlen eines kritischen Materials stoppt die Produktion. Überbestände binden Kapital. Genaue Bestandsführung verhindert beides.

Stücklisten (Rezepturen)

Definieren Sie, was in jedes Produkt einfließt: 500g Zutat A, 200ml Zutat B, 5 Einheiten Verpackung C.

Warum das wichtig ist: Ohne Rezepturen im System berechnen Sie den Materialbedarf jedes Mal manuell. Das System sollte wissen, dass die Herstellung von 100 Einheiten Produkt X genau diese Materialien in diesen Mengen erfordert.

Produktionserfassung

Erfassen Sie, was produziert wurde, wann es produziert wurde und welche Materialien verbraucht wurden.

Warum das wichtig ist: Dies schließt den Kreislauf. Wenn Sie die Produktion erfassen, werden Materialien automatisch vom Lager abgezogen. Fertigwaren werden automatisch zugebucht. Keine separaten Aktualisierungen nötig.

Auftragsverwaltung

Verfolgen Sie Kundenaufträge vom Eingang bis zum Versand. Wissen Sie, was bestellt wurde, was in Produktion ist, was versandbereit ist.

Warum das wichtig ist: Mit zunehmender Auftragszahl versagt die Verfolgung per E-Mail oder Tabellen. Sie brauchen eine einheitliche Übersicht aller Aufträge und deren Status.

Grundlegende Berichterstattung

Sehen Sie, was passiert: Bestandsniveaus, Produktionsoutput, Auftragsstatus, Verkaufstrends.

Warum das wichtig ist: Ohne Berichte agieren Sie im Blindflug. Gute Systeme bieten Dashboards und Berichte, die wichtige Geschäftsfragen beantworten.

Chargenverfolgung (bei regulierten Branchen)

Verfolgen Sie Chargennummern von eingehenden Materialien über die Produktion bis zu versandten Produkten.

Warum das wichtig ist: Hersteller von Lebensmitteln, Kosmetik und Pharmazeutika benötigen Rückverfolgbarkeit für Rückrufe und Audits. Selbst nicht regulierte Unternehmen profitieren davon zu wissen, welche Materialien in welche Chargen eingingen, wenn Qualitätsprobleme auftreten.

Funktionen, die gut klingen, aber Probleme verursachen

Einige Funktionen, die intensiv an kleine Unternehmen vermarktet werden, schaffen mehr Probleme als sie lösen:

Erweiterte Produktionsplanung

Ausgefeilte Planungsalgorithmen, die Maschinenauslastung optimieren, Umrüstungen minimieren und Arbeitslasten ausgleichen.

Das Problem: Diese Funktionen erfordern genaue Daten über Maschinenkapazitäten, Operationszeiten und Einschränkungen. Kleine Hersteller haben diese Daten selten. Die Planungsengine produziert fehlerhafte Ergebnisse und wird ignoriert -- man kehrt zur manuellen Planung zurück.

Besserer Ansatz: Einfache kalenderbasierte Planung, die zeigt, was für jeden Tag geplant ist. Bei Bedarf manuell anpassen.

Umfassende Finanzbuchhaltung

Vollständige Buchhaltung, Hauptbuch, Debitoren/Kreditoren, Gehaltsabrechnung.

Das Problem: Sie haben wahrscheinlich bereits eine Buchhaltungssoftware (QuickBooks, Xero oder ähnlich). Der Wechsel zu einem neuen Finanzsystem ist schmerzhaft und riskant. Produktionstools, die Buchhaltung versuchen, machen es oft schlecht.

Besserer Ansatz: Produktionstools, die sich mit Ihrem bestehenden Buchhaltungssystem integrieren. Lassen Sie die Finanzen dort, wo sie funktionieren; nutzen Sie spezialisierte Tools für den Betrieb.

Werkstattdatenerfassung

Detaillierte Erfassung von Arbeitszeiten, Maschinenzyklen, Stillstandsereignissen, Qualitätsmessungen an jedem Arbeitsplatz.

Das Problem: Erfordert Disziplin, alles zu erfassen. Kleine Teams mit vielfältigen Aufgaben widersetzen sich dem Mehraufwand. Die Datenerfassung wird inkonsistent und unzuverlässig.

Besserer Ansatz: Einfache Produktionserfassung -- was wurde produziert, wann, in welcher Menge. Fügen Sie Details nur für bestimmte Prozesse hinzu, wo es wirklich zählt.

Endlose Anpassung

Die Möglichkeit, jedes Feld, jeden Workflow und jeden Bericht anzupassen.

Das Problem: Anpassung kostet Zeit -- Ihre oder die eines teuren Beraters. Stark angepasste Systeme sind schwerer zu aktualisieren und Fehler zu beheben. Kleine Unternehmen brauchen diese Flexibilität selten.

Besserer Ansatz: Software, die mit sinnvollen Standardeinstellungen sofort funktioniert. Konfigurieren statt anpassen.

