Inventarscanner: Hardware vs. Smartphone-Scanning für Kleinunternehmen

Aleksander Nowak · 2026-02-14 · Bestandsmanagement

Erfahren Sie, wie Inventarscanner funktionieren. Sehen Sie, wann Sie Hardware benötigen und wann Ihr Smartphone ausreicht. Leitfaden für kleine Hersteller.

Inventarscanner: Brauchen Sie Hardware oder reicht Ihr Smartphone?

Wenn Menschen an Inventarscanning denken, stellen sie sich Lagerarbeiter mit klobigen pistolenförmigen Scannern vor. Diese Geräte kosten Hunderte von Dollar pro Stück und erfordern eine Schulung für die richtige Bedienung.

Aber hier ist, was die meisten Ratgeber Ihnen nicht verraten: Für kleine Hersteller reicht Ihr Smartphone oft völlig aus.

Moderne Barcode-Inventarsoftware funktioniert mit Handykameras. Sie scannen Barcodes genauso, wie Sie einen QR-Code im Restaurant scannen. Kein spezieller Hardwarekauf. Keine Schulung. Der Scanner steckt bereits in Ihrer Tasche.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Inventarscanner funktionieren, wann Sie tatsächlich dedizierte Hardware wie eine Inventarscanner-Pistole benötigen und wie Sie Barcode-Scanning für Ihren Fertigungsbetrieb ohne unnötige Investitionen einrichten.

Was ist ein Inventarscanner?

Ein Inventarscanner ist jedes Gerät, das Barcodes liest, um den Bestand zu verfolgen. Er erfasst die Barcode-Daten und sendet sie an Ihre Bestandsverwaltungssoftware, die Mengen aktualisiert und die Transaktion aufzeichnet.

Ein Barcode-Inventarsystem besteht aus drei Komponenten:

Barcodes: Etiketten auf Ihren Produkten und Materialien mit codierten Informationen (SKU, Produkt-ID, Chargennummer).

Scanner: Das Gerät, das Barcodes liest. Dies kann ein dedizierter Hardware-Scanner oder eine Smartphone-Kamera sein.

Software: Das Inventarscanning-System, das Scan-Daten empfängt, Bestände aktualisiert und Aufzeichnungen führt.

Der Scanner selbst ist nur das Eingabegerät. Die eigentliche Arbeit leistet die Software, die verfolgt, was gescannt wurde, wann, von wem, und Ihren Bestand entsprechend aktualisiert.

Hardware-Scanner vs. Smartphone-Scanning

Sie haben zwei Hauptoptionen für Barcode-Scanning zur Inventur: dedizierte Hardware oder Ihr vorhandenes Smartphone.

Dedizierte Hardware-Scanner

Herkömmliche Scanner für die Inventur gibt es in verschiedenen Ausführungen:

Pistolenförmige Scanner: Zielen und scannen. Schnelles Scanning, komfortabel für Arbeiten mit hohem Volumen. Verbindung über USB oder Bluetooth. Eine Inventarscanner-Pistole mit Software kostet typischerweise $50-500.

Robuste mobile Computer: Android-Geräte, die für Lagerhäuser gebaut sind. Integrierter Scanner, sturzsicher, lange Akkulaufzeit. Kosten: $500-2.000 pro Stück.

Tragbare Scanner: Ring- oder Handschuhmontage für freihändiges Scannen. Werden in Hochgeschwindigkeits-Kommissionierungen eingesetzt. Kosten: $300-1.000 pro Stück.

Ein Bestands-Barcode-Scanner ist sinnvoll, wenn Sie Hunderte von Artikeln pro Stunde scannen, in rauen Umgebungen arbeiten (Kühllager, staubige Lagerhäuser) oder spezialisierte Funktionen wie Langstrecken-Scanning benötigen.

Smartphone-Scanning

Moderne Bestandsverwaltung mit Barcode-Scanning funktioniert über Handykameras. Sie öffnen die App, richten sie auf einen Barcode und er wird sofort gescannt.

Vorteile: - Keine Hardwarekosten (Sie besitzen bereits ein Handy) - Keine Schulung nötig (jeder weiß, wie man sein Handy benutzt) - Immer verfügbar (das Handy ist immer in der Tasche) - Automatische Updates (Software-Updates, keine Firmware)

Einschränkungen: - Langsamer als dedizierte Scanner bei hohem Volumen - Der Handyakku entlädt sich schneller bei Kameranutzung - Die Kameraqualität ist wichtig (ältere Handys haben Probleme mit beschädigten Barcodes)

Welche Option sollten Sie wählen?

