Software zur Materialbestandsverwaltung: Rohstoffe durch die Produktion verfolgen

Aleksander Nowak · 2026-02-20 · Bestandsmanagement

Spezialisierte Software zur Verfolgung von Rohstoffen in der Fertigung. Stücklisten, Chargenverbrauch, Losverfolgung — was Einzelhandels-Tools nicht leisten können.

Software zur Materialbestandsverwaltung: Rohstoffe durch die Produktion verfolgen

Die Bestandsverfolgung im Einzelhandel ist einfach: Produkte kommen rein, Produkte gehen raus. In der Fertigung ist es anders. Rohmaterialien treffen ein, werden in Chargen verarbeitet, werden zu halbfertigen Erzeugnissen und verwandeln sich schließlich in Fertigprodukte. Jede Stufe muss erfasst werden.

Allgemeine Apps verstehen diesen Ablauf nicht. Sie erfassen Mengen, können aber nicht berechnen, wie viel Sie für Aufträge benötigen, können Zutaten nicht abbuchen, wenn Sie Chargen abschließen, und können nicht nachverfolgen, welche Lieferantenlose in welchen Produkten gelandet sind.

Spezialisierte Systeme decken diese fertigungsspezifischen Anforderungen ab. Dieser Leitfaden erklärt, was diese Tools leisten, welche Funktionen wichtig sind und wie Sie Software auswählen, die zu Ihrem Betrieb passt.

Was leistet diese Software?

Diese Kategorie von Tools verfolgt Rohmaterialien, Komponenten und Verbrauchsmaterialien, die in die Herstellung von Produkten einfließen. Anders als Einzelhandelssysteme, die nur Fertigprodukte erfassen, verstehen diese Tools, dass sich Materialien durch Chargenprozesse transformieren.

Die Software führt Aufzeichnungen über: - Welche Rohmaterialien Sie vorrätig haben - Wo Artikel gelagert werden - Von welchen Lieferantenlosen sie stammen - Wann sie ablaufen (falls zutreffend) - Wie viel Sie für kommende Chargen benötigen - Was bei der Fertigung verbraucht wird

Diese Informationen steuern Einkaufsentscheidungen, Planung und Kostenberechnungen. Ohne genaue Verfolgung gehen Ihnen entweder die Zutaten aus oder Sie sitzen auf überschüssigem Bestand.

Warum die Fertigung andere Tools braucht

Standard-Bestandssoftware scheitert bei Herstellern auf mehrere Arten:

Keine Stücklisten-Unterstützung

Einzelhandelssysteme erfassen Produkte als einzelne Einheiten. Die Fertigung erfordert das Verständnis, dass Produkt X 500g Zutat A, 200ml Zutat B und 5 Einheiten Komponente C benötigt.

Ohne Stücklisten-Unterstützung (BOM) bedeutet die Bedarfsberechnung manuelle Tabellen für jede Charge.

Keine Verbrauchsverfolgung

Wenn Sie ein Einzelhandelsprodukt verkaufen, sinkt der Bestand um eine Einheit. Wenn Sie etwas fertigen, verringern sich mehrere Rohmaterialien um verschiedene Mengen gemäß Ihrem Rezept.

Systeme ohne diese Logik können Materialien nicht automatisch abbuchen, wenn Sie die Produktion erfassen.

Keine Sichtbarkeit halbfertiger Erzeugnisse

Produkte herzustellen geschieht nicht sofort. Zutaten werden in eine Charge gegeben, die Verarbeitung findet statt, und Fertigprodukte entstehen später. Während dieser Zeit sind diese Eingaben weder Rohbestand noch Fertigprodukte — sie sind halbfertige Erzeugnisse (Work-in-Progress, WIP).

Einzelhandelssysteme kennen kein WIP-Konzept, was es unmöglich macht, Ihren tatsächlichen Bestand während der Chargenproduktion zu kennen.

Keine Losrückverfolgbarkeit

Wenn ein Qualitätsproblem auftritt, müssen Hersteller nachverfolgen, welche Lieferantenlose in welche Chargen eingegangen sind. Dies ist in der Lebensmittel-, Kosmetik- und Pharmaproduktion gesetzlich vorgeschrieben.

Standard-Tools erfassen Mengen, aber keine los-basierte Rückverfolgbarkeit.

Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

Effektive Systeme in dieser Kategorie umfassen folgende Fähigkeiten:

Rohmaterialverfolgung

Überwachen Sie alles, was in der Fertigung verwendet wird: Zutaten, Komponenten, Verpackungen, Verbrauchsmaterialien. Verfolgen Sie Mengen, Kosten, Standorte und Lieferanteninformationen.

