Scanner de inventar: hardware dedicat sau scanare cu smartphone pentru afaceri mici

Aleksander Nowak · 2026-02-14 · Gestionarea stocurilor

Aflați cum funcționează scannerele de inventar. Vedeți când aveți nevoie de hardware și când smartphone-ul vostru este suficient. Ghid pentru producătorii mici.

Scanner de inventar: aveți nevoie de hardware sau telefonul vostru este suficient?

Când oamenii se gândesc la scanarea inventarului, își imaginează lucrători de depozit cu scannere voluminoase în formă de pistol. Acest echipament costă sute de dolari per unitate și necesită instruire pentru utilizare corectă.

Dar iată ce majoritatea ghidurilor nu vă spun: pentru producătorii mici, smartphone-ul vostru este adesea suficient.

Software-ul modern de inventar cu coduri de bare funcționează cu camerele telefoanelor. Scanați coduri de bare la fel cum scanați un cod QR la un restaurant. Fără achiziții de hardware special. Fără instruire. Scannerul este deja în buzunarul vostru.

Acest ghid explică cum funcționează scannerele de inventar, când aveți cu adevărat nevoie de hardware dedicat precum un scanner tip pistol, și cum să configurați scanarea codurilor de bare pentru operațiunea voastră de producție fără investiții inutile.

Ce este un scanner de inventar?

Un scanner de inventar este orice dispozitiv care citește coduri de bare pentru a urmări stocurile. Captează datele codului de bare și le trimite către software-ul de gestionare a inventarului, care actualizează cantitățile și înregistrează tranzacția.

Un sistem de inventar cu coduri de bare are trei componente:

Coduri de bare: Etichete pe produsele și materialele voastre care conțin informații codificate (SKU, identificator de produs, număr de lot).

Scanner: Dispozitivul care citește codurile de bare. Poate fi un scanner hardware dedicat sau camera unui smartphone.

Software: Sistemul de scanare a inventarului care primește datele scanării, actualizează nivelurile de stoc și păstrează evidențele.

Scannerul în sine este doar dispozitivul de intrare. Munca reală se întâmplă în software, care urmărește ce a fost scanat, când, de către cine și actualizează inventarul în consecință.

Scannere hardware vs scanare cu smartphone

Aveți două opțiuni principale pentru scanarea codurilor de bare pentru inventar: hardware dedicat sau smartphone-ul vostru actual.

Scannere hardware dedicate

Scannerele tradiționale de inventar vin în mai multe forme:

Scannere tip pistol: Îndreptați și scanați. Scanare rapidă, confortabilă pentru lucru cu volum mare. Se conectează prin USB sau Bluetooth. Un scanner tip pistol cu software costă de obicei între 50 și 500 de dolari.

Calculatoare mobile robuste: Dispozitive Android construite pentru depozite. Scanner integrat, rezistente la căderi, baterie de lungă durată. Cost: 500-2.000 dolari per unitate.

Scannere portabile: Montate pe inel sau mănușă pentru scanare cu mâinile libere. Utilizate în operațiuni de ridicare de mare viteză. Cost: 300-1.000 dolari per unitate.

Un scanner dedicat de coduri de bare pentru stoc are sens când scanați sute de articole pe oră, lucrați în medii dificile (depozite frigorifice, depozite cu praf) sau aveți nevoie de funcții specializate precum scanarea de lungă distanță.

Scanarea cu smartphone

Gestionarea modernă a inventarului cu scanare de coduri de bare funcționează prin camerele telefoanelor. Deschideți aplicația, îndreptați spre un cod de bare și se scanează instantaneu.

Avantaje: - Fără costuri hardware (aveți deja un telefon) - Nu necesită instruire (toată lumea știe să-și folosească telefonul) - Întotdeauna disponibil (telefonul este mereu în buzunar) - Se actualizează automat (actualizări de software, nu de firmware)

Limitări: - Mai lent decât scannerele dedicate pentru lucru cu volum mare - Bateria telefonului se descarcă mai repede la utilizarea camerei - Calitatea camerei contează (telefoanele mai vechi au dificultăți cu codurile deteriorate)

Ce ar trebui să alegeți?

