First In First Out (FIFO): Il metodo di gestione dell'inventario che previene gli sprechi e garantisce la qualità

Aleksander Nowak · 2026-02-20 · Guide di settore

Il FIFO per i produttori, non per il commercio al dettaglio. Come utilizzare le materie prime più vecchie per prime, implementare la tracciabilità dei lotti e essere pronti per i richiami

First In First Out (FIFO): Il metodo di gestione dell'inventario che previene gli sprechi e garantisce la qualità

Il FIFO non è solo un termine contabile. Per i produttori, è un sistema pratico che determina quali materiali vengono utilizzati per primi — e questa decisione influisce sulla qualità del prodotto, sulla conformità normativa e sulla quantità di inventario che finisce nei rifiuti.

Il principio è semplice: utilizzare le scorte più vecchie prima di quelle più recenti. Il sacco di farina arrivato tre settimane fa viene utilizzato prima di quello arrivato ieri. Gli oli profumati acquistati a gennaio vengono utilizzati prima del lotto di febbraio.

Questa guida spiega come funziona il FIFO negli ambienti produttivi, perché è importante oltre la contabilità, e come implementarlo nel tuo processo di produzione.

Cos'è il FIFO?

FIFO sta per First In, First Out (primo ad entrare, primo ad uscire). Significa che i primi articoli che entrano nel tuo inventario sono i primi che utilizzi o vendi.

La maggior parte delle spiegazioni si concentra sul commercio al dettaglio: i prodotti più vecchi sullo scaffale devono essere venduti per primi. Ma per i produttori, il FIFO si applica alle materie prime — e la posta in gioco è diversa.

FIFO nel commercio al dettaglio: Vendere i prodotti più vecchi prima che scadano sullo scaffale.

FIFO nella produzione: Utilizzare le materie prime più vecchie nella produzione prima che si degradino o scadano.

Quando segui il FIFO in produzione, il burro di karité arrivato a gennaio viene utilizzato prima di quello di febbraio. Gli imballaggi ordinati per primi vengono utilizzati per primi. Il principio si applica a tutto ciò che ha una durata di conservazione o potrebbe degradarsi nel tempo.

Perché il FIFO è importante per i produttori

Previene scadenze e sprechi

Le materie prime non durano per sempre. Gli oli possono irrancidire. Le fragranze perdono potenza. Gli ingredienti alimentari scadono. Anche i materiali apparentemente stabili possono degradarsi nel corso di mesi o anni.

Senza un sistema, i materiali più nuovi tendono ad essere utilizzati per primi — sono in cima alla pila, più facili da raggiungere, più freschi nella memoria. Nel frattempo, le scorte più vecchie restano in fondo, diventando alla fine inutilizzabili.

Il FIFO inverte questa tendenza. Utilizzando deliberatamente i materiali più vecchi per primi, si minimizza lo spreco dovuto alla scadenza.

Esempio: Un produttore di sapone riceve spedizioni di olio di cocco mensilmente. Senza FIFO, l'ultima consegna viene messa vicino alla postazione di lavoro e utilizzata per prima. La spedizione di gennaio resta nel retro del magazzino. In estate è rancido — 20 kg di rifiuti del valore di centinaia di dollari. Con il FIFO, l'olio di gennaio sarebbe stato utilizzato nella produzione di febbraio, ben prima della degradazione.

Garantisce una qualità costante

I materiali cambiano nel tempo, anche entro la loro durata di conservazione. Gli oli essenziali perdono composti volatili. I colori possono cambiare. Gli ingredienti attivi nei cosmetici diventano meno potenti.

Utilizzare i materiali più vecchi per primi significa che i tuoi prodotti contengono ingredienti nel loro stato più fresco rispetto a quando verranno utilizzati. Una crema viso prodotta con vitamina E di 6 mesi è diversa da una prodotta con vitamina E di 2 settimane — anche se entrambe sono tecnicamente nelle specifiche.

Supporta la conformità normativa

Molti settori richiedono la tracciabilità dei lotti — la capacità di tracciare quali lotti di materiali sono entrati in quali prodotti finiti. Alimentare, cosmetico, farmaceutico e integratori alimentari sono tutti soggetti a questi requisiti.

