Przykłady kontroli zapasów: jak to wygląda w praktyce

Aleksander Nowak · 2026-02-10 · Zarządzanie zapasami

Zobacz prawdziwe przykłady kontroli zapasów z produkcji. Dowiedz się, jak działają alerty o niskim stanie magazynowym, FIFO, identyfikowalność partii i śledzenie oparte na recepturach.

Przykłady kontroli zapasów: jak to wygląda w praktyce

Większość artykułów o kontroli zapasów wyjaśnia, co to oznacza. Ten pokazuje, jak to wygląda.

Jeśli produkujesz wyroby, prawdopodobnie przeczytałeś już wiele definicji i najlepszych praktyk. Ale zobaczenie kontroli zapasów w działaniu pomaga bardziej niż teoria. Jak alert o niskim stanie magazynowym faktycznie zapobiega wstrzymaniu produkcji? Co się dzieje, gdy musisz prześledzić problem jakościowy aż do konkretnej partii składników?

Ten przewodnik przedstawia rzeczywiste przykłady kontroli zapasów od małych producentów. Te przykłady zarządzania zapasami mają prosty format: scenariusz, problem bez właściwej kontroli, rozwiązanie z wdrożoną kontrolą i wynik.

Czym jest kontrola zapasów?

Zanim przejdziemy do przykładów, krótka definicja kontroli zapasów. Termin kontrola zapasów odnosi się do procesu śledzenia poziomów magazynowych, zarządzania przepływem zapasów w firmie oraz utrzymywania odpowiednich ilości, aby sprostać popytowi bez nadmiernego gromadzenia zapasów.

Znaczenie kontroli zapasów wykracza poza samo liczenie pozycji. Obejmuje wiedzę o tym, co posiadasz, gdzie to jest, kiedy zamówić ponownie i które konkretne partie lub serie zostały użyte w produkcji.

Dla producentów kontrola zapasów obejmuje:

Surowce: Składniki, komponenty i opakowania kupowane od dostawców.

Produkcja w toku: Pozycje aktualnie w produkcji, jeszcze nie ukończone.

Wyroby gotowe: Ukończone produkty gotowe do sprzedaży lub wysyłki.

System kontroli zapasów może być ciągły (aktualizowany w czasie rzeczywistym w momencie transakcji) lub okresowy (aktualizowany tylko podczas inwentaryzacji). Większość nowoczesnych systemów kontroli zapasów jest ciągła, zapewniając dokładne dane w każdej chwili.

Znaczenie kontroli zapasów staje się jasne, gdy coś idzie nie tak: braki magazynowe wstrzymujące produkcję, przeterminowane materiały stające się odpadami, problemy jakościowe, których nie można prześledzić, oraz stany magazynowe niezgodne z rzeczywistością.

Rodzaje zapasów w produkcji

Zrozumienie rodzajów zarządzania zapasami pomaga wyjaśnić poniższe przykłady.

Zapasy jednotypowe (handel detaliczny): Sklep kupuje gotowe produkty i je sprzedaje. Kontrola zapasów śledzi pozycje na półkach.

Zapasy wielotypowe (produkcja): Producent kupuje surowce, przetwarza je w procesie produkcji i sprzedaje wyroby gotowe. Kontrola zapasów musi śledzić zużyte materiały, wytworzone produkty oraz relacje między nimi.

Kontrola zapasów w produkcji jest bardziej złożona, ponieważ materiały zmieniają formę. Gdy produkujesz partię mydła, oleje i zapachy nie znikają z magazynu i nie pojawiają się automatycznie jako kostki mydła. Twój system kontroli zapasów musi obsługiwać tę transformację. Pozwól, że wyjaśnię kontrolę zapasów na rzeczywistych scenariuszach.

Poniższe przykłady koncentrują się na scenariuszach produkcyjnych, w których ta złożoność ma znaczenie.