Pentru majoritatea producătorilor mici, scanarea cu smartphone acoperă nevoile zilnice. Puteți adăuga oricând hardware mai târziu dacă volumul crește.

Tipuri de coduri de bare pentru inventar

Înainte de a configura urmărirea inventarului cu coduri de bare, trebuie să înțelegeți tipurile de coduri.

Coduri 1D (liniare)

Tradiționalele dungi alb-negru. Tipuri comune:

UPC/EAN: Coduri de bare standard pentru retail. 12-13 cifre. Utilizate pe produse de consum la nivel mondial.

Code 128: Alfanumeric, lungime variabilă. Popular pentru inventarul intern deoarece permite codificarea SKU-urilor, numerelor de lot și identificatorilor personalizați.

Code 39: Alfanumeric, compatibilitate largă. Standard mai vechi, încă frecvent în producție.

Codurile 1D funcționează cu orice scanner sau smartphone. Sunt simple de generat și tipărit.

Coduri 2D (matriciale)

Modele pătrate care stochează mai multe date:

Coduri QR: Pot stoca URL-uri, text sau date structurate. Ușor de scanat cu orice smartphone.

Data Matrix: Coduri 2D compacte utilizate în producție. Pot codifica numere de serie, informații despre lot și multe altele într-un spațiu mic.

Codurile 2D stochează mai multe informații, dar necesită un scanner bazat pe cameră (nu scannere laser).

Ce să folosiți?

Pentru majoritatea configurărilor de sisteme de scanare a inventarului:

• Materiale și produse interne: Code 128 cu SKU-ul sau identificatorul vostru de produs
• Produse finite pentru retail: UPC/EAN dacă este cerut de retaileri
• Urmărirea loturilor: Code 128 sau Data Matrix cu numărul de lot codificat
• Căutări rapide: Coduri QR care fac legătura cu detaliile produsului

Puteți combina tipurile. Folosiți ce funcționează pentru fiecare caz de utilizare.

Cum funcționează scanarea inventarului în producție

Scanarea inventarului în retail este simplă: scanați când articolele sosesc, scanați când se vând. Producția este mai complexă deoarece materialele se transformă în produse.

Iată cum funcționează scanarea codurilor de bare pentru inventar la fiecare etapă:

1. Recepția materiilor prime

Livrarea sosește. Scanați codul de bare al fiecărui material (sau codul de bare de pe lista de ambalare a furnizorului). Sistemul de scanare a inventarului: - Adaugă cantitatea la inventarul de materii prime - Înregistrează data recepției pentru urmărirea FIFO - Captează numărul de lot dacă este codificat - Face legătura cu comanda de achiziție

2. Consumul în producție

Începeți un lot de producție. Scanați materialele pe care le folosiți: - Sistemul deduce cantitățile scanate din materiile prime - Leagă loturile de materiale de acest lot de producție - Actualizează disponibilitatea materialelor în timp real

3. Crearea produselor finite

Producția finalizată. Scanați sau generați un cod de bare pentru lotul finalizat: - Sistemul adaugă produse finite în inventar - Atribuie număr de lot - Înregistrează ce loturi de materii prime au fost folosite (trasabilitate)

4. Expediere către clienți

Comanda pleacă. Scanați produsele expediate: - Sistemul deduce din inventarul de produse finite - Înregistrează ce lot a ajuns la care client - Creează înregistrarea expedierii

5. Numărarea inventarului

E timpul numărătorii fizice. Parcurgeți depozitul scanând articolele: - Comparați cantitățile scanate cu evidențele din sistem - Identificați discrepanțele imediat - Ajustați inventarul cu motive documentate

Fiecare scanare creează o înregistrare. Știți exact ce s-a întâmplat, când și cine a făcut-o. Un software bun de urmărire cu coduri de bare menține automat această pistă de audit.