Il FIFO crea un flusso prevedibile di materiali che semplifica la tracciabilità. Quando sai che i lotti più vecchi vengono utilizzati per primi, puoi documentare più facilmente quali lotti del fornitore sono finiti in quali cicli di produzione.

Monitoraggio accurato dei costi

Ai fini contabili, il FIFO assegna i costi nell'ordine di acquisto dei materiali. Se i prezzi degli ingredienti aumentano nel tempo, il FIFO significa che i costi più vecchi (più economici) vengono contabilizzati per primi, mentre l'inventario più recente (più costoso) resta nei libri contabili.

Questo approccio è accettato sia dagli US GAAP che dai principi contabili internazionali. Spesso riflette meglio il flusso fisico reale rispetto ad alternative come il LIFO (Last In, First Out).

Come funziona il FIFO: Un esempio di produzione

Seguiamo il FIFO attraverso uno scenario reale.

Situazione: Un panificio usa farina per fare il pane. Riceve consegne settimanalmente.

Inventario: - 5 gennaio: Ricevuti 100 kg di farina a $1,20/kg (Lotto A) - 12 gennaio: Ricevuti 100 kg di farina a $1,25/kg (Lotto B)
- 19 gennaio: Ricevuti 100 kg di farina a $1,30/kg (Lotto C)

Inventario totale: 300 kg

Produzione (20 gennaio): La ricetta richiede 150 kg di farina.

Senza FIFO: Il panettiere prende il Lotto C (più recente, più accessibile). Usa tutti i 100 kg del Lotto C più 50 kg del Lotto B. Il Lotto A resta intatto.

Con FIFO: Il panettiere usa il Lotto A per primo (più vecchio). Usa tutti i 100 kg del Lotto A più 50 kg del Lotto B. Il Lotto C resta per la produzione futura.

Inventario residuo dopo il FIFO: - 50 kg dal Lotto B ($1,25/kg) - 100 kg dal Lotto C ($1,30/kg)

Calcolo del costo del venduto: - 100 kg × $1,20 = $120 (dal Lotto A) - 50 kg × $1,25 = $62,50 (dal Lotto B) - Costo totale: $182,50

Il panificio ha utilizzato la farina più vecchia per prima. Se il Lotto A fosse rimasto un altro mese mentre i Lotti B e C venivano utilizzati, avrebbe potuto degradarsi o attirare parassiti. Il FIFO previene questo scenario.

FIFO vs LIFO vs Media ponderata

Esistono tre metodi principali per tracciare quale inventario viene utilizzato:

Vantaggi del FIFO: - Corrisponde al flusso fisico per i deperibili - Ampiamente accettato (GAAP e IFRS) - Riduce lo spreco da scadenza - Semplifica la tracciabilità dei lotti

Svantaggi del FIFO: - Tasse più alte durante l'inflazione (costo del venduto più basso = profitto più alto) - Richiede il tracciamento dell'inventario per lotto/data

Quando il LIFO può funzionare: Beni non deperibili con prezzi in aumento, dove il risparmio fiscale conta più del flusso fisico. Nota: il LIFO non è consentito dai principi contabili internazionali.

Quando funziona la media ponderata: Materie prime dove i lotti sono indistinguibili e i prezzi sono stabili. Registrazione più semplice ma si perde la visibilità a livello di lotto.

Per la maggior parte dei produttori — specialmente quelli che lavorano con alimenti, cosmetici o altri prodotti con problematiche di durata di conservazione — il FIFO è la scelta standard.

First In First Out vs FEFO: Quando le date di scadenza prevalgono sulle date di ricevimento

L'approccio standard usa la data di ricevimento come fattore decisivo: i materiali ricevuti per primi vengono utilizzati per primi. Ma cosa succede se le date di scadenza non coincidono con le date di ricevimento?

Scenario: Ricevi due lotti dello stesso ingrediente: - 1 marzo: 50 kg con data di scadenza 30 settembre - 15 marzo: 50 kg con data di scadenza 31 agosto (durata di conservazione più breve dal fornitore)

Il FIFO rigido userebbe il lotto del 1 marzo per primo. Ma il lotto del 15 marzo scade prima. Usare la logica della data di ricevimento significa che il lotto con durata più breve aspetta mentre il lotto con durata più lunga viene utilizzato — causando potenzialmente spreco.

