Mobile Bestandsverwaltung: Steuern Sie Ihre Produktion vom Smartphone aus

Aleksander Nowak · 2026-02-16 · Bestandsmanagement

Erfahren Sie, wie mobile Bestandsverwaltung funktioniert. Warum Ihr Smartphone teure Scanner für kleine Fertigungsbetriebe ersetzen kann.

Mobile Bestandsverwaltung: Steuern Sie Ihre Produktion vom Smartphone aus

Das Smartphone in Ihrer Tasche kann Barcodes scannen, Lagerbestände aktualisieren und Materialien in Ihrem gesamten Betrieb verfolgen. Keine teure Hardware erforderlich.

Die meisten Ratgeber zur mobilen Bestandsverwaltung konzentrieren sich auf den Einzelhandel: Produkte an der Kasse scannen, Regale verwalten, Lieferungen verfolgen. Für Hersteller sind die Anforderungen anders. Sie müssen Rohmaterialien durch die Produktion verfolgen, Chargennummern erfassen, Rezepturen verwalten und die laufende Produktion überwachen.

Dieser Leitfaden behandelt die mobile Bestandsverwaltung für kleine Hersteller. Sie erfahren, wann Ihr Smartphone ausreicht, wann spezielle Hardware sinnvoll ist und wie Sie die mobile Bestandserfassung für Produktionsabläufe einrichten.

Was ist mobile Bestandsverwaltung?

Mobile Bestandsverwaltung nutzt Smartphones oder Tablets, um Rohmaterialien, Halbfertigprodukte und Fertigwaren zu verfolgen. Sie scannen Barcodes, aktualisieren Mengen und erfassen Bewegungen direkt vom Produktionsbereich aus.

Für Hersteller bedeutet das:

• Rohmaterialien beim Wareneingang scannen
• Materialverbrauch in der Produktion erfassen
• Fertigwaren ins Lager überführen
• Inventuren mit der Telefonkamera durchführen
• Lagerbestände von überall in der Fabrik prüfen

Das System funktioniert einfach: Ihr Telefon verbindet sich mit einer cloudbasierten Bestandsverwaltungssoftware. Wenn Sie einen Artikel scannen oder eine Menge aktualisieren, synchronisiert sich die Änderung sofort mit Ihrer zentralen Datenbank. Jedes Teammitglied sieht die gleichen aktuellen Bestände.

Smartphone vs. spezielle Scanner: Der vollständige Vergleich

Die Debatte ist nicht einfach „günstig vs. teuer“. Jede Option hat echte Vorteile, abhängig von Ihrem Produktionstyp.

Wann Ihr Smartphone ausreicht: Wenn Sie weniger als 50 Artikel pro Tag scannen, unter sauberen und trockenen Bedingungen arbeiten und 1–3 Personen den Bestand verwalten, ist Ihr Telefon die beste Wahl. Das trifft auf die meisten kleinen Hersteller zu.

Wann sich spezielle Scanner lohnen: Wenn Sie Hunderte von Scans pro Schicht durchführen, in staubigen oder feuchten Umgebungen arbeiten oder mehrere Scanstationen gleichzeitig betreiben, amortisieren sich spezielle Scanner durch Produktivitätsgewinne.

Der Hybrid-Ansatz: Viele Hersteller beginnen mit Smartphones und ergänzen spezielle Scanner nur an Stationen mit hohem Volumen. Sie können Ihr Telefon für Bestandsprüfungen und Inventuren verwenden, während Sie einen Scanner an der Wareneingangsrampe platzieren, wo das Volumen die Geschwindigkeit rechtfertigt.

Wie mobile Bestandsverwaltungs-Apps funktionieren

Die meisten mobilen Bestandsverwaltungs-Apps folgen dem gleichen Muster. Dieses Muster zu verstehen hilft Ihnen, jede App zu bewerten.

Schritt 1: Scannen oder suchen

Sie richten Ihre Telefonkamera auf einen Barcode. Die App identifiziert den Artikel und zeigt aktuelle Details an: Name, Menge auf Lager, Standort, Chargennummer. Wenn ein Artikel keinen Barcode hat, suchen Sie nach Name oder Referenznummer.