So wählen Sie das richtige System

Folgen Sie diesem Prozess, um teure Fehler zu vermeiden:

Schritt 1: Listen Sie Ihre tatsächlichen Probleme auf

Was funktioniert heute nicht? Seien Sie konkret: - "Materialien gehen unerwartet aus, weil niemand die Tabelle aktualisiert" - "Wir wissen nicht, welche Materialien wir für die Produktion nächste Woche bestellen müssen" - "Kundenaufträge gehen zwischen Vertrieb und Versand verloren" - "Wir können nicht nachverfolgen, welche Materialchargen in Produkte eingingen, wenn Kunden sich beschweren"

Diese Probleme bestimmen Ihre Anforderungen. Ein System, das Ihre tatsächlichen Probleme nicht löst, ist Geldverschwendung.

Schritt 2: Definieren Sie Pflichtfunktionen

Basierend auf Ihren Problemen identifizieren Sie wesentliche Funktionen:

Alles andere ist nice-to-have. Zahlen Sie nicht für Funktionen, die Sie nicht nutzen werden.

Schritt 3: Setzen Sie ein realistisches Budget

Die Preise in dieser Kategorie variieren stark:

Für die meisten kleinen Hersteller (unter $5M Umsatz) bieten Mittelklasse-Optionen die richtige Balance zwischen Funktionen und Kosten. Rechnen Sie mit $100-400/Monat.

Schritt 4: Bewerten Sie 3-5 Optionen

Bewerten Sie nicht 20 Systeme -- Sie werden verwirrt und treffen eine schlechtere Entscheidung. Wählen Sie 3-5 Kandidaten basierend auf: - Funktionen, die Ihren Pflichtanforderungen entsprechen - Preise innerhalb Ihres Budgets - Bewertungen von ähnlich großen Herstellern - Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion

Schritt 5: Testen Sie mit echten Szenarien

Während der kostenlosen Testphase testen Sie mit Ihren tatsächlichen Produkten und Prozessen:

1. Richten Sie einige echte Produkte mit ihren Stücklisten ein
2. Verarbeiten Sie einen echten Kundenauftrag durch das System
3. Erfassen Sie Produktion und überprüfen Sie Materialabzüge
4. Erstellen Sie Berichte, die Sie tatsächlich nutzen würden
5. Lassen Sie Ihr Team es ausprobieren (nicht nur Sie)

Software, die sich während einer Testphase umständlich anfühlt, wird nach dem Kauf nicht besser.

Schritt 6: Überprüfen Sie versteckte Kosten

Vor der Entscheidung klären Sie: - Implementierungsgebühren (manche Anbieter verlangen Tausende für die Einrichtung) - Schulungskosten - Zusätzliche Benutzergebühren - Kosten für Datenmigration - Vertragsbedingungen und Kündigungsrichtlinie - Preiserhöhungen nach dem ersten Jahr

Cloud-Software sollte unkompliziert sein: monatliche Gebühr, jederzeit kündbar, Updates inklusive. Seien Sie vorsichtig bei langen Verträgen oder komplexer Preisgestaltung.

Häufige Fehler bei der Auswahl

Kauf basierend auf Funktionen, die Sie vielleicht brauchen

"Irgendwann brauchen wir vielleicht erweiterte Planung" führt dazu, dass Sie für Komplexität zahlen, die Sie nicht nutzen. Kaufen Sie für heutige Bedürfnisse. Gute Systeme ermöglichen es, später Funktionen hinzuzufügen.

Auswahl basierend auf Demo-Eindrücken

Demos sind Verkaufspräsentationen, die darauf optimiert sind, gut auszusehen. Ein System, das in der Demo gut wirkt, kann im täglichen Gebrauch mühsam sein. Bestehen Sie auf praktischen Tests mit Ihren eigenen Daten.

Auswahl der günstigsten Option

Die günstigste Option hat oft keine kritischen Funktionen oder bietet schlechten Support. Wenn Probleme auftreten (und sie werden auftreten), spart reaktionsschneller Support mehr, als Sie bei den Abonnementgebühren gespart haben.

Überinvestition in Enterprise-Software

NetSuite, SAP Business One und ähnliche Enterprise-Systeme sind leistungsfähig, aber für größere Unternehmen konzipiert. Die Implementierung dauert Monate. Anpassungen erfordern Berater. Die Gesamtkosten übersteigen die Abonnementgebühren bei Weitem. Kleine Unternehmen brauchen diese Komplexität selten.

Unterschätzung des Implementierungsaufwands

Jede neue Software erfordert Einrichtung: Eingabe von Produkten, Materialien, Lieferanten, Kunden. Planen Sie 2-4 Wochen Teilzeitarbeit zum Start. Systeme, die "sofortige Einrichtung" versprechen, haben entweder zu wenig Funktionen oder verschieben die Arbeit auf später.

Der Umstieg

Der Wechsel von Tabellen (oder einem anderen System) zu spezialisierter Produktionssoftware umfasst mehrere Phasen:

Vorbereitung (1-2 Wochen)

Bereinigen Sie Ihre Produkt- und Materialdaten. Entfernen Sie veraltete Artikel. Standardisieren Sie Benennungen. Je sauberer Ihre Eingabedaten, desto reibungsloser der Übergang.

