Készletkezelő rendszer kisvállalkozásoknak: Teljes útmutató

Aleksander Nowak · 2026-02-08 · Készletkezelés

Találja meg a megfelelő készletkezelő rendszert kisvállalkozása számára. Ismerje meg a kiskereskedelmi és a gyártási készletkezelés közötti különbséget — és hogy melyik szoftver melyikhez illik.

Készletkezelő rendszer kisvállalkozásoknak: Teljes útmutató

Ha készletkezelő programokat keres kisvállalkozásoknak, tucatnyi kiskereskedelemre tervezett eszközt talál: vonalkód-olvasók, POS-integráció, polckövetés. Remek megoldás, ha boltot üzemeltet.

De mi van akkor, ha Ön termékeket gyárt? Mi van, ha a készlete alapanyagokat tartalmaz, amelyek gyártás során késztermékeké alakulnak?

Kisgyártók számára a készletkezelés alapvetően más. Nem csak azt követi nyomon, ami a polcokon van. Összetevőket, alkatrészeket és anyagokat követ, amelyek receptek vagy összeszerelés révén termékekké alakulnak. A hagyományos kiskereskedelmi készletszoftver ezt nem tudja kezelni.

Ez az útmutató elmagyarázza, hogyan különböznek a készletkezelő rendszerek üzlettípusonként, milyen funkciók fontosak valójában, és hogyan válassza ki a működéséhez illő szoftvert.

Mi az a készletkezelő rendszer?

A készletkezelő rendszer (IMS) nyomon követi, hogy mije van, hol van, és hogyan mozog. Minimum rögzíti a bejövő és kimenő tételeket, naprakészen tartja a készletszinteket, és figyelmeztet, ha a készlet fogytán van.

Az alapvető nyomon követésen túl a jó készletszoftver a következőket biztosítja:

Valós idejű rálátás a készletre a különböző helyszíneken. Nem kell többé találgatni, mi érhető el, vagy kimenni a raktárba ellenőrizni.

Automatikus frissítések eladáskor vagy szállítmány érkezésekor. A készletszintek manuális számlálás nélkül pontosak maradnak.

Alacsony készletszintű figyelmeztetések, amelyek kifogyás előtt aktiválódnak. Az újrarendelési pontok megakadályozzák a készlethiányt és az elveszett eladásokat.

Jelentéskészítés a készletértékről, forgási sebességről és trendekről. Adatok az okosabb beszerzési döntésekhez.

A legtöbb kisvállalkozás táblázatokkal kezdi. Ez addig működik, amíg nem. A töréspont általában akkor jön el, amikor több száz tételt, több helyszínt vagy egy csapatot kell kezelni, amelynek megosztott hozzáférésre van szüksége. Ekkor a dedikált kisvállalkozási készletkezelő szoftver megéri magát a megtakarított időben és elkerült hibákban.

Kiskereskedelmi készlet vs. gyártási készlet

Itt téved a legtöbb útmutató: feltételezik, hogy minden kisvállalkozás ugyanúgy működik. Nem így van.

Kiskereskedelmi készletkezelés

A kiskereskedelmi vállalkozás késztermékeket vásárol és értékesít tovább. A készletáramlás egyszerű:

1. Termékek vásárlása beszállítóktól
2. Átvétel a raktárba vagy üzletbe
3. Nyomon követés a polcokon cikkszám szerint
4. Eladás a vásárlóknak
5. Újrarendelés, ha fogy

A kiskereskedelmi készletkezelő rendszer ezt a folyamatot optimalizálja. Szinkronizál az értékesítési pontrendszerrel, vonalkóddal követi a termékeket, és több értékesítési csatornán kezeli a készletet. Amikor elad egy inget, a rendszer levon egy inget a készletből.

A kiskereskedelmi készletszoftver olyan vállalkozások számára készült, amelyek késztermékeket vásárolnak és adnak el. Széles körben elérhető és jól működik boltok számára.

Gyártási készletkezelés

A gyártó vállalkozás termékeket készít. A készletáramlás összetettebb:

1. Alapanyagok vásárlása beszállítóktól
2. Anyagok bevételezése a készletbe
3. Anyagok felhasználása a gyártás során (receptek vagy darabjegyzék alapján)
4. Késztermékek létrehozása a gyártásból
5. Eladásra kész késztermékek nyomon követése
6. Eladás a vásárlóknak
7. Anyagok újrarendelése, ha fogy

Ez háromféle készletet foglal magában:

Alapanyagok: Összetevők, alkatrészek, csomagolás. Amit a beszállítóktól vásárol.