Schritt 2: Aktion ausführen

Je nachdem, was Sie tun, wählen Sie eine Aktion:

• Wareneingang: Bestand hinzufügen, wenn Materialien eintreffen
• Verbrauch: Materialien abbuchen, die in der Produktion verwendet werden
• Transfer: Artikel zwischen Standorten verschieben
• Korrektur: Mengen nach physischer Zählung anpassen

Schritt 3: Bestätigen und synchronisieren

Die App aktualisiert Ihre zentrale Datenbank in Echtzeit. Andere Teammitglieder sehen die Änderung sofort. Wenn Sie offline sind, speichert die App die Transaktion und synchronisiert sie, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist.

Was mobile Bestandsverwaltung für Hersteller besonders macht

Hersteller zählen nicht einfach Artikel in Regalen. Ihr Bestand transformiert sich — Rohmaterialien werden zu Halbfertigprodukten und dann zu Fertigwaren. Ein gutes mobiles Bestandssystem bewältigt diese Transformation.

Rohstoffverfolgung

Wenn Materialien eintreffen, scannen Sie diese ins System. Dabei wird erfasst:

• Welches Material angekommen ist und in welcher Menge
• Der Lagerort
• Die Chargennummer für die Rückverfolgbarkeit
• Das Eingangsdatum (FIFO: First In, First Out)

Ohne dies bleiben Materialien in einer Ecke liegen, bis jemand sie bemerkt. Mit mobilem Scannen wird jeder Wareneingang sofort erfasst.

Produktionsverbrauchsverfolgung

Wenn Sie einen Produktionslauf starten, müssen Sie die verwendeten Materialien erfassen. Mobile Erfassung vereinfacht dies:

1. Scannen Sie den Fertigungsauftrag
2. Scannen Sie jedes Rohmaterial, das Sie entnehmen
3. Die App bucht die Mengen von Ihrem Rohstofflager ab
4. Eine digitale Aufzeichnung verknüpft Materialien mit Produktionslosen

Diese Verbindung zwischen Rohmaterialien und Produktionslosen ist entscheidend für die Rückverfolgbarkeit. Wenn ein Kunde ein Problem meldet, können Sie genau feststellen, welche Materialien in seinem Produkt verwendet wurden.

Fertigwarenerfassung

Am Ende der Produktion scannen Sie die Fertigwaren in den Bestand. Dies aktualisiert Ihr Inventar auf zwei Arten:

• Fügt verkaufsfähige Fertigprodukte hinzu
• Bestätigt, dass die Produktion die erwarteten Rohstoffmengen verbraucht hat

Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen — Sie haben mehr Material als erwartet verbraucht — erfahren Sie es sofort, statt es bei der nächsten Inventur zu entdecken.

Inventurzählungen

Traditionelle Inventuren bedeuten, die Produktion anzuhalten und alles händisch zu zählen. Mobile Inventur ändert das:

• Scannen und zählen Sie laufend, kein ganzer Tag nötig
• Die App vergleicht Ihre Zählung mit den erwarteten Mengen
• Markieren und korrigieren Sie Abweichungen sofort
• Der Verlauf zeigt Abweichungstrends (Diebstahl, Verschüttung, Zählfehler)

Viele Hersteller steigen auf permanente Inventur um: jeden Tag einen Bereich zählen statt alles auf einmal. Mobil wird das praktikabel, weil jeder Mitarbeiter seine Zone in ruhigen Phasen zählen kann.

Bestandsprüfung von überall

In einem Kundengespräch? Prüfen Sie die Verfügbarkeit auf Ihrem Telefon. Beim Lieferanten? Sehen Sie nach, was Sie bestellen müssen. In der Produktion? Prüfen Sie, welche Materialien verfügbar sind, bevor Sie einen Produktionslauf starten.

Das eliminiert den „Ich schaue nach und melde mich“-Zyklus, der Entscheidungen verlangsamt.

Mobiler Workflow: Vom Wareneingang bis zum Versand

So funktioniert die mobile Bestandsverfolgung im Ablauf eines typischen Fertigungstages:

Fertigungsabläufe, die Sie vom Telefon aus steuern können

Hier sind die konkreten Fertigungsabläufe, die ein Smartphone effektiv handhabt:

Wareneingang von Rohmaterialien

Wenn ein Lieferant anliefert, sind Sie oft nicht am Schreibtisch. Mit Ihrem Telefon:

1. Öffnen Sie die App an der Wareneingangsrampe
2. Scannen Sie die Bestellung oder wählen Sie die erwartete Lieferung aus
3. Scannen Sie jeden Artikel beim Entladen
4. Notieren Sie Abweichungen (50 kg geliefert statt 100 kg)
5. Bestätigen Sie den Eingang — der Bestand aktualisiert sich sofort

Gesamtzeit für eine Lieferung mit 10 Positionen: etwa 5 Minuten. Ohne Mobilgerät bedeutet der gleiche Vorgang: auf Papier notieren, zum Büro gehen, Daten in eine Tabelle eingeben und hoffen, dass nichts vergessen wurde.