Il FEFO (First Expired, First Out) risolve questo dando priorità alla data di scadenza rispetto alla data di ricevimento. Il lotto che scade ad agosto viene utilizzato per primo, anche se è arrivato dopo.

Per i produttori che gestiscono durate di conservazione variabili, il FEFO spesso ha più senso del puro ordine per data di ricevimento. Molti sistemi di gestione dell'inventario supportano entrambi gli approcci — si traccia per data di ricevimento ma si preleva in base alla data di scadenza.

Implementare questo metodo nella tua attività

Organizzazione fisica

Questo approccio funziona solo se la tua disposizione fisica lo supporta.

Layout del magazzino: Organizza i materiali in modo che le scorte più vecchie siano accessibili. Le nuove consegne vanno in fondo; i prelievi si fanno dal davanti. Questo può significare corsie dedicate, rotazione delle scorte al ricevimento, o etichette con codice colore per le date.

Etichettatura chiara: Ogni lotto deve mostrare visibilmente la data di ricevimento o la data di scadenza. Se i lavoratori non riescono a identificare rapidamente quali materiali sono i più vecchi, prenderanno quello che è più comodo.

Disciplina al ricevimento: Quando arrivano nuovi materiali, vengono posizionati dietro le scorte esistenti — non davanti. Questa semplice abitudine impedisce ai materiali più nuovi di bloccare l'accesso a quelli più vecchi.

Supporto software

Il tracciamento manuale funziona per operazioni semplici ma diventa soggetto a errori man mano che la complessità aumenta.

Il software di gestione dell'inventario può: - Suggerire automaticamente quale lotto utilizzare in base alla data di ricevimento o scadenza - Tracciare i numeri di lotto attraverso ricevimento, produzione e spedizione - Avvisare quando i materiali si avvicinano alla data di scadenza - Calcolare automaticamente il costo del venduto usando il metodo FIFO - Generare report di tracciabilità per la conformità

La funzionalità chiave è il tracciamento a livello di lotto. I sistemi che tracciano solo la quantità totale (50 kg di farina) non possono supportare questo approccio. Servono sistemi che tracciano per lotto (25 kg dal Lotto A, 25 kg dal Lotto B).

Formazione del personale

I sistemi e l'organizzazione funzionano solo se le persone li seguono. La formazione deve coprire:

Perché è importante: Il personale che comprende lo scopo prende decisioni migliori quando le situazioni non sono chiare.

Come identificare le scorte più vecchie: Attraverso etichette, posizioni, o consultazioni software.

Cosa fare con le eccezioni: Materiali danneggiati, resi e lotti parziali creano tutti casi particolari. Linee guida chiare evitano confusione.

Registrare correttamente: Se il software traccia l'utilizzo dei lotti, i lavoratori devono registrare quali lotti specifici hanno utilizzato — non solo le quantità.

Tracciabilità dei lotti e preparazione ai richiami

Utilizzare i materiali più vecchi per primi crea un flusso prevedibile, che semplifica la tracciabilità. Combinato con il tracciamento dei lotti, puoi rispondere a domande critiche:

Tracciabilità in avanti: Questo lotto di materia prima è finito in quali prodotti finiti?

Se il lotto del fornitore ABC123 ha un problema di qualità, puoi identificare quali lotti di produzione hanno utilizzato quel materiale e quali clienti hanno ricevuto i prodotti interessati.

Tracciabilità a ritroso: Questo prodotto finito ha utilizzato materiali da quali lotti?

Se un cliente segnala un problema, puoi risalire dal suo prodotto ai lotti specifici di materia prima e alle spedizioni del fornitore.

Il FIFO facilita questo perché il flusso dei materiali è sequenziale. Senza di esso, un dato lotto del fornitore potrebbe essere parzialmente utilizzato in molti cicli di produzione nell'arco di mesi, complicando la tracciabilità.

Scenario di richiamo: Un fornitore ti notifica che il suo lotto #7890, spedito il 15 gennaio, è contaminato.

