Escáner de Inventario: Hardware vs Escaneo con Smartphone para Pequeñas Empresas

Aleksander Nowak · 2026-02-14 · Gestión de inventario

Aprende cómo funcionan los escáneres de inventario. Descubre cuándo necesitas hardware y cuándo tu smartphone es suficiente. Guía para pequeños fabricantes.

Escáner de Inventario: ¿Necesitas Hardware o Tu Teléfono Será Suficiente?

Cuando la gente piensa en escaneo de inventario, imagina trabajadores de almacén con escáneres voluminosos con forma de pistola. Ese equipo cuesta cientos de dólares por unidad y requiere capacitación para usarse correctamente.

Pero esto es lo que la mayoría de las guías no te dirán: para pequeños fabricantes, tu smartphone suele ser suficiente.

El software moderno de inventario con códigos de barras funciona con las cámaras de los teléfonos. Escaneas códigos de barras de la misma manera que escaneas un código QR en un restaurante. Sin compra de hardware especial. Sin capacitación. El escáner ya está en tu bolsillo.

Esta guía explica cómo funcionan los escáneres de inventario, cuándo realmente necesitas hardware dedicado como una pistola escáner de inventario, y cómo configurar el escaneo de códigos de barras para tu operación de manufactura sin inversión innecesaria.

¿Qué es un Escáner de Inventario?

Un escáner de inventario es cualquier dispositivo que lee códigos de barras para rastrear stock. Captura los datos del código de barras y los envía a tu software de gestión de inventario, que actualiza las cantidades y registra la transacción.

Un sistema de inventario con códigos de barras tiene tres componentes:

Barcodes: Etiquetas en tus productos y materiales que contienen información codificada (SKU, ID de producto, número de lote).

Scanner: El dispositivo que lee códigos de barras. Puede ser un escáner de hardware dedicado o la cámara de un smartphone.

Software: El sistema de escaneo de inventario que recibe los datos del escaneo, actualiza los niveles de stock y mantiene registros.

El escáner en sí es solo el dispositivo de entrada. El trabajo real ocurre en el software, que rastrea qué se escaneó, cuándo, por quién, y actualiza tu inventario en consecuencia.

Escáneres de Hardware vs Escaneo con Smartphone

Tienes dos opciones principales para el escaneo de códigos de barras para inventario: hardware dedicado o tu smartphone existente.

Escáneres de Hardware Dedicados

Los escáneres tradicionales para inventario vienen en varias formas:

Gun-style scanners: Apuntar y disparar. Escaneo rápido, cómodos para trabajo de alto volumen. Se conectan vía USB o Bluetooth. Un paquete de pistola escáner de inventario y software típicamente cuesta $50-500.

Rugged mobile computers: Dispositivos Android construidos para almacenes. Escáner integrado, resistente a caídas, batería de larga duración. Costo: $500-2,000 por unidad.

Wearable scanners: Montados en anillo o guante para escaneo sin manos. Usados en operaciones de picking de alta velocidad. Costo: $300-1,000 por unidad.

A stock barcode scanner makes sense when you're scanning hundreds of items per hour, working in harsh environments (cold storage, dusty warehouses), or need specialized features like long-range scanning.

Escaneo con Smartphone

La gestión de inventario moderna con escaneo de códigos de barras funciona a través de las cámaras de los teléfonos. Abres la aplicación, apuntas a un código de barras, y escanea instantáneamente.

Advantages: - Sin costo de hardware (ya tienes un teléfono) - Sin capacitación necesaria (todos saben usar su teléfono) - Siempre disponible (el teléfono siempre está en tu bolsillo) - Se actualiza automáticamente (actualizaciones de software, no firmware)

Limitations: - Más lento que escáneres dedicados para trabajo de alto volumen - La batería del teléfono se agota más rápido con el uso de la cámara - La calidad de la cámara importa (teléfonos más antiguos luchan con códigos de barras dañados)

¿Cuál Deberías Elegir?

Para la mayoría de los pequeños fabricantes, el escaneo con smartphone maneja las necesidades diarias. Siempre puedes agregar hardware más tarde si el volumen crece.

Tipos de Códigos de Barras para Inventario

Antes de configurar el seguimiento de inventario con códigos de barras, necesitas entender los tipos de códigos de barras.

Códigos de Barras 1D (Lineales)

Rayas tradicionales en blanco y negro. Tipos comunes:

UPC/EAN: Códigos de barras minoristas estándar. 12-13 dígitos. Usados en productos de consumo en todo el mundo.

Code 128: Alfanumérico, longitud variable. Popular para inventario interno porque puedes codificar SKU, números de lote, e IDs personalizados.

