Software de gestión de pedidos: Guía para fabricantes

Aleksander Nowak · 2026-02-07 · Gestión de inventario

Aprenda cómo funciona la gestión de pedidos para fabricantes. Descubra por qué las empresas productoras necesitan herramientas diferentes a las de los minoristas de comercio electrónico.

Software de gestión de pedidos: Guía para fabricantes

Busque "software de gestión de pedidos" y encontrará docenas de herramientas diseñadas para minoristas de comercio electrónico. Están creadas para seleccionar, empaquetar y enviar productos que ya existen en un almacén. Perfecto para tiendas en línea que revenden productos.

Pero, ¿qué pasa si usted fabrica los productos? ¿Qué pasa si un pedido significa que necesita producir algo antes de poder enviarlo?

Para los fabricantes, la gestión de pedidos es fundamentalmente diferente. No se trata solo de velocidad de cumplimiento e integración con transportistas. Se trata de conectar los pedidos de clientes con la producción, verificar la disponibilidad de materiales, programar la fabricación y rastrear los productos desde las materias primas hasta la entrega.

Esta guía explica cómo funciona la gestión de pedidos para fabricantes, qué características realmente importan y cómo elegir un software que se adapte a empresas productoras en lugar de operaciones minoristas.

¿Qué es un software de gestión de pedidos (OMS)?

El OMS rastrea los pedidos desde la recepción hasta la entrega. Ya sea que lo llame sistema de gestión de pedidos, plataforma de gestión de pedidos o simplemente software de pedidos, la función principal es la misma: responder qué pidieron los clientes, rastrear el estado y coordinar la entrega.

Para cualquier empresa, las funciones básicas incluyen:

Registro y seguimiento de pedidos. Ya sea que los pedidos lleguen a través de un sitio web, correo electrónico, teléfono o representante de ventas, se registran en un solo lugar con detalles del cliente, artículos, cantidades y precios. Un buen software de seguimiento de pedidos muestra el estado de cada pedido de un vistazo.

Actualizaciones de estado. Los pedidos pasan por etapas: recibido, en proceso, enviado, entregado. Los buenos sistemas de gestión de pedidos muestran dónde se encuentra cada pedido en cualquier momento. El software de procesamiento de pedidos automatiza estas transiciones.

Coordinación de cumplimiento. Conectar pedidos con inventario, selección, empaque y envío. Integración con transportistas para etiquetas y seguimiento.

Comunicación con el cliente. Notificaciones sobre confirmación de pedido, envío y entrega.

Aquí es donde la mayoría de los OMS se detienen. Asumen que los productos están en estantes esperando ser enviados. Para minoristas de comercio electrónico que venden inventario existente, eso es exacto.

Para los fabricantes, es solo la mitad de la historia.

Gestión de pedidos en comercio electrónico vs fabricación

La diferencia entre la gestión de pedidos de comercio electrónico y la de fabricación no es obvia hasta que intenta usar un software orientado al comercio minorista para la producción. Entonces se hace dolorosamente evidente.

Cómo funciona la gestión de pedidos en comercio electrónico

El cliente realiza un pedido en línea. El sistema verifica el inventario del almacén. Si hay stock, el pedido pasa a cumplimiento: seleccionar los artículos, empacarlos, imprimir una etiqueta de envío, entregar al transportista. Listo.

Todo el proceso asume que los productos existen. Los sistemas de gestión de pedidos en línea optimizan la velocidad, la sincronización multicanal (Shopify, Amazon, eBay en un solo panel) y la comparación de tarifas de transportistas. La gestión de pedidos de venta se enfoca en llevar los productos existentes a los clientes lo más rápido posible.

Esto funciona perfectamente para minoristas que compran productos terminados de proveedores y los revenden. La mayoría de las soluciones OMS populares están diseñadas para este flujo de trabajo. El OMS de comercio electrónico está diseñado específicamente para este modelo de seleccionar-empacar-enviar.

Cómo funciona la gestión de pedidos en fabricación

El cliente realiza un pedido. Antes de poder enviar algo, necesita responder: ¿Tenemos este producto en stock? Si no, ¿tenemos los materiales para fabricarlo? ¿Cuánto tiempo tomará la producción?

