Sistema de gestión de inventario para pequeñas empresas: una guía completa

Aleksander Nowak · 2026-02-08 · Gestión de inventario

Encuentra el sistema de inventario adecuado para tu pequeña empresa. Aprende la diferencia entre el inventario minorista y el de fabricación, y qué software se adapta a cada uno.

Sistema de gestión de inventario para pequeñas empresas: una guía completa

Busca programas de inventario para pequeñas empresas y encontrarás decenas de herramientas diseñadas para el comercio minorista: escáneres de códigos de barras, integración con TPV, seguimiento de estanterías. Genial si tienes una tienda.

Pero, ¿y si fabricas productos? ¿Y si tu inventario incluye materias primas que se convierten en productos terminados a través de la producción?

Para los pequeños fabricantes, la gestión de inventario es fundamentalmente diferente. No solo estás rastreando lo que hay en las estanterías. Estás rastreando ingredientes, componentes y materiales que se transforman en productos mediante recetas o ensamblaje. El software de inventario minorista estándar no maneja esto.

Esta guía explica en qué se diferencian los sistemas de inventario según el tipo de negocio, qué funciones realmente importan y cómo elegir el software que se adapte a tus operaciones.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

Un sistema de gestión de inventario (SGI) rastrea lo que tienes, dónde está y cómo se mueve. Como mínimo, registra los artículos que entran y salen, mantiene los niveles de stock actuales y te alerta cuando los suministros están bajos.

Más allá del seguimiento básico, un buen software de inventario proporciona:

Visibilidad en tiempo real del stock en todas las ubicaciones. No más adivinanzas sobre lo que hay disponible ni caminar al almacén para comprobarlo.

Actualizaciones automáticas cuando se realizan ventas o llegan envíos. Los niveles de stock se mantienen precisos sin conteos manuales.

Alertas de stock bajo que se activan antes de que se agote. Los puntos de reorden previenen las roturas de stock y las ventas perdidas.

Informes sobre el valor del inventario, la rotación y las tendencias. Datos para tomar decisiones de compra más inteligentes.

La mayoría de las pequeñas empresas comienzan con hojas de cálculo. Eso funciona hasta que deja de funcionar. El punto de quiebre suele llegar cuando gestionas cientos de artículos, múltiples ubicaciones o un equipo que necesita acceso compartido. Es entonces cuando el software de gestión de inventario para pequeñas empresas se paga solo en tiempo ahorrado y errores evitados.

Inventario minorista vs. inventario de fabricación

Aquí es donde la mayoría de las guías se equivocan: asumen que todas las pequeñas empresas funcionan de la misma manera. No es así.

Gestión de inventario minorista

Un negocio minorista compra productos terminados y los revende. El flujo de inventario es simple:

1. Comprar productos a proveedores
2. Recibirlos en el almacén o tienda
3. Rastrear en estanterías por SKU
4. Vender a clientes
5. Reordenar cuando el stock esté bajo

Un sistema de inventario minorista optimiza este flujo. Se sincroniza con tu sistema de punto de venta, rastrea productos por código de barras y gestiona el stock a través de los canales de venta. Cuando vendes una camiseta, el sistema deduce una camiseta del inventario.

El software de inventario para tiendas minoristas está diseñado para negocios que compran y venden productos terminados. Está ampliamente disponible y funciona bien para tiendas.

Gestión de inventario de fabricación

Un negocio de fabricación produce productos. El flujo de inventario es más complejo:

1. Comprar materias primas a proveedores
2. Recibir materiales en el inventario
3. Usar materiales en la producción (siguiendo recetas o listas de materiales)
4. Crear productos terminados a partir de la producción
5. Rastrear los productos terminados disponibles para la venta
6. Vender a clientes
7. Reordenar materiales cuando estén bajos

Esto implica tres tipos de inventario:

Materias primas: Ingredientes, componentes, embalaje. Lo que compras a los proveedores.

Trabajo en proceso (WIP): Artículos que se están produciendo actualmente. Materiales comprometidos en la producción pero aún no terminados.

Productos terminados: Productos completados listos para la venta o el envío.

El software minorista solo gestiona productos terminados. No entiende que tu crema facial requiere manteca de karité, aceite aromático, conservantes y frascos. No puede rastrear el consumo de materiales durante la producción ni calcular si tienes suficientes ingredientes para cumplir un pedido.

Por qué esto importa para las pequeñas empresas

Usar software de inventario minorista para fabricación genera problemas constantes:

Rastreas productos terminados pero no los materiales necesarios para fabricarlos. Se te agota un ingrediente clave sin aviso. No puedes ver los costes reales del producto porque el consumo de materiales no está vinculado a la producción. No hay trazabilidad desde los materiales a través de la producción hasta las ventas.