Félkész termékek (WIP): Éppen gyártás alatt álló tételek. Gyártásba bevont anyagok, amelyek még nem készültek el.

Késztermékek: Elkészült, eladásra vagy szállításra kész termékek.

A kiskereskedelmi szoftver csak késztermékeket kezel. Nem érti, hogy az arckrémhez sheavaj, illatolaj, tartósítószer és tégely szükséges. Nem tudja nyomon követni az anyagfelhasználást a gyártás során, és nem tudja kiszámítani, van-e elég összetevője egy rendelés teljesítéséhez.

Miért fontos ez a kisvállalkozások számára

A kiskereskedelmi készletszoftver használata gyártáshoz állandó problémákat okoz:

A késztermékeket nyomon követi, de az elkészítésükhöz szükséges anyagokat nem. Figyelmeztetés nélkül elfogy egy kulcsfontosságú összetevő. Nem látja a valós termékköltségeket, mert az anyagfelhasználás nincs a gyártáshoz kapcsolva. Nincs nyomon követhetőség az anyagoktól a gyártáson át az eladásig.

A megfelelő szoftver illeszkedik ahhoz, ahogyan vállalkozása ténylegesen működik. Egy kereskedő és egy gyártó alapvetően különböző igényekkel rendelkezik.

Főbb funkciók kiskereskedelmi vállalkozásoknak

Ha késztermékeket vásárol és értékesít tovább, a következők fontosak:

POS-integráció: A készletnek szinkronizálnia kell az értékesítési pontrendszerrel. Minden eladás automatikusan frissíti a készletszinteket.

Vonalkód-leolvasás: Gyorsítsa fel a bevételezést, leltározást és komissiózást vonalkód- vagy QR-kód-leolvasással. A legtöbb rendszer támogatja a mobiltelefonos leolvasást.

Többcsatornás szinkronizálás: Ha Shopify-on, Amazonon és üzletben is árul, a készletnek szinkronizálva kell maradnia minden csatornán.

Újrarendelési pontok: Állítson be minimális készletszinteket, amelyek figyelmeztetéseket vagy automatikus beszerzési rendeléseket váltanak ki.

Helyszínkövetés: Tudja, mi van a hátsó raktárban, mi az eladótéren és mi úton van.

Jelentéskészítés: Kövesse a bestsellereket, a lassan fogyó termékeket, a készletértéket és a forgási sebességet.

A kiskereskedelmi készletszoftver széles körben elérhető és jól működik boltok számára. A gyártók kihívása más.

Főbb funkciók kisgyártóknak

Ha termékeket gyárt, más képességekre van szüksége:

Alapanyag-nyilvántartás

Kövesse az összes anyagot a késztermékektől elkülönítve. Minden anyagnak saját mennyisége, mértékegysége, beszállítója, költsége és újrarendelési pontja van. Amikor anyagok érkeznek, azok az alapanyag-készletbe kerülnek, nem a késztermékek közé.

Receptek és darabjegyzékek

Határozza meg, mi kerül az egyes termékekbe. Egy gyertyához például 200 g viasz, 20 ml illatolaj, egy kanóc és egy üveg szükséges. A rendszer ezeket a recepteket használja az anyagszükséglet és a termelési költségek kiszámításához.

Gyártási rendelések

Hozzon létre rendeléseket, amelyek anyagokat alakítanak termékekké. Amikor a gyártás befejeződik, a rendszer automatikusan levonja az alapanyagokat és hozzáadja a késztermékeket a készlethez. Nincs szükség manuális módosításokra.

Tétel- és sarzskövetés

Rendeljen sarzsszámokat a gyártási futamokhoz, és kövesse nyomon, mely anyagtételek kerültek mely termékekbe. Elengedhetetlen élelmiszerek, kozmetikumok és minden olyan vállalkozás számára, amelynek minőségi problémákat kell visszakövetnie vagy visszahívásokat kell kezelnie.

