Mobiel voorraadbeheer: beheer uw productie vanaf uw telefoon

Aleksander Nowak · 2026-02-16 · Voorraadbeheer

Leer hoe mobiel voorraadbeheer werkt. Ontdek waarom uw smartphone dure scanners kan vervangen voor kleine productiebedrijven.

Mobiel voorraadbeheer: beheer uw productie vanaf uw telefoon

Het apparaat in uw zak kan barcodes scannen, voorraadniveaus bijwerken en materialen door uw hele bedrijf volgen. Geen dure hardware nodig.

De meeste gidsen over mobiele voorraad richten zich op retail: producten scannen bij de kassa, winkelschappen beheren, zendingen volgen. Voor producenten zijn de behoeften anders. U volgt grondstoffen door de productie, registreert batchnummers, beheert recepturen en monitort onderhanden werk.

Deze gids behandelt mobiel voorraadbeheer voor kleine producenten. U leert wanneer uw smartphone voldoende is, wanneer speciale hardware zinvol is en hoe u mobiel volgen voor productieactiviteiten opzet.

Wat is mobiel voorraadbeheer?

Mobiel voorraadbeheer betekent het bijhouden en controleren van voorraad met smartphones, tablets of draagbare apparaten in plaats van desktopcomputers of papieren administratie.

Een typische opstelling heeft drie componenten:

Mobiele app: Draait op uw telefoon of tablet. Verzorgt scanning, gegevensinvoer en real-time opzoekingen.

Cloudplatform: Slaat alle voorraadgegevens op. Synchroniseert tussen apparaten zodat iedereen dezelfde informatie ziet.

Scanmogelijkheid: Gebruikt de camera van uw telefoon om barcodes en QR-codes te lezen, of maakt verbinding met een externe Bluetooth-scanner.

De mobiele app verzorgt taken die niet aan een bureau plaatsvinden: leveringen ontvangen, voorraad tellen, productie registreren. Het cloudplatform verzorgt rapportage, analyses en beheertaken die beter geschikt zijn voor een groter scherm.

Mobiel vs desktop: wanneer wat gebruiken

Mobiel werkt het beste voor: - Materialen ontvangen bij het laaddok - Scannen tijdens productie - Voorraadtellingen op de magazijnvloer - Snelle voorraadcontroles vanaf elke locatie

Desktop werkt het beste voor: - Producten en materialen instellen - Rapporten en analyses uitvoeren - Gebruikers en rechten beheren - Bulk data-imports

De meeste bedrijven gebruiken beide. De vraag is niet mobiel of desktop, maar software hebben die op beide goed werkt.

Waarom mobiel belangrijk is voor productie

Productie vindt niet plaats aan een bureau. Materialen komen aan bij een laaddok. Productie draait op de werkvloer. Eindproducten worden verzonden vanuit een magazijn. Als uw voorraadsysteem alleen op een desktopcomputer werkt, loopt u constant heen en weer of schrijft u dingen op om later in te voeren.

Real-time updates overal: Wanneer een levering aankomt, scant u deze direct in het systeem. Voorraadniveaus worden onmiddellijk bijgewerkt. Geen vertraging, geen achterstand in gegevensinvoer, geen verschillen tussen fysieke voorraad en systeemregistraties.

Zichtbaarheid op meerdere locaties: Controleer de voorraad op elke locatie vanaf elke plek. Moet de productieleider weten of materialen beschikbaar zijn? Dan checken ze hun telefoon in plaats van het magazijn te bellen.

Snellere beslissingen: Weinig van een kritiek materiaal? U weet het meteen, niet pas aan het einde van de dag wanneer iemand eindelijk de papieren invoert.

Minder fouten: Scannen is nauwkeuriger dan nummers opschrijven en later intypen. Een keer goed scannen is beter dan twee handmatige invoeren.

Smartphone vs speciale hardware

U heeft opties voor het scannen en volgen van voorraad. Zo verhouden ze zich:

Wanneer uw telefoon voldoende is

Voor de meeste kleine producenten voldoet een smartphone aan de dagelijkse behoeften. Als u materialen scant bij ontvangst, productie-output registreert en af en toe voorraadtellingen doet, werkt telefoonscannen prima.