Funcții esențiale în software-ul de inventar cu coduri de bare

Nu tot software-ul de inventar cu suport pentru scanare este la fel. Pentru producție, căutați aceste funcții:

Sincronizare în timp real: Scanările actualizează inventarul imediat pe toate dispozitivele. Un scanner de coduri de bare pentru urmărirea inventarului ar trebui să actualizeze stocul în momentul scanării.

Urmărirea loturilor: Legați scanările de loturi specifice pentru trasabilitate. Știți ce loturi de materiale au intrat în ce produse.

Acces mobil: Scanați de oriunde din fabrica voastră folosind telefoane sau tablete. Sistemul ar trebui să funcționeze pe orice dispozitiv.

Suport pentru mai multe tipuri de coduri: Suport pentru coduri 1D și 2D, inclusiv Code 128, UPC, QR și Data Matrix.

Tipărirea etichetelor: Generați și tipăriți etichete pentru materiale și produse care nu au încă coduri de bare.

Urmărirea utilizatorilor: Înregistrați cine ce a scanat. Util pentru responsabilizare și rezolvarea problemelor.

Mod offline: Continuați scanarea dacă internetul cade. Sincronizați când revine conexiunea.

Scanner de inventar pentru afaceri mici

Producătorii mici amână adesea scanarea codurilor de bare deoarece cred că necesită echipament scump. Nu necesită.

Abordarea cu smartphone

Iată cum să începeți un sistem de scanare a inventarului pentru afaceri mici fără a cumpăra hardware:

Folosiți telefoanele existente: Orice smartphone din ultimii 5 ani are o cameră suficient de bună pentru scanarea codurilor de bare.

Alegeți software cu scanare integrată: Multe programe de gestionare a inventarului cu suport pentru scanner includ scanare bazată pe cameră. Fără nevoie de aplicație externă.

Începeți cu ce aveți: Dacă produsele au deja coduri de bare (de la furnizori sau tipărite pe ambalaj), puteți începe scanarea imediat.

Tipăriți etichete pentru articolele fără coduri: Etichetele de bază cu coduri de bare costă bani de nimic. Tipăriți-le pe o imprimantă standard de etichete sau chiar pe o imprimantă obișnuită cu coli adezive.

Comparație de costuri

Unii furnizori oferă un sistem de coduri de bare pentru inventar gratuit la nivelurile de bază. Pentru un producător mic care face 20-50 de scanări pe zi, scanarea cu smartphone economisește sute de dolari fără niciun dezavantaj practic.

Cum gestionează Krafte scanarea inventarului

Krafte include scanarea codurilor de bare integrată în platformă. Nu este necesar hardware suplimentar.

Scanați cu orice dispozitiv: Deschideți Krafte pe telefon, tabletă sau laptop cu cameră. Atingeți butonul de scanare și îndreptați spre codul de bare. Funcționează cu coduri 1D și 2D.

Scanați materiile prime: Când sosesc livrările, scanați materialele în inventar. Sistemul înregistrează cantitatea, data, furnizorul și numărul de lot.

Scanați în timpul producției: Începeți o comandă de producție și scanați materialele pe care le folosiți. Cantitățile se deduc automat pe baza rețetelor voastre.

Scanați produsele finite: Finalizați producția și scanați (sau generați) coduri de bare pentru loturile terminate. Trasabilitate completă de la materiale la produse.

Scanați pentru expediere: Când comenzile pleacă, scanați produsele pentru a confirma expedierea și a deduce din inventar.

Conectați scannere externe: Dacă aveți nevoie de hardware, Krafte funcționează cu scannere Bluetooth de coduri de bare. Scanările apar în aplicație la fel ca scanările cu camera.

Funcționează offline: Scanați în zone cu conectivitate slabă. Datele se sincronizează când reveniți online.

Fie că aveți un atelier mic sau o operațiune mai mare, Krafte se adaptează nevoilor voastre. Nu este necesară investiție în hardware.