Produktionsverbrauch verfolgen

Wenn die Produktion beginnt, verlassen Materialien das Lager und gehen in den Prozess. Mobile Erfassung überzeugt hier, weil die Datenerfassung am Ort des Geschehens stattfindet:

• Der Mitarbeiter scannt Materialien bei der Entnahme
• Das System bucht automatisch vom Bestand ab
• Abweichungen sind sofort sichtbar (mehr verbraucht als geplant)
• Rückverfolgbarkeitsdaten werden automatisch erfasst

Fertigwaren erfassen

Wenn die Produktion abgeschlossen ist:

1. Scannen oder wählen Sie den Fertigungsauftrag
2. Geben Sie die produzierte Menge ein
3. Weisen Sie eine Chargennummer zu
4. Bestätigen — Fertigwaren erscheinen im verfügbaren Bestand

Permanente Inventur

Statt die gesamte Fabrik für eine jährliche Inventur anzuhalten:

• Weisen Sie verschiedenen Tagen verschiedene Bereiche zu
• Mitarbeiter scannen und zählen in ruhigen Phasen
• Die App meldet Abweichungen zur Untersuchung
• Über einen Monat wird alles gezählt, ohne die Produktion je anzuhalten

Schnelle Bestandsprüfungen

Die häufigste Prüfung: „Haben wir genug X für diesen Auftrag?“ Mit mobilem Zugriff kann jedes Teammitglied diese Frage in Sekunden beantworten, egal wo es sich befindet.

Ein typischer Tag mit mobiler Bestandsverwaltung

So sieht ein typischer Tag für einen kleinen Hersteller mit mobiler Bestandsverwaltung aus:

7:00 Uhr – Schichtbeginn. Der Produktionsleiter prüft das Dashboard auf seinem Telefon. Artikel unter dem Mindestbestand sind markiert. Zwei Rohmaterialien müssen bestellt werden. Er sendet die Bestellungen direkt aus der App.

8:30 Uhr – Materiallieferung. Ein LKW kommt an. Der Mitarbeiter an der Rampe öffnet die App, scannt jede Palette und bestätigt die Mengen. Der Bestand aktualisiert sich in Echtzeit. Das Produktionsteam sieht sofort, dass die Materialien verfügbar sind.

9:00 Uhr – Produktionsstart. Der Bediener scannt Rohmaterialien bei der Entnahme für den ersten Produktionslauf. Die App bucht vom Bestand ab und erstellt einen Rückverfolgbarkeitsdatensatz, der diese Materialien mit diesem Produktionslos verknüpft.

11:30 Uhr – Losabschluss. Die Produktion ist abgeschlossen. Der Bediener scannt die Fertigwaren in den Bestand. Der Leiter erhält eine Benachrichtigung, dass der Auftrag versandbereit ist.

13:00 Uhr – Ruhephase. Ein Mitarbeiter führt eine Zykluszählung in Regal 3 durch. Er scannt Artikel, die App vergleicht seine Zählung mit dem Systembestand. Eine Abweichung von 2 kg Mehl wird zur Untersuchung gemeldet.

15:00 Uhr – Versand. Der Versandmitarbeiter scannt die Artikel der Kundenbestellung. Die App prüft jeden Artikel gegen den Lieferschein. Nichts fehlt. Der Bestand aktualisiert sich automatisch.

16:30 Uhr – Tagesabschluss. Der Geschäftsführer prüft die Tageszusammenfassung auf seinem Telefon: eingegangene Materialien, abgeschlossene Produktion, versandte Aufträge, Bestandsabweichungen. Kein Rückweg ins Büro nötig.

Mobile Bestandsverwaltung einrichten: 5-Schritte-Anleitung

Schritt 1: Aktuellen Bestand prüfen

Bevor Sie ein mobiles Tool einführen, wissen Sie, was Sie haben. Zählen Sie alles. Das wird Ihre Ausgangsbasis. Jede künftige Abweichung wird daran gemessen.

