Bestandsverwaltungssystem für Kleinunternehmen: Ein vollständiger Leitfaden

Aleksander Nowak · 2026-02-08 · Bestandsmanagement

Finden Sie das richtige Bestandssystem für Ihr Kleinunternehmen. Erfahren Sie den Unterschied zwischen Einzelhandels- und Fertigungsbestand – und welche Software zu welchem Bereich passt.

Bestandsverwaltungssystem für Kleinunternehmen: Ein vollständiger Leitfaden

Suchen Sie nach Bestandsprogrammen für Kleinunternehmen, finden Sie Dutzende von Tools für den Einzelhandel: Barcode-Scanner, POS-Integration, Regalverfolgung. Großartig, wenn Sie ein Geschäft betreiben.

Aber was, wenn Sie Produkte herstellen? Was, wenn Ihr Bestand Rohstoffe umfasst, die durch Produktion zu Fertigwaren werden?

Für kleine Hersteller ist die Bestandsverwaltung grundlegend anders. Sie verfolgen nicht nur, was in Regalen steht. Sie verfolgen Zutaten, Komponenten und Materialien, die sich durch Rezepturen oder Montage in Produkte verwandeln. Standard-Bestandssoftware für den Einzelhandel kann das nicht.

Dieser Leitfaden erklärt, wie sich Bestandssysteme je nach Unternehmenstyp unterscheiden, welche Funktionen wirklich wichtig sind und wie Sie Software auswählen, die zu Ihren Abläufen passt.

Was ist ein Bestandsverwaltungssystem?

Ein Bestandsverwaltungssystem (BVS) verfolgt, was Sie haben, wo es sich befindet und wie es sich bewegt. Es erfasst mindestens eingehende und ausgehende Artikel, pflegt aktuelle Lagerstände und warnt Sie, wenn Vorräte knapp werden.

Über die grundlegende Verfolgung hinaus bietet gute Bestandssoftware:

Echtzeit-Übersicht über den Bestand an verschiedenen Standorten. Kein Raten mehr, was verfügbar ist, und kein Gang ins Lager zur Überprüfung.

Automatische Aktualisierungen bei Verkäufen oder Wareneingangen. Lagerstände bleiben ohne manuelles Zählen korrekt.

Warnungen bei niedrigem Bestand, die ausgelöst werden, bevor die Ware ausgeht. Nachbestellpunkte verhindern Fehlmengen und entgangene Verkäufe.

Berichte über Bestandswert, Umschlagshäufigkeit und Trends. Daten für klugere Einkaufsentscheidungen.

Die meisten Kleinunternehmen beginnen mit Tabellenkalkulationen. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Der Wendepunkt kommt meist, wenn man Hunderte von Artikeln, mehrere Standorte oder ein Team verwaltet, das gemeinsamen Zugriff benötigt. Dann zahlt sich eine spezielle Bestandsverwaltungssoftware für Kleinunternehmen durch Zeitersparnis und vermiedene Fehler aus.

Einzelhandelsbestand vs. Fertigungsbestand

Hier liegen die meisten Leitfäden falsch: Sie gehen davon aus, dass alle Kleinunternehmen gleich funktionieren. Das tun sie nicht.

Bestandsverwaltung im Einzelhandel

Ein Einzelhandelsunternehmen kauft Fertigprodukte und verkauft sie weiter. Der Bestandsfluss ist einfach:

1. Produkte von Lieferanten einkaufen
2. Im Lager oder Geschäft empfangen
3. In Regalen nach SKU verfolgen
4. An Kunden verkaufen
5. Bei niedrigem Bestand nachbestellen

Ein Einzelhandels-Bestandssystem optimiert diesen Ablauf. Es synchronisiert sich mit Ihrem Kassensystem, verfolgt Produkte per Barcode und verwaltet den Bestand über Vertriebskanäle hinweg. Wenn Sie ein Hemd verkaufen, zieht das System ein Hemd vom Bestand ab.

Einzelhandels-Bestandssoftware ist für Unternehmen konzipiert, die Fertigwaren kaufen und verkaufen. Sie ist weit verbreitet und funktioniert gut für Geschäfte.

