Software di gestione dell’inventario dei materiali: traccia le materie prime lungo la produzione

Aleksander Nowak · 2026-02-20 · Gestione inventario

Software specializzato per il tracciamento delle materie prime nella produzione. Distinte base, consumo per lotti, tracciabilità dei lotti — ciò che gli strumenti per il commercio al dettaglio non possono fare.

Software di gestione dell’inventario dei materiali: traccia le materie prime lungo la produzione

Il monitoraggio delle scorte nel commercio al dettaglio è semplice: i prodotti entrano, i prodotti escono. La produzione manifatturiera è diversa. Le materie prime arrivano, vengono consumate in lotti, diventano semilavorati e alla fine si trasformano in prodotti finiti. Ogni fase necessita di tracciamento.

Le applicazioni generiche non comprendono questo flusso. Tracciano le quantità, ma non possono calcolare quanto serve per gli ordini, non possono detrarre gli ingredienti quando si completano i lotti e non possono tracciare quali lotti del fornitore sono finiti in quali prodotti.

I sistemi specializzati gestiscono queste esigenze specifiche della produzione. Questa guida spiega cosa fanno questi strumenti, quali funzionalità contano e come scegliere il software adatto alla vostra operatività.

Cosa fa questo software?

Questa categoria di strumenti traccia materie prime, componenti e forniture che entrano nella realizzazione dei prodotti. A differenza dei sistemi per il commercio al dettaglio che tracciano solo i prodotti finiti, questi strumenti comprendono che gli articoli si trasformano attraverso processi a lotti.

Il software mantiene registri di: - Quali materie prime avete a disposizione - Dove sono conservati gli articoli - Da quali lotti del fornitore provengono - Quando scadono (se applicabile) - Quanto vi serve per i prossimi lotti - Cosa viene consumato quando producete

Queste informazioni guidano le decisioni di acquisto, la pianificazione e i calcoli dei costi. Senza un tracciamento accurato, rischiate di restare senza ingredienti o di accumulare scorte in eccesso.

Perché la produzione necessita di strumenti diversi?

Il software standard di monitoraggio delle scorte non è adatto ai produttori per diversi motivi:

Nessun supporto per le distinte base

I sistemi per il dettaglio tracciano i prodotti come unità discrete. La produzione richiede di comprendere che il Prodotto X necessita di 500g dell’Ingrediente A, 200ml dell’Ingrediente B e 5 unità del Componente C.

Senza il supporto della distinta base (BOM), calcolare i requisiti significa fogli di calcolo manuali per ogni lotto.

Nessun tracciamento dei consumi

Quando vendete un prodotto al dettaglio, le scorte diminuiscono di un’unità. Quando producete qualcosa, molteplici materie prime diminuiscono di quantità diverse secondo la vostra ricetta.

I sistemi senza questa logica non possono detrarre automaticamente gli articoli quando registrate la produzione.

Nessuna visibilità dei lavori in corso

Realizzare prodotti non è istantaneo. Gli ingredienti entrano in un lotto, avviene la lavorazione e i prodotti finiti emergono successivamente. Durante questo tempo, quegli input non sono né materie prime né prodotti finiti — sono lavori in corso (WIP).

I sistemi per il dettaglio non hanno il concetto di WIP, rendendo impossibile conoscere la vostra posizione reale durante i lotti.

Nessuna tracciabilità dei lotti

Se emerge un problema di qualità, i produttori devono tracciare quali lotti del fornitore sono entrati in quali lotti di produzione. Questo è legalmente obbligatorio nella produzione alimentare, cosmetica e farmaceutica.

Gli strumenti standard tracciano le quantità ma non la genealogia a livello di lotto.

Funzionalità principali da cercare

I sistemi efficaci in questa categoria includono queste capacità:

Tracciamento delle materie prime

Monitorate tutto ciò che viene utilizzato nella produzione: ingredienti, componenti, imballaggi, forniture. Tracciate quantità, costi, ubicazioni e informazioni sui fornitori.

