Software de gestionare a stocurilor de materii prime: Urmăriți materialele brute pe tot parcursul producției

Aleksander Nowak · 2026-02-20 · Gestionarea stocurilor

Software specializat pentru urmărirea materiilor prime în producție. Liste de materiale, consum pe loturi, trasabilitate pe loturi — ceea ce instrumentele de retail nu pot face.

Software de gestionare a stocurilor de materii prime: Urmăriți materialele brute pe tot parcursul producției

Urmărirea stocurilor în retail este simplă: produsele intră, produsele ies. Producția este diferită. Materiile prime sosesc, sunt consumate în loturi, devin producție în curs de execuție și, în cele din urmă, se transformă în produse finite. Fiecare etapă necesită urmărire.

Aplicațiile generice nu înțeleg acest flux. Ele urmăresc cantitățile, dar nu pot calcula cât aveți nevoie pentru comenzi, nu pot deduce ingredientele când finalizați loturile și nu pot urmări care loturi de la furnizori au ajuns în care produse.

Sistemele specializate gestionează aceste nevoi specifice producției. Acest ghid explică ce fac aceste instrumente, care funcționalități contează și cum să alegeți software-ul potrivit pentru operațiunea dumneavoastră.

Ce face acest software?

Această categorie de instrumente urmărește materiile prime, componentele și consumabilele care intră în fabricarea produselor. Spre deosebire de sistemele de retail care urmăresc doar produsele finite, aceste instrumente înțeleg că articolele se transformă prin procese de producție pe loturi.

Software-ul menține evidențe despre: - Ce materii prime aveți în stoc - Unde sunt depozitate articolele - De la ce loturi ale furnizorilor provin - Când expiră (dacă este cazul) - Cât aveți nevoie pentru loturile viitoare - Ce se consumă când produceți

Aceste informații ghidează deciziile de achiziție, planificarea și calculele de cost. Fără o urmărire precisă, fie rămâneți fără ingrediente, fie stați pe stocuri excesive.

De ce producția are nevoie de instrumente diferite

Software-ul standard de urmărire a stocurilor eșuează pentru producători în mai multe moduri:

Fără suport pentru lista de materiale

Sistemele de retail urmăresc produsele ca unități discrete. Producția necesită înțelegerea faptului că Produsul X are nevoie de 500g din Ingredientul A, 200ml din Ingredientul B și 5 unități din Componenta C.

Fără suport pentru lista de materiale (BOM), calcularea cerințelor înseamnă foi de calcul manuale pentru fiecare lot.

Fără urmărirea consumului

Când vindeți un produs de retail, stocul scade cu o unitate. Când produceți ceva, mai multe materii prime scad cu cantități diferite conform rețetei dumneavoastră.

Sistemele fără această logică nu pot deduce automat articolele când înregistrați producția.

Fără vizibilitate asupra producției în curs

Fabricarea produselor nu este instantanee. Ingredientele intră într-un lot, are loc procesarea, iar produsele finite apar mai târziu. În acest timp, aceste intrări nu sunt nici materii prime, nici produse finite — sunt producție în curs de execuție (WIP).

Sistemele de retail nu au conceptul de WIP, făcând imposibilă cunoașterea poziției reale în timpul producției pe loturi.

Fără trasabilitate pe loturi

Dacă apare o problemă de calitate, producătorii trebuie să urmărească ce loturi de la furnizori au intrat în ce loturi de producție. Acest lucru este obligatoriu legal în producția alimentară, cosmetică și farmaceutică.

Instrumentele standard urmăresc cantitățile, dar nu genealogia la nivel de lot.

Funcționalități esențiale de căutat

Sistemele eficiente din această categorie includ aceste capacități:

Urmărirea materiilor prime

Monitorizați tot ce se folosește în producție: ingrediente, componente, ambalaje, consumabile. Urmăriți cantitățile, costurile, locațiile și informațiile despre furnizori.

Fiecare înregistrare de articol include: - Nume și descriere - Unitate de măsură - Cantitate curentă în stoc - Punct de reaprovizionare și furnizor preferat - Cost (pentru calculele de cost) - Locație de depozitare - Termen de valabilitate (dacă este cazul)

Liste de materiale (Rețete)

Definiți ce intră în fiecare produs. Specificați cantitățile precis: - 500g făină - 300ml apă - 10g drojdie - 5g sare

Sistemul folosește aceste rețete pentru a calcula cerințele și a deduce stocul când loturile sunt finalizate.

Înregistrarea loturilor cu deducere automată

Când înregistrați finalizarea unui lot, sistemul automat: - Deduce materiile prime pe baza rețetei - Adaugă produsele finite în stoc - Înregistrează ce loturi au fost consumate - Calculează costul lotului

Nu sunt necesare ajustări manuale.