Moderne smartphones hebben capabele camera's die standaard barcodes snel lezen. De beperkende factoren zijn: - Snelheid (speciale scanners zijn sneller bij hoog volume) - Batterijduur (camerascanning verbruikt sneller de batterij) - Duurzaamheid (telefoons overleven vallen op beton minder goed)

Wanneer investeren in hardware

Overweeg speciale scanhardware wanneer: - U honderden items per dag scant - Medewerkers apparaten gebruiken in ruwe omstandigheden (koud, nat, stoffig) - Snelheid belangrijk is voor doorvoer (druk ontvangstdok) - Apparaten regelmatig vallen

Veel bedrijven beginnen met smartphones en voegen later hardware toe als het volume het rechtvaardigt. Dat is de slimme aanpak: bewijs dat de workflow werkt voordat u geld uitgeeft aan apparatuur.

Belangrijke functies voor productie

Bij het evalueren van mobiele voorraadsoftware, let op functies die belangrijk zijn voor productieactiviteiten:

Camerascannen: De app moet de camera van uw telefoon gebruiken om barcodes en QR-codes te scannen. Geen speciale accessoires nodig.

Offlinemodus: Magazijnen en productievloeren hebben vaak slecht WiFi. De app moet offline werken en synchroniseren wanneer de verbinding terugkeert. Anders verliest u gegevens of verspilt u tijd met wachten op verbindingen.

Real-time synchronisatie: Wanneer u wel verbinding heeft, moeten updates onmiddellijk op alle apparaten verschijnen. Geen handmatige synchronisatieknoppen of vertragingen.

Batch- en lotnummers: Productie vereist vaak traceerbaarheid. Het systeem moet registreren welke materiaalloten in welke productiebatches gaan.

Receptuurbased volgen: Voor batchproductie moet het systeem uw formules kennen en materiaalbehoeften automatisch berekenen.

Toegang voor meerdere gebruikers: Meerdere mensen moeten tegelijkertijd kunnen scannen en voorraad bijwerken zonder conflicten.

Werkt op elk apparaat: iOS- en Android-ondersteuning. Niet iedereen heeft dezelfde telefoon.

Mobiel voorraadbeheer voor productieactiviteiten

Mobiele voorraad voor retail richt zich op het ontvangen van zendingen en het volgen van verkopen. Productie heeft complexere workflows:

Grondstoffen ontvangen

Een levering komt aan. In plaats van hoeveelheden op papier te schrijven:

1. Open de app op uw telefoon
2. Scan de barcode van elk materiaal (of de pakbon van de leverancier)
3. Voer de ontvangen hoeveelheid in
4. Registreer lotnummer en houdbaarheidsdatum indien gevolgd
5. Bevestig ontvangst

Voorraadniveaus worden onmiddellijk bijgewerkt. De inkooporder toont als ontvangen. Het hele proces duurt seconden per item.

Productieverbruik volgen

Start een productiebatch. Het systeem kent uw receptuur: 50 kg ingrediënt A, 10 kg ingrediënt B, 5 eenheden verpakking.

Optie 1 (handmatig): Scan elk materiaal terwijl u het gebruikt. Het systeem trekt gescande hoeveelheden af.

Optie 2 (automatisch): Voltooi de productieorder. Het systeem trekt materialen af op basis van receptuur en geproduceerde hoeveelheid.

Hoe dan ook, geen handmatige berekening. Geen vergeten om verbruik te registreren. Verbruikte materialen komen overeen met de werkelijke productie.

Eindproducten registreren

Productie voltooid. Scan of genereer een barcode voor de voltooide batch:

• Systeem voegt eindproducten toe aan de voorraad
• Wijst batchnummer toe
• Registreert productiedatum
• Koppelt aan gebruikte materialen (traceerbaarheid)

Als er later een kwaliteitsprobleem opduikt, kunt u precies traceren welke materiaalloten in die batch zijn gegaan.

Voorraadtellingen op de vloer

Tijd voor een cyclustelling. Loop door het magazijn met uw telefoon:

1. Scan een item
2. Systeem toont verwachte hoeveelheid
3. Voer werkelijke telling in
4. Ga naar het volgende item

Afwijkingen worden direct gesignaleerd. Pas de voorraad aan met een gedocumenteerde reden. Geen papieren tellijsten om later over te typen.