Przykład 1: Alert o niskim stanie zapobiega wstrzymaniu produkcji

Scenariusz: Producent farb używa dwutlenku tytanu w 80% swoich produktów. Zamawia go co miesiąc od dostawcy z dwutygodniowym czasem realizacji.

Bez kontroli zapasów:

Kierownik produkcji sprawdza pojemnik z dwutlenkiem tytanu przed rozpoczęciem partii białej farby. Pojemnik wygląda na mniej więcej w połowie pełny, więc kontynuuje. W trakcie produkcji partii zapas się kończy. Produkcja zostaje wstrzymana. Dzwoni do dostawcy po ekspresową wysyłkę, która kosztuje 3 razy więcej niż normalna stawka. Partia czeka niedokończona przez cztery dni.

Z kontrolą zapasów:

System magazynowy śledzi dwutlenek tytanu z punktem ponownego zamówienia ustawionym na 50 kg (dwa tygodnie typowego zużycia plus zapas bezpieczeństwa). Gdy zapas spada do 48 kg, system wysyła alert. Kierownik zakupów zamawia więcej ze standardową dostawą. Nowa przesyłka dociera trzy dni przed wyczerpaniem istniejącego zapasu.

Wynik:

• Brak przerw w produkcji
• Brak opłat za ekspresową wysyłkę
• Brak niedokończonych partii czekających na realizację

Kluczowa funkcja kontroli zapasów: Punkty ponownego zamówienia z automatycznymi alertami opartymi na czasie realizacji i wzorcach zużycia. Ten przykład zarządzania zapasami pokazuje, jak prosty alert zapobiega kosztownym przestojom.

Przykład 2: FIFO zapobiega przeterminowaniu materiałów

Scenariusz: Firma kosmetyczna używa olejków zapachowych z 12-miesięcznym terminem przydatności. Otrzymuje dostawy co kwartał i przechowuje wiele partii w magazynie.

Bez kontroli zapasów:

Zespół magazynowy bierze ten olejek zapachowy, który jest najłatwiej dostępny — zwykle najnowszą dostawę blisko wejścia. Starsze partie są przesuwane na tył. Sześć miesięcy później ktoś odkrywa trzy butelki olejku jaśminowego, które przeterminowały się dwa miesiące temu. To 400 € zmarnowane, a dodatkowo brakuje teraz olejku jaśminowego.

Z kontrolą zapasów:

System śledzi każdą partię z datą przyjęcia i terminem ważności. Gdy produkcja potrzebuje olejku jaśminowego, system pokazuje, którą partię użyć najpierw (najstarszą nieprzeterminowaną). Zespół magazynowy wybiera partię 2024-03 zamiast partii 2024-09. Trzy miesiące później alert ostrzega, że partia 2024-03 traci ważność za 30 dni. Produkcja nadaje priorytet recepturom wykorzystującym olejek jaśminowy, aby zużyć go na czas.

Wynik:

• Zero przeterminowanych materiałów
• Brak niespodziewanych braków
• Dokładne śledzenie kosztów (starsze partie często mają inne ceny zakupu)

Kluczowa funkcja kontroli zapasów: Śledzenie partii FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) z alertami o terminach ważności.

Przykład 3: Identyfikowalność partii podczas problemu jakościowego

Scenariusz: Producent żywności wytwarza rzemieślniczy sos chili. Klient zgłasza, że butelka smakuje „dziwnie” i podaje numer partii z etykiety.

Bez kontroli zapasów:

Producent wie, że coś poszło nie tak, ale nie może zidentyfikować przyczyny. Czy to była zła partia papryki? Ocet? Problem z procesem gotowania? Nie można prześledzić, jakie składniki weszły do partii #2847. Dla bezpieczeństwa wycofuje cały sos chili wyprodukowany w danym miesiącu: 500 butelek. Powiadamia 12 sprzedawców detalicznych. Wycofanie kosztuje 3000 € w zwrotach plus nadszarpniętą reputację.