Ogni scheda articolo include: - Nome e descrizione - Unità di misura - Quantità attuale disponibile - Punto di riordino e fornitore preferito - Costo (per i calcoli dei costi) - Ubicazione di stoccaggio - Durata di conservazione (se applicabile)

Distinte base (ricette)

Definite cosa entra in ogni prodotto. Specificate le quantità con precisione: - 500g di farina - 300ml di acqua - 10g di lievito - 5g di sale

Il sistema utilizza queste ricette per calcolare i requisiti e detrarre le scorte quando i lotti vengono completati.

Registrazione dei lotti con detrazione automatica

Quando registrate il completamento di un lotto, il sistema automaticamente: - Detrae le materie prime secondo la ricetta - Aggiunge i prodotti finiti alle scorte - Registra quali lotti sono stati consumati - Calcola il costo del lotto

Nessun aggiustamento manuale necessario.

Tracciamento di lotti e partite

Assegnate o registrate i numeri di lotto per gli articoli in entrata. Tracciate quali lotti vengono utilizzati in quali partite di produzione. Mantenete la catena dal fornitore attraverso la produzione fino al cliente.

Quando emerge un problema di qualità, interrogate: "Quali prodotti hanno utilizzato il lotto #ABC123?" Ottenete risposte in secondi anziché in ore.

Gestione delle date di scadenza

Tracciate la durata di conservazione degli articoli deperibili. Ricevete avvisi prima della scadenza. Date priorità ai lotti più vecchi (FIFO).

Evitate sprechi di scorte scadute dimenticate in magazzino.

Gestione dei riordini

Impostate livelli minimi per ogni articolo. Ricevete avvisi quando le quantità scendono al punto di riordino. Alcuni sistemi generano ordini di acquisto automaticamente.

Non restate mai senza materiali critici perché qualcuno ha dimenticato di controllare i livelli.

Supporto multi-sede

Se gli articoli sono conservati in più sedi — magazzini diversi, aree o zone di stoccaggio — tracciate le quantità per ubicazione. Sappiate non solo la quantità totale, ma dove si trova tutto.

Tracciamento dei costi

Registrate i costi di acquisto. Calcolate i costi dei lotti in base ai consumi. Comprendete i veri costi dei prodotti includendo tutti gli ingredienti.

BOM multilivello

Alcuni prodotti richiedono passaggi intermedi — preparate una miscela base e poi usate quella miscela nei prodotti finali. I BOM multilivello (annidati) gestiscono questo: definite sotto-assemblaggi o semilavorati che diventano ingredienti di altre ricette.

Conversione delle unità

Potreste acquistare la farina in sacchi da 25kg ma utilizzarla in grammi. I buoni sistemi gestiscono la conversione automaticamente — inserite gli acquisti in un’unità, tracciate il consumo in un’altra.

Scansione di codici a barre e QR

Scansionate gli articoli al ricevimento e durante la produzione invece di digitare. Riduce gli errori e velocizza l’inserimento dei dati. La maggior parte dei sistemi supporta scanner per codici a barre standard o fotocamere degli smartphone.

Accesso mobile

Il personale di magazzino non dovrebbe aver bisogno di un computer desktop per registrare i ricevimenti o controllare le scorte. Le app mobile o le interfacce web responsive permettono alle persone di aggiornare da qualsiasi punto dello stabilimento.

Integrazione contabile

Connessione con il vostro sistema contabile. I consumi dovrebbero confluire nel costo del venduto (COGS) senza registrazioni manuali. Il valore delle scorte dovrebbe rimanere sincronizzato.

Confronto delle opzioni sul mercato

Il mercato include strumenti orientati agli artigiani, sistemi MRP e piattaforme ERP complete:

Strumenti per artigiani (9-49/mese): Progettati per produttori di piccoli lotti che vendono su Etsy, Shopify o mercati locali. Buone BOM e calcolo dei costi, ma potrebbero mancare di funzionalità man mano che crescete.

