Sistem de gestionare a stocurilor pentru afaceri mici: Ghid complet

Aleksander Nowak · 2026-02-08 · Gestionarea stocurilor

Găsiți sistemul de inventar potrivit pentru afacerea dvs. mică. Aflați diferența dintre inventarul de retail și cel de producție — și ce software se potrivește fiecăruia.

Sistem de gestionare a stocurilor pentru afaceri mici: Ghid complet

Căutați programe de inventar pentru afaceri mici și veți găsi zeci de instrumente concepute pentru retail: scanere de coduri de bare, integrare POS, urmărirea rafturilor. Excelent dacă aveți un magazin.

Dar dacă fabricați produse? Dacă inventarul dvs. include materii prime care devin produse finite prin producție?

Pentru micii producători, gestionarea stocurilor este fundamental diferită. Nu urmăriți doar ce se află pe rafturi. Urmăriți ingrediente, componente și materiale care se transformă în produse prin rețete sau asamblare. Software-ul standard de inventar pentru retail nu gestionează acest lucru.

Acest ghid explică modul în care sistemele de inventar diferă în funcție de tipul afacerii, ce funcționalități contează cu adevărat și cum să alegeți software-ul potrivit operațiunilor dvs.

Ce este un sistem de gestionare a stocurilor?

Un sistem de gestionare a stocurilor (SGS) urmărește ce aveți, unde se află și cum se mișcă. La minimum, înregistrează articolele care intră și ies, menține nivelurile curente ale stocurilor și vă alertează când aprovizionările scad.

Dincolo de urmărirea de bază, un software de inventar bun oferă:

Vizibilitate în timp real asupra stocurilor din toate locațiile. Nu mai trebuie să ghiciți ce este disponibil sau să mergeți în depozit pentru a verifica.

Actualizări automate când au loc vânzări sau sosesc livrări. Nivelurile stocurilor rămân exacte fără numărări manuale.

Alerte de stoc scăzut care se activează înainte să rămâneți fără. Punctele de reaprovizionare previn epuizarea stocurilor și pierderile de vânzări.

Rapoarte privind valoarea inventarului, rotația și tendințele. Date pentru decizii de achiziție mai inteligente.

Majoritatea afacerilor mici încep cu foi de calcul. Funcționează până când nu mai funcționează. Punctul de rupere apare de obicei când gestionați sute de articole, mai multe locații sau o echipă care are nevoie de acces partajat. Atunci software-ul dedicat de gestionare a stocurilor pentru afaceri mici se amortizează prin timpul economisit și erorile evitate.

Inventar retail vs. inventar de producție

Aici greșesc majoritatea ghidurilor: presupun că toate afacerile mici funcționează la fel. Nu este așa.

Gestionarea inventarului de retail

O afacere de retail cumpără produse finite și le revinde. Fluxul de inventar este simplu:

1. Achiziționați produse de la furnizori
2. Recepționați în depozit sau magazin
3. Urmăriți pe rafturi după SKU
4. Vindeți clienților
5. Reaprovizionați când stocul este scăzut

Un sistem de inventar retail optimizează acest flux. Se sincronizează cu sistemul dvs. de punct de vânzare, urmărește produsele prin cod de bare și gestionează stocul pe canalele de vânzare. Când vindeți o cămașă, sistemul scade o cămașă din inventar.

Software-ul de inventar pentru magazine este conceput pentru afacerile care cumpără și vând produse finite. Este disponibil pe scară largă și funcționează bine pentru magazine.

Gestionarea inventarului de producție

O afacere de producție fabrică produse. Fluxul de inventar este mai complex:

1. Achiziționați materii prime de la furnizori
2. Recepționați materialele în inventar
3. Utilizați materialele în producție (urmând rețete sau liste de materiale)
4. Creați produse finite din producție
5. Urmăriți produsele finite disponibile pentru vânzare
6. Vindeți clienților
7. Reaprovizionați materialele când stocul este scăzut

Aceasta implică trei tipuri de inventar:

Materii prime: Ingrediente, componente, ambalaje. Ce cumpărați de la furnizori.

Producție în curs (WIP): Articole aflate în curs de producție. Materiale angajate în producție, dar care nu sunt încă finalizate.

Produse finite: Produse finalizate, gata de vânzare sau expediere.

Software-ul de retail gestionează doar produsele finite. Nu înțelege că crema dvs. de față necesită unt de shea, ulei parfumat, conservanți și borcane. Nu poate urmări consumul de materiale în timpul producției sau calcula dacă aveți suficiente ingrediente pentru a onora o comandă.

De ce contează acest lucru pentru afacerile mici

Utilizarea software-ului de inventar retail pentru producție creează probleme constante:

Urmăriți produsele finite, dar nu materialele necesare pentru a le fabrica. Rămâneți fără un ingredient cheie fără nicio avertizare. Nu puteți vedea costurile reale ale produselor, deoarece consumul de materiale nu este legat de producție. Nu există trasabilitate de la materiale, prin producție, până la vânzări.

