Software di gestione ordini: Guida per i produttori

Aleksander Nowak · 2026-02-07 · Gestione inventario

Scopri come funziona la gestione degli ordini per i produttori. Comprendi perché le aziende manifatturiere necessitano di strumenti diversi rispetto ai rivenditori e-commerce.

Software di gestione ordini: Guida per i produttori

Cercate "software di gestione ordini" e troverete decine di strumenti progettati per i rivenditori e-commerce. Sono costruiti per selezionare, imballare e spedire prodotti che già esistono in un magazzino. Perfetto per i negozi online che rivendono merci.

Ma cosa succede se siete voi a fabbricare i prodotti? Cosa succede se un ordine significa che dovete produrre qualcosa prima di poterlo spedire?

Per i produttori, la gestione degli ordini è fondamentalmente diversa. Non si tratta solo di velocità di evasione e integrazione con i corrieri. Si tratta di collegare gli ordini dei clienti alla produzione, verificare la disponibilità dei materiali, pianificare la produzione e tracciare i prodotti dalle materie prime alla consegna.

Questa guida spiega come funziona la gestione degli ordini per i produttori, quali funzionalità contano davvero e come scegliere un software adatto alle aziende manifatturiere piuttosto che alle operazioni di vendita al dettaglio.

Cos'è un software di gestione ordini (OMS)?

L'OMS traccia gli ordini dalla ricezione alla consegna. Che lo chiamiate sistema di gestione ordini, piattaforma di gestione ordini o semplicemente software per ordini, la funzione principale è la stessa: rispondere a cosa hanno ordinato i clienti, tracciare lo stato e coordinare la consegna.

Per qualsiasi azienda, le funzioni di base includono:

Inserimento e tracciamento degli ordini. Che gli ordini arrivino tramite sito web, email, telefono o rappresentante commerciale, vengono registrati in un unico posto con dettagli del cliente, articoli, quantità e prezzi. Un buon software di tracciamento ordini mostra lo stato di ogni ordine a colpo d'occhio.

Aggiornamenti di stato. Gli ordini passano attraverso fasi: ricevuto, in lavorazione, spedito, consegnato. I buoni sistemi di gestione ordini mostrano dove si trova ogni ordine in qualsiasi momento. Il software di elaborazione ordini automatizza queste transizioni.

Coordinamento dell'evasione. Collegare gli ordini all'inventario, alla selezione, all'imballaggio e alla spedizione. Integrazione con i corrieri per etichette e tracciamento.

Comunicazione con il cliente. Notifiche su conferma dell'ordine, spedizione e consegna.

Qui è dove la maggior parte degli OMS si ferma. Si presume che i prodotti siano sugli scaffali in attesa di essere spediti. Per i rivenditori e-commerce che vendono inventario esistente, questo è corretto.

Per i produttori, è solo metà della storia.

Gestione ordini e-commerce vs gestione ordini di produzione

Il divario tra la gestione ordini e-commerce e quella di produzione non è evidente finché non provate a usare un software orientato al dettaglio per la produzione. Allora diventa dolorosamente chiaro.

Come funziona la gestione ordini e-commerce

Il cliente effettua un ordine online. Il sistema controlla l'inventario del magazzino. Se disponibile, l'ordine va all'evasione: selezionare gli articoli, imballarli, stampare un'etichetta di spedizione, consegnare al corriere. Fatto.

L'intero processo presume che i prodotti esistano. I sistemi di gestione ordini online ottimizzano la velocità, la sincronizzazione multicanale (Shopify, Amazon, eBay in un unico pannello) e il confronto delle tariffe dei corrieri. La gestione degli ordini di vendita si concentra sul portare i prodotti esistenti ai clienti il più velocemente possibile.

Questo funziona perfettamente per i rivenditori che acquistano prodotti finiti dai fornitori e li rivendono. La maggior parte delle soluzioni OMS popolari è costruita per questo flusso di lavoro. L'OMS e-commerce è progettato specificamente per questo modello seleziona-imballa-spedisci.

Come funziona la gestione ordini di produzione

Il cliente effettua un ordine. Prima di poter spedire qualsiasi cosa, dovete rispondere: Abbiamo questo prodotto in stock? Se no, abbiamo i materiali per fabbricarlo? Quanto tempo richiederà la produzione?

Per i produttori su commessa, il flusso si presenta così:

1. Ordine ricevuto
2. Controllare l'inventario dei prodotti finiti (forse lo avete)
3. Se non disponibile, verificare la disponibilità delle materie prime
4. Creare un ordine di produzione
5. Fabbricare il prodotto (consumando materiali)
6. Aggiungere i prodotti finiti all'inventario
7. Assegnare all'ordine del cliente
8. Spedire e notificare il cliente

Per i produttori che producono per il magazzino, la produzione avviene sulla base di previsioni e punti di riordino, ma gli ordini dei clienti devono comunque collegarsi all'inventario disponibile e attivare il riapprovvigionamento.