Sistemi MRP (9-199/mese): Costruiti per piccoli produttori. Includono BOM, tracciamento dei lotti, acquisti e spesso vendite/CRM. Il miglior equilibrio per operazioni in crescita.

ERP leggero (99-500/mese): Più completo — magazzini multipli, reportistica avanzata, integrazioni più profonde. Meglio per aziende consolidate con esigenze complesse.

ERP completo ($+/mese): Di livello enterprise con tutto incluso. Richiede un investimento significativo in implementazione e formazione.

Per i produttori con un fatturato di $K-M, i sistemi di livello MRP tipicamente rappresentano il punto ideale — capacità sufficiente senza la complessità enterprise.

Come scegliere il sistema giusto

Il mercato include opzioni che vanno da strumenti base a sistemi di produzione completi. Ecco come valutare:

Abbinate le funzionalità alle vostre esigenze

La maggior parte dei piccoli produttori necessita almeno del supporto BOM e della registrazione dei lotti. Aggiungete il tracciamento dei lotti se operate in un settore regolamentato o desiderate la tracciabilità della qualità.

Valutate le esigenze di integrazione

Questo tipo di tracciamento non esiste in isolamento. Considerate come si collega a:

Acquisti: Quando riordinate, il sistema crea ordini di acquisto? Il ricevimento aggiorna le scorte automaticamente?

Pianificazione: Potete vedere la disponibilità durante la programmazione? Il sistema avvisa se i materiali sono insufficienti?

Vendite e ordini: Potete verificare se avete il necessario per evadere gli ordini dei clienti prima di impegnarvi?

Contabilità: I consumi confluiscono nel costo del venduto? Potete tracciare il valore?

I sistemi integrati riducono il lavoro manuale e mantengono i dati coerenti. Gli strumenti indipendenti richiedono sincronizzazione manuale.

Considerate la facilità d’uso

I sistemi complessi con funzionalità potenti spesso restano inutilizzati perché sono troppo difficili per le operazioni quotidiane. Date priorità a:

Inserimento dati semplice: Registrare lotti e ricevimenti dovrebbe richiedere secondi, non minuti.

Accesso mobile: Il personale di magazzino può aggiornare da telefoni o tablet?

Visibilità chiara: Potete rispondere rapidamente a "quanto abbiamo?" senza generare report?

Configurazione ragionevole: Iniziare non dovrebbe richiedere mesi di configurazione.

Comprendete il costo totale

I prezzi variano significativamente:

Implementazione, formazione e migrazione dei dati possono aumentare i costi iniziali. I sistemi cloud tipicamente includono gli aggiornamenti; i sistemi on-premise possono addebitarli separatamente.

Approccio all’implementazione

Ottenere valore da questi sistemi richiede un’implementazione adeguata:

Iniziate con dati accurati

Spazzatura dentro, spazzatura fuori. Prima di andare in produzione: - Contate tutto e stabilite quantità iniziali accurate - Verificate che le distinte base corrispondano alle ricette reali - Confermate che le conversioni di unità siano corrette (kg vs. g, litri vs. ml) - Eliminate articoli duplicati o obsoleti

Iniziate con i processi fondamentali

Non cercate di usare tutte le funzionalità immediatamente. Iniziate con:

Settimana 1-2: Ricevimento — registrate tutti gli articoli in entrata nel sistema

Settimana 3-4: Registrazione lotti — registrate i lotti completati con i consumi

Settimana 5-6: Avvisi di riordino — impostate livelli minimi e rispondete agli avvisi

Successivamente: Funzionalità avanzate come tracciamento dei lotti, analisi dei costi e reportistica

Formate tutti i coinvolti

Il sistema è accurato solo se tutti lo usano in modo costante. Formate: - Il personale di ricevimento sulla registrazione delle consegne - I lavoratori sulla registrazione dei lotti completati - Il personale di magazzino su rettifiche e conteggi - I manager su report e funzionalità di pianificazione

Mantenete la precisione continua

Implementate conteggi ciclici regolari per individuare le discrepanze. Investigate le varianze — rivelano problemi nei processi. Aggiornate le distinte base quando le ricette cambiano.