Jeder Artikeldatensatz umfasst: - Name und Beschreibung - Maßeinheit - Aktuelle Lagermenge - Mindestbestand und bevorzugter Lieferant - Kosten (für Kalkulationen) - Lagerort - Haltbarkeit (falls zutreffend)

Stücklisten (Rezepte)

Definieren Sie, was in jedes Produkt einfließt. Geben Sie Mengen präzise an: - 500g Mehl - 300ml Wasser - 10g Hefe - 5g Salz

Das System verwendet diese Rezepte, um den Bedarf zu berechnen und den Bestand bei Chargenabschluss abzubuchen.

Chargenerfassung mit automatischer Abbuchung

Wenn Sie den Abschluss einer Charge erfassen, führt das System automatisch folgende Schritte aus: - Abbuchen der Rohmaterialien gemäß Rezept - Hinzufügen der Fertigprodukte zum Bestand - Aufzeichnung, welche Lose verbraucht wurden - Berechnung der Chargenkosten

Keine manuellen Anpassungen nötig.

Los- und Chargenverfolgung

Weisen Sie eingehenden Artikeln Losnummern zu oder erfassen Sie diese. Verfolgen Sie, welche Lose in welchen Chargen verwendet werden. Erhalten Sie die Rückverfolgungskette vom Lieferanten über die Fertigung bis zum Kunden aufrecht.

Wenn ein Qualitätsproblem auftritt, fragen Sie ab: „Welche Produkte verwendeten Los #ABC123?“ Erhalten Sie Antworten in Sekunden statt Stunden.

Ablaufdatum-Management

Verfolgen Sie die Haltbarkeit verderblicher Artikel. Erhalten Sie Warnungen vor dem Ablauf. Priorisieren Sie ältere Lose (FIFO).

Vermeiden Sie Verschwendung durch abgelaufenen Bestand, der vergessen im Lager liegt.

Nachbestellungs-Management

Legen Sie Mindestmengen für jeden Artikel fest. Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Mengen den Nachbestellpunkt erreichen. Einige Systeme erzeugen automatisch Bestellungen.

Nie wieder fehlen kritische Materialien, weil jemand vergessen hat, die Bestände zu prüfen.

Mehrlager-Unterstützung

Wenn Artikel an mehreren Standorten gelagert werden — verschiedene Lager, Bereiche oder Lagerzonen — verfolgen Sie Mengen nach Standort. Wissen Sie nicht nur die Gesamtmenge, sondern wo sich alles befindet.

Kostenverfolgung

Erfassen Sie Einkaufspreise. Berechnen Sie Chargenkosten basierend auf dem Verbrauch. Verstehen Sie die tatsächlichen Produktkosten einschließlich aller Zutaten.

Mehrstufige Stücklisten

Manche Produkte erfordern Zwischenschritte — Sie stellen eine Basismischung her und verwenden diese dann in Endprodukten. Mehrstufige (verschachtelte) Stücklisten handhaben dies: Definieren Sie Unterbaugruppen oder Halbfertigprodukte, die zu Zutaten in anderen Rezepten werden.

Einheitenumrechnung

Möglicherweise kaufen Sie Mehl in 25kg-Säcken, verwenden es aber in Gramm. Gute Systeme übernehmen die Umrechnung automatisch — erfassen Sie Einkäufe in einer Einheit und verfolgen Sie den Verbrauch in einer anderen.

Barcode- und QR-Scanning

Scannen Sie Artikel beim Wareneingang und während der Produktion, anstatt zu tippen. Reduziert Fehler und beschleunigt die Dateneingabe. Die meisten Systeme unterstützen Standard-Barcode-Scanner oder Smartphone-Kameras.

Mobiler Zugriff

Lagermitarbeiter sollten keinen Desktop-Computer benötigen, um Wareneingänge zu erfassen oder Bestände zu prüfen. Mobile Apps oder responsive Weboberflächen ermöglichen es, von überall in der Halle zu aktualisieren.

Buchhaltungsintegration

Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem. Der Verbrauch sollte ohne manuelle Buchungen in die Herstellkosten (COGS) einfließen. Der Bestandswert sollte synchron bleiben.

Optionen auf dem Markt vergleichen

Der Markt umfasst handwerker-fokussierte Tools, MRP-Systeme und vollständige ERP-Plattformen:

Handwerker-fokussierte Tools (19–49 $/Monat): Entwickelt für Kleinchargenproduzenten, die auf Etsy, Shopify oder Wochenmärkten verkaufen. Gute Stücklisten und Kalkulation, aber möglicherweise eingeschränkt beim Wachstum.