In ogni caso, c'è un passaggio di produzione tra "ordine ricevuto" e "pronto per la spedizione" che il software e-commerce non gestisce.

Perché è importante

Usare un OMS e-commerce per la produzione crea attrito costante:

Non potete vedere se avete i materiali per evadere un ordine prima di confermarlo. Create manualmente attività di produzione fuori dal sistema. L'inventario non si aggiorna automaticamente quando la produzione è completata. Non c'è tracciabilità dall'ordine del cliente al lotto di produzione alla spedizione.

Piattaforme come Shopify ed Etsy sono eccellenti per vendere. Gestiscono vetrine online, pagamenti ed esperienza del cliente in modo eccellente. Ma non capiscono la produzione. Se fabbricate prodotti, avete bisogno di un backend che gestisca la produzione e idealmente si sincronizzi con i vostri canali di vendita.

Funzionalità chiave per la gestione ordini di produzione

Cosa serve davvero ai produttori:

Collegamento ordine-produzione

Quando arriva un ordine del cliente, potete creare un ordine di produzione collegato ad esso? Questo collegamento è essenziale per le aziende che producono su commessa. Senza di esso, gestite gli ordini in un sistema e la produzione in un altro (o peggio, nei fogli di calcolo).

Il collegamento deve funzionare in entrambe le direzioni: vedere quale lotto di produzione evade quale ordine del cliente, e vedere quali ordini dei clienti copre un ciclo di produzione.

Verifica della disponibilità dei materiali

Prima di confermare un ordine o stabilire una data di consegna, dovete sapere: abbiamo i materiali per fabbricarlo? Un buon software di gestione ordini di produzione controlla l'inventario delle materie prime rispetto alla ricetta o distinta base e segnala le carenze.

Questo impedisce di promettere date di consegna che non potete rispettare perché un ingrediente chiave è esaurito.

Stato dell'ordine attraverso la produzione

Lo stato dell'ordine e-commerce è semplice: in lavorazione, spedito, consegnato. La produzione richiede maggiore dettaglio: materiali riservati, in produzione, pronto per la spedizione, spedito. Il software di stato ordini per i produttori deve tracciare queste fasi specifiche della produzione.

I clienti che chiedono "dov'è il mio ordine?" meritano risposte migliori di "in lavorazione". Se è attualmente in fase di produzione, questa è un'informazione utile.

Calcolo della data di consegna

Se la produzione richiede 3 giorni e la spedizione 2 giorni, la consegna più rapida è tra 5 giorni. Se i materiali devono essere ordinati prima, aggiungete quel tempo di attesa. Il software di gestione ordini di produzione dovrebbe aiutare a calcolare date di consegna realistiche basate sulla capacità produttiva e disponibilità dei materiali.

Tracciabilità dei lotti

Quale lotto di produzione ha evaso quale ordine del cliente? Se un cliente segnala un problema di qualità, potete risalire al ciclo di produzione specifico e ai lotti di ingredienti?

Per i produttori alimentari, cosmetici e farmaceutici, questa tracciabilità non è facoltativa. È obbligatoria per la conformità normativa ed essenziale per il controllo qualità.

Integrazione con i canali di vendita

Molti produttori vendono tramite Shopify, Etsy, Amazon o canali all'ingrosso. Gli ordini da queste piattaforme devono confluire nel vostro sistema di produzione senza reinserimento manuale.

Qui è dove il software di produzione spesso non è all'altezza. Gestisce bene la produzione ma non si collega ai canali di vendita. Oppure le piattaforme e-commerce gestiscono bene le vendite ma non capiscono la produzione.

Come funziona la gestione ordini di produzione nella pratica

Ecco il flusso completo per un produttore su commessa:

Fase 1: Il cliente effettua l'ordine. Tramite il vostro sito web, un marketplace come Etsy, email o telefono. L'ordine include prodotti, quantità e data di consegna richiesta.

Fase 2: Il sistema controlla l'inventario. Avete prodotti finiti in stock? Se sì, passate alla fase 6. Se no, continuate.

Fase 3: Verificare la disponibilità dei materiali. In base alle vostre ricette o distinte base, avete materie prime per produrre l'ordine? Se no, segnalate cosa manca per poter ordinare dai fornitori o modificare la data di consegna.

Fase 4: Creare l'ordine di produzione. Collegato all'ordine del cliente, specificando cosa produrre e in che quantità. I materiali vengono riservati.