Bestandsverwaltung in der Fertigung

Ein Fertigungsunternehmen stellt Produkte her. Der Bestandsfluss ist komplexer:

1. Rohstoffe von Lieferanten einkaufen
2. Materialien im Bestand empfangen
3. Materialien in der Produktion verwenden (gemäß Rezepturen oder Stücklisten)
4. Fertigwaren aus der Produktion erstellen
5. Verfügbare Fertigwaren für den Verkauf verfolgen
6. An Kunden verkaufen
7. Materialien bei niedrigem Bestand nachbestellen

Dies umfasst drei Arten von Bestand:

Rohstoffe: Zutaten, Komponenten, Verpackung. Was Sie von Lieferanten kaufen.

Halbfertigprodukte (WIP): Artikel, die gerade produziert werden. Materialien, die für die Produktion gebunden, aber noch nicht fertiggestellt sind.

Fertigwaren: Fertige Produkte, die zum Verkauf oder Versand bereitstehen.

Einzelhandelssoftware verwaltet nur Fertigwaren. Sie versteht nicht, dass Ihre Gesichtscreme Sheabutter, Duftöl, Konservierungsmittel und Tiegel benötigt. Sie kann den Materialverbrauch während der Produktion nicht verfolgen oder berechnen, ob Sie genug Zutaten haben, um eine Bestellung zu erfüllen.

Warum das für Kleinunternehmen wichtig ist

Die Verwendung von Einzelhandels-Bestandssoftware für die Fertigung verursacht ständige Probleme:

Sie verfolgen Fertigprodukte, aber nicht die Materialien, die zu ihrer Herstellung benötigt werden. Eine Schlüsselzutat geht ohne Vorwarnung aus. Sie können die tatsächlichen Produktkosten nicht ermitteln, da der Materialverbrauch nicht mit der Produktion verknüpft ist. Es gibt keine Rückverfolgbarkeit von den Materialien über die Produktion bis zum Verkauf.

Die richtige Software entspricht der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Ein Einzelhändler und ein Hersteller haben grundlegend unterschiedliche Anforderungen.

Wichtige Funktionen für Einzelhandelsunternehmen

Wenn Sie Fertigprodukte kaufen und weiterverkaufen, kommt es auf Folgendes an:

POS-Integration: Ihr Bestand sollte mit Ihrem Kassensystem synchronisiert sein. Jeder Verkauf aktualisiert automatisch die Lagerstände.

Barcode-Scanning: Beschleunigen Sie Wareneingang, Zählung und Kommissionierung mit Barcode- oder QR-Code-Scanning. Die meisten Systeme unterstützen mobiles Scannen per Smartphone.

Mehrkanalabgleich: Wenn Sie auf Shopify, Amazon und im Geschäft verkaufen, sollte der Bestand über alle Kanäle hinweg synchron bleiben.

Nachbestellpunkte: Legen Sie Mindestlagerstände fest, die Warnungen oder automatische Bestellungen auslösen.

Standortverfolgung: Wissen Sie, was im Lager, auf der Verkaufsfläche oder im Transport ist.

Berichte: Verfolgen Sie Bestseller, Ladehüter, Bestandswert und Umschlagshäufigkeit.

Einzelhandels-Bestandssoftware ist weit verbreitet und funktioniert gut für Geschäfte. Die Herausforderung für Hersteller ist eine andere.

Wichtige Funktionen für kleine Hersteller

Wenn Sie Produkte herstellen, benötigen Sie andere Fähigkeiten:

Rohstoffverfolgung

Verfolgen Sie alle Materialien getrennt von Fertigwaren. Jedes Material hat seine eigene Menge, Maßeinheit, Lieferanten, Kosten und Nachbestellpunkte. Wenn Materialien eintreffen, gehen sie in den Rohstoffbestand, nicht in die Fertigwaren.

Rezepturen und Stücklisten

Definieren Sie, was in jedes Produkt eingeht. Eine Kerze benötigt möglicherweise 200g Wachs, 20ml Duftöl, einen Docht und ein Glas. Das System nutzt diese Rezepturen, um Materialbedarf und Produktionskosten zu berechnen.

Produktionsaufträge

Erstellen Sie Aufträge, die Materialien in Produkte umwandeln. Wenn Sie die Produktion abschließen, zieht das System automatisch Rohstoffe ab und fügt Fertigwaren zum Bestand hinzu. Keine manuellen Anpassungen erforderlich.

Chargen- und Losverfolgung

Weisen Sie Produktionsläufen Chargennummern zu und verfolgen Sie, welche Materiallosen in welche Produkte eingegangen sind. Unverzichtbar für Lebensmittel, Kosmetik und jedes Unternehmen, das Qualitätsprobleme zurückverfolgen oder Rückrufe verwalten muss.