FIFO-kezelés

A „first-in-first-out” (először be, először ki) nyomon követés biztosítja, hogy a régebbi anyagok előbb kerüljenek felhasználásra. Kritikus mindenhez, aminek lejárati dátuma van. A jó rendszerek a gyártás során javaslatot tesznek, mely tételeket használja fel.

Költségszámítás

Automatikus költségkövetés, amely magában foglalja az anyagköltségeket, és opcionálisan a munkaerő- és rezsiköltségeket. Ismerje meg a valós termékköltséget, ne csak azt, amit a késztermékekért fizetett.

Félkész termékek

Egyes termékek köztes lépéseket igényelnek. Készíthet egy alap keveréket, majd ezt az alapot több végtermékben is felhasználhatja. A gyártási készletkezelő rendszerek kezelik ezeket a többlépcsős folyamatokat.

Készletszoftver kisgyártóknak

Ha termékeket gyárt, különösen tételekben (élelmiszer, kozmetikum, vegyi anyagok, festékek), akkor gyártásra, nem kiskereskedelemre tervezett készletszoftverre van szüksége.

A Krafte kifejezetten kis szériás gyártók számára készült. Így kezeli a gyártási készletet:

Alapanyagok és késztermékek külön készletként. Kövesse nyomon az összetevőket és alkatrészeket saját mennyiségükkel, költségeikkel, beszállítóikkal és újrarendelési szintjeikkel. A késztermékeket külön kezeli saját cikkszámokkal és árazással.

Receptalapú gyártás. Határozzon meg recepteket, amelyek pontosan megadják, milyen anyagok kerülnek az egyes termékekbe. A rendszer automatikusan kiszámítja az anyagszükségletet és a költségeket.

Anyagokat felhasználó gyártási rendelések. Gyártási rendelés létrehozásakor az anyagok lefoglalásra kerülnek. A gyártás befejezésekor az anyagok levonásra, a késztermékek hozzáadásra kerülnek. A készlet manuális frissítés nélkül pontos marad.

Sarzs-nyomon követhetőség. Minden gyártási tétel kap egy számot. A rendszer rögzíti, mely anyagtételeket használták fel. Ha egy vásárló problémát jelent, visszakövetheti a pontos gyártási futamot és összetevőket.

FIFO és lejárati dátum követés. A rendszer javasolja a legrégebbi anyagok felhasználását. Kövesse a lejárati dátumokat mind az anyagok, mind a késztermékek esetében.

Félkész termékek. Hozzon létre köztes termékeket, amelyek a végtermékek összetevőivé válnak. A rendszer kezeli a többlépcsős gyártást.

Alacsony készletszintű figyelmeztetések anyagokra. Értesítést kap, ha az alapanyagok fogyóban vannak, nem csak akkor, ha a késztermékek elfogytak.

Az árazás €7/hó-tól indul kis műveleteknél, és €47/hó-ig skálázódik nagyobb csapatok számára. Nincsenek bevezetési díjak, nincsenek tanácsadók. A legtöbb gyártó napok alatt elkezdi a munkát, nem hónapok alatt.

Készletkezelő rendszerek összehasonlítása

A kis szériás gyártók számára a Krafte a középső sort fedi le: anyagkövetés, receptalapú gyártás, sarzs-nyomon követhetőség és költségszámítás nagyvállalati komplexitás nélkül.

Hogyan válassza ki a megfelelő rendszert

Kezdje a működése megértésével. Tegye fel ezeket a kérdéseket:

Termékeket gyárt vagy viszonteladásra vesz? Ha gyárt, olyan készletszoftverre van szüksége, amely érti az alapanyagokat, recepteket és a gyártást. A kiskereskedelmi készletvezérlő szoftver nem működik gyártók számára.

Hány cikkszámot kezel? Egyszerű eszközök elegendőek tucatnyi tételhez. Több száz vagy ezer cikkszámhoz robusztus keresésre, szűrésre és rendszerezésre van szükség.

Szüksége van sarzs-nyomon követhetőségre? Az élelmiszer-, kozmetikai és gyógyszeripari gyártóknak gyakran kell nyomon követniük az anyagokat a gyártáson keresztül megfelelőség és minőségellenőrzés céljából.

Hány helyszíne van? Egyetlen helyszín egyszerűbb. Több raktárhoz átadáskövetés és helyszínspecifikus készletnézetek szükségesek.

