Inventarisscanner: hardware vs. smartphonescanning voor kleine bedrijven

Aleksander Nowak · 2026-02-14 · Voorraadbeheer

Leer hoe inventarisscanners werken. Ontdek wanneer u hardware nodig heeft en wanneer uw smartphone voldoende is. Gids voor kleine fabrikanten.

Inventarisscanner: heeft u hardware nodig of volstaat uw telefoon?

Wanneer mensen aan inventarisscanning denken, stellen ze zich magazijnmedewerkers voor met omvangrijke pistoolscanners. Die apparatuur kost honderden dollars per stuk en vereist training om correct te gebruiken.

Maar dit vertellen de meeste gidsen u niet: voor kleine fabrikanten is uw smartphone vaak voldoende.

Moderne barcode-inventarissoftware werkt met telefooncamera's. U scant barcodes op dezelfde manier als u een QR-code scant in een restaurant. Geen speciale hardware-aankoop. Geen training. De scanner zit al in uw zak.

Deze gids legt uit hoe inventarisscanners werken, wanneer u daadwerkelijk speciale hardware zoals een inventarisscannerpistool nodig heeft, en hoe u barcodescanning opzet voor uw productiebedrijf zonder onnodige investeringen.

Wat is een inventarisscanner?

Een inventarisscanner is elk apparaat dat barcodes leest om voorraad bij te houden. Het legt de barcodegegevens vast en stuurt deze naar uw voorraadbeheersoftware, die hoeveelheden bijwerkt en de transactie registreert.

Een barcode-inventarissysteem heeft drie componenten:

Barcodes: Labels op uw producten en materialen met gecodeerde informatie (SKU, product-ID, batchnummer).

Scanner: Het apparaat dat barcodes leest. Dit kan een speciale hardwarescanner of een smartphonecamera zijn.

Software: Het inventarisscansysteem dat scangegevens ontvangt, voorraadniveaus bijwerkt en administratie bijhoudt.

De scanner zelf is slechts het invoerapparaat. Het echte werk gebeurt in de software, die bijhoudt wat er is gescand, wanneer, door wie, en uw voorraad dienovereenkomstig bijwerkt.

Hardwarescanners vs. smartphonescanning

U heeft twee hoofdopties voor barcodescanning voor inventarisatie: speciale hardware of uw bestaande smartphone.

Speciale hardwarescanners

Traditionele scanners voor inventarisatie zijn er in verschillende vormen:

Pistoolscanners: Richten en scannen. Snel scannen, comfortabel voor werk met hoog volume. Verbinding via USB of Bluetooth. Een inventarisscannerpistool met software kost doorgaans $50-500.

Robuuste mobiele computers: Android-apparaten gebouwd voor magazijnen. Geïntegreerde scanner, valbestendig, lange batterijduur. Kosten: $500-2.000 per stuk.

Draagbare scanners: Ring- of handschoenbevestiging voor handsfree scannen. Gebruikt bij snelle orderpicking. Kosten: $300-1.000 per stuk.

Een voorraadbarcodescanner is zinvol wanneer u honderden artikelen per uur scant, in zware omgevingen werkt (koelopslagen, stoffige magazijnen) of gespecialiseerde functies zoals langeafstandsscanning nodig heeft.

Smartphonescanning

Modern voorraadbeheer met barcodescanning werkt via telefooncamera's. U opent de app, richt op een barcode en deze wordt direct gescand.

Voordelen: - Geen hardwarekosten (u bezit al een telefoon) - Geen training nodig (iedereen weet hoe een telefoon werkt) - Altijd beschikbaar (telefoon zit altijd in uw zak) - Automatische updates (software-updates, geen firmware)

Beperkingen: - Langzamer dan speciale scanners bij hoog volume - Telefoonbatterij raakt sneller leeg bij cameragebruik - Camerakwaliteit is belangrijk (oudere telefoons hebben moeite met beschadigde barcodes)

Wat moet u kiezen?

Voor de meeste kleine fabrikanten dekt smartphonescanning de dagelijkse behoeften. U kunt altijd later hardware toevoegen als het volume groeit.

Typen barcodes voor inventarisatie

Voordat u barcode-inventaristracking opzet, moet u de barcodetypen begrijpen.

1D-barcodes (lineair)

Traditionele zwart-wit strepen. Veelvoorkomende typen:

UPC/EAN: Standaard retailbarcodes. 12-13 cijfers. Wereldwijd gebruikt op consumentenproducten.

Code 128: Alfanumeriek, variabele lengte. Populair voor interne inventarisatie omdat u SKUs, batchnummers en aangepaste ID's kunt coderen.

Code 39: Alfanumeriek, breed compatibel. Oudere standaard, nog steeds gangbaar in de productie.

1D-barcodes werken met elke scanner of smartphone. Ze zijn eenvoudig te genereren en te printen.

2D-barcodes (matrix)

Vierkante patronen die meer gegevens opslaan:

QR-codes: Kunnen URL's, tekst of gestructureerde gegevens opslaan. Eenvoudig te scannen met elke smartphone.