FIFO-Verwaltung

First-in-First-out-Verfolgung stellt sicher, dass ältere Materialien vor neueren verwendet werden. Entscheidend für alles mit Verfallsdatum. Gute Systeme schlagen vor, welche Lose während der Produktion verwendet werden sollen.

Kostenberechnung

Automatische Kostenverfolgung, die Materialkosten und optional Arbeits- und Gemeinkosten umfasst. Kennen Sie Ihre wahren Produktkosten, nicht nur den Einkaufspreis der Fertigwaren.

Halbfertigprodukte

Einige Produkte erfordern Zwischenschritte. Sie könnten eine Basismischung herstellen und diese dann in mehreren Endprodukten verwenden. Fertigungsbestandssysteme bewältigen diese mehrstufigen Prozesse.

Bestandssoftware für kleine Hersteller

Wenn Sie Produkte herstellen, insbesondere in Chargen (Lebensmittel, Kosmetik, Chemikalien, Farben), benötigen Sie Bestandssoftware, die für die Produktion gebaut ist, nicht für den Einzelhandel.

Krafte ist speziell für kleine Chargenhersteller konzipiert. So handhabt es den Fertigungsbestand:

Rohstoffe und Fertigwaren als getrennte Bestände. Verfolgen Sie Zutaten und Komponenten mit eigenen Mengen, Kosten, Lieferanten und Nachbestellmengen. Fertigprodukte werden separat mit eigenen SKUs und Preisen verfolgt.

Rezepturbasierte Produktion. Definieren Sie Rezepturen, die genau festlegen, welche Materialien in jedes Produkt eingehen. Das System berechnet Materialbedarf und Kosten automatisch.

Produktionsaufträge, die Materialien verbrauchen. Wenn Sie einen Produktionsauftrag erstellen, werden Materialien reserviert. Nach Abschluss der Produktion werden Materialien abgezogen und Fertigwaren hinzugefügt. Der Bestand bleibt ohne manuelle Aktualisierungen korrekt.

Chargenrückverfolgbarkeit. Jede Produktionscharge erhält eine Nummer. Das System protokolliert, welche Materiallosen verwendet wurden. Wenn ein Kunde ein Problem meldet, können Sie bis zum genauen Produktionslauf und den Zutaten zurückverfolgen.

FIFO und Verfallsdatenverfolgung. Das System schlägt vor, älteste Materialien zuerst zu verwenden. Verfolgen Sie Verfallsdaten sowohl für Materialien als auch für Fertigprodukte.

Halbfertigprodukte. Erstellen Sie Zwischenprodukte, die zu Komponenten in Endprodukten werden. Das System bewältigt mehrstufige Produktion.

Warnungen bei niedrigem Materialbestand. Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Rohstoffe knapp werden, nicht erst wenn Fertigprodukte ausgehen.

Die Preise beginnen bei €7/Monat für kleine Betriebe und reichen bis zu €47/Monat für größere Teams. Keine Einführungsgebühren, keine Berater. Die meisten Hersteller sind innerhalb von Tagen einsatzbereit, nicht Monaten.

Vergleich der Bestandssysteme

Für kleine Chargenhersteller deckt Krafte die mittlere Zeile ab: Materialverfolgung, rezepturbasierte Produktion, Chargenrückverfolgbarkeit und Kostenberechnung ohne die Komplexität von Enterprise-Lösungen.

So wählen Sie das richtige System

Beginnen Sie damit, Ihre Abläufe zu verstehen. Stellen Sie diese Fragen:

Stellen Sie Produkte her oder verkaufen Sie sie weiter? Wenn Sie fertigen, benötigen Sie Bestandssoftware, die Rohstoffe, Rezepturen und Produktion versteht. Einzelhandels-Bestandssoftware funktioniert nicht für Hersteller.

Wie viele SKUs verwalten Sie? Einfache Tools reichen für Dutzende von Artikeln. Hunderte oder Tausende von SKUs erfordern leistungsfähige Such-, Filter- und Organisationsfunktionen.

Benötigen Sie Chargenrückverfolgbarkeit? Lebensmittel-, Kosmetik- und Pharmahersteller müssen häufig Materialien durch die Produktion hindurch verfolgen, um Compliance und Qualitätskontrolle zu gewährleisten.