Für die meisten kleinen Hersteller deckt Smartphone-Scanning den täglichen Bedarf ab. Sie können jederzeit Hardware hinzufügen, wenn das Volumen wächst.

Barcode-Typen für die Inventur

Bevor Sie Barcode-Inventarverfolgung einrichten, müssen Sie die Barcode-Typen verstehen.

1D-Barcodes (Linear)

Traditionelle schwarz-weiße Streifen. Gängige Typen:

UPC/EAN: Standard-Einzelhandels-Barcodes. 12-13 Ziffern. Weltweit auf Konsumgütern verwendet.

Code 128: Alphanumerisch, variable Länge. Beliebt für interne Inventur, da Sie SKUs, Chargennummern und benutzerdefinierte IDs codieren können.

Code 39: Alphanumerisch, weitgehend kompatibel. Älterer Standard, in der Fertigung noch verbreitet.

1D-Barcodes funktionieren mit jedem Scanner oder Smartphone. Sie sind einfach zu generieren und zu drucken.

2D-Barcodes (Matrix)

Quadratische Muster, die mehr Daten speichern:

QR-Codes: Können URLs, Text oder strukturierte Daten speichern. Leicht mit jedem Smartphone zu scannen.

Data Matrix: Kompakte 2D-Codes, die in der Fertigung verwendet werden. Können Seriennummern, Chargeninformationen und mehr auf kleinem Raum codieren.

2D-Barcodes enthalten mehr Informationen, erfordern aber einen kamerabasierten Scanner (keine Laserscanner).

Welchen Typ sollten Sie verwenden?

Für die meisten Inventarscanning-Systeme:

• Interne Materialien und Produkte: Code 128 mit Ihrer SKU oder Produkt-ID
• Fertigprodukte für den Einzelhandel: UPC/EAN, wenn von Händlern verlangt
• Chargenverfolgung: Code 128 oder Data Matrix mit codierter Chargennummer
• Schnelle Abfragen: QR-Codes mit Verlinkung zu Produktdetails

Sie können Typen mischen. Verwenden Sie, was für jeden Anwendungsfall funktioniert.

Wie Inventarscanning in der Fertigung funktioniert

Inventarscanning im Einzelhandel ist einfach: Scannen beim Wareneingang, scannen beim Verkauf. In der Fertigung ist es komplexer, da Materialien zu Produkten verarbeitet werden.

So funktioniert Barcode-Scanning für die Inventur in jeder Phase:

1. Wareneingang von Rohmaterialien

Eine Lieferung trifft ein. Sie scannen den Barcode jedes Materials (oder den Barcode des Lieferscheins). Das Inventarscanner-System: - Fügt die Menge zum Rohmaterialbestand hinzu - Erfasst das Eingangsdatum für FIFO-Verfolgung - Erfasst Chargen-/Losnummer, falls codiert - Verknüpft mit der Bestellung

2. Produktionsverbrauch

Sie starten eine Produktionscharge. Scannen Sie die Materialien, die Sie verwenden: - Das System zieht gescannte Mengen vom Rohmaterial ab - Verknüpft Materiallose mit dieser Produktionscharge - Aktualisiert die Materialverfügbarkeit in Echtzeit

3. Erstellung von Fertigprodukten

Produktion abgeschlossen. Scannen oder generieren Sie einen Barcode für die fertige Charge: - Das System fügt Fertigprodukte zum Bestand hinzu - Weist eine Chargennummer zu - Erfasst, welche Rohmateriallose verwendet wurden (Rückverfolgbarkeit)

4. Versand an Kunden

Die Bestellung geht raus. Scannen Sie die versendeten Produkte: - Das System zieht vom Fertigproduktbestand ab - Erfasst, welche Charge an welchen Kunden ging - Erstellt einen Versandnachweis

5. Inventurzählung

Zeit für die physische Zählung. Gehen Sie durch das Lager und scannen Sie Artikel: - Vergleichen Sie gescannte Mengen mit Systemdaten - Identifizieren Sie Abweichungen sofort - Passen Sie den Bestand mit dokumentierten Gründen an

Jeder Scan erstellt einen Datensatz. Sie wissen genau, was passiert ist, wann und wer es getan hat. Gute Barcode-Tracking-Software pflegt diesen Prüfpfad automatisch.

