Software de gestión de inventario de materiales: rastree materias primas a lo largo de la producción

Aleksander Nowak · 2026-02-20 · Gestión de inventario

Software especializado para el seguimiento de materias primas en la fabricación. Listas de materiales, consumo por lotes, trazabilidad de lotes — lo que las herramientas de comercio minorista no pueden hacer.

Software de gestión de inventario de materiales: rastree materias primas a lo largo de la producción

El seguimiento de inventario en el comercio minorista es simple: los productos entran, los productos salen. La fabricación es diferente. Las materias primas llegan, se consumen en lotes, se convierten en trabajo en proceso y finalmente se transforman en productos terminados. Cada etapa necesita seguimiento.

Las aplicaciones genéricas no entienden este flujo. Rastrean cantidades, pero no pueden calcular cuánto necesita para los pedidos, no pueden deducir ingredientes cuando completa los lotes y no pueden rastrear qué lotes del proveedor terminaron en qué productos.

Los sistemas especializados manejan estas necesidades específicas de fabricación. Esta guía explica qué hacen estas herramientas, qué características importan y cómo elegir el software que se adapte a su operación.

¿Qué hace este software?

Esta categoría de herramientas rastrea materias primas, componentes y suministros que se utilizan en la fabricación de productos. A diferencia de los sistemas minoristas que solo rastrean productos terminados, estas herramientas entienden que los artículos se transforman a través de procesos por lotes.

El software mantiene registros de: - Qué materias primas tiene disponibles - Dónde se almacenan los artículos - De qué lotes de proveedores provienen - Cuándo caducan (si aplica) - Cuánto necesita para los próximos lotes - Qué se consume cuando fabrica

Esta información impulsa las decisiones de compra, la planificación y los cálculos de costos. Sin un seguimiento preciso, se queda sin ingredientes o acumula exceso de inventario.

¿Por qué la fabricación necesita herramientas diferentes?

El software estándar de seguimiento de inventario falla a los fabricantes de varias maneras:

Sin soporte para listas de materiales

Los sistemas minoristas rastrean productos como unidades discretas. La fabricación requiere entender que el Producto X necesita 500g del Ingrediente A, 200ml del Ingrediente B y 5 unidades del Componente C.

Sin soporte de lista de materiales (BOM), calcular los requisitos significa hojas de cálculo manuales para cada lote.

Sin seguimiento de consumo

Cuando vende un producto minorista, el inventario disminuye en una unidad. Cuando fabrica algo, múltiples materias primas disminuyen en diversas cantidades según su receta.

Los sistemas sin esta lógica no pueden deducir artículos automáticamente cuando registra la producción.

Sin visibilidad del trabajo en proceso

Fabricar productos no es instantáneo. Los ingredientes entran en un lote, ocurre el procesamiento y los productos terminados emergen después. Durante este tiempo, esos insumos no son ni materia prima ni productos terminados — son trabajo en proceso (WIP).

Los sistemas minoristas no tienen concepto de WIP, lo que hace imposible conocer su posición real durante los lotes.

Sin trazabilidad de lotes

Si surge un problema de calidad, los fabricantes necesitan rastrear qué lotes del proveedor se usaron en qué lotes de producción. Esto es legalmente obligatorio en la fabricación de alimentos, cosméticos y productos farmacéuticos.

Las herramientas estándar rastrean cantidades pero no la genealogía a nivel de lote.

Características principales a buscar

Los sistemas efectivos en esta categoría incluyen estas capacidades:

Seguimiento de materias primas

Monitoree todo lo que se usa en la fabricación: ingredientes, componentes, embalajes, suministros. Rastree cantidades, costos, ubicaciones e información de proveedores.

Cada registro de artículo incluye: - Nombre y descripción - Unidad de medida - Cantidad actual disponible - Punto de reorden y proveedor preferido - Costo (para cálculos de costos) - Ubicación de almacenamiento - Vida útil (si aplica)

Listas de materiales (recetas)

Defina qué entra en cada producto. Especifique las cantidades con precisión: - 500g de harina - 300ml de agua - 10g de levadura - 5g de sal

El sistema usa estas recetas para calcular requisitos y deducir inventario cuando se completan los lotes.

Registro de lotes con deducción automática

Cuando registra la finalización de un lote, el sistema automáticamente: - Deduce las materias primas según la receta - Agrega productos terminados al inventario - Registra qué lotes se consumieron - Calcula el costo del lote

No se necesitan ajustes manuales.

Seguimiento de lotes y partidas

Asigne o registre números de lote para los artículos entrantes. Rastree qué lotes se usan en qué partidas de producción. Mantenga la cadena desde el proveedor a través de la fabricación hasta el cliente.

Cuando surge un problema de calidad, consulte: "¿Qué productos usaron el lote #ABC123?" Obtenga respuestas en segundos en lugar de horas.