MRP-Systeme (49–199 $/Monat): Für kleine Hersteller entwickelt. Umfassen Stücklisten, Chargenverfolgung, Einkauf und oft Vertrieb/CRM. Beste Balance für wachsende Betriebe.

Leichtgewichtiges ERP (199–500 $/Monat): Umfassender — mehrere Lager, erweiterte Berichte, tiefere Integrationen. Besser für etablierte Unternehmen mit komplexen Anforderungen.

Vollständiges ERP (500+ $/Monat): Unternehmensklasse mit allem inklusive. Erfordert erhebliche Investitionen in Implementierung und Schulung.

Für Hersteller mit einem Umsatz von 500.000–5 Mio. $ treffen MRP-Systeme typischerweise den idealen Punkt — ausreichende Leistungsfähigkeit ohne Enterprise-Overhead.

Das richtige System auswählen

Der Markt bietet Optionen von Basis-Tools bis hin zu umfassenden Fertigungssystemen. So bewerten Sie:

Funktionen an Ihren Bedarf anpassen

Die meisten kleinen Hersteller benötigen mindestens Stücklisten-Unterstützung und Chargenerfassung. Fügen Sie Losverfolgung hinzu, wenn Sie in einer regulierten Branche tätig sind oder Qualitätsrückverfolgbarkeit wünschen.

Integrationsbedarf bewerten

Diese Art der Verfolgung existiert nicht isoliert. Überlegen Sie, wie sie sich verbindet mit:

Einkauf: Erstellt das System Bestellungen, wenn Sie nachbestellen? Aktualisiert der Wareneingang den Bestand automatisch?

Planung: Können Sie die Verfügbarkeit bei der Terminplanung sehen? Warnt das System, wenn Materialien nicht ausreichen?

Vertrieb und Aufträge: Können Sie prüfen, ob Sie das Notwendige haben, um Kundenaufträge zu erfüllen, bevor Sie zusagen?

Buchhaltung: Fließt der Verbrauch in die Herstellkosten ein? Können Sie den Wert verfolgen?

Integrierte Systeme reduzieren manuelle Arbeit und halten Daten konsistent. Eigenständige Tools erfordern manuelle Synchronisierung.

Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen

Komplexe Systeme mit leistungsstarken Funktionen bleiben oft ungenutzt, weil sie für den täglichen Betrieb zu schwierig sind. Priorisieren Sie:

Einfache Dateneingabe: Chargenerfassung und Wareneingang sollten Sekunden dauern, nicht Minuten.

Mobiler Zugriff: Können Lagermitarbeiter von Telefonen oder Tablets aus aktualisieren?

Übersichtliche Darstellung: Können Sie schnell die Frage „Wie viel haben wir?“ beantworten, ohne Berichte zu erstellen?

Angemessene Einrichtung: Der Start sollte keine monatelange Konfiguration erfordern.

Gesamtkosten verstehen

Die Preisgestaltung variiert erheblich:

Implementierung, Schulung und Datenmigration können die anfänglichen Kosten erhöhen. Cloud-Systeme beinhalten in der Regel Updates; On-Premise-Systeme berechnen diese möglicherweise separat.

Implementierungsansatz

Um Nutzen aus diesen Systemen zu ziehen, ist eine ordnungsgemäße Implementierung erforderlich:

Mit genauen Daten beginnen

Müll rein, Müll raus. Vor dem Go-Live: - Zählen Sie alles und stellen Sie genaue Anfangsbestände fest - Überprüfen Sie, ob Stücklisten den tatsächlichen Rezepten entsprechen - Bestätigen Sie die Richtigkeit der Einheitenumrechnungen (kg vs. g, Liter vs. ml) - Bereinigen Sie doppelte oder veraltete Artikel

Mit Kernprozessen beginnen

Versuchen Sie nicht, sofort jede Funktion zu nutzen. Starten Sie mit:

Woche 1–2: Wareneingang — alle eingehenden Artikel im System erfassen

Woche 3–4: Chargenerfassung — abgeschlossene Chargen mit Verbrauch protokollieren

Woche 5–6: Nachbestellwarnungen — Mindestmengen festlegen und auf Warnungen reagieren

Später: Erweiterte Funktionen wie Losverfolgung, Kostenanalyse und Berichtswesen

Alle Beteiligten schulen

Das System ist nur genau, wenn es alle konsequent nutzen. Schulen Sie: - Wareneingangs-Mitarbeiter bei der Erfassung von Lieferungen - Produktionsmitarbeiter bei der Protokollierung abgeschlossener Chargen - Lagermitarbeiter bei Bestandskorrekturen und Inventuren - Manager bei Berichten und Planungsfunktionen

Laufende Genauigkeit sicherstellen

Führen Sie regelmäßige Bestandszählungen durch, um Abweichungen zu erkennen. Untersuchen Sie Differenzen — sie offenbaren Prozessprobleme. Aktualisieren Sie Stücklisten, wenn sich Rezepte ändern.