La precisione richiede attenzione continua, non solo la configurazione iniziale.

Come Krafte gestisce tutto questo

Krafte fornisce queste capacità progettate per i piccoli produttori.

Tracciamento completo: Tracciate tutte le materie prime con quantità, costi, ubicazioni e informazioni sui fornitori. Sappiate esattamente cosa avete e dove si trova.

Distinte base: Definite ricette per ogni prodotto, incluse BOM multilivello con semilavorati. Il sistema calcola i requisiti basandosi sulle vostre formule.

Registrazione lotti con detrazione automatica: Registrate i lotti completati e gli input vengono detratti automaticamente secondo le ricette. I prodotti finiti si aggiungono alle scorte. Nessun aggiustamento manuale.

Tracciamento dei lotti: Registrate i numeri di lotto del fornitore al ricevimento. Tracciate quali lotti vengono usati in quali partite di produzione. Tracciabilità completa per il controllo qualità e i richiami.

Gestione delle scadenze: Tracciate la durata di conservazione degli articoli deperibili. Il sistema suggerisce prima i lotti più vecchi (FIFO). Avvisi prima della scadenza.

Avvisi di riordino: Impostate livelli minimi. Ricevete notifiche quando gli articoli necessitano di riapprovvigionamento.

Connessione con i fornitori: Ordini di acquisto, ricevimento e tracciamento dei fornitori integrati. Gli articoli fluiscono dall’ordine di acquisto attraverso il ricevimento fino ai lotti.

Tracciamento dei costi: I costi vengono tracciati lungo l’intero processo. Conoscete i veri costi dei vostri prodotti basandovi sui consumi reali.

Compatibile con dispositivi mobili: Accedete da qualsiasi dispositivo. Registrate ricevimenti e controllate i livelli delle scorte dal pavimento del magazzino.

Il sistema gestisce ciò di cui i piccoli produttori hanno bisogno senza la complessità enterprise.

Domande frequenti

Che cos’è questo tipo di software?

Questi sistemi tracciano materie prime, componenti e forniture utilizzate nella produzione. Si differenziano dagli strumenti standard supportando distinte base, tracciamento dei consumi, tracciabilità dei lotti e visibilità dei lavori in corso.

Ho bisogno di un software speciale per la produzione?

Se producete prodotti a partire da materie prime, sì. Gli strumenti generici non supportano distinte base né tracciamento dei consumi. Spenderete tempo significativo in calcoli manuali senza funzionalità specifiche per la produzione.

Qual è la differenza tra il tracciamento base e l’MRP?

Gli strumenti base tracciano le quantità. L’MRP (Pianificazione dei Requisiti dei Materiali) aggiunge logica produttiva: distinte base, programmazione e calcolo dei requisiti. Per i produttori, le capacità MRP sono essenziali.

Quanto costa?

I sistemi base con supporto BOM partono da circa $/mese. Le soluzioni complete per piccoli produttori costano tipicamente $-300/mese. I sistemi enterprise costano $+ mensili più costi di implementazione.

Posso iniziare con i fogli di calcolo?

Inizialmente, sì. Ma i fogli di calcolo diventano ingestibili man mano che la complessità cresce. Non possono detrarre articoli automaticamente, tracciare lotti o avvisarvi delle scorte basse. La maggior parte dei produttori supera i fogli di calcolo entro il primo anno di crescita.

Qual è la funzionalità più importante?

Le distinte base con consumo automatico. Senza questo, state calcolando e detraendo manualmente per ogni lotto — noioso e soggetto a errori.

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