Sie wären überrascht, wie viele Hersteller eine Bestandssoftware mit falschen Daten starten. Sie importieren Zahlen aus einer Tabelle, die seit Monaten nicht überprüft wurde. Dann wundern sie sich, warum das System ungenau erscheint.

Schritt 2: Alles etikettieren

Jeder Artikel braucht eine scannbare Kennzeichnung. Ihre Möglichkeiten:

• EAN/UPC: Wenn Ihre Produkte bereits Barcodes haben, nutzen Sie diese
• Eigene Barcodes: Drucken Sie Etiketten für Rohmaterialien und Halbfertigprodukte
• QR-Codes: Enthalten mehr Daten und sind einfacher mit dem Telefon zu scannen

Für Schüttgüter (Mehlbehälter, Chemikalienfässer) etikettieren Sie den Standort statt den Behälter. Das Scannen des Standorts identifiziert, was dort gelagert ist.

Schritt 3: Software auswählen

Achten Sie auf diese fertigungsspezifischen Funktionen:

• Stücklisten / Rezepturen: Um Verbindungen zwischen Rohmaterialien und Fertigprodukten zu definieren
• Chargenverfolgung: Für Rückverfolgbarkeit und Produktrückrufe
• Fertigungsaufträge: Zum Planen und Verfolgen von Produktionslosen
• Mehrere Standorte: Wenn Sie Materialien in verschiedenen Bereichen lagern
• Offline-Modus: Für die Datenerfassung ohne zuverlässiges WLAN

Vermeiden Sie Apps, die für den Einzelhandel entwickelt wurden. Sie können gut Artikel zählen, verstehen aber keine Materialtransformationen. Sie brauchen Software, die weiß, dass 100 kg Mehl + 50 L Wasser = 200 Einheiten Teig ergeben.

Schritt 4: Team schulen

Die gute Nachricht: Jeder weiß, wie man ein Smartphone bedient. Die Schulung konzentriert sich auf den Prozess, nicht auf die Technologie:

• Wann scannen (jeder Eingang, jede Entnahme, jeder Versand)
• Was tun bei Abweichungen
• Wie die Bereiche für permanente Inventur funktionieren

Planen Sie eine Woche Parallelbetrieb ein. Nutzen Sie das mobile System parallel zu Ihrem bisherigen Prozess. Das baut Vertrauen auf und deckt Workflow-Probleme auf, bevor sie kritisch werden.

Schritt 5: Mit einem Prozess beginnen

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu digitalisieren. Beginnen Sie mit dem Wareneingang — das ist der einfachste und sichtbarste Prozess. Sobald Ihr Team sicher ist, fügen Sie die Produktionsverfolgung hinzu, dann Versand und Inventuren.

Diese schrittweise Einführung reduziert den Widerstand gegen Veränderungen und gibt Ihnen Zeit, Ihre Konfiguration zu korrigieren, bevor Sie vollständig davon abhängig sind.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Alles ab dem ersten Tag verfolgen. Beginnen Sie mit A-Bestand (hochwertige oder schnelldrehende Artikel). Fügen Sie B- und C-Artikel hinzu, wenn sich Ihr Prozess stabilisiert. Der Versuch, 500 Artikelnummern am ersten Tag zu verfolgen, überfordert Ihr Team.

Etikettierung ignorieren. Mobiles Scannen ist nutzlos, wenn Artikel nicht etikettiert sind. Investieren Sie Zeit in die Etikettierung, bevor Sie die App einführen. Das umfasst auch Lagerplätze, nicht nur Produkte.

Ausgangsinventur überspringen. Ungenaue Anfangsdaten bedeuten, dass jede folgende Transaktion fehlerhaft ist. Zählen Sie einmal alles, bevor Sie beginnen.

Verantwortlichkeiten nicht festlegen. Wenn jeder für den Bestand verantwortlich ist, ist es niemand. Weisen Sie Bereiche und Prozesse bestimmten Personen zu.

Die falsche App wählen. Einzelhandels-Bestandssoftware wird keine Stücklisten, Chargenverfolgung oder Fertigungsaufträge handhaben. Prüfen Sie fertigungsspezifische Funktionen, bevor Sie sich festlegen.