Wie viele Standorte? Ein einzelner Standort ist einfacher. Mehrere Lager benötigen Umlagerungsverfolgung und standortspezifische Bestandsansichten.

Welche Integrationen sind wichtig? Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero? E-Commerce-Plattformen? Das System sollte sich mit Tools verbinden, die Sie bereits verwenden.

Wie hoch ist Ihr Budget? Enterprise-Systeme kosten monatlich Tausende plus Implementierung. Tools für Kleinunternehmen reichen von kostenlos bis unter $100/Monat.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Einzelhandelssoftware für die Fertigung verwenden. Wenn Sie Produkte herstellen, macht Sie die alleinige Verfolgung von Fertigwaren blind für Materialstände und Produktionskosten. Sie brauchen ein System, das für die Fertigung gebaut ist.

Tabellenkalkulationen zu spät entwachsen. Wenn Tabellenkalkulationen schmerzhaft werden, haben Sie bereits Zeit durch manuelle Aktualisierungen und Fehler verloren. Wechseln Sie zu richtiger Bestandssoftware, bevor der Schmerz akut wird.

Überdimensionierte Enterprise-Software kaufen. Enterprise-ERP-Systeme sind leistungsfähig, aber teuer und komplex. Ein 10-Personen-Kosmetikunternehmen braucht nicht dasselbe System wie ein multinationaler Konzern. Passen Sie die Software an Ihre tatsächliche Größe an.

Implementierungszeit ignorieren. Manche Systeme brauchen Monate zur Einrichtung. Andere funktionieren in Tagen. Berücksichtigen Sie die Einrichtungszeit bei Ihrer Entscheidung, besonders wenn Sie bereits mit der Bestandsverwaltung kämpfen.

Auswahl nach Funktionen, die Sie nicht nutzen werden. Eine längere Funktionsliste ist nicht besser, wenn Sie das Meiste davon nicht nutzen. Konzentrieren Sie sich auf Funktionen, die Ihre tatsächlichen Probleme lösen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist das beste Bestandsverwaltungssystem für Kleinunternehmen?

Das hängt von Ihrem Unternehmenstyp ab. Einzelhändler benötigen POS-Integration und Mehrkanalabgleich. Hersteller benötigen Rohstoffverfolgung, Rezepturen und Produktionsaufträge. Krafte verwaltet Materialien, Produktion und Fertigwaren in einem System für Hersteller.

Worauf sollten Hersteller bei Bestandssoftware achten?

Software, die Rohstoffe getrennt von Fertigwaren verfolgt, Rezepturen oder Stücklisten unterstützt und Produktionsaufträge verwaltet. Krafte ist speziell für Chargenhersteller in der Lebensmittel-, Kosmetik-, Chemie- und ähnlichen Industrien entwickelt.

Wie viel kostet Bestandssoftware für Kleinunternehmen?

Einfache Einzelhandelstools beginnen kostenlos oder unter $30/Monat. Mittelklasse-Optionen liegen bei $50-150/Monat. Fertigungsbestandssoftware wie Krafte kostet €7-47/Monat. Enterprise-Systeme kosten über $1.000 monatlich plus Implementierungsgebühren.

Kann ich Tabellenkalkulationen für die Bestandsverwaltung verwenden?

Ja, am Anfang. Tabellenkalkulationen werden problematisch, wenn Sie wachsen: keine Echtzeit-Updates, manuelle Eingabefehler, kein Mehrbenutzerzugriff, keine automatischen Warnungen. Die meisten Unternehmen entwachsen Tabellenkalkulationen bei 50-200 SKUs.

Was ist der Unterschied zwischen Bestandssoftware und ERP?

Bestandssoftware konzentriert sich auf die Lagerverfolgung. ERP (Enterprise Resource Planning) integriert Bestand mit Buchhaltung, Personalwesen, Vertrieb und anderen Geschäftsfunktionen. Kleinunternehmen beginnen meist mit fokussierten Bestandstools und ziehen ERP später bei Bedarf in Betracht.

Benötigen kleine Hersteller spezielle Bestandssoftware?

Ja. Die Fertigung umfasst Rohstoffe, Produktionsprozesse und Fertigwaren. Standard-Bestandssoftware verfolgt nur Fertigwaren. Fertigungsbestandssoftware wie Krafte deckt den kompletten Ablauf ab: Materialeingang, Produktion und Warenausgang.

Tags: Bestandsmanagement, Kleinunternehmen, Einzelhandel