Data Matrix: Compacte 2D-codes die in de productie worden gebruikt. Kunnen serienummers, batchinformatie en meer coderen in een kleine ruimte.

2D-barcodes bevatten meer informatie maar vereisen een cameragebaseerde scanner (geen laserscanners).

Welk type gebruiken?

Voor de meeste inventarisscanningsystemen:

• Interne materialen en producten: Code 128 met uw SKU of product-ID
• Eindproducten voor retail: UPC/EAN indien vereist door retailers
• Batchtracking: Code 128 of Data Matrix met gecodeerd batchnummer
• Snelle opzoekingen: QR-codes die linken naar productdetails

U kunt typen combineren. Gebruik wat werkt voor elk toepassingsgeval.

Hoe inventarisscanning werkt in de productie

Inventarisscanning in de retail is eenvoudig: scannen wanneer artikelen binnenkomen, scannen wanneer ze worden verkocht. Productie is complexer omdat materialen worden omgevormd tot producten.

Zo werkt barcodescanning voor inventarisatie bij elke fase:

1. Ontvangst van grondstoffen

De levering komt aan. U scant de barcode van elk materiaal (of de barcode van de paklijst van de leverancier). Het inventarisscannersysteem: - Voegt hoeveelheid toe aan de grondstoffenvoorraad - Registreert ontvangstdatum voor FIFO-tracking - Legt batch-/lotnummer vast indien gecodeerd - Koppelt aan de inkooporder

2. Productieverbruik

U start een productiebatch. Scan de materialen die u gebruikt: - Het systeem trekt gescande hoeveelheden af van grondstoffen - Koppelt materiaalloten aan deze productiebatch - Werkt materiaalbeschikbaarheid realtime bij

3. Aanmaak van eindproducten

Productie voltooid. Scan of genereer een barcode voor de voltooide batch: - Het systeem voegt eindproducten toe aan de voorraad - Wijst een batchnummer toe - Registreert welke grondstoffenloten zijn gebruikt (traceerbaarheid)

4. Verzending naar klanten

De bestelling gaat de deur uit. Scan de verzonden producten: - Het systeem trekt af van de eindproductvoorraad - Registreert welke batch naar welke klant ging - Maakt een verzendregistratie aan

5. Voorraadtelling

Tijd voor de fysieke telling. Loop door het magazijn en scan artikelen: - Vergelijk gescande tellingen met systeemgegevens - Identificeer discrepanties direct - Pas de voorraad aan met gedocumenteerde redenen

Elke scan maakt een registratie aan. U weet precies wat er is gebeurd, wanneer en wie het heeft gedaan. Goede barcodetrackingsoftware onderhoudt deze audittrail automatisch.

Belangrijke functies in barcode-inventarissoftware

Niet alle inventarissoftware met scanondersteuning is gelijk. Voor productie, let op deze functies:

Realtime synchronisatie: Scans werken de voorraad direct bij op alle apparaten. Een barcodescanner voor voorraadtracking moet de voorraad bijwerken op het moment van scannen.

Batch-/lottracking: Koppel scans aan specifieke batches voor traceerbaarheid. Weet welke materiaalloten in welke producten zijn gegaan.

Mobiele toegang: Scan overal in uw faciliteit met telefoons of tablets. Het systeem moet op elk apparaat werken.

Meerdere barcodetypen: Ondersteuning voor 1D- en 2D-codes, waaronder Code 128, UPC, QR en Data Matrix.

Labelprinting: Genereer en print labels voor materialen en producten die nog geen barcodes hebben.

Gebruikersregistratie: Registreer wie wat heeft gescand. Nuttig voor verantwoording en probleemoplossing.

Offlinemodus: Blijf scannen als het internet uitvalt. Synchroniseer wanneer de verbinding terugkeert.

Inventarisscanner voor kleine bedrijven

Kleine fabrikanten stellen barcodescanning vaak uit omdat ze denken dat het dure apparatuur vereist. Dat klopt niet.

De smartphone-aanpak

Zo start u een inventarisscanningsysteem voor kleine bedrijven zonder hardware te kopen:

Gebruik bestaande telefoons: Elke smartphone van de afgelopen 5 jaar heeft een camera die goed genoeg is voor barcodescanning.

Kies software met ingebouwde scanning: Veel voorraadbeheersoftware met scannerondersteuning bevat cameragebaseerde scanning. Geen externe app nodig.

Begin met wat u heeft: Als producten al barcodes hebben (van leveranciers of op de verpakking gedrukt), kunt u direct beginnen met scannen.

Print labels voor artikelen zonder barcodes: Eenvoudige barcodelabels kosten slechts een paar cent per stuk. Print ze op een standaard labelprinter of zelfs een gewone printer met zelfklevende vellen.

Kostenvergelijking

Sommige leveranciers bieden een gratis barcodesysteem voor inventarisatie aan op basistarieven. Voor een kleine fabrikant die 20-50 scans per dag doet, bespaart smartphonescanning honderden dollars zonder praktische nadelen.

Hoe Krafte inventarisscanning afhandelt

Krafte bevat barcodescanning ingebouwd in het platform. Geen extra hardware vereist.