Was Krafte für die mobile Bestandsverwaltung in der Fertigung bietet

Krafte wurde speziell für kleine Hersteller entwickelt, die eine mobile Bestandsverfolgung benötigen:

• Barcode-Scan per Kamera: Nutzen Sie jedes Smartphone zum Scannen von Rohmaterialien, Halbfertigprodukten und Fertigwaren. Keine zusätzliche Hardware nötig.
• Fertigungsaufträge: Erstellen Sie Produktionslose direkt vom Telefon. Scannen Sie verbrauchte Materialien. Erfassen Sie Fertigwaren. Alles ist verknüpft.
• Chargenrückverfolgbarkeit: Jeder Wareneingang, jeder Produktionsverbrauch und jeder Versand wird erfasst. Verfolgen Sie jedes Fertigprodukt zurück bis zu den genauen verwendeten Rohmaterialien.
• Stücklisten / Rezepturen: Definieren Sie die benötigten Materialien für jedes Produkt. Die App berechnet automatisch den Verbrauch und warnt Sie, wenn Materialien nicht ausreichen.
• Mehrere Standorte: Verfolgen Sie den Bestand in verschiedenen Bereichen — Rohstofflager, Produktionsbereich, Fertigwarenlager, Versandrampe.
• Offline-Modus: Funktioniert ohne Internetverbindung. Daten synchronisieren sich, wenn Sie wieder online sind.
• Niedrigbestandswarnungen: Erhalten Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon, wenn Materialien unter den Mindestbestand fallen. Keine überraschenden Engpässe mehr.

Krafte bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion mit vollem Funktionsumfang. Keine Kreditkarte erforderlich. Besuchen Sie krafte.app, um zu starten.

Häufig gestellte Fragen zur mobilen Bestandsverwaltung

Brauche ich eine Internetverbindung für mobile Bestandsverwaltung?

Nicht ständig. Gute mobile Bestandsverwaltungs-Apps bieten einen Offline-Modus. Sie können Artikel scannen, Transaktionen erfassen und Lagerbestände prüfen — alles ohne Verbindung. Die Daten synchronisieren sich automatisch mit der Cloud, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Das ist unverzichtbar für Lager und Produktionshallen mit schlechtem WLAN.

Kann ich mein Smartphone als Barcode-Scanner nutzen?

Ja. Bestandsverwaltungs-Apps nutzen die Kamera Ihres Smartphones zum Lesen von 1D- und 2D-Barcodes. Richten Sie die Kamera auf einen Barcode, und die App erfasst die Daten. Es ist langsamer als ein spezieller Scanner, aber genau und kostenlos.

Funktioniert mobile Bestandsverwaltung offline?

Gute mobile Bestandsverwaltungs-Apps beinhalten einen Offline-Modus. Sie können Artikel scannen und Transaktionen ohne Internetverbindung erfassen. Daten synchronisieren sich mit der Cloud, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Das ist unverzichtbar für Lager und Produktionshallen mit schlechtem WLAN.

Was kostet mobile Bestandsverwaltung?

Die Software reicht von kostenlos (Grundfunktionen) bis 50–200 €/Monat für spezialisierte Fertigungstools. Hardware ist kostenlos, wenn Sie vorhandene Smartphones nutzen. Spezielle Scanner kosten zusätzlich 300–800 € pro Gerät. Die meisten kleinen Hersteller geben insgesamt weniger als 100 €/Monat aus.

Welche mobile Bestandsverwaltungs-App ist die beste für die Fertigung?

Suchen Sie nach Apps mit fertigungsspezifischen Funktionen: Stücklisten-/Rezepturverwaltung, Chargenverfolgung, Fertigungsaufträge und Materialrückverfolgbarkeit. Allgemeine Einzelhandels-Bestandsapps haben diese Funktionen oft nicht.

Wie genau ist Smartphone-Scannen im Vergleich zu speziellen Scannern?

Smartphone-Scannen ist gleich genau — der Barcode wird entweder korrekt gescannt oder nicht. Der Unterschied liegt in der Geschwindigkeit. Spezielle Scanner sind bei großen Mengen schneller. Für typische kleine Fertigungsbetriebe ist die Smartphone-Geschwindigkeit ausreichend.

Tags: Bestandsmanagement, Automatisierung, Kostenlose Tools, Kleinunternehmen