Para los fabricantes bajo pedido, el flujo se ve así:

1. Pedido recibido
2. Verificar inventario de productos terminados (quizás lo tenga)
3. Si no hay stock, verificar disponibilidad de materias primas
4. Crear orden de producción
5. Fabricar el producto (consumiendo materiales)
6. Agregar productos terminados al inventario
7. Asignar al pedido del cliente
8. Enviar y notificar al cliente

Para los fabricantes que producen para stock, la producción ocurre según pronósticos y puntos de reorden, pero los pedidos de clientes aún necesitan conectarse al inventario disponible y activar el reabastecimiento.

De cualquier manera, hay un paso de producción entre "pedido recibido" y "listo para enviar" que el software de comercio electrónico no maneja.

Por qué esto importa

Usar un OMS de comercio electrónico para fabricación crea fricción constante:

No puede ver si tiene materiales para cumplir un pedido antes de confirmarlo. Crea manualmente tareas de producción fuera del sistema. El inventario no se actualiza automáticamente cuando se completa la producción. No hay trazabilidad desde el pedido del cliente hasta el lote de producción y el envío.

Plataformas como Shopify y Etsy son excelentes para vender. Manejan tiendas en línea, pagos y experiencia del cliente de manera hermosa. Pero no entienden la producción. Si usted fabrica productos, necesita un sistema backend que maneje la fabricación e idealmente se sincronice con sus canales de venta.

Características clave para la gestión de pedidos de fabricación

Lo que los fabricantes realmente necesitan:

Conexión pedido-producción

Cuando llega un pedido de cliente, ¿puede crear una orden de producción vinculada a él? Esta conexión es esencial para empresas que fabrican bajo pedido. Sin ella, está gestionando pedidos en un sistema y producción en otro (o peor, en hojas de cálculo).

El vínculo debe funcionar en ambas direcciones: ver qué lote de producción cumple qué pedido de cliente, y ver qué pedidos de clientes cubre una serie de producción.

Verificación de disponibilidad de materiales

Antes de confirmar un pedido o establecer una fecha de entrega, necesita saber: ¿tenemos los materiales para fabricar esto? Un buen software de gestión de pedidos de fabricación verifica su inventario de materias primas contra la receta o lista de materiales y señala las carencias.

Esto evita prometer fechas de entrega que no puede cumplir porque un ingrediente clave está agotado.

Estado del pedido a través de la producción

El estado de pedido en comercio electrónico es simple: en proceso, enviado, entregado. La fabricación necesita más detalle: materiales reservados, en producción, listo para enviar, enviado. El software de estado de pedidos para fabricantes debe rastrear estas etapas específicas de producción.

Los clientes que preguntan "¿dónde está mi pedido?" merecen mejores respuestas que "en proceso". Si actualmente se está fabricando, esa es información útil.

Cálculo de fecha de entrega

Si la producción toma 3 días y el envío toma 2 días, la entrega más temprana es en 5 días. Si los materiales necesitan pedirse primero, agregue ese tiempo de espera. El software de gestión de pedidos de fabricación debe ayudar a calcular fechas de entrega realistas basadas en la capacidad de producción y disponibilidad de materiales.

Trazabilidad por lotes

¿Qué lote de producción cumplió qué pedido de cliente? Si un cliente reporta un problema de calidad, ¿puede rastrear hasta la serie de producción específica y los lotes de ingredientes?

Para fabricantes de alimentos, cosméticos y farmacéuticos, esta trazabilidad no es opcional. Es obligatoria para el cumplimiento normativo y esencial para el control de calidad.

Integración con canales de venta

Muchos fabricantes venden a través de Shopify, Etsy, Amazon o canales mayoristas. Los pedidos de estas plataformas necesitan fluir hacia su sistema de producción sin reingreso manual.

Aquí es donde el software de fabricación a menudo falla. Maneja bien la producción pero no se conecta con los canales de venta. O las plataformas de comercio electrónico manejan bien las ventas pero no entienden la producción.

Cómo funciona la gestión de pedidos de fabricación en la práctica

Aquí está el flujo completo para un fabricante bajo pedido:

Paso 1: El cliente realiza el pedido. A través de su sitio web, un marketplace como Etsy, correo electrónico o teléfono. El pedido incluye productos, cantidades y fecha de entrega solicitada.

Paso 2: El sistema verifica el inventario. ¿Tiene productos terminados en stock? Si sí, pase al paso 6. Si no, continúe.

Paso 3: Verificar disponibilidad de materiales. Basándose en sus recetas o listas de materiales, ¿tiene materias primas para producir el pedido? Si no, señale lo que falta para que pueda pedir a proveedores o ajustar la fecha de entrega.