Con un tracciamento adeguato: 1. Query: Quali lotti di produzione hanno utilizzato il lotto #7890? 2. Risultato: Lotti B-101 a B-105 (dal 20 gennaio al 3 febbraio) 3. Query: Quali clienti hanno ricevuto prodotti da quei lotti? 4. Risultato: Lista dei clienti interessati e delle quantità

Senza questo sistema, potresti dover richiamare tutta la produzione di quel periodo — o peggio, non avere modo di identificare i prodotti interessati.

Come Krafte gestisce questo

Krafte supporta il FIFO attraverso il tracciamento dell'inventario a livello di lotto, progettato per i piccoli produttori.

Tracciamento dei lotti al ricevimento: Registra i numeri di lotto del fornitore, le date di ricevimento e le date di scadenza quando arrivano i materiali.

Suggerimenti automatici del più vecchio per primo: Quando avvii la produzione, il sistema suggerisce quali lotti di materiali utilizzare in base all'anzianità.

Avvisi di scadenza: Ricevi notifiche quando i materiali si avvicinano alla data di scadenza, così puoi dare loro priorità nella produzione.

Tracciabilità completa: Visualizza quali lotti di materia prima sono entrati in quali lotti di produzione. Genera report pronti per i richiami in pochi secondi.

Genealogia dei lotti: Traccia i materiali dalla consegna del fornitore, attraverso la produzione, fino alla spedizione al cliente. Catena di custodia completa per le industrie regolamentate.

Il sistema gestisce il tracciamento automaticamente. Tu ti concentri sulla produzione mentre il metodo funziona in background.

Domande frequenti

Cos'è il metodo di gestione dell'inventario FIFO?

Il FIFO (First In, First Out) è un approccio alla gestione dell'inventario dove i materiali o prodotti più vecchi vengono utilizzati o venduti per primi. Per i produttori, questo significa che le materie prime ricevute per prime vengono consumate in produzione prima delle consegne più recenti. Il FIFO riduce lo spreco da scadenza e garantisce una qualità costante del prodotto.

Come si calcola il costo del venduto con il FIFO?

Assegna i costi nell'ordine di acquisto dei materiali. Se hai acquistato 100 unità a $10, poi 100 unità a $12, e venduto 150 unità, il tuo costo sarebbe: (100 × $10) + (50 × $12) = $1.600. I costi più vecchi vengono contabilizzati per primi; i costi più recenti restano nell'inventario.

Qual è la differenza tra FIFO e LIFO?

Il FIFO utilizza l'inventario più vecchio per primo; il LIFO utilizza il più recente per primo. Il FIFO corrisponde al flusso fisico per i deperibili ed è accettato in tutto il mondo. Il LIFO può ridurre le tasse durante l'inflazione ma non è consentito dai principi contabili internazionali. La maggior parte dei produttori usa il FIFO.

Il FIFO è migliore della media ponderata?

Per i produttori con esigenze di tracciamento a livello di lotto (numeri di lotto, date di scadenza, tracciabilità), il FIFO è generalmente migliore. La media ponderata è più semplice ma perde la visibilità a livello di lotto. Se i materiali sono veramente materie prime intercambiabili, la media ponderata può funzionare. Per qualsiasi cosa con durata di conservazione o requisiti di conformità, il FIFO è preferito.

Cos'è il FEFO e in cosa differisce dal FIFO?

Il FEFO (First Expired, First Out) dà priorità alla data di scadenza piuttosto che alla data di ricevimento. Se una consegna più recente ha una durata di conservazione più breve delle scorte esistenti, il FEFO userebbe il lotto più recente (con durata più breve) per primo. Il FEFO è comune nelle industrie alimentare e farmaceutica dove la scadenza guida le decisioni di prelievo.

Come implemento il FIFO senza software?

L'organizzazione fisica è fondamentale: conserva i materiali più recenti dietro quelli più vecchi, etichetta tutto con date di ricevimento o scadenza, e forma il personale a prelevare dalla posizione più vecchia per prima. Usa aree di stoccaggio separate o etichette con codice colore per diversi periodi. Funziona per operazioni semplici ma diventa difficile man mano che l'inventario cresce.

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