Wichtige Funktionen in Barcode-Inventarsoftware

Nicht jede Inventarsoftware mit Scanning-Unterstützung ist gleich. Für die Fertigung achten Sie auf diese Funktionen:

Echtzeit-Synchronisierung: Scans aktualisieren den Bestand sofort auf allen Geräten. Ein Barcode-Scanner zur Bestandsverfolgung sollte den Bestand im Moment des Scans aktualisieren.

Chargen-/Losverfolgung: Verknüpfen Sie Scans mit bestimmten Chargen für die Rückverfolgbarkeit. Wissen Sie, welche Materiallose in welche Produkte eingegangen sind.

Mobiler Zugriff: Scannen Sie von überall in Ihrer Anlage mit Handys oder Tablets. Das System sollte auf jedem Gerät funktionieren.

Mehrere Barcode-Typen: Unterstützung für 1D- und 2D-Codes, einschließlich Code 128, UPC, QR und Data Matrix.

Etikettendruck: Generieren und drucken Sie Etiketten für Materialien und Produkte, die noch keine Barcodes haben.

Benutzerverfolgung: Aufzeichnung, wer was gescannt hat. Nützlich für Verantwortlichkeit und Fehlerbehebung.

Offline-Modus: Scannen Sie weiter, wenn das Internet ausfällt. Synchronisierung bei Verbindungswiederherstellung.

Inventarscanner für Kleinunternehmen

Kleine Hersteller verschieben Barcode-Scanning oft, weil sie denken, es erfordere teure Geräte. Das stimmt nicht.

Der Smartphone-Ansatz

So starten Sie ein Inventarscanning-System für Kleinunternehmen ohne Hardwarekauf:

Nutzen Sie vorhandene Handys: Jedes Smartphone der letzten 5 Jahre hat eine Kamera, die gut genug für Barcode-Scanning ist.

Wählen Sie Software mit integriertem Scanning: Viele Bestandsverwaltungsprogramme mit Scanner-Unterstützung beinhalten kamerabasiertes Scanning. Keine externe App nötig.

Starten Sie mit dem, was Sie haben: Wenn Produkte bereits Barcodes haben (von Lieferanten oder auf der Verpackung aufgedruckt), können Sie sofort mit dem Scannen beginnen.

Drucken Sie Etiketten für Artikel ohne Barcodes: Einfache Barcode-Etiketten kosten nur wenige Cent pro Stück. Drucken Sie sie mit einem Standard-Etikettendrucker oder sogar einem normalen Drucker mit Klebeetiketten.

Kostenvergleich

Einige Anbieter bieten ein kostenloses Barcode-Inventarsystem in den Basistarifen an. Für einen kleinen Hersteller mit 20-50 Scans pro Tag spart Smartphone-Scanning Hunderte von Dollar ohne praktische Nachteile.

Wie Krafte Inventarscanning handhabt

Krafte enthält Barcode-Scanning direkt in der Plattform. Keine zusätzliche Hardware erforderlich.

Scannen Sie mit jedem Gerät: Öffnen Sie Krafte auf Ihrem Handy, Tablet oder Laptop mit Kamera. Tippen Sie auf die Scan-Schaltfläche und richten Sie sie auf einen Barcode. Funktioniert mit 1D- und 2D-Codes.

Rohmaterialien scannen: Wenn Lieferungen eintreffen, scannen Sie Materialien in den Bestand ein. Das System erfasst Menge, Datum, Lieferant und Chargennummer.

Scannen während der Produktion: Starten Sie einen Produktionsauftrag und scannen Sie die Materialien, die Sie verwenden. Mengen werden automatisch anhand Ihrer Rezepturen abgezogen.

Fertigprodukte scannen: Schließen Sie die Produktion ab und scannen (oder generieren) Sie Barcodes für fertige Chargen. Vollständige Rückverfolgbarkeit von Materialien bis zu Produkten.

Scannen für den Versand: Wenn Bestellungen rausgehen, scannen Sie Produkte, um den Versand zu bestätigen und vom Bestand abzuziehen.

Externe Scanner anschließen: Wenn Sie doch Hardware benötigen, funktioniert Krafte mit Bluetooth-Barcode-Scannern. Scans erscheinen in der App genauso wie Kamera-Scans.

Funktioniert offline: Scannen Sie in Bereichen mit schlechter Verbindung. Daten werden synchronisiert, wenn Sie wieder online sind.

Ob Sie eine kleine Werkstatt oder einen größeren Betrieb führen, Krafte skaliert passend. Keine Hardware-Investition erforderlich.