Voorraad overal controleren

De productieleider plant het schema voor morgen. Opent de telefoon, controleert materiaalniveaus voor geplande batches. Ziet dat een ingrediënt laag is. Neemt contact op met inkoop voordat het een noodgeval wordt.

Geen wandeling naar het magazijn. Niet iemand bellen om te controleren. Informatie direct beschikbaar.

Voorbeeld: een dag op de productievloer

Zo werkt mobiel voorraadbeheer in de praktijk voor een kleine cosmeticafabrikant:

7:30 - Start van de dag De productieleider opent de app, controleert materiaalniveaus voor de geplande batches van vandaag. Alles ziet er goed uit, behalve dat sheaboter op het bestelpunt staat. Signaleert dit bij inkoop.

8:15 - Ontvangst Een levering arriveert met geur-oliën. De medewerker scant de barcode van de pakbon, verifieert dat de hoeveelheden overeenkomen met de bestelling, voert lotnummers in van de leverancierslabels. Materialen verschijnen direct in de voorraad. Duurt 3 minuten voor 6 items.

9:00 - Productie start Eerste batch: lavendel bodylotion. De medewerker opent de productieorder op de telefoon, ziet welke materialen nodig zijn. Scant elke container bij het toevoegen van ingrediënten. Het systeem volgt de werkelijk gebruikte hoeveelheden.

11:30 - Batch voltooid 100 eenheden geproduceerd. De medewerker registreert de output, het systeem genereert een batchnummer en maakt eindproductvoorraad aan. Koppelt aan de lotnummers van alle gebruikte ingrediënten.

14:00 - Snelle telling Tijdens een rustig moment telt de medewerker de vijf meest gebruikte materialen (A-items). Scant elk, voert de telling in. Een ervan toont een kleine afwijking - registreert aanpassing met opmerking 'morsen'.

16:30 - Einde van de dag De manager bekijkt de dagelijkse activiteit op de laptop: ontvangen materialen, voltooide productie, eventuele afwijkingen. Alles klopt. Geen verrassingen.

Mobiel voorraadbeheer opzetten

Aan de slag gaan is eenvoudiger dan de meeste mensen verwachten:

Stap 1: Kies software met een mobiele app

Niet alle voorraadsystemen hebben goede mobiele apps. Sommige zijn alleen desktop met onhandige mobiele webtoegang. Zoek naar native apps (iOS en Android) met volledige scanmogelijkheden.

Controleer of de app offline werkt. Test dit voordat u zich vastlegt - neem uw telefoon mee naar het gebied met de slechtste verbinding in uw faciliteit en verifieer dat de app nog functioneert.

Stap 2: Voeg uw producten en materialen toe

Voer uw voorraadartikelen in het systeem in. Elk heeft nodig: - Naam en beschrijving - SKU of productcode - Barcodenummer (als items al barcodes hebben) - Maateenheid

Als items geen barcodes hebben, kan het systeem deze genereren.

Stap 3: Print labels voor items zonder codes

Grondstoffen van leveranciers hebben vaak geen scanbare barcodes, of de codes van de leverancier komen niet overeen met uw systeem. Print barcodelabels:

• Thermische labelprinter ($100-200) voor volume
• Gewone printer met zelfklevende vellen voor kleine hoeveelheden

Breng labels aan op bakken, schappen of containers. Nu is alles scanbaar.

Stap 4: Train uw team

Met telefoonscannen is training minimaal. De meeste mensen weten al hoe ze de camera van hun telefoon moeten gebruiken. Laat ze zien:

• Hoe de app te openen en in te loggen
• Hoe een barcode te scannen
• Hoe hoeveelheden in te voeren
• Wat te doen als iets niet scant

Vijf tot tien minuten behandelt de basis. De rest leren ze door gebruik.

Stap 5: Begin klein, breid dan uit

Probeer niet alles tegelijk te implementeren. Begin met een workflow:

Beste startpunt: Ontvangst. Elke levering wordt ingescand. Dit bouwt de gewoonte op en verbetert direct de nauwkeurigheid.

Vervolgens: Voorraadtellingen. Regelmatige cyclustellingen met mobiel scannen.

Daarna: Outputregistratie. Materiaalverbruik registreren tijdens batches.

Bouw vertrouwen op met elke stap voordat u complexiteit toevoegt.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Te vroeg hardware kopen: Begin met smartphones. Voeg pas speciale scanners toe als volume of omstandigheden dit vereisen. Veel kleine bedrijven hebben nooit meer nodig dan telefoons.