Ersteinrichtung (1-2 Wochen)

Geben Sie Ihre Produkte, Materialien, Lieferanten und Kunden ein oder importieren Sie sie. Richten Sie Stücklisten ein. Konfigurieren Sie grundlegende Einstellungen.

Parallelbetrieb (2-4 Wochen)

Betreiben Sie beide Systeme gleichzeitig. Erfassen Sie Transaktionen im neuen System, während Sie Ihren bestehenden Prozess beibehalten. So werden Einrichtungsfehler erkannt, bevor sie zu Problemen werden.

Vollständiger Umstieg

Sobald das neue System zuverlässige Ergebnisse liefert, hören Sie auf, das alte zu aktualisieren. Bewahren Sie historische Daten zugänglich auf, beenden Sie aber die aktive Nutzung.

Wie Krafte zu kleinen Herstellern passt

Krafte ist speziell für kleine Hersteller entwickelt -- nicht aus Enterprise-Systemen oder Einzelhandels-Lagersoftware adaptiert.

Stücklisten: Definieren Sie Rezepturen für alle Ihre Produkte. Das System berechnet den Materialbedarf automatisch.

Lagerverwaltung: Verfolgen Sie Rohstoffe, Halbfertigerzeugnisse und Fertigwaren. Echtzeitmengen ohne manuelle Aktualisierungen.

Produktionserfassung: Erfassen Sie fertige Chargen. Materialien werden automatisch basierend auf Rezepturen abgezogen. Fertigwaren werden dem Lager zugebucht.

Auftragsverwaltung: Verfolgen Sie Kundenaufträge vom Eingang bis zum Versand. Sehen Sie den Status auf einen Blick.

Chargenverfolgung: Erfassen Sie Materialchargennummern. Verfolgen Sie, welche Chargen in welche Produktionschargen eingingen. Vor- und Rückverfolgung bei Qualitätsproblemen.

Niedrigbestandswarnungen: Setzen Sie Mindestbestände. Werden Sie benachrichtigt, bevor der Vorrat ausgeht.

Lieferantenverwaltung: Verfolgen Sie Lieferungen, überwachen Sie die Lieferantenleistung, verwalten Sie eingehende Bestellungen.

Einfache Preisgestaltung: Feste monatliche Gebühr basierend auf der Nutzungsstufe. Keine Implementierungsgebühren, keine langen Verträge, keine versteckten Kosten.

Schneller Start: Die meisten Kunden sind innerhalb einer Woche betriebsbereit. Keine monatelangen Implementierungsprojekte.

Das Ziel ist ein System, das liefert, was kleine Produzenten tatsächlich brauchen, ohne die Komplexität, die für große Unternehmen konzipiert ist.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Fertigungssoftware?

Fertigungssoftware verwaltet die Informationsseite der Produktion -- Bestandsverfolgung, Stücklistenverwaltung, Produktionserfassung, Auftragsbearbeitung und Berichterstattung. Sie ersetzt Tabellen und manuelle Nachverfolgung durch automatisierte Systeme.

Was kostet Fertigungssoftware?

Die Kosten reichen von $20/Monat für einfache Bestandsverfolgung bis $2.000+/Monat für umfassende Enterprise-Systeme. Die meisten kleinen Hersteller finden gute Optionen im Bereich $100-400/Monat, die Lager, Produktion und Auftragsverwaltung umfassen.

Was ist der Unterschied zwischen MRP und ERP?

MRP (Materialbedarfsplanung) konzentriert sich auf die Produktion: Stücklisten, Produktionsplanung und Materialberechnungen. ERP (Enterprise Resource Planning) umfasst MRP plus Buchhaltung, HR, CRM und weitere Geschäftsfunktionen. Kleine Hersteller benötigen in der Regel MRP-Funktionen, kein volles ERP.

Brauche ich Fertigungssoftware oder reicht Lagersoftware?

Wenn Sie nur eingekaufte Produkte verfolgen, reicht einfache Lagersoftware. Wenn Sie Produkte aus Komponenten herstellen (auch einfache Montage), brauchen Sie Software, die Stücklisten und Produktion versteht -- das ist Fertigungssoftware.

Wie lange dauert die Implementierung von Fertigungssoftware?

Bei Cloud-Systemen für kleine Unternehmen rechnen Sie mit 2-4 Wochen von der Anmeldung bis zur täglichen Nutzung. Enterprise-Systeme können 6-12 Monate dauern. Der Unterschied liegt in der Komplexität und den Anpassungsanforderungen.

Kann ich von Tabellen migrieren?

Ja. Die meisten Fertigungsprogramme akzeptieren Importe aus CSV- oder Excel-Dateien. Sie müssen Ihre Daten bereinigen und formatieren, aber die Migration ist in der Regel unkompliziert. Planen Sie eine Phase des Parallelbetriebs ein, in der beide Systeme zur Genauigkeitsprüfung gleichzeitig laufen.

Tags: ERP, MRP, Kleinunternehmen, Fertigung