Scan met elk apparaat: Open Krafte op uw telefoon, tablet of laptop met camera. Tik op de scanknop en richt op een barcode. Werkt met 1D- en 2D-codes.

Scan grondstoffen: Wanneer leveringen aankomen, scan materialen de voorraad in. Het systeem registreert hoeveelheid, datum, leverancier en batchnummer.

Scan tijdens productie: Start een productieorder en scan de materialen die u gebruikt. Hoeveelheden worden automatisch afgetrokken op basis van uw recepturen.

Scan eindproducten: Rond de productie af en scan (of genereer) barcodes voor voltooide batches. Volledige traceerbaarheid van materialen tot producten.

Scan voor verzending: Wanneer bestellingen de deur uitgaan, scan producten om de verzending te bevestigen en van de voorraad af te trekken.

Sluit externe scanners aan: Als u toch hardware nodig heeft, werkt Krafte met Bluetooth-barcodescanners. Scans verschijnen in de app net als camerascans.

Werkt offline: Scan in gebieden met slechte verbinding. Gegevens worden gesynchroniseerd wanneer u weer online bent.

Of u nu een kleine werkplaats of een grotere operatie runt, Krafte schaalt mee. Geen hardware-investering vereist.

Barcode-inventaristracking opzetten

Klaar om barcodescanning te implementeren? Zo zet u een barcode-inventarissysteem op:

Stap 1: Producten en materialen toevoegen

Voer uw inventarisartikelen in uw software in. Elk artikel heeft een unieke identificatie nodig (SKU, productcode of barcodenummer). Als artikelen al fabrieksbarcodes hebben, voer deze dan in.

Stap 2: Barcodes genereren voor artikelen zonder barcodes

Voor grondstoffen van leveranciers zonder barcodes, of voor uw eigen interne tracking, genereer barcodes: - Gebruik Code 128 voor flexibiliteit - Neem uw SKU of intern ID op - Voeg batchnummers toe voor lottracking

De meeste inventarissoftware met barcodescannerfuncties bevat labelgeneratie.

Stap 3: Labels printen en aanbrengen

Print barcodelabels met: - Thermische labelprinter (het beste voor grotere volumes) - Standaardprinter met zelfklevende labelvellen (prima voor kleine hoeveelheden) - Voorgedrukte labels van een drukkerij

Breng labels aan op materialen, bakken, schappen of producten, afhankelijk van wat u bijhoudt.

Stap 4: Uw team trainen

Bij smartphonescanning is de training minimaal: - App openen - Op scannen tikken - Op de barcode richten - De actie bevestigen

De meeste mensen leren het binnen vijf minuten.

Stap 5: Beginnen met scannen

Begin met scannen voor: - Ontvangst van leveringen - Materialen picken voor productie - Afronding van productiebatches - Verzending van bestellingen - Voorraadtelling

Bouw de gewoonte geleidelijk op. Begin met ontvangst en verzending, breid dan uit naar productie.

Veelgestelde vragen

Wat is een inventarisscanner?

Een inventarisscanner is een apparaat dat barcodes leest om voorraad bij te houden. Het kan speciale hardware zijn (pistoolscanner, robuuste mobiele computer) of een smartphone met inventarissoftware. De scanner legt barcodegegevens vast en stuurt deze naar uw voorraadbeheersysteem.

Moet ik een barcodescanner voor inventarisatie kopen?

Niet per se. Moderne voorraadbeheersoftware met barcodescannerfunctionaliteit werkt via smartphonecamera's. Voor kleine bedrijven die minder dan 100 scans per dag doen, is scannen met de telefoon meestal voldoende. Hardware is zinvol voor operaties met hoog volume of zware omgevingen.

Kan ik mijn telefoon als inventarisscanner gebruiken?

Ja. De meeste inventarisscanningsysteemsoftware bevat cameragebaseerde scanning. Open de app, richt de camera van uw telefoon op een barcode en deze wordt direct gescand. Elke smartphone van de afgelopen jaren werkt voor standaard 1D- en 2D-barcodes.

Wat is het beste barcodetype voor inventarisatie?

Code 128 is het meest veelzijdig voor interne inventarisatie. Het ondersteunt letters en cijfers, werkt met alle scanners en heeft geen licentiekosten. Gebruik UPC/EAN als retailers dit vereisen. QR-codes werken goed voor het linken naar gedetailleerde productinformatie.

Hoeveel kost barcode-inventarissoftware?

Varieert van gratis (basistools) tot honderden per maand (bedrijfssystemen). Voor kleine fabrikanten kunt u $10-50 per maand verwachten voor capabele barcode-inventariscontrolesoftware. Krafte begint vanaf 7 euro/maand en bevat ingebouwde scanning.

Hoe voeg ik barcodes toe aan producten die er geen hebben?

Genereer barcodes met uw inventarissoftware of gratis online tools. Print labels op een thermische labelprinter of standaardprinter met zelfklevende vellen. Breng ze aan op producten, materialen of opslaglocaties.

Tags: Voorraadbeheer, Kassasystemen, Tracking