Paso 4: Crear orden de producción. Vinculada al pedido del cliente, especificando qué fabricar y cuánto. Los materiales se reservan.

Paso 5: Producir y completar. La fabricación ocurre. Cuando se completa la orden de producción, las materias primas se consumen (se deducen del inventario) y los productos terminados se agregan.

Paso 6: Asignar al pedido del cliente. Los productos terminados se asignan al pedido del cliente, cambiando el estado a "listo para enviar".

Paso 7: Crear envío. Empacar el pedido, generar etiquetas de envío, actualizar inventario, notificar al cliente con información de seguimiento del pedido.

Krafte maneja todo este flujo de trabajo para fabricantes por lotes. Los pedidos de clientes se conectan directamente a las órdenes de producción. Cuando completa la producción, los materiales se consumen automáticamente según sus recetas, y los productos terminados se agregan al inventario listos para envío. El sistema rastrea qué lotes de producción cumplen qué pedidos de clientes, brindándole trazabilidad completa.

Krafte también está añadiendo integraciones con Shopify y Etsy, para que los fabricantes por lotes puedan recibir pedidos a través de estos canales mientras gestionan la producción, el inventario y el cumplimiento en un solo lugar. Venda donde están sus clientes, produzca con seguimiento adecuado, envíe con confianza.

Tipos de software de gestión de pedidos

Diferentes herramientas sirven a diferentes modelos de negocio:

Plataformas de comercio electrónico con OMS integrado

Shopify, BigCommerce, WooCommerce y plataformas similares incluyen gestión básica de pedidos. Los pedidos llegan, usted los cumple y se envían. Funciona bien para minoristas con inventario existente. Un OMS minorista como este maneja el sistema completo de gestión de pedidos y entregas para revendedores.

Limitaciones para fabricantes: sin conexión con producción, sin seguimiento de materiales, sin flujos de trabajo de fabricación.

OMS independiente para comercio electrónico

Agrega sincronización multicanal, gestión de almacén y funciones avanzadas de cumplimiento sobre las plataformas de comercio electrónico.

Sigue enfocado en flujos de seleccionar/empacar/enviar. Mejor para minoristas que gestionan múltiples canales de venta y almacenes, no para fabricantes.

ERP empresarial con gestión de pedidos

SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics incluyen gestión integral de pedidos como parte de un ERP más amplio. Pueden manejar flujos de trabajo de fabricación y procesamiento de pedidos juntos. La mayoría ahora ofrece opciones de sistema de gestión de pedidos en la nube.

La contrapartida: complejidad y costo. La implementación cuesta de $50,000 a más de $500,000 y toma meses. Para fabricantes pequeños y medianos, esto suele ser excesivo.

Software de fabricación con gestión de pedidos

Software diseñado para la producción que también maneja pedidos de clientes y envíos. Esta categoría incluye herramientas para fabricación discreta (ensamblaje) y fabricación por lotes/proceso (mezcla, formulación). Muchos ofrecen funciones de sistema automatizado de gestión de pedidos que conectan pedidos con producción.

Para fabricantes por lotes que producen alimentos, cosméticos, pinturas, productos químicos o similares, Krafte encaja aquí. Combina recetas, seguimiento de materias primas, órdenes de producción, pedidos de clientes y envíos en un solo sistema diseñado para cómo realmente trabajan los productores por lotes.

OMS mayorista y de distribución

Enfocado en ventas B2B: niveles de clientes, precios por volumen, gestión de crédito, envíos a granel. Menos relevante para fabricantes a menos que también distribuya productos de terceros.

Comparación de software

Mejor enfoque de gestión de pedidos para fabricantes

En lugar de listar productos, así es como debe pensar sobre la decisión:

Si es un pequeño fabricante por lotes (menos de 50 empleados)

Probablemente no necesite un ERP empresarial. El costo de implementación y la complejidad no se justifican. El OMS para pequeñas empresas debe ser simple de configurar y económico de operar.

Lo que necesita: software que maneje recetas/listas de materiales, órdenes de producción, inventario de materias primas, pedidos de clientes y envíos. Todo conectado para que los pedidos fluyan a producción automáticamente. La gestión de pedidos para pequeñas empresas no requiere funciones empresariales.

Krafte está construido específicamente para esto. Las recetas definen sus productos con ingredientes y cantidades. Las órdenes de producción consumen materiales y crean productos terminados. Los pedidos de clientes rastrean lo que se vendió y lo que necesita enviarse. Los envíos deducen inventario y pueden notificar a los clientes.