Z kontrolą zapasów:

Producent sprawdza partię #2847 w swoim systemie. Widzi dokładnie, które partie każdego składnika zostały użyte:

• Papryka: Partia P-2024-15 z Farmy A
• Ocet: Partia V-2024-08 od Dostawcy B
• Przyprawy: Partia S-2024-22 od Dostawcy C

Sprawdza inne partie, które używały tej samej partii papryki. Tylko partie #2845, #2846 i #2847 używały partii P-2024-15. Wycofuje tylko te trzy partie: łącznie 45 butelek. Kontaktuje się z Farmą A w sprawie jakości papryki.

Wynik:

• Ukierunkowane wycofanie: 45 butelek zamiast 500
• Zidentyfikowana przyczyna źródłowa (partia papryki z Farmy A)
• Koszty zmniejszone o 90%
• Zaufanie klientów utrzymane dzięki szybkiej, profesjonalnej reakcji

Kluczowa funkcja kontroli zapasów: Identyfikowalność partii łącząca wyroby gotowe z partiami składników.

Przykład 4: Zużycie materiałów oparte na recepturach

Scenariusz: Producent świec wytwarza 5 linii produktów ze wspólnych składników: wosku sojowego, bawełnianych knotów, olejków zapachowych i szklanych słoików. Każdy rozmiar świecy ma inną recepturę.

Bez kontroli zapasów:

Po każdej serii produkcyjnej ktoś ręcznie oblicza, ile wosku i olejku zapachowego zostało zużyte, a następnie aktualizuje arkusz kalkulacyjny. Czasem zapomina. Czasem szacuje. Pod koniec miesiąca arkusz pokazuje 45 kg pozostałego wosku sojowego, ale faktyczny stan to 38 kg. Rozbieżność 7 kg może być kradzieżą, błędem w liczeniu, rozlaniem lub po prostu błędami matematycznymi. Nikt nie wie.

Z kontrolą zapasów:

Każdy produkt ma recepturę w systemie:

• Mała świeca: 150 g wosku, 8 ml olejku zapachowego, 1 knot, 1 mały słoik
• Duża świeca: 400 g wosku, 20 ml olejku zapachowego, 1 knot, 1 duży słoik

Gdy produkcja kończy zamówienie na 50 małych świec, system automatycznie odejmuje 7,5 kg wosku, 400 ml olejku zapachowego, 50 knotów i 50 małych słoików. Bez ręcznego wprowadzania danych. Stan na koniec miesiąca zgadza się z systemem z dokładnością do 0,5%.

Wynik:

• Dokładne zapasy bez ręcznych obliczeń
• Rzeczywisty koszt produktu (faktycznie zużyte materiały, nie szacowane)
• Rozbieżności wykrywane natychmiast, a nie odkrywane na koniec miesiąca

Kluczowa funkcja kontroli zapasów: Automatyczne zużycie oparte na recepturze/BOM podczas produkcji. Ten przykład systemu magazynowego pokazuje, jak automatyzacja eliminuje błędy ręczne.

Przykład 5: Inwentaryzacja cykliczna wykrywa kradzież na wczesnym etapie

Scenariusz: Mały zakład montażu elektroniki przechowuje komponenty o wartości 50 000 € w swoim magazynie. Pełną inwentaryzację przeprowadza raz do roku.

Bez kontroli zapasów:

Roczna inwentaryzacja ujawnia brak 200 mikrokontrolerów (wartość 2000 €). Niedobór mógł wystąpić w dowolnym momencie w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Nagrania z monitoringu są przechowywane tylko przez 30 dni. Zakład nie ma pojęcia, kiedy nastąpiła strata ani kto był odpowiedzialny. Odpisuje 2000 € i ma nadzieję, że w przyszłym roku będzie lepiej.