Software-ul potrivit se potrivește modului în care funcționează efectiv afacerea dvs. Un retailer și un producător au nevoi fundamental diferite.

Funcționalități cheie pentru afacerile de retail

Dacă cumpărați produse finite și le revindeți, iată ce contează:

Integrare POS: Inventarul dvs. ar trebui să se sincronizeze cu sistemul de punct de vânzare. Fiecare vânzare actualizează automat nivelurile stocurilor.

Scanare coduri de bare: Accelerați recepția, numărarea și pregătirea comenzilor cu scanarea codurilor de bare sau QR. Majoritatea sistemelor suportă scanarea mobilă prin smartphone.

Sincronizare multi-canal: Dacă vindeți pe Shopify, Amazon și în magazin, inventarul ar trebui să rămână sincronizat pe toate canalele.

Puncte de reaprovizionare: Setați niveluri minime de stoc care declanșează alerte sau comenzi de achiziție automate.

Urmărire pe locații: Știți ce se află în depozit versus pe podeaua de vânzare versus în tranzit.

Raportare: Urmăriți cele mai vândute produse, cele cu vânzări lente, valoarea inventarului și ratele de rotație.

Software-ul de inventar retail este disponibil pe scară largă și funcționează bine pentru magazine. Provocarea pentru producători este diferită.

Funcționalități cheie pentru micii producători

Dacă fabricați produse, aveți nevoie de capacități diferite:

Urmărirea materiilor prime

Urmăriți toate materialele separat de produsele finite. Fiecare material are propria cantitate, unitate de măsură, furnizor, cost și punct de reaprovizionare. Când materialele sosesc, intră în inventarul de materii prime, nu în produse finite.

Rețete și liste de materiale

Definiți ce intră în fiecare produs. O lumânare poate necesita 200g ceară, 20ml ulei parfumat, un fitil și un borcan. Sistemul folosește aceste rețete pentru a calcula necesarul de materiale și costurile de producție.

Ordine de producție

Creați ordine care transformă materialele în produse. Când finalizați producția, sistemul scade automat materiile prime și adaugă produse finite în inventar. Nu sunt necesare ajustări manuale.

Urmărirea loturilor și a seriilor

Atribuiți numere de lot seriilor de producție și urmăriți ce loturi de materiale au intrat în care produse. Esențial pentru alimente, cosmetice și orice afacere care ar putea avea nevoie să urmărească probleme de calitate sau să gestioneze retrageri de produse.

Gestionare FIFO

Urmărirea „primul intrat, primul ieșit” asigură că materialele mai vechi sunt utilizate înaintea celor mai noi. Esențial pentru orice are date de expirare. Sistemele bune sugerează ce loturi să folosiți în timpul producției.

Calculul costurilor

Urmărirea automată a costurilor care include costurile materialelor și, opțional, manopera și cheltuielile generale. Cunoașteți costul real al produsului, nu doar cât ați plătit pentru produsele finite.

Produse semifinite

Unele produse necesită etape intermediare. Puteți prepara un amestec de bază, apoi utilizați acea bază în mai multe produse finale. Sistemele de inventar de producție gestionează aceste procese în mai multe etape.

Software de inventar pentru micii producători

Dacă fabricați produse, în special în loturi (alimente, cosmetice, produse chimice, vopsele), aveți nevoie de software de inventar conceput pentru producție, nu pentru retail.

Krafte este conceput special pentru micii producători pe loturi. Iată cum gestionează inventarul de producție:

Materii prime și produse finite ca inventare separate. Urmăriți ingredientele și componentele cu cantități, costuri, furnizori și niveluri de reaprovizionare proprii. Produsele finite sunt urmărite separat, cu propriile SKU-uri și prețuri.

Producție bazată pe rețete. Definiți rețete care specifică exact ce materiale intră în fiecare produs. Sistemul calculează automat necesarul de materiale și costurile.

Ordine de producție care consumă materiale. Când creați un ordin de producție, materialele sunt rezervate. Când producția este finalizată, materialele sunt scăzute și produsele finite sunt adăugate. Inventarul rămâne exact fără actualizări manuale.

Trasabilitate pe loturi. Fiecare lot de producție primește un număr. Sistemul înregistrează ce loturi de materiale au fost utilizate. Dacă un client raportează o problemă, puteți urmări înapoi până la seria exactă de producție și ingredientele folosite.

FIFO și urmărirea expirării. Sistemul sugerează utilizarea materialelor celor mai vechi primele. Urmăriți datele de expirare atât pentru materiale, cât și pentru produsele finite.

Produse semifinite. Creați produse intermediare care devin componente în produsele finale. Sistemul gestionează producția în mai multe etape.

Alerte de stoc scăzut pentru materiale. Fiți notificat când materiile prime scad, nu doar când produsele finite s-au epuizat.

Prețurile încep de la €7/lună pentru operațiuni mici, ajungând la €47/lună pentru echipe mai mari. Fără taxe de implementare, fără consultanți. Majoritatea producătorilor sunt operaționali în câteva zile, nu luni.

