First In First Out (FIFO): Metoda zarządzania zapasami, która zapobiega marnotrawstwu i zapewnia jakość

Aleksander Nowak · 2026-02-20 · Poradniki branżowe

FIFO dla producentów, nie dla handlu detalicznego. Jak używać najstarszych materiałów w pierwszej kolejności, wdrożyć identyfikowalność partii i być gotowym na wycofania produktów

First In First Out (FIFO): Metoda zarządzania zapasami, która zapobiega marnotrawstwu i zapewnia jakość

FIFO to nie tylko termin księgowy. Dla producentów to praktyczny system, który określa, które materiały są zużywane w pierwszej kolejności — a ta decyzja wpływa na jakość produktu, zgodność z przepisami i ilość zapasów, które trafiają do kosza.

Zasada jest prosta: zużywaj najstarsze zapasy przed najnowszymi. Worek mąki, który przyszedł trzy tygodnie temu, jest używany przed tym, który przyjechał wczoraj. Olejki zapachowe zakupione w styczniu są zużywane przed lutową dostawą.

Ten przewodnik wyjaśnia, jak FIFO działa w środowiskach produkcyjnych, dlaczego ma znaczenie wykraczające poza księgowość i jak wdrożyć tę metodę w procesie produkcyjnym.

Czym jest FIFO?

FIFO to skrót od First In, First Out. Oznacza, że pierwsze pozycje, które trafiają do magazynu, są pierwszymi, które zużywasz lub sprzedajesz.

Większość wyjaśnień koncentruje się na handlu detalicznym: najstarsze produkty na półce powinny być sprzedane jako pierwsze. Ale dla producentów FIFO dotyczy surowców — a stawki są inne.

FIFO w handlu detalicznym: Sprzedaj starsze produkty, zanim przeterminują się na półce.

FIFO w produkcji: Używaj starszych materiałów w produkcji, zanim ulegną degradacji lub przeterminowaniu.

Gdy stosujesz FIFO w produkcji, masło shea, które przyszło w styczniu, jest zużywane przed masłem shea z lutego. Opakowania zamówione jako pierwsze są używane jako pierwsze. Zasada dotyczy wszystkiego, co ma termin przydatności lub może ulec degradacji z czasem.

Dlaczego FIFO ma znaczenie dla producentów

Zapobiega przeterminowaniu i marnotrawstwu

Surowce nie trwają wiecznie. Oleje mogą zjełczeć. Zapachy tracą intensywność. Składniki spożywcze się przeterminowują. Nawet pozornie stabilne materiały mogą ulegać degradacji w ciągu miesięcy lub lat.

Bez odpowiedniego systemu nowsze materiały mają tendencję do bycia zużywanymi jako pierwsze — są na wierzchu stosu, łatwiej je dosięgnąć, są świeższe w pamięci. Tymczasem starsze zapasy leżą z tyłu, ostatecznie stając się bezużytecznymi.

FIFO odwraca ten proces. Celowe używanie najstarszych materiałów w pierwszej kolejności minimalizuje marnotrawstwo wynikające z przeterminowania.

Przykład: Producent mydła otrzymuje dostawy oleju kokosowego co miesiąc. Bez FIFO najnowsza dostawa stoi przy stanowisku pracy i jest zużywana jako pierwsza. Styczniowa przesyłka zostaje w tylnym magazynie. Do lata jest zjełczała — 20 kg odpadów wartych setki dolarów. Z FIFO styczniowy olej zostałby zużyty w lutowej produkcji, na długo przed degradacją.

Zapewnia stałą jakość

Materiały zmieniają się z czasem, nawet w okresie przydatności. Olejki eteryczne tracą lotne związki. Kolory mogą się zmieniać. Składniki aktywne w kosmetykach stają się mniej skuteczne.

Używanie starszych materiałów w pierwszej kolejności oznacza, że produkty zawierają składniki o najwyższej świeżości względem momentu ich użycia. Krem do twarzy z 6-miesięczną witaminą E różni się od kremu z 2-tygodniową witaminą E — nawet jeśli oba technicznie spełniają specyfikację.

Wspiera zgodność z przepisami

Wiele branż wymaga identyfikowalności partii — możliwości śledzenia, które partie materiałów trafiły do których gotowych produktów. Żywność, kosmetyki, farmaceutyki i suplementy — wszystkie podlegają tym wymaganiom.