Z kontrolą zapasów:

Zamiast jednej rocznej inwentaryzacji przeprowadzają tygodniowe zliczenia cykliczne. Co tydzień liczą jedną kategorię komponentów. W tygodniu 6 liczą mikrokontrolery i stwierdzają brak 15 sztuk. Przeglądają transakcje z ostatniego tygodnia i nagrania z monitoringu. Odkrywają, że pracownik nocnej zmiany zabierał komponenty. Całkowita strata: 150 € zamiast 2000 €.

Wynik:

• Wczesne wykrycie ogranicza straty
• Przyczyna źródłowa zidentyfikowana, gdy dowody jeszcze istnieją
• Problem naprawiony, zanim się powiększy

Kluczowa funkcja kontroli zapasów: Inwentaryzacja cykliczna ze śledzeniem odchyleń i alertami.

Popularne metody kontroli zapasów

Powyższe przykłady wykorzystują kilka metod kontroli zapasów. Oto krótki przegląd:

FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło): Używaj najstarszych zapasów najpierw. Niezbędne dla wszystkiego z datą ważności. Przykład 2 pokazuje FIFO w działaniu.

Analiza ABC: Kategoryzuj zapasy według wartości. Pozycje „A” (20% SKU, 80% wartości) otrzymują ścisłą kontrolę. Pozycje „C” (50% SKU, 5% wartości) otrzymują luźniejszą kontrolę. Skup uwagę tam, gdzie ma to największe znaczenie.

Punkty ponownego zamówienia: Ustaw minimalne poziomy zapasów, które uruchamiają ponowne zamówienia. Uwzględnij czas realizacji, zapas bezpieczeństwa i tempo zużycia. Przykład 1 pokazuje, jak punkty ponownego zamówienia zapobiegają brakom magazynowym.

Śledzenie partii/serii: Przypisuj numery grupom materiałów i wyrobom gotowym. Śledź, które partie weszły do których produktów. Przykład 3 pokazuje identyfikowalność podczas problemu jakościowego.

Inwentaryzacja cykliczna: Licz małe porcje zapasów często, zamiast liczyć wszystko raz do roku. Przykład 5 pokazuje, jak inwentaryzacja cykliczna wcześnie wykrywa problemy.

Just-in-Time (JIT): Zamawiaj materiały tak, aby dotarły, gdy są potrzebne, minimalizując zapasy na stanie. Zmniejsza koszty magazynowania, ale wymaga niezawodnych dostawców i dokładnego prognozowania popytu.

Te metody działają razem. Producent może stosować FIFO dla materiałów łatwo psujących się, ABC do priorytetyzacji inwentaryzacji, punkty ponownego zamówienia dla wszystkich materiałów i śledzenie partii w celu zapewnienia zgodności.

Jak oprogramowanie obsługuje kontrolę zapasów

Powyższe przykłady są znacznie trudniejsze do wykonania w arkuszach kalkulacyjnych. Oprogramowanie do kontroli zapasów automatyzuje śledzenie i obliczenia.

Krafte jest stworzony dla małych producentów seryjnych. Oto jak radzi sobie ze scenariuszami z przykładów:

Alerty o niskim stanie (Przykład 1): Ustaw punkty ponownego zamówienia dla każdego materiału. System ostrzega, gdy zapas spada poniżej progu, z wystarczającym czasem na złożenie zamówienia.

FIFO i śledzenie terminów ważności (Przykład 2): Każda partia materiału ma datę przyjęcia i opcjonalną datę ważności. Podczas produkcji system sugeruje, które partie użyć najpierw. Alerty ostrzegają przed przeterminowaniem materiałów.

Identyfikowalność partii (Przykład 3): Każda partia produkcyjna rejestruje, które partie materiałów zostały użyte. Jeśli klient zgłosi problem, możesz prześledzić wstecz do dokładnych składników i w przód do wszystkich dotkniętych partii.

Zużycie oparte na recepturach (Przykład 4): Zdefiniuj receptury dla każdego produktu z dokładnymi ilościami materiałów. Gdy zakończysz produkcję, system automatycznie odejmuje materiały na podstawie receptury. Bez ręcznych obliczeń.