Configurarea urmăririi inventarului cu coduri de bare

Pregătiți să implementați scanarea codurilor de bare? Iată cum să configurați un sistem de inventar cu coduri de bare:

Pasul 1: Adăugați produse și materiale

Introduceți articolele de inventar în software. Fiecare articol are nevoie de un identificator unic (SKU, cod produs sau număr de cod de bare). Dacă articolele au deja coduri de bare de la producător, introduceți-le.

Pasul 2: Generați coduri de bare pentru articolele care nu au

Pentru materii prime de la furnizori fără coduri de bare, sau pentru urmărirea internă proprie, generați coduri: - Folosiți Code 128 pentru flexibilitate - Includeți SKU-ul sau identificatorul intern - Adăugați numere de lot pentru urmărirea pe loturi

Majoritatea software-urilor de inventar cu funcții de scanner de coduri de bare includ generarea de etichete.

Pasul 3: Tipăriți și aplicați etichetele

Tipăriți etichetele cu coduri de bare folosind: - Imprimantă termică de etichete (cea mai bună pentru volum) - Imprimantă standard cu coli de etichete adezive (suficientă pentru cantități mici) - Etichete pre-tipărite de la un serviciu de tipărire

Aplicați etichete pe materiale, cutii, rafturi sau produse în funcție de ce urmăriți.

Pasul 4: Instruiți echipa

Cu scanarea prin smartphone, instruirea este minimală: - Deschideți aplicația - Atingeți butonul de scanare - Îndreptați spre codul de bare - Confirmați acțiunea

Majoritatea oamenilor învață în mai puțin de cinci minute.

Pasul 5: Începeți scanarea

Începeți să folosiți scanările pentru: - Recepția livrărilor - Ridicarea materialelor pentru producție - Finalizarea loturilor de producție - Expedierea comenzilor - Numărarea inventarului

Construiți obiceiul treptat. Începeți cu recepția și expedierea, apoi extindeți la producție.

Întrebări frecvente

Ce este un scanner de inventar?

Un scanner de inventar este un dispozitiv care citește coduri de bare pentru a urmări stocurile. Poate fi hardware dedicat (scanner tip pistol, calculator mobil robust) sau un smartphone cu software de inventar. Scannerul captează datele codului de bare și le trimite către sistemul vostru de gestionare a inventarului.

Trebuie să cumpăr un scanner de coduri de bare pentru inventar?

Nu neapărat. Software-ul modern de gestionare a inventarului cu funcționalitate de scanner de coduri de bare funcționează prin camerele smartphone-urilor. Pentru afacerile mici care fac mai puțin de 100 de scanări pe zi, scanarea cu telefonul este de obicei suficientă. Hardware-ul are sens pentru operațiuni cu volum mare sau medii dificile.

Pot folosi telefonul meu ca scanner de inventar?

Da. Majoritatea software-urilor de sistem de scanare a inventarului includ scanare bazată pe cameră. Deschideți aplicația, îndreptați camera telefonului spre un cod de bare și se scanează instantaneu. Orice smartphone din ultimii ani funcționează pentru coduri standard 1D și 2D.

Care este cel mai bun tip de cod de bare pentru inventar?

Code 128 este cel mai versatil pentru inventarul intern. Suportă litere și cifre, funcționează cu toate scannerele și nu are taxe de licențiere. Folosiți UPC/EAN dacă retailerii o cer. Codurile QR funcționează bine pentru legătura cu informații detaliate despre produs.

Cât costă software-ul de inventar cu coduri de bare?

Variază de la gratuit (unelte de bază) la sute pe lună (sisteme enterprise). Pentru producătorii mici, așteptați-vă la 10-50 dolari pe lună pentru un software capabil de control al inventarului cu coduri de bare. Krafte începe de la 7 euro/lună și include scanare integrată.

Cum adaug coduri de bare la produsele care nu au?

Generați coduri de bare folosind software-ul vostru de inventar sau unelte online gratuite. Tipăriți etichete pe o imprimantă termică de etichete sau pe o imprimantă standard cu coli adezive. Aplicați pe produse, materiale sau locații de depozitare.

Tags: Gestionarea stocurilor, Sisteme POS, Urmărire