Milyen integrációk fontosak? Könyvelőszoftver, mint a QuickBooks vagy Xero? E-kereskedelmi platformok? A rendszernek csatlakoznia kell a már használt eszközeihez.

Mi a költségkerete? A nagyvállalati rendszerek havi több ezer dollárba kerülnek a bevezetésen felül. A kisvállalkozási eszközök ingyenestől havi 100 dollár alattiig terjednek.

Gyakori hibák, amelyeket kerülni kell

Kiskereskedelmi szoftver használata gyártáshoz. Ha termékeket gyárt, csak a késztermékek nyomon követése vakká teszi az anyagszintek és a termelési költségek tekintetében. Gyártásra épített rendszerre van szüksége.

Túl késő kinőni a táblázatkezelőket. Mire a táblázatok fájdalmassá válnak, már elvesztett időt a kézi frissítésekre és hibákra. Váltson megfelelő készletszoftverre, mielőtt a probléma súlyossá válik.

Túlméretezett nagyvállalati szoftver vásárlása. A nagyvállalati ERP-rendszerek erősek, de drágák és bonyolultak. Egy 10 fős kozmetikai cégnek nincs szüksége ugyanarra a rendszerre, mint egy multinacionális vállalatnak. Illessze a szoftvert a tényleges méretéhez.

A bevezetési idő figyelmen kívül hagyása. Egyes rendszerek beállítása hónapokig tart. Másoké napokig. Számolja bele a bevezetési időt a döntésébe, különösen, ha már most is küzd a készletkezeléssel.

Választás nem használt funkciók alapján. A hosszabb funkciolista nem jobb, ha a legtöbbjét nem fogja használni. Koncentráljon a tényleges problémáit megoldó funkciókra.

Gyakran ismételt kérdések

Mi a legjobb készletkezelő rendszer kisvállalkozásoknak?

Az üzlettípusától függ. A kiskereskedőknek POS-integrációra és többcsatornás szinkronizálásra van szükségük. A gyártóknak alapanyag-nyilvántartásra, receptekre és gyártási rendelésekre. A Krafte egy rendszerben kezeli az anyagokat, a gyártást és a késztermékeket a gyártók számára.

Mire figyeljenek a gyártók a készletszoftver kiválasztásakor?

Olyan szoftverre, amely az alapanyagokat a késztermékektől elkülönítve követi, támogatja a recepteket vagy darabjegyzékeket, és kezeli a gyártási rendeléseket. A Krafte kifejezetten az élelmiszer-, kozmetikai, vegyipari és hasonló iparágak szériagyártói számára készült.

Mennyibe kerül a készletszoftver kisvállalkozásoknak?

Az alap kiskereskedelmi eszközök ingyenesek vagy havi $30 alatt kezdődnek. A középkategóriás megoldások havi $50-150-be kerülnek. A gyártási készletszoftver, mint a Krafte, €7-47/hó. A nagyvállalati rendszerek havi $1 000 felettiek, plusz bevezetési díjak.

Használhatok táblázatkezelőt készletkezelésre?

Igen, induláskor. A táblázatok problémássá válnak a növekedéssel: nincs valós idejű frissítés, kézi beviteli hibák, nincs többfelhasználós hozzáférés, nincsenek automatikus figyelmeztetések. A legtöbb vállalkozás 50-200 cikkszám között növi ki a táblázatokat.

Mi a különbség a készletszoftver és az ERP között?

A készletszoftver a készletkövetésre összpontosít. Az ERP (vállalatirányítási rendszer) integrálja a készletet a könyveléssel, HR-rel, értékesítéssel és más üzleti funkciókkal. A kisvállalkozások általában célzott készleteszközökkel kezdenek, és később fontolgatják az ERP-t, ha szükséges.

Szükségük van a kisgyártóknak speciális készletszoftverre?

Igen. A gyártás alapanyagokat, gyártási folyamatokat és késztermékeket foglal magában. A hagyományos készletszoftver csak a késztermékeket kezeli. A gyártási készletszoftver, mint a Krafte, a teljes folyamatot lefedi: anyagok be, gyártás, és termékek ki.

Tags: Készletkezelés, Kisvállalkozás, Kiskereskedelem