Gestión de fechas de caducidad

Rastree la vida útil de los artículos perecederos. Reciba alertas antes de que caduquen. Priorice los lotes más antiguos (FIFO).

Evite el desperdicio de inventario caducado olvidado en el almacén.

Gestión de reorden

Establezca niveles mínimos para cada artículo. Reciba alertas cuando las cantidades bajen al punto de reorden. Algunos sistemas generan órdenes de compra automáticamente.

Nunca se quede sin insumos críticos porque alguien olvidó verificar los niveles.

Soporte multi-ubicación

Si los artículos se almacenan en múltiples ubicaciones — diferentes almacenes, áreas o zonas de almacenamiento — rastree las cantidades por ubicación. Sepa no solo la cantidad total, sino dónde está todo.

Seguimiento de costos

Registre los costos de compra. Calcule los costos de los lotes según el consumo. Comprenda los verdaderos costos de los productos incluyendo todos los ingredientes.

BOM multinivel

Algunos productos requieren pasos intermedios — usted prepara una mezcla base y luego usa esa mezcla en los productos finales. Los BOM multinivel (anidados) manejan esto: defina sub-ensamblajes o productos semiterminados que se convierten en ingredientes de otras recetas.

Conversión de unidades

Puede comprar harina en sacos de 25kg pero usarla en gramos. Los buenos sistemas manejan la conversión automáticamente — ingrese las compras en una unidad, rastree el consumo en otra.

Escaneo de códigos de barras y QR

Escanee artículos al recibirlos y durante la producción en lugar de escribir. Reduce errores y acelera la entrada de datos. La mayoría de los sistemas soportan escáneres de códigos de barras estándar o cámaras de teléfonos inteligentes.

Acceso móvil

El personal del almacén no debería necesitar un ordenador de escritorio para registrar recepciones o verificar el inventario. Las aplicaciones móviles o las interfaces web responsivas permiten a las personas actualizar desde cualquier lugar de la planta.

Integración contable

Conexión con su sistema de contabilidad. El consumo debería fluir hacia el costo de los bienes vendidos (COGS) sin asientos manuales. El valor del inventario debería mantenerse sincronizado.

Comparación de opciones en el mercado

El mercado incluye herramientas orientadas a fabricantes artesanales, sistemas MRP y plataformas ERP completas:

Herramientas para fabricantes artesanales (9-49/mes): Diseñadas para productores de pequeños lotes que venden en Etsy, Shopify o mercados locales. Buenos BOM y cálculo de costos, pero pueden carecer de funciones a medida que escala.

Sistemas MRP (9-199/mes): Creados para pequeños fabricantes. Incluyen BOM, seguimiento de lotes, compras y, a menudo, ventas/CRM. El mejor equilibrio para operaciones en crecimiento.

ERP ligero (99-500/mes): Más completo — múltiples almacenes, informes avanzados, integraciones más profundas. Mejor para negocios establecidos con necesidades complejas.

ERP completo ($+/mes): De nivel empresarial con todo incluido. Requiere una inversión significativa en implementación y capacitación.

Para fabricantes con ingresos de $K-M, los sistemas de nivel MRP típicamente son el punto ideal — suficiente capacidad sin la complejidad empresarial.

Cómo elegir el sistema adecuado

El mercado incluye opciones que van desde herramientas básicas hasta sistemas de fabricación completos. Aquí le mostramos cómo evaluar:

Adapte las características a sus necesidades

La mayoría de los pequeños fabricantes necesitan soporte de BOM y registro de lotes como mínimo. Agregue seguimiento de lotes si está en una industria regulada o desea trazabilidad de calidad.

Evalúe las necesidades de integración

Este tipo de seguimiento no existe de forma aislada. Considere cómo se conecta con:

Compras: Cuando reordena, ¿el sistema crea órdenes de compra? ¿La recepción actualiza el inventario automáticamente?

Planificación: ¿Puede ver la disponibilidad al programar? ¿El sistema avisa si los insumos son insuficientes?

Ventas y pedidos: ¿Puede verificar si tiene lo necesario para cumplir los pedidos de los clientes antes de comprometerse?

Contabilidad: ¿El consumo fluye hacia el costo de los bienes vendidos? ¿Puede rastrear el valor?

Los sistemas integrados reducen el trabajo manual y mantienen los datos consistentes. Las herramientas independientes requieren sincronización manual.

Considere la facilidad de uso

Los sistemas complejos con funciones potentes a menudo quedan sin usar porque son demasiado difíciles para las operaciones diarias. Priorice:

Entrada de datos simple: Registrar lotes y recepciones debería tomar segundos, no minutos.

Acceso móvil: ¿El personal del almacén puede actualizar desde teléfonos o tabletas?

Visibilidad clara: ¿Puede responder rápidamente "¿cuánto tenemos?" sin generar informes?

Configuración razonable: Comenzar no debería requerir meses de configuración.