Einrichtung der Barcode-Inventarverfolgung

Bereit, Barcode-Scanning einzuführen? So richten Sie ein Barcode-Inventarsystem ein:

Schritt 1: Produkte und Materialien hinzufügen

Geben Sie Ihre Inventarartikel in Ihre Software ein. Jeder Artikel benötigt eine eindeutige Kennung (SKU, Produktcode oder Barcodenummer). Wenn Artikel bereits Hersteller-Barcodes haben, geben Sie diese ein.

Schritt 2: Barcodes für Artikel ohne Barcodes generieren

Für Rohmaterialien von Lieferanten ohne Barcodes oder für Ihre eigene interne Verfolgung generieren Sie Barcodes: - Verwenden Sie Code 128 für Flexibilität - Fügen Sie Ihre SKU oder interne ID ein - Fügen Sie Chargennummern für Losverfolgung hinzu

Die meiste Inventarsoftware mit Barcode-Scanner-Funktionen beinhaltet Etikettengenerierung.

Schritt 3: Etiketten drucken und anbringen

Drucken Sie Barcode-Etiketten mit: - Thermoetikettendrucker (am besten für größere Mengen) - Standarddrucker mit selbstklebenden Etikettenbögen (ausreichend für kleine Mengen) - Vorgedruckte Etiketten von einem Druckdienstleister

Bringen Sie Etiketten an Materialien, Behältern, Regalen oder Produkten an, je nachdem, was Sie verfolgen.

Schritt 4: Ihr Team schulen

Beim Smartphone-Scanning ist die Schulung minimal: - App öffnen - Auf Scannen tippen - Auf den Barcode richten - Die Aktion bestätigen

Die meisten Menschen lernen es in unter fünf Minuten.

Schritt 5: Mit dem Scannen beginnen

Beginnen Sie, Scans zu nutzen für: - Wareneingang von Lieferungen - Materialentnahme für die Produktion - Abschluss von Produktionschargen - Versand von Bestellungen - Inventurzählung

Bauen Sie die Gewohnheit schrittweise auf. Beginnen Sie mit Wareneingang und Versand, dann erweitern Sie auf die Produktion.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Inventarscanner?

Ein Inventarscanner ist ein Gerät, das Barcodes liest, um den Bestand zu verfolgen. Es kann dedizierte Hardware sein (pistolenförmiger Scanner, robuster mobiler Computer) oder ein Smartphone mit Inventarsoftware. Der Scanner erfasst Barcode-Daten und sendet sie an Ihr Bestandsverwaltungssystem.

Muss ich einen Barcode-Scanner für die Inventur kaufen?

Nicht unbedingt. Moderne Bestandsverwaltungssoftware mit Barcode-Scanner-Funktionalität funktioniert über Smartphone-Kameras. Für Kleinunternehmen mit weniger als 100 Scans pro Tag reicht das Scannen mit dem Handy normalerweise aus. Hardware ist sinnvoll für Betriebe mit hohem Volumen oder rauen Umgebungen.

Kann ich mein Handy als Inventarscanner verwenden?

Ja. Die meiste Inventarscanning-System-Software beinhaltet kamerabasiertes Scanning. Öffnen Sie die App, richten Sie Ihre Handykamera auf einen Barcode, und er wird sofort gescannt. Jedes Smartphone der letzten Jahre funktioniert für Standard-1D- und 2D-Barcodes.

Welcher Barcode-Typ ist am besten für die Inventur?

Code 128 ist der vielseitigste für die interne Inventur. Er unterstützt Buchstaben und Zahlen, funktioniert mit allen Scannern und hat keine Lizenzgebühren. Verwenden Sie UPC/EAN, wenn Händler es verlangen. QR-Codes eignen sich gut für die Verlinkung zu detaillierten Produktinformationen.

Was kostet Barcode-Inventarsoftware?

Die Spanne reicht von kostenlos (Basistools) bis zu Hunderten pro Monat (Unternehmenssysteme). Für kleine Hersteller erwarten Sie $10-50 pro Monat für leistungsfähige Barcode-Inventarkontrollsoftware. Krafte beginnt ab 7 €/Monat und beinhaltet integriertes Scanning.

Wie füge ich Barcodes zu Produkten hinzu, die keine haben?

Generieren Sie Barcodes mit Ihrer Inventarsoftware oder kostenlosen Online-Tools. Drucken Sie Etiketten mit einem Thermoetikettendrucker oder Standarddrucker mit Klebeetiketten. Bringen Sie sie an Produkten, Materialien oder Lagerorten an.

Tags: Bestandsmanagement, Kassensysteme, Verfolgung