Inwentaryzacja cykliczna (Przykład 5): Przeprowadzaj inwentaryzację w dowolnym momencie, porównuj z danymi w systemie i koryguj z udokumentowanymi przyczynami. Śledź odchylenia w czasie, aby wykryć wzorce.

Ceny zaczynają się od 7 €/miesiąc. Bez konsultantów wdrożeniowych i długiej konfiguracji. Większość producentów zaczyna śledzić zapasy w ciągu jednego dnia od rejestracji.

Dlaczego kontrola zapasów ma znaczenie

Przykłady ilustrują znaczenie kontroli zapasów dla producentów:

Dokładność finansowa: Wiedz, co masz i ile to jest warte. Bez niespodzianek podczas audytów na koniec roku.

Ciągłość produkcji: Unikaj braków magazynowych wstrzymujących produkcję. Unikaj nadmiernych zapasów zamrażających gotówkę.

Zarządzanie jakością: Śledź problemy do ich źródła. Przeprowadzaj ukierunkowane wycofania zamiast szerokich.

Redukcja odpadów: Używaj materiałów, zanim się przeterminują. Wykrywaj rozbieżności, zanim się powiększą.

Widoczność kosztów: Znaj rzeczywiste koszty produktów na podstawie faktycznego zużycia materiałów.

Dobre zarządzanie kontrolą zapasów zapobiega narastaniu małych problemów w duże. Miesięczna rozbieżność 1% staje się 12% do końca roku. Pominięte zamówienie staje się sytuacją awaryjną. Nieidentyfikowalny problem jakościowy staje się pełnym wycofaniem.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest kontrola zapasów?

Jak zdefiniować kontrolę zapasów? To zarządzanie poziomami magazynowymi w celu utrzymania odpowiedniej ilości materiałów i produktów. Obejmuje śledzenie tego, co masz, gdzie to jest, kiedy zamawiać ponownie i które partie zostały użyte w produkcji. Dla producentów obejmuje to surowce, produkcję w toku i wyroby gotowe.

Jaki jest przykład kontroli zapasów?

Firma kosmetyczna śledzi partie olejków zapachowych z datami ważności. System zapewnia, że starsze partie są używane najpierw (FIFO) i ostrzega przed przeterminowaniem. Zapobiega to marnotrawstwu i zapewnia dokładne śledzenie kosztów. Pięć przykładów w tym artykule pokazuje różne aspekty kontroli zapasów w produkcji.

Jakie są rodzaje systemów kontroli zapasów?

Dwa główne rodzaje systemów magazynowych to systemy ciągłe i okresowe. Systemy ciągłe aktualizują zapasy w czasie rzeczywistym w momencie transakcji. Systemy okresowe aktualizują się tylko podczas inwentaryzacji. Większość nowoczesnych systemów jest ciągła, zapewniając dokładne dane w każdej chwili. Proces kontroli zapasów różni się w zależności od typu systemu, ale zawsze obejmuje śledzenie, liczenie i korygowanie poziomów magazynowych.

Jaka jest różnica między kontrolą zapasów a zarządzaniem zapasami?

Kontrola zapasów koncentruje się na śledzeniu i utrzymywaniu poziomów magazynowych. Zarządzanie zapasami jest szersze i obejmuje prognozowanie popytu, relacje z dostawcami oraz strategiczne decyzje dotyczące tego, co magazynować. Kontrola jest składową zarządzania.

Dlaczego kontrola zapasów jest ważna dla producentów?

Producenci obsługują wiele rodzajów zapasów (surowce, produkcja w toku, wyroby gotowe) i przetwarzają materiały w procesie produkcji. Bez kontroli nie można śledzić rzeczywistych kosztów, identyfikować problemów jakościowych, zapobiegać brakom magazynowym ani utrzymywać dokładnych stanów. Przykłady w tym artykule pokazują, co idzie nie tak bez właściwej kontroli.

Tags: Zarządzanie zapasami, Harmonogramowanie