FIFO tworzy przewidywalny przepływ materiałów, który upraszcza identyfikowalność. Gdy wiesz, że starsze partie są zużywane jako pierwsze, łatwiej jest udokumentować, które partie dostawcy trafiły do których serii produkcyjnych.

Dokładne śledzenie kosztów

Dla celów księgowych FIFO przypisuje koszty w kolejności zakupu materiałów. Jeśli ceny składników rosną w czasie, FIFO oznacza, że starsze (tańsze) koszty są księgowane jako pierwsze, podczas gdy nowsze (droższe) zapasy pozostają w bilansie.

To podejście jest akceptowane zarówno przez US GAAP, jak i międzynarodowe standardy rachunkowości. Często lepiej odzwierciedla rzeczywisty fizyczny przepływ niż alternatywy takie jak LIFO (Last In, First Out).

Jak działa FIFO: Przykład produkcyjny

Prześledźmy FIFO na rzeczywistym scenariuszu.

Sytuacja: Piekarnia używa mąki do wypieku chleba. Dostawy otrzymuje co tydzień.

Stan magazynowy: - 5 stycznia: Otrzymano 100 kg mąki po $1,20/kg (Partia A) - 12 stycznia: Otrzymano 100 kg mąki po $1,25/kg (Partia B)
- 19 stycznia: Otrzymano 100 kg mąki po $1,30/kg (Partia C)

Całkowity stan: 300 kg

Produkcja (20 stycznia): Receptura wymaga 150 kg mąki.

Bez FIFO: Piekarz sięga po Partię C (najnowsza, najbardziej dostępna). Zużywa całe 100 kg Partii C plus 50 kg Partii B. Partia A pozostaje nietknięta.

Z FIFO: Piekarz używa najpierw Partii A (najstarszej). Zużywa całe 100 kg Partii A plus 50 kg Partii B. Partia C pozostaje na przyszłą produkcję.

Pozostałe zapasy po FIFO: - 50 kg z Partii B ($1,25/kg) - 100 kg z Partii C ($1,30/kg)

Obliczenie kosztu sprzedanych towarów: - 100 kg × $1,20 = $120 (z Partii A) - 50 kg × $1,25 = $62,50 (z Partii B) - Całkowity koszt: $182,50

Piekarnia zużyła najstarszą mąkę jako pierwszą. Gdyby Partia A leżała jeszcze miesiąc, podczas gdy Partie B i C byłyby zużywane, mogłaby ulec degradacji lub przyciągnąć szkodniki. FIFO zapobiega takiemu scenariuszowi.

FIFO vs LIFO vs Średnia ważona

Istnieją trzy główne metody śledzenia, które zapasy są zużywane:

Zalety FIFO: - Odpowiada fizycznemu przepływowi dla produktów łatwo psujących się - Szeroko akceptowana (GAAP i IFRS) - Zmniejsza marnotrawstwo z przeterminowania - Upraszcza identyfikowalność partii

Wady FIFO: - Wyższe podatki w okresie inflacji (niższy koszt sprzedaży = wyższy zysk) - Wymaga śledzenia zapasów według partii/daty

Kiedy LIFO może się sprawdzić: Towary trwałe z rosnącymi cenami, gdzie oszczędności podatkowe są ważniejsze niż fizyczny przepływ. Uwaga: LIFO nie jest dozwolone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Kiedy średnia ważona się sprawdza: Materiały surowcowe, gdzie partie są nierozróżnialne, a ceny stabilne. Prostsze prowadzenie ewidencji, ale traci się widoczność na poziomie partii.

Dla większości producentów — zwłaszcza tych zajmujących się żywnością, kosmetykami lub innymi produktami o ograniczonej trwałości — FIFO jest standardowym wyborem.

First In First Out vs FEFO: Gdy daty ważności mają pierwszeństwo przed datami przyjęcia

Standardowe podejście wykorzystuje datę przyjęcia jako czynnik decydujący: materiały przyjęte jako pierwsze są zużywane jako pierwsze. Ale co, jeśli daty ważności nie pokrywają się z datami przyjęcia?

Scenariusz: Otrzymujesz dwie partie tego samego składnika: - 1 marca: 50 kg z datą ważności 30 września - 15 marca: 50 kg z datą ważności 31 sierpnia (krótszy okres przydatności od dostawcy)

Ścisłe FIFO użyłoby najpierw partii z 1 marca. Ale partia z 15 marca wygasa wcześniej. Stosowanie logiki daty przyjęcia oznacza, że partia z krótszym terminem leży, podczas gdy partia z dłuższym terminem jest zużywana — co potencjalnie prowadzi do marnotrawstwa.