Code 39: Alfanumérico, ampliamente compatible. Estándar más antiguo, aún común en manufactura.

1D barcodes work with any scanner or smartphone. They're simple to generate and print.

Códigos de Barras 2D (Matriz)

Patrones cuadrados que almacenan más datos:

QR Codes: Pueden almacenar URLs, texto o datos estructurados. Fácilmente escaneados por cualquier smartphone.

Data Matrix: Códigos 2D compactos usados en manufactura. Pueden codificar números de serie, información de lote, y más en un espacio pequeño.

2D barcodes hold more information but require a camera-based scanner (not laser scanners).

¿Cuál Usar?

Para la mayoría de las configuraciones de sistemas de escaneo de inventario:

• Materiales y productos internos: Code 128 con tu SKU o ID de producto
• Productos terminados para venta minorista: UPC/EAN si es requerido por minoristas
• Seguimiento de lotes: Code 128 o Data Matrix con número de lote codificado
• Búsquedas rápidas: Códigos QR que enlazan a detalles del producto

Puedes mezclar tipos. Usa lo que funcione para cada caso de uso.

Cómo Funciona el Escaneo de Inventario en Manufactura

El escaneo de inventario minorista es simple: escanear cuando los artículos llegan, escanear cuando se venden. La manufactura es más compleja porque los materiales se transforman en productos.

Here's how barcode scanning for inventory works at each stage:

1. Recepción de Materias Primas

Delivery arrives. You scan each material's barcode (or the supplier's packing slip barcode). The inventory scanner system: - Agrega cantidad al inventario de materia prima - Registra la fecha de recepción para seguimiento FIFO - Captura el número de lote/batch si está codificado - Vincula con la orden de compra

2. Consumo en Producción

Inicias un lote de producción. Escaneas los materiales que estás usando:'re using: - El sistema deduce las cantidades escaneadas de las materias primas - Vincula los lotes de material a este lote de producción - Actualiza la disponibilidad de material en tiempo real

3. Creación de Productos Terminados

Producción completa. Escaneas o generas un código de barras para el lote terminado: - El sistema agrega productos terminados al inventario - Asigna número de lote - Registra qué lotes de materia prima se usaron (trazabilidad)

4. Envío a Clientes

Sale el pedido. Escaneas los productos que se están enviando: - El sistema deduce del inventario de productos terminados - Registra qué lote fue a qué cliente - Crea registro de envío

5. Conteo de Inventario

Hora del conteo físico. Caminas por el almacén escaneando artículos: - Comparas conteos escaneados con registros del sistema - Identificas discrepancias inmediatamente - Ajustas inventario con razones documentadas

Each scan creates a record. You know exactly what happened, when, and who did it. Good barcode tracking software maintains this audit trail automatically.

Características Clave en Software de Inventario con Códigos de Barras

No todo el software de inventario con soporte de escaneo es igual. Para manufactura, busca estas características:

Real-time sync: Los escaneos actualizan el inventario inmediatamente en todos los dispositivos. Un escáner de códigos de barras para seguimiento de inventario debe actualizar el stock en el momento en que escaneas.

Batch/lot tracking: Vincula escaneos a lotes específicos para trazabilidad. Sabe qué lotes de material fueron en qué productos.

Mobile access: Escanea desde cualquier lugar en tu instalación usando teléfonos o tablets. El sistema debe funcionar en cualquier dispositivo.

Multiple barcode types: Soporte para códigos 1D y 2D, incluyendo Code 128, UPC, QR, y Data Matrix.

Label printing: Genera e imprime etiquetas para materiales y productos que aún no tienen códigos de barras.'t have barcodes yet.

User tracking: Registra quién escaneó qué. Útil para rendición de cuentas y resolución de problemas.

Offline mode: Continúa escaneando si se cae el internet. Sincroniza cuando regresa la conexión.

Escáner de Inventario para Pequeñas Empresas

Los pequeños fabricantes a menudo retrasan el escaneo de códigos de barras porque piensan que requiere equipo costoso. No lo requiere.'t.

El Enfoque con Smartphone

Here's how to start inventory scanning system for small business without buying hardware:

Use existing phones: Cualquier smartphone de los últimos 5 años tiene una cámara suficientemente buena para escaneo de códigos de barras.

Choose software with built-in scanning: Muchos software de gestión de inventario con soporte de escáner incluyen escaneo basado en cámara. No se necesita aplicación externa.

Start with what you have: Si los productos ya tienen códigos de barras (de proveedores o impresos en el empaque), puedes comenzar a escanear inmediatamente.