Los precios comienzan en €7/mes para operaciones pequeñas, escalando a €47/mes para equipos más grandes. Sin proyecto de implementación, sin consultores requeridos. Puede estar funcionando en días.

Con las próximas integraciones de Shopify y Etsy, podrá sincronizar pedidos de estos canales de venta directamente en su flujo de trabajo de producción.

Si es una operación más grande o más compleja

Si tiene más de 100 empleados, múltiples instalaciones, requisitos financieros complejos o necesita funciones avanzadas como cálculos MRP y planificación de capacidad, un ERP empresarial puede estar justificado. SAP Business One, Oracle NetSuite y Microsoft Dynamics son opciones establecidas.

Espere una inversión significativa en implementación y gestión continua. Asegúrese de que el ROI justifique el costo.

Si es principalmente comercio minorista/electrónico (no fabricación)

Si compra productos terminados y los revende, la gestión estándar de pedidos de comercio electrónico funciona bien. Las herramientas integradas de Shopify manejan bien la sincronización multicanal y el cumplimiento.

No necesita software de fabricación si no está fabricando.

Errores comunes a evitar

Usar herramientas de comercio electrónico para fabricación. Shopify es excelente para vender. No gestiona la producción. Intentar forzar flujos de trabajo de fabricación en software minorista crea soluciones manuales y errores.

Elegir basándose solo en integraciones de canales de venta. Sí, necesita que los pedidos de Shopify o Etsy lleguen a su sistema de producción. Pero el sistema de producción en sí importa más. Elija software que maneje bien la fabricación, luego verifique que se integre (o se integrará) con sus canales de venta.

Comprar software empresarial en exceso. SAP es potente. También es caro y complejo. Una empresa de cosméticos de 20 personas no necesita el mismo sistema que una corporación multinacional. Ajuste el software a su escala real.

Ignorar la conexión pedido-producción. Si los pedidos de clientes y las órdenes de producción viven en sistemas separados sin vínculo, pierde trazabilidad, crea trabajo manual e introduce errores. Esta conexión es el punto principal para los fabricantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor software de gestión de pedidos?

Depende de su tipo de negocio. Para minoristas de comercio electrónico, las mejores opciones de OMS se centran en sincronización multicanal y cumplimiento rápido. Para fabricantes, el mejor sistema de gestión de pedidos conecta pedidos con producción. Para pequeños productores por lotes, Krafte ofrece un OMS simple que maneja el flujo completo de fabricación bajo pedido.

¿Qué es un software de gestión de pedidos?

El OMS rastrea pedidos desde la recepción hasta la entrega. Registra lo que pidieron los clientes, monitorea el estado de cumplimiento y coordina el envío. Para fabricantes, también debe conectar pedidos con producción para que pueda fabricar productos antes de enviarlos.

¿Cuál es la diferencia entre OMS y software de inventario?

El software de inventario rastrea lo que tiene en stock. La gestión de pedidos rastrea lo que quieren los clientes y coordina cómo hacerles llegar los productos. El software de fabricación a menudo combina ambos, agregando flujos de trabajo de producción que transforman materias primas en productos terminados que cumplen los pedidos.

¿Los fabricantes necesitan software especial de gestión de pedidos?

Si fabrica productos bajo pedido (o produce para stock y reabastece según pedidos), sí. El OMS estándar de comercio electrónico asume que los productos existen y se enfoca en el cumplimiento. La gestión de pedidos de fabricación agrega el paso de producción: verificar materiales, crear órdenes de producción, rastrear el estado durante la fabricación.

¿Cuánto cuesta el software de gestión de pedidos?

Varía ampliamente. Las plataformas de comercio electrónico incluyen OMS básico gratis o barato. El OMS independiente de comercio electrónico cuesta $100-500/mes. Software de fabricación para pequeñas empresas como Krafte cuesta €7-47/mes. El ERP empresarial cuesta $1,000-10,000+/mes más tarifas de implementación.

¿Puedo usar Shopify para pedidos de fabricación?

Shopify maneja las ventas de manera excelente pero no gestiona la producción. Los fabricantes a menudo combinan Shopify con software de producción que maneja el flujo de fabricación bajo pedido. Krafte está añadiendo integración con Shopify para que pueda vender a través de Shopify mientras gestiona la producción, materiales y cumplimiento correctamente.

Tags: Gestión de inventario, Gestión de almacén, Pequeña empresa