FEFO (First Expired, First Out) rozwiązuje ten problem, nadając priorytet dacie ważności nad datą przyjęcia. Partia wygasająca w sierpniu jest zużywana jako pierwsza, mimo że przyszła później.

Dla producentów mających do czynienia ze zmiennymi terminami przydatności FEFO często ma więcej sensu niż czyste sortowanie według daty przyjęcia. Wiele systemów magazynowych obsługuje oba podejścia — śledzisz według daty przyjęcia, ale pobierasz na podstawie daty ważności.

Wdrażanie tej metody w Twojej firmie

Organizacja fizyczna

To podejście działa tylko wtedy, gdy fizyczne rozmieszczenie je wspiera.

Układ magazynu: Rozmieść materiały tak, aby starsze zapasy były dostępne. Nowe dostawy trafiają na tył; pobieranie odbywa się z przodu. Może to oznaczać wydzielone korytarze, rotację zapasów podczas przyjmowania lub kolorowe etykiety z datami.

Czytelne oznakowanie: Każda partia powinna mieć widoczną datę przyjęcia lub datę ważności. Jeśli pracownicy nie mogą szybko zidentyfikować, które materiały są najstarsze, sięgną po to, co jest najwygodniejsze.

Dyscyplina przyjmowania: Gdy przychodzą nowe materiały, trafiają za istniejące zapasy — nie przed nie. Ten prosty nawyk zapobiega blokowaniu dostępu do starszych materiałów przez nowsze.

Wsparcie oprogramowania

Ręczne śledzenie sprawdza się przy prostych operacjach, ale staje się podatne na błędy wraz ze wzrostem złożoności.

Oprogramowanie magazynowe może: - Automatycznie sugerować, którą partię użyć na podstawie daty przyjęcia lub ważności - Śledzić numery partii przez przyjmowanie, produkcję i wysyłkę - Powiadamiać, gdy materiały zbliżają się do daty ważności - Automatycznie obliczać koszt sprzedanych towarów metodą FIFO - Generować raporty identyfikowalności na potrzeby zgodności

Kluczową funkcją jest śledzenie na poziomie partii. Systemy, które śledzą tylko całkowitą ilość (50 kg mąki), nie mogą wspierać tego podejścia. Potrzebujesz systemów, które śledzą według partii (25 kg z Partii A, 25 kg z Partii B).

Szkolenie personelu

Systemy i organizacja działają tylko wtedy, gdy ludzie ich przestrzegają. Szkolenie powinno obejmować:

Dlaczego to ma znaczenie: Pracownicy, którzy rozumieją cel, podejmują lepsze decyzje w sytuacjach niejednoznacznych.

Jak identyfikować najstarsze zapasy: Czy to przez etykiety, lokalizacje czy wyszukiwanie w oprogramowaniu.

Co robić z wyjątkami: Uszkodzone materiały, zwroty i częściowe partie tworzą przypadki szczególne. Jasne wytyczne zapobiegają nieporozumieniom.

Prawidłowe rejestrowanie: Jeśli oprogramowanie śledzi zużycie partii, pracownicy muszą rejestrować, które konkretne partie wykorzystali — nie tylko ilości.

Identyfikowalność partii i gotowość na wycofania

Używanie najstarszych materiałów w pierwszej kolejności tworzy przewidywalny przepływ, który upraszcza identyfikowalność. W połączeniu ze śledzeniem partii możesz odpowiedzieć na kluczowe pytania:

Identyfikowalność w przód: Ta partia surowca trafiła do których gotowych produktów?

Jeśli partia dostawcy ABC123 ma problem z jakością, możesz zidentyfikować, które serie produkcyjne użyły tego materiału i którzy klienci otrzymali dotknięte produkty.

Identyfikowalność wstecz: Ten gotowy produkt używał materiałów z których partii?

Jeśli klient zgłasza problem, możesz prześledzić jego produkt wstecz do konkretnych partii surowców i dostaw od dostawców.

FIFO ułatwia to, ponieważ przepływ materiałów jest sekwencyjny. Bez tego dana partia dostawcy może być częściowo zużywana w wielu seriach produkcyjnych przez miesiące, co komplikuje śledzenie.

Scenariusz wycofania: Dostawca informuje Cię, że jego partia #7890, wysłana 15 stycznia, jest zanieczyszczona.