Genauigkeit erfordert laufende Aufmerksamkeit, nicht nur die anfängliche Einrichtung.

Wie Krafte das handhabt

Krafte bietet diese Fähigkeiten speziell für kleine Hersteller.

Komplette Verfolgung: Verfolgen Sie alle Rohmaterialien mit Mengen, Kosten, Standorten und Lieferanteninformationen. Wissen Sie genau, was Sie haben und wo es sich befindet.

Stücklisten: Definieren Sie Rezepte für jedes Produkt, einschließlich mehrstufiger Stücklisten mit Halbfertigprodukten. Das System berechnet den Bedarf basierend auf Ihren Formeln.

Chargenerfassung mit automatischer Abbuchung: Erfassen Sie abgeschlossene Chargen und Materialien werden automatisch gemäß Rezept abgebucht. Fertigprodukte werden dem Bestand hinzugefügt. Keine manuellen Anpassungen.

Losverfolgung: Erfassen Sie Lieferantenlosnummern beim Wareneingang. Verfolgen Sie, welche Lose in welche Chargen eingehen. Volle Rückverfolgbarkeit für Qualitätskontrolle und Rückrufe.

Ablaufdatum-Management: Verfolgen Sie die Haltbarkeit verderblicher Artikel. Das System schlägt die ältesten Lose zuerst vor (FIFO). Warnungen vor dem Ablauf.

Nachbestellwarnungen: Legen Sie Mindestmengen fest. Werden Sie benachrichtigt, wenn Artikel nachbestellt werden müssen.

Lieferantenanbindung: Bestellungen, Wareneingang und Lieferantenverfolgung integriert. Artikel fließen von der Bestellung über den Wareneingang bis in die Chargen.

Kostenverfolgung: Kosten werden über den gesamten Prozess verfolgt. Kennen Sie Ihre tatsächlichen Produktkosten basierend auf dem realen Verbrauch.

Mobilfreundlich: Zugriff von jedem Gerät. Erfassen Sie Wareneingänge und prüfen Sie Bestände direkt vom Lager aus.

Das System deckt ab, was kleine Hersteller benötigen — ohne Enterprise-Komplexität.

Häufig gestellte Fragen

Was ist diese Art von Software?

Diese Systeme verfolgen Rohmaterialien, Komponenten und Verbrauchsmaterialien, die in der Fertigung verwendet werden. Sie unterscheiden sich von Standard-Tools durch Stücklisten-Unterstützung, Verbrauchsverfolgung, Losrückverfolgbarkeit und WIP-Sichtbarkeit.

Brauche ich spezielle Software für die Fertigung?

Wenn Sie Produkte aus Rohmaterialien herstellen, ja. Allgemeine Tools unterstützen keine Stücklisten oder Verbrauchsverfolgung. Sie werden erhebliche Zeit für manuelle Berechnungen aufwenden, ohne fertigungsspezifische Funktionen.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher Verfolgung und MRP?

Einfache Tools verfolgen Mengen. MRP (Material Requirements Planning — Materialbedarfsplanung) fügt Fertigungslogik hinzu: Stücklisten, Terminplanung und Bedarfsberechnung. Für Hersteller sind MRP-Fähigkeiten unverzichtbar.

Wie viel kostet das?

Basissysteme mit Stücklisten-Unterstützung beginnen bei etwa 50 $/Monat. Voll ausgestattete Lösungen für kleine Hersteller kosten typischerweise 100–300 $/Monat. Enterprise-Systeme kosten 500+ $ monatlich plus Implementierungsgebühren.

Kann ich mit Tabellen anfangen?

Anfangs ja. Aber Tabellen werden mit zunehmender Komplexität unhandlich. Sie können keine Materialien automatisch abbuchen, keine Lose verfolgen oder bei niedrigem Bestand warnen. Die meisten Hersteller wachsen innerhalb des ersten Skalierungsjahres über Tabellen hinaus.

Was ist die wichtigste Funktion?

Stücklisten mit automatischer Verbrauchsabbuchung. Ohne diese berechnen und buchen Sie für jede Charge manuell — mühsam und fehleranfällig.

Tags: Bestandsmanagement, Lagerverwaltung, Kleinunternehmen