Fase 5: Produrre e completare. La produzione avviene. Quando l'ordine di produzione è completato, le materie prime vengono consumate (dedotte dall'inventario) e i prodotti finiti vengono aggiunti.

Fase 6: Assegnare all'ordine del cliente. I prodotti finiti vengono assegnati all'ordine del cliente, cambiando lo stato in "pronto per la spedizione".

Fase 7: Creare la spedizione. Imballare l'ordine, generare etichette di spedizione, aggiornare l'inventario, notificare il cliente con informazioni di tracciamento dell'ordine.

Krafte gestisce l'intero flusso di lavoro per i produttori in lotti. Gli ordini dei clienti si collegano direttamente agli ordini di produzione. Quando completate la produzione, i materiali vengono consumati automaticamente secondo le vostre ricette, e i prodotti finiti vengono aggiunti all'inventario pronti per la spedizione. Il sistema traccia quali lotti di produzione evadono quali ordini dei clienti, offrendovi una tracciabilità completa.

Krafte sta anche aggiungendo integrazioni con Shopify ed Etsy, così i produttori in lotti possono ricevere ordini attraverso questi canali gestendo produzione, inventario ed evasione in un unico posto. Vendete dove sono i vostri clienti, producete con un tracciamento adeguato, spedite con fiducia.

Tipi di software di gestione ordini

Strumenti diversi servono modelli di business diversi:

Piattaforme e-commerce con OMS integrato

Shopify, BigCommerce, WooCommerce e piattaforme simili includono la gestione ordini di base. Gli ordini arrivano, li evadete e vengono spediti. Funziona bene per i rivenditori con inventario esistente. Un OMS al dettaglio come questo gestisce il sistema completo di gestione ordini e consegne per i rivenditori.

Limitazioni per i produttori: nessun collegamento alla produzione, nessun tracciamento materiali, nessun flusso di lavoro di produzione.

OMS e-commerce autonomo

Aggiunge sincronizzazione multicanale, gestione magazzino e funzionalità avanzate di evasione alle piattaforme e-commerce.

Ancora focalizzato sui flussi seleziona/imballa/spedisci. Migliore per i rivenditori che gestiscono più canali di vendita e magazzini, non per i produttori.

ERP aziendale con gestione ordini

SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics includono una gestione ordini completa come parte di un ERP più ampio. Possono gestire flussi di lavoro di produzione e elaborazione ordini insieme. La maggior parte ora offre opzioni di sistema di gestione ordini basato su cloud.

Il compromesso: complessità e costo. L'implementazione costa da $50.000 a oltre $500.000 e richiede mesi. Per produttori piccoli e medi, questo è solitamente eccessivo.

Software di produzione con gestione ordini

Software progettato per la produzione che gestisce anche ordini dei clienti e spedizioni. Questa categoria include strumenti per la produzione discreta (assemblaggio) e la produzione in lotti/processo (miscelazione, formulazione). Molti offrono funzionalità di sistema automatizzato di gestione ordini che collegano gli ordini alla produzione.

Per i produttori in lotti che fabbricano alimenti, cosmetici, vernici, prodotti chimici o simili, Krafte rientra in questa categoria. Combina ricette, tracciamento materie prime, ordini di produzione, ordini clienti e spedizioni in un unico sistema progettato per come lavorano effettivamente i produttori in lotti.

OMS all'ingrosso e di distribuzione

Focalizzato sulle vendite B2B: livelli di clienti, prezzi per volume, gestione del credito, spedizioni all'ingrosso. Meno rilevante per i produttori a meno che non distribuiate anche prodotti di terze parti.

Confronto software

Miglior approccio alla gestione ordini per i produttori

Invece di elencare prodotti, ecco come ragionare sulla decisione:

Se siete un piccolo produttore in lotti (meno di 50 dipendenti)

Probabilmente non avete bisogno di un ERP aziendale. Il costo di implementazione e la complessità non sono giustificati. L'OMS per piccole imprese dovrebbe essere semplice da configurare ed economico da gestire.

Cosa vi serve: software che gestisca ricette/distinte base, ordini di produzione, inventario materie prime, ordini clienti e spedizioni. Tutto collegato in modo che gli ordini fluiscano automaticamente alla produzione. La gestione ordini per piccole imprese non richiede funzionalità aziendali.

Krafte è costruito specificamente per questo. Le ricette definiscono i vostri prodotti con ingredienti e quantità. Gli ordini di produzione consumano materiali e creano prodotti finiti. Gli ordini clienti tracciano cosa è stato venduto e cosa deve essere spedito. Le spedizioni deducono l'inventario e possono notificare i clienti.