Comprenda el costo total

Los precios varían significativamente:

La implementación, la capacitación y la migración de datos pueden aumentar los costos iniciales. Los sistemas en la nube típicamente incluyen actualizaciones; los sistemas locales pueden cobrar por separado.

Enfoque de implementación

Obtener valor de estos sistemas requiere una implementación adecuada:

Comience con datos precisos

Basura entra, basura sale. Antes de comenzar: - Cuente todo y establezca cantidades iniciales precisas - Verifique que las listas de materiales coincidan con las recetas reales - Confirme que las conversiones de unidades son correctas (kg vs. g, litros vs. ml) - Limpie artículos duplicados u obsoletos

Empiece con los procesos fundamentales

No intente usar todas las funciones de inmediato. Comience con:

Semana 1-2: Recepción — registre todos los artículos entrantes en el sistema

Semana 3-4: Registro de lotes — registre los lotes completados con el consumo

Semana 5-6: Alertas de reorden — establezca niveles mínimos y responda a las alertas

Después: Funciones avanzadas como seguimiento de lotes, análisis de costos e informes

Capacite a todos los involucrados

El sistema solo es preciso si todos lo usan de forma consistente. Capacite a: - Personal de recepción en el registro de entregas - Trabajadores en el registro de lotes completados - Personal de almacén en ajustes y conteos - Gerentes en informes y funciones de planificación

Mantenga la precisión continua

Implemente conteos cíclicos regulares para detectar discrepancias. Investigue las variaciones — revelan problemas en los procesos. Actualice las listas de materiales cuando cambien las recetas.

La precisión requiere atención continua, no solo la configuración inicial.

Cómo Krafte maneja esto

Krafte proporciona estas capacidades diseñadas para pequeños fabricantes.

Seguimiento completo: Rastree todas las materias primas con cantidades, costos, ubicaciones e información de proveedores. Sepa exactamente qué tiene y dónde está.

Listas de materiales: Defina recetas para cada producto, incluyendo BOM multinivel con productos semiterminados. El sistema calcula los requisitos basándose en sus fórmulas.

Registro de lotes con deducción automática: Registre los lotes completados y los insumos se deducen automáticamente según las recetas. Los productos terminados se agregan al inventario. Sin ajustes manuales.

Seguimiento de lotes: Registre los números de lote del proveedor al recibir. Rastree qué lotes se usan en qué partidas de producción. Trazabilidad completa para control de calidad y retiros.

Gestión de caducidad: Rastree la vida útil de los artículos perecederos. El sistema sugiere los lotes más antiguos primero (FIFO). Alertas antes de que caduquen.

Alertas de reorden: Establezca niveles mínimos. Reciba notificaciones cuando los artículos necesiten reabastecimiento.

Conexión con proveedores: Órdenes de compra, recepción y seguimiento de proveedores integrados. Los artículos fluyen desde la orden de compra a través de la recepción hasta los lotes.

Seguimiento de costos: Los costos se rastrean a lo largo de todo el proceso. Conozca los verdaderos costos de sus productos basándose en el consumo real.

Compatible con dispositivos móviles: Acceda desde cualquier dispositivo. Registre recepciones y verifique niveles de inventario desde el piso del almacén.

El sistema maneja lo que los pequeños fabricantes necesitan sin la complejidad empresarial.

Preguntas frecuentes

¿Qué es este tipo de software?

Estos sistemas rastrean materias primas, componentes y suministros utilizados en la fabricación. Se diferencian de las herramientas estándar al soportar listas de materiales, seguimiento de consumo, trazabilidad de lotes y visibilidad del trabajo en proceso.

¿Necesito software especial para la fabricación?

Si fabrica productos a partir de materias primas, sí. Las herramientas genéricas no soportan listas de materiales ni seguimiento de consumo. Gastará un tiempo significativo en cálculos manuales sin funciones específicas de fabricación.

¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento básico y el MRP?

Las herramientas básicas rastrean cantidades. El MRP (Planificación de Requisitos de Materiales) agrega lógica de fabricación: listas de materiales, programación y cálculo de requisitos. Para los fabricantes, las capacidades de MRP son esenciales.

¿Cuánto cuesta esto?

Los sistemas básicos con soporte de BOM comienzan alrededor de $/mes. Las soluciones completas para pequeños fabricantes típicamente cuestan entre $-300/mes. Los sistemas empresariales cuestan $+ mensuales más tarifas de implementación.

¿Puedo empezar con hojas de cálculo?

Inicialmente, sí. Pero las hojas de cálculo se vuelven inmanejables a medida que crece la complejidad. No pueden deducir artículos automáticamente, rastrear lotes ni alertarle sobre inventario bajo. La mayoría de los fabricantes superan las hojas de cálculo dentro del primer año de crecimiento.

¿Cuál es la característica más importante?

Las listas de materiales con consumo automático. Sin esto, está calculando y deduciendo manualmente para cada lote — tedioso y propenso a errores.

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