El software adecuado se adapta a cómo funciona realmente tu negocio. Un minorista y un fabricante tienen necesidades fundamentalmente diferentes.

Funciones clave para negocios minoristas

Si compras productos terminados y los revendes, esto es lo que importa:

Integración con TPV: Tu inventario debe sincronizarse con tu sistema de punto de venta. Cada venta actualiza automáticamente los niveles de stock.

Escaneo de códigos de barras: Acelera la recepción, el conteo y la preparación de pedidos con escaneo de códigos de barras o QR. La mayoría de los sistemas admiten escaneo móvil a través del smartphone.

Sincronización multicanal: Si vendes en Shopify, Amazon y en tienda física, el inventario debe mantenerse sincronizado en todos los canales.

Puntos de reorden: Establece niveles mínimos de stock que activen alertas o pedidos de compra automáticos.

Seguimiento por ubicación: Saber qué hay en el almacén versus en la sala de ventas versus en tránsito.

Informes: Seguimiento de los más vendidos, los de menor rotación, el valor del inventario y las tasas de rotación.

El software de inventario minorista está ampliamente disponible y funciona bien para tiendas. El desafío para los fabricantes es diferente.

Funciones clave para pequeños fabricantes

Si fabricas productos, necesitas capacidades diferentes:

Seguimiento de materias primas

Rastrea todos los materiales por separado de los productos terminados. Cada material tiene su propia cantidad, unidad de medida, proveedor, coste y punto de reorden. Cuando llegan los materiales, se registran en el inventario de materias primas, no en el de productos terminados.

Recetas y listas de materiales

Define qué va en cada producto. Una vela puede requerir 200 g de cera, 20 ml de aceite aromático, una mecha y un frasco. El sistema usa estas recetas para calcular los requisitos de materiales y los costes de producción.

Órdenes de producción

Crea órdenes que transforman materiales en productos. Cuando completas la producción, el sistema deduce automáticamente las materias primas y añade productos terminados al inventario. Sin ajustes manuales necesarios.

Seguimiento de lotes

Asigna números de lote a las tiradas de producción y rastrea qué lotes de materiales se usaron en qué productos. Esencial para alimentos, cosméticos y cualquier negocio que pueda necesitar rastrear problemas de calidad o gestionar retiradas de productos.

Gestión FIFO

El seguimiento primero en entrar, primero en salir asegura que los materiales más antiguos se usen antes que los más nuevos. Fundamental para cualquier producto con fecha de caducidad. Los buenos sistemas sugieren qué lotes usar durante la producción.

Cálculo de costes

Seguimiento automático de costes que incluye costes de materiales, y opcionalmente mano de obra y gastos generales. Conoce tu coste real del producto, no solo lo que pagaste por los productos terminados.

Productos semielaborados

Algunos productos requieren pasos intermedios. Puedes hacer una mezcla base y luego usar esa base en múltiples productos finales. Los sistemas de inventario de fabricación gestionan estos procesos de múltiples etapas.

Software de inventario para pequeños fabricantes

Si fabricas productos, especialmente por lotes (alimentos, cosméticos, químicos, pinturas), necesitas un software de inventario diseñado para la producción, no para el comercio minorista.

Krafte está diseñado específicamente para pequeños fabricantes por lotes. Así es como gestiona el inventario de fabricación:

Materias primas y productos terminados como inventarios separados. Rastrea ingredientes y componentes con sus propias cantidades, costes, proveedores y niveles de reorden. Los productos terminados se rastrean por separado con sus propios SKUs y precios.

Producción basada en recetas. Define recetas que especifican exactamente qué materiales van en cada producto. El sistema calcula los requisitos de materiales y los costes automáticamente.

Órdenes de producción que consumen materiales. Cuando creas una orden de producción, los materiales se reservan. Cuando la producción se completa, los materiales se deducen y los productos terminados se añaden. El inventario se mantiene preciso sin actualizaciones manuales.

Trazabilidad por lotes. Cada lote de producción recibe un número. El sistema registra qué lotes de materiales se utilizaron. Si un cliente reporta un problema, puedes rastrear hasta la tirada de producción exacta y los ingredientes.

Seguimiento FIFO y de caducidad. El sistema sugiere usar primero los materiales más antiguos. Rastrea las fechas de caducidad tanto de materiales como de productos terminados.

Productos semielaborados. Crea productos intermedios que se convierten en componentes de los productos finales. El sistema gestiona la producción en múltiples etapas.

Alertas de stock bajo para materiales. Recibe notificaciones cuando las materias primas están bajas, no solo cuando los productos terminados se han agotado.

Los precios comienzan en €7/month para operaciones pequeñas, escalando a €47/month para equipos más grandes. Sin tarifas de implementación, sin consultores. La mayoría de los fabricantes están operativos en días, no en meses.