Comparație sisteme de inventar

Pentru micii producători pe loturi, Krafte acoperă rândul din mijloc: urmărirea materialelor, producția bazată pe rețete, trasabilitatea loturilor și calculul costurilor, fără complexitatea enterprise.

Cum să alegeți sistemul potrivit

Începeți prin înțelegerea operațiunilor dvs. Puneți-vă aceste întrebări:

Fabricați produse sau le revindeți? Dacă fabricați, aveți nevoie de software de inventar care înțelege materiile prime, rețetele și producția. Software-ul de control al inventarului de retail nu va funcționa pentru producători.

Câte SKU-uri gestionați? Instrumentele simple funcționează pentru zeci de articole. Sute sau mii de SKU-uri necesită căutare robustă, filtrare și organizare.

Aveți nevoie de trasabilitate pe loturi? Producătorii din domeniul alimentar, cosmetic și farmaceutic au adesea nevoie să urmărească materialele prin producție pentru conformitate și controlul calității.

Câte locații? O singură locație este mai simplă. Mai multe depozite necesită urmărirea transferurilor și vizualizări ale inventarului specifice fiecărei locații.

Ce integrări contează? Software de contabilitate precum QuickBooks sau Xero? Platforme de e-commerce? Sistemul ar trebui să se conecteze la instrumentele pe care le utilizați deja.

Care este bugetul dvs.? Sistemele enterprise costă mii lunar plus implementare. Instrumentele pentru afaceri mici variază de la gratuit la sub $100/lună.

Greșeli frecvente de evitat

Utilizarea software-ului de retail pentru producție. Dacă fabricați produse, urmărirea doar a produselor finite vă lasă în întuneric în privința nivelurilor de materiale și a costurilor de producție. Aveți nevoie de un sistem conceput pentru producție.

Depășirea foilor de calcul prea târziu. Până când foile de calcul devin dificile, ați pierdut deja timp cu actualizările manuale și erorile. Treceți la un software de inventar adecvat înainte ca problema să devină acută.

Achiziționarea excesivă de software enterprise. Sistemele ERP enterprise sunt puternice, dar scumpe și complexe. O companie de cosmetice cu 10 persoane nu are nevoie de același sistem ca o multinațională. Potriviți software-ul cu scala reală a afacerii dvs.

Ignorarea timpului de implementare. Unele sisteme durează luni de zile pentru configurare. Altele funcționează în câteva zile. Luați în calcul timpul de configurare în decizia dvs., mai ales dacă vă confruntați deja cu dificultăți în gestionarea inventarului.

Alegerea bazată pe funcționalități pe care nu le veți folosi. O listă mai lungă de funcționalități nu este mai bună dacă nu veți folosi majoritatea. Concentrați-vă pe funcționalitățile care vă rezolvă problemele reale.

Întrebări frecvente

Care este cel mai bun sistem de gestionare a stocurilor pentru afaceri mici?

Depinde de tipul afacerii dvs. Retailerii au nevoie de integrare POS și sincronizare multi-canal. Producătorii au nevoie de urmărirea materiilor prime, rețete și ordine de producție. Krafte gestionează materialele, producția și produsele finite într-un singur sistem pentru producători.

Ce ar trebui să caute producătorii într-un software de inventar?

Software care urmărește materiile prime separat de produsele finite, suportă rețete sau liste de materiale și gestionează ordine de producție. Krafte este conceput special pentru producătorii pe loturi din domeniul alimentar, cosmetic, chimic și industrii similare.

Cât costă software-ul de inventar pentru afaceri mici?

Instrumentele de bază de retail încep gratuit sau sub $30/lună. Opțiunile de gamă medie costă $50-150/lună. Software-ul de inventar de producție precum Krafte costă €7-47/lună. Sistemele enterprise costă $1.000+ lunar plus taxe de implementare.

Pot folosi foi de calcul pentru gestionarea inventarului?

Da, la început. Foile de calcul devin problematice pe măsură ce creșteți: fără actualizări în timp real, erori de introducere manuală, fără acces multi-utilizator, fără alerte automate. Majoritatea afacerilor depășesc foile de calcul între 50-200 SKU-uri.

Care este diferența dintre software-ul de inventar și ERP?

Software-ul de inventar se concentrează pe urmărirea stocurilor. ERP (Enterprise Resource Planning) integrează inventarul cu contabilitatea, resursele umane, vânzările și alte funcții de afaceri. Afacerile mici încep de obicei cu instrumente de inventar specializate și iau în considerare ERP-ul ulterior, dacă este necesar.

Au nevoie micii producători de software de inventar special?

Da. Producția implică materii prime, procese de producție și produse finite. Software-ul standard de inventar urmărește doar produsele finite. Software-ul de inventar de producție precum Krafte gestionează fluxul complet: materiale intrate, producție și produse ieșite.

Tags: Gestionarea stocurilor, Afaceri mici, Retail