Print labels for items without barcodes: Las etiquetas básicas de códigos de barras cuestan centavos cada una. Imprímelas en una impresora de etiquetas estándar o incluso una impresora regular con hojas adhesivas.

Comparación de Costos

Some vendors offer a barcode system for inventory free at basic tiers. For a small manufacturer doing 20-50 scans per day, smartphone scanning saves hundreds of dollars with no practical downside.

Cómo Krafte Maneja el Escaneo de Inventario

Krafte incluye escaneo de códigos de barras integrado en la plataforma. No se requiere hardware adicional.

Scan with any device: Abre Krafte en tu teléfono, tablet o laptop con cámara. Toca el botón de escaneo y apunta a un código de barras. Funciona con códigos 1D y 2D.

Scan raw materials: Cuando llegan las entregas, escanea materiales al inventario. El sistema registra cantidad, fecha, proveedor y número de lote.

Scan during production: Inicia una orden de producción y escanea los materiales que estás usando. Las cantidades se deducen automáticamente basándose en tus recetas.'re using. Quantities deduct automatically based on your recipes.

Scan finished goods: Completa la producción y escanea (o genera) códigos de barras para lotes terminados. Trazabilidad completa desde materiales hasta productos.

Scan for shipping: Cuando salen los pedidos, escanea productos para confirmar el envío y deducir del inventario.

Connect external scanners: Si necesitas hardware, Krafte funciona con escáneres de códigos de barras Bluetooth. Los escaneos aparecen en la aplicación como escaneos de cámara.

Works offline: Escanea en áreas con poca conectividad. Los datos se sincronizan cuando estás de vuelta en línea.'re back online.

Ya sea que dirijas un pequeño taller u operación más grande, Krafte se escala para ajustarse. No se requiere inversión en hardware.

Configuración del Seguimiento de Inventario con Códigos de Barras

Ready to implement barcode scanning? Here's how to set up a barcode inventory system:

Paso 1: Agregar Productos y Materiales

Enter your inventory items in your software. Each item needs a unique identifier (SKU, product code, or barcode number). If items already have manufacturer barcodes, enter those.

Paso 2: Generar Códigos de Barras para Artículos Sin Ellos

For raw materials from suppliers without barcodes, or for your own internal tracking, generate barcodes: - Use Code 128 for flexibility - Include your SKU or internal ID - Add batch numbers for lot tracking

Most inventory software with barcode scanner features includes label generation.

Paso 3: Imprimir y Aplicar Etiquetas

Print barcode labels using: - Thermal label printer (best for volume) - Standard printer with adhesive label sheets (fine for small quantities) - Pre-printed labels from a printing service

Apply labels to materials, bins, shelves, or products depending on what you're tracking.

Paso 4: Capacitar a Tu Equipo

With smartphone scanning, training is minimal: - Open the app - Tap scan - Point at barcode - Confirm the action

Most people learn in under five minutes.

Paso 5: Comenzar a Escanear

Begin using scans for: - Receiving deliveries - Picking materials for production - Completing production batches - Shipping orders - Counting inventory

Build the habit gradually. Start with receiving and shipping, then expand to production.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es un escáner de inventario?

An inventory scanner is a device that reads barcodes to track stock. It can be dedicated hardware (gun-style scanner, rugged mobile computer) or a smartphone with inventory software. The scanner captures barcode data and sends it to your inventory management system.

¿Necesito comprar un escáner de códigos de barras para inventario?

Not necessarily. Modern inventory management software with barcode scanner functionality works through smartphone cameras. For small businesses doing fewer than 100 scans per day, phone scanning is usually sufficient. Hardware makes sense for high-volume operations or harsh environments.

¿Puedo usar mi teléfono como un escáner de inventario?

Yes. Most inventory scanning system software includes camera-based scanning. Open the app, point your phone camera at a barcode, and it scans instantly. Any smartphone from the last few years works for standard 1D and 2D barcodes.

What's the best barcode type for inventory?

Code 128 is the most versatile for internal inventory. It supports letters and numbers, works with all scanners, and has no licensing fees. Use UPC/EAN if retailers require it. QR codes work well for linking to detailed product information.

¿Cuánto cuesta el software de inventario con códigos de barras?

Varía desde gratis (herramientas básicas) hasta cientos por mes (sistemas empresariales). For small manufacturers, expect $10-50 per month for capable barcode inventory control software. Krafte starts at €7/month and includes built-in scanning.

How do I add barcodes to products that don't have them?

Generate barcodes using your inventory software or free online tools. Print labels on a thermal label printer or standard printer with adhesive sheets. Apply to products, materials, or storage locations.

Tags: Gestión de inventario, Sistemas TPV, Seguimiento