Comparativa de sistemas de inventario

Para pequeños fabricantes por lotes, Krafte cubre la fila del medio: seguimiento de materiales, producción basada en recetas, trazabilidad de lotes y cálculo de costes sin la complejidad empresarial.

Cómo elegir el sistema adecuado

Comienza por entender tus operaciones. Hazte estas preguntas:

¿Fabricas productos o los revendes? Si fabricas, necesitas software de inventario que entienda las materias primas, las recetas y la producción. El software de control de inventario minorista no funcionará para los fabricantes.

¿Cuántos SKUs gestionas? Las herramientas simples funcionan para docenas de artículos. Cientos o miles de SKUs necesitan búsqueda, filtrado y organización robustos.

¿Necesitas trazabilidad de lotes? Los fabricantes de alimentos, cosméticos y productos farmacéuticos a menudo necesitan rastrear los materiales a lo largo de la producción para el cumplimiento normativo y el control de calidad.

¿Cuántas ubicaciones? Una sola ubicación es más simple. Múltiples almacenes necesitan seguimiento de transferencias y vistas de inventario específicas por ubicación.

¿Qué integraciones importan? ¿Software de contabilidad como QuickBooks o Xero? ¿Plataformas de e-commerce? El sistema debe conectarse con las herramientas que ya utilizas.

¿Cuál es tu presupuesto? Los sistemas empresariales cuestan miles al mes más la implementación. Las herramientas para pequeñas empresas van desde gratis hasta menos de $100/mes.

Errores comunes a evitar

Usar software minorista para fabricación. Si fabricas productos, rastrear solo los productos terminados te deja sin visibilidad sobre los niveles de materiales y los costes de producción. Necesitas un sistema diseñado para la fabricación.

Superar las hojas de cálculo demasiado tarde. Para cuando las hojas de cálculo se vuelven problemáticas, ya has perdido tiempo en actualizaciones manuales y errores. Cambia a un software de inventario adecuado antes de que el problema se agudice.

Comprar software empresarial excesivo. Los sistemas ERP empresariales son potentes pero caros y complejos. Una empresa de cosméticos de 10 personas no necesita el mismo sistema que una multinacional. Adapta el software a tu escala real.

Ignorar el tiempo de implementación. Algunos sistemas tardan meses en configurarse. Otros funcionan en días. Ten en cuenta el tiempo de configuración en tu decisión, especialmente si ya estás luchando con la gestión de inventario.

Elegir basándose en funciones que no usarás. Una lista de funciones más larga no es mejor si no vas a usar la mayoría. Concéntrate en las funciones que resuelven tus problemas reales.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor sistema de gestión de inventario para pequeñas empresas?

Depende del tipo de negocio. Los minoristas necesitan integración con TPV y sincronización multicanal. Los fabricantes necesitan seguimiento de materias primas, recetas y órdenes de producción. Krafte gestiona materiales, producción y productos terminados en un solo sistema para fabricantes.

¿Qué deben buscar los fabricantes en un software de inventario?

Software que rastree las materias primas por separado de los productos terminados, que admita recetas o listas de materiales y que gestione órdenes de producción. Krafte está diseñado específicamente para fabricantes por lotes en alimentos, cosméticos, químicos e industrias similares.

¿Cuánto cuesta el software de inventario para pequeñas empresas?

Las herramientas minoristas básicas comienzan gratis o por menos de $30/mes. Las opciones de gama media cuestan $50-150/mes. El software de inventario de fabricación como Krafte cuesta €7-47/month. Los sistemas empresariales cuestan $1,000+ al mes más tarifas de implementación.

¿Puedo usar hojas de cálculo para la gestión de inventario?

Sí, al principio. Las hojas de cálculo se vuelven problemáticas a medida que creces: sin actualizaciones en tiempo real, errores de entrada manual, sin acceso multiusuario, sin alertas automáticas. La mayoría de los negocios superan las hojas de cálculo entre 50 y 200 SKUs.

¿Cuál es la diferencia entre software de inventario y ERP?

El software de inventario se centra en el seguimiento de stock. ERP (Planificación de Recursos Empresariales) integra el inventario con la contabilidad, recursos humanos, ventas y otras funciones empresariales. Las pequeñas empresas generalmente comienzan con herramientas de inventario específicas y consideran ERP más adelante si es necesario.

¿Los pequeños fabricantes necesitan un software de inventario especial?

Sí. La fabricación implica materias primas, procesos de producción y productos terminados. El software de inventario estándar solo rastrea productos terminados. El software de inventario de fabricación como Krafte gestiona el flujo completo: materiales entrantes, producción y productos salientes.

Tags: Gestión de inventario, Pequeña empresa, Comercio minorista