I prezzi partono da €7/mese per piccole operazioni, fino a €47/mese per team più grandi. Nessun progetto di implementazione, nessun consulente necessario. Potete essere operativi in pochi giorni.

Con le prossime integrazioni Shopify ed Etsy, potrete sincronizzare gli ordini da questi canali di vendita direttamente nel vostro flusso di lavoro di produzione.

Se siete un'operazione più grande o più complessa

Se avete più di 100 dipendenti, più stabilimenti, requisiti finanziari complessi o avete bisogno di funzionalità avanzate come calcoli MRP e pianificazione della capacità, un ERP aziendale potrebbe essere giustificato. SAP Business One, Oracle NetSuite e Microsoft Dynamics sono opzioni consolidate.

Aspettatevi un investimento significativo nell'implementazione e nella gestione continua. Assicuratevi che il ROI giustifichi il costo.

Se siete principalmente vendita al dettaglio/e-commerce (non produzione)

Se acquistate prodotti finiti e li rivendete, la gestione ordini e-commerce standard funziona bene. Gli strumenti integrati di Shopify gestiscono bene la sincronizzazione multicanale e l'evasione.

Non avete bisogno di software di produzione se non state producendo.

Errori comuni da evitare

Usare strumenti e-commerce per la produzione. Shopify è eccellente per vendere. Non gestisce la produzione. Cercare di forzare flussi di lavoro di produzione in software al dettaglio crea soluzioni manuali ed errori.

Scegliere basandosi solo sulle integrazioni dei canali di vendita. Sì, avete bisogno che gli ordini da Shopify o Etsy raggiungano il vostro sistema di produzione. Ma il sistema di produzione stesso conta di più. Scegliete software che gestisca bene la produzione, poi verificate che si integri (o si integrerà) con i vostri canali di vendita.

Acquistare software aziendale sovradimensionato. SAP è potente. È anche costoso e complesso. Un'azienda cosmetica di 20 persone non ha bisogno dello stesso sistema di una multinazionale. Adattate il software alla vostra scala reale.

Ignorare il collegamento ordine-produzione. Se gli ordini dei clienti e gli ordini di produzione vivono in sistemi separati senza collegamento, perdete la tracciabilità, create lavoro manuale e introducete errori. Questo collegamento è il punto fondamentale per i produttori.

Domande frequenti

Qual è il miglior software di gestione ordini?

Dipende dal tipo di attività. Per i rivenditori e-commerce, le migliori opzioni OMS si concentrano sulla sincronizzazione multicanale e l'evasione rapida. Per i produttori, il miglior sistema di gestione ordini collega gli ordini alla produzione. Per i piccoli produttori in lotti, Krafte offre un OMS semplice che gestisce l'intero flusso di produzione su commessa.

Cos'è un software di gestione ordini?

L'OMS traccia gli ordini dalla ricezione alla consegna. Registra cosa hanno ordinato i clienti, monitora lo stato dell'evasione e coordina la spedizione. Per i produttori, dovrebbe anche collegare gli ordini alla produzione in modo da poter fabbricare i prodotti prima di spedirli.

Qual è la differenza tra OMS e software di inventario?

Il software di inventario traccia cosa avete in stock. La gestione ordini traccia cosa vogliono i clienti e coordina come farglielo avere. Il software di produzione spesso combina entrambi, aggiungendo flussi di lavoro di produzione che trasformano le materie prime in prodotti finiti che evadono gli ordini.

I produttori hanno bisogno di un software speciale di gestione ordini?

Se producete su commessa (o producete per il magazzino e rifornite in base agli ordini), sì. L'OMS standard e-commerce presume che i prodotti esistano e si concentra sull'evasione. La gestione ordini di produzione aggiunge il passaggio produttivo: verificare i materiali, creare ordini di produzione, tracciare lo stato durante la produzione.

Quanto costa il software di gestione ordini?

Varia molto. Le piattaforme e-commerce includono OMS di base gratis o a basso costo. L'OMS e-commerce autonomo costa $100-500/mese. Software di produzione per piccole imprese come Krafte costa €7-47/mese. L'ERP aziendale costa $1.000-10.000+/mese più costi di implementazione.

Posso usare Shopify per gli ordini di produzione?

Shopify gestisce le vendite in modo eccellente ma non gestisce la produzione. I produttori spesso abbinano Shopify a un software di produzione che gestisce il flusso di produzione su commessa. Krafte sta aggiungendo l'integrazione con Shopify così potete vendere tramite Shopify gestendo la produzione, i materiali e l'evasione in modo corretto.

Tags: Gestione inventario, Gestione magazzino, Piccola impresa