Retailgerichte software kiezen: Software ontworpen voor winkels en e-commerce mist vaak productiefuncties zoals recepturen, batchregistratie en productieorders. Zorg dat het systeem bij uw workflow past.

Offlinemogelijkheid negeren: Als de app constant internetverbinding vereist, zal deze falen in magazijnen met slecht WiFi. Test de offlinemodus voordat u zich vastlegt.

Barcodelabels overslaan: Mobiel scannen werkt alleen als items barcodes hebben. Investeer vooraf tijd om alles te labelen. De opbrengst komt bij elke scan daarna.

Workflows overcompliceren: Begin eenvoudig. U kunt later complexiteit toevoegen. Een basis scan-bij-ontvangst workflow die mensen daadwerkelijk gebruiken, is beter dan een uitgebreid systeem dat genegeerd wordt.

Hoe Krafte mobiel voorraadbeheer afhandelt

Krafte bevat mobiel voorraadbeheer dat is gebouwd voor producenten.

Scan met elk apparaat: De mobiele app werkt op elke smartphone. Gebruik de camera van uw telefoon om barcodes te scannen - geen extra hardware nodig.

Offlinemodus: Ga door met scannen en transacties registreren wanneer de verbinding slecht is. Gegevens synchroniseren automatisch wanneer u weer online bent.

Productieworkflows: Niet alleen ontvangen en verzenden. Volg materialen door de productie, registreer batchoutputs, beheer recepturen en formules.

Batchtraceerbaarheid: Registreer lotnummers bij ontvangst. Volg welke loten in welke productiebatches gaan. Volledige traceerbaarheid van materialen tot eindproducten.

Externe scanners aansluiten: Als u sneller wilt scannen, werken Bluetooth-barcodescanners met de app. Scans verschijnen net als camerascans.

Real-time synchronisatie: Updates verschijnen onmiddellijk op alle apparaten. Productievloer en kantoor zien dezelfde gegevens.

Of u nu materialen scant bij een laaddok of voorraadniveaus checkt vanuit huis, Krafte maakt uw voorraad overal toegankelijk.

Veelgestelde vragen

Wat is mobiel voorraadbeheer?

Mobiel voorraadbeheer gebruikt smartphones, tablets of draagbare apparaten om voorraad bij te houden en te controleren. In plaats van gebonden te zijn aan een desktopcomputer, kunt u barcodes scannen, hoeveelheden bijwerken en niveaus controleren vanaf elke plek in uw faciliteit.

Moet ik speciale hardware kopen?

Niet per se. Moderne smartphones hebben camera's die standaard barcodes kunnen scannen. Voor kleine bedrijven met bescheiden scanvolume is uw telefoon voldoende. Speciale scanners zijn zinvol voor grootschalige operaties of ruwe omgevingen.

Kan ik mijn telefoon als barcodescanner gebruiken?

Ja. Voorraadbeheer-apps gebruiken de camera van uw telefoon om 1D- en 2D-barcodes te lezen. Richt de camera op een barcode en de app legt de gegevens vast. Het is langzamer dan een speciale scanner, maar nauwkeurig en gratis.

Werkt mobiel voorraadbeheer offline?

Goede mobiele voorraad-apps hebben een offlinemodus. U kunt items scannen en transacties registreren zonder internetverbinding. Gegevens synchroniseren naar de cloud wanneer de verbinding terugkeert. Dit is essentieel voor magazijnen en productievloeren met slecht WiFi.

Wat is de beste mobiele voorraad-app voor productie?

Zoek naar apps met productiespecifieke functies: receptuur-/stuklijstondersteuning, batchregistratie, productieorders en materiaaltraceerbaarheid. Generieke retail voorraad-apps missen deze mogelijkheden vaak.

Hoe nauwkeurig is telefoonscannen vergeleken met speciale scanners?

Telefoonscannen is even nauwkeurig - de barcode wordt correct gescand of niet. Het verschil zit in snelheid. Speciale scanners zijn sneller voor grootschalig werk. Voor typische kleine productiebedrijven is de snelheid van de telefoon voldoende.

Tags: Voorraadbeheer, Automatisering, Gratis tools, Klein bedrijf