Z odpowiednim śledzeniem: 1. Zapytanie: Które serie produkcyjne użyły partii #7890? 2. Wynik: Serie B-101 do B-105 (20 stycznia – 3 lutego) 3. Zapytanie: Którzy klienci otrzymali produkty z tych serii? 4. Rezultat: Lista dotkniętych klientów i ilości

Bez tego systemu mógłbyś musieć wycofać całą produkcję z tego okresu — lub, co gorsza, nie mieć żadnego sposobu na identyfikację dotkniętych produktów.

Jak Krafte to obsługuje

Krafte wspiera FIFO poprzez śledzenie zapasów na poziomie partii, zaprojektowane dla małych producentów.

Śledzenie partii przy przyjęciu: Rejestruj numery partii dostawcy, daty przyjęcia i daty ważności przy odbiorze materiałów.

Automatyczne sugestie najstarsze-najpierw: Gdy rozpoczynasz produkcję, system sugeruje, które partie materiałów użyć, bazując na zasadzie najstarsze-najpierw.

Alerty o terminach ważności: Otrzymuj powiadomienia, gdy materiały zbliżają się do daty ważności, abyś mógł nadać im priorytet w produkcji.

Pełna identyfikowalność: Zobacz, które partie surowców trafiły do których serii produkcyjnych. Generuj raporty gotowe na wycofania w kilka sekund.

Genealogia partii: Śledź materiały od dostawy od dostawcy przez produkcję po wysyłkę do klienta. Pełny łańcuch odpowiedzialności dla branż regulowanych.

System automatycznie obsługuje śledzenie. Ty skupiasz się na wytwarzaniu produktów, podczas gdy metoda działa w tle.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest metoda zarządzania zapasami FIFO?

FIFO (First In, First Out) to podejście do zarządzania zapasami, w którym najstarsze materiały lub produkty są zużywane lub sprzedawane jako pierwsze. Dla producentów oznacza to, że surowce przyjęte najwcześniej są zużywane w produkcji przed nowszymi dostawami. FIFO zmniejsza marnotrawstwo z przeterminowania i zapewnia stałą jakość produktów.

Jak obliczyć koszt sprzedanych towarów metodą FIFO?

Przypisuj koszty w kolejności zakupu materiałów. Jeśli kupiłeś 100 sztuk po $10, potem 100 sztuk po $12 i sprzedałeś 150 sztuk, Twój koszt wyniesie: (100 × $10) + (50 × $12) = $1 600. Najstarsze koszty są księgowane jako pierwsze; nowsze koszty pozostają w zapasach.

Jaka jest różnica między FIFO a LIFO?

FIFO używa najstarszych zapasów jako pierwszych; LIFO używa najnowszych zapasów jako pierwszych. FIFO odpowiada fizycznemu przepływowi dla produktów łatwo psujących się i jest akceptowana na całym świecie. LIFO może zmniejszyć podatki w okresie inflacji, ale nie jest dozwolona zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości. Większość producentów stosuje FIFO.

Czy FIFO jest lepsza od średniej ważonej?

Dla producentów potrzebujących śledzenia na poziomie partii (numery partii, daty ważności, identyfikowalność), FIFO jest zazwyczaj lepsza. Średnia ważona jest prostsza, ale traci widoczność na poziomie partii. Jeśli materiały są naprawdę wymiennymi surowcami, średnia ważona może się sprawdzić. Dla wszystkiego, co ma termin przydatności lub wymogi zgodności, FIFO jest preferowana.

Czym jest FEFO i jak różni się od FIFO?

FEFO (First Expired, First Out) nadaje priorytet dacie ważności zamiast dacie przyjęcia. Jeśli nowsza dostawa ma krótszy termin przydatności niż istniejące zapasy, FEFO użyłoby nowszej (krótszej datowo) partii jako pierwszej. FEFO jest powszechna w branży spożywczej i farmaceutycznej, gdzie data ważności determinuje decyzje o pobraniu.

Jak wdrożyć FIFO bez oprogramowania?

Kluczem jest organizacja fizyczna: przechowuj nowsze materiały za starszymi, oznaczaj wszystko datami przyjęcia lub ważności i szkol personel, aby pobierał z lokalizacji najstarszych jako pierwszych. Używaj oddzielnych stref magazynowych lub kolorowych etykiet dla różnych okresów. To działa przy prostych operacjach, ale staje się trudne wraz ze wzrostem zapasów.

Tags: Zarządzanie zapasami