Urmărirea loturilor și seriilor

Atribuiți sau înregistrați numere de lot pentru articolele primite. Urmăriți ce loturi sunt utilizate în ce producții. Mențineți lanțul de la furnizor prin producție până la client.

Când apare o problemă de calitate, interogați: „Ce produse au folosit lotul #ABC123?” Obțineți răspunsuri în secunde, nu în ore.

Gestionarea datelor de expirare

Urmăriți termenul de valabilitate pentru articolele perisabile. Primiți alerte înainte ca lucrurile să expire. Prioritizați loturile mai vechi (FIFO).

Preveniți risipa de stocuri expirate uitate în depozit.

Gestionarea reaprovizionării

Setați niveluri minime pentru fiecare articol. Primiți alerte când cantitățile scad la punctele de reaprovizionare. Unele sisteme generează automat comenzi de achiziție.

Nu rămâneți niciodată fără materii prime critice pentru că cineva a uitat să verifice nivelurile.

Suport pentru locații multiple

Dacă articolele sunt depozitate în mai multe locații — depozite diferite, zone sau spații de depozitare — urmăriți cantitățile pe locație. Știți nu doar cantitatea totală, ci unde se află totul.

Urmărirea costurilor

Înregistrați costurile de achiziție. Calculați costurile loturilor pe baza consumului. Înțelegeți costurile reale ale produselor, inclusiv toate ingredientele.

BOM-uri multi-nivel

Unele produse necesită etape intermediare — faceți un amestec de bază, apoi folosiți acel amestec în produsele finale. BOM-urile multi-nivel (imbricate) gestionează acest lucru: definiți subansambluri sau semifabricate care devin ingrediente în alte rețete.

Conversia unităților

S-ar putea să achiziționați făină în saci de 25kg, dar să o utilizați în grame. Sistemele bune gestionează conversia automat — introduceți achizițiile într-o unitate, urmăriți consumul în alta.

Scanare coduri de bare și QR

Scanați articolele la recepție și în timpul producției în loc să tastați. Reduce erorile și accelerează introducerea datelor. Majoritatea sistemelor suportă scanere standard de coduri de bare sau camere de smartphone.

Acces mobil

Personalul din depozit nu ar trebui să aibă nevoie de un computer desktop pentru a înregistra recepțiile sau a verifica stocul. Aplicațiile mobile sau interfețele web responsive permit oamenilor să actualizeze de oriunde din hală.

Integrare contabilă

Conexiune la sistemul dumneavoastră contabil. Consumul ar trebui să se reflecte în costul bunurilor vândute (COGS) fără înregistrări contabile manuale. Valoarea stocului ar trebui să rămână sincronizată.

Compararea opțiunilor de pe piață

Piața include instrumente pentru producători mici, sisteme MRP și platforme ERP complete:

Instrumente pentru producători mici (19-49$/lună): Concepute pentru producătorii de loturi mici care vând pe Etsy, Shopify sau piețe locale. BOM-uri și calcul de costuri bune, dar pot lipsi funcționalități pe măsură ce creșteți.

Sisteme MRP (49-199$/lună): Construite pentru producătorii mici. Includ BOM-uri, urmărire pe loturi, achiziții și adesea vânzări/CRM. Cel mai bun echilibru pentru operațiunile în creștere.

ERP ușor (199-500$/lună): Mai cuprinzător — depozite multiple, raportare avansată, integrări mai profunde. Mai bun pentru afacerile stabilite cu nevoi complexe.

ERP complet (500$+/lună): Nivel enterprise cu totul inclus. Necesită investiții semnificative în implementare și instruire.

Pentru producătorii cu venituri de 500K-5M$, sistemele de nivel MRP ating de obicei punctul optim — suficientă capacitate fără suprasarcina enterprise.

Alegerea sistemului potrivit

Piața include opțiuni de la instrumente de bază la sisteme de producție cuprinzătoare. Iată cum să evaluați:

Potriviți funcționalitățile cu nevoile dumneavoastră

Majoritatea producătorilor mici au nevoie cel puțin de suport BOM și înregistrare pe loturi. Adăugați urmărirea loturilor dacă sunteți într-o industrie reglementată sau doriți trasabilitate pentru calitate.

Evaluați nevoile de integrare

Acest tip de urmărire nu există izolat. Luați în considerare cum se conectează la:

Achiziții: Când reaprovizionați, sistemul creează comenzi de achiziție? Recepția actualizează automat stocul?

Planificare: Puteți vedea disponibilitatea la programare? Sistemul avertizează dacă materiile prime sunt insuficiente?

Vânzări și comenzi: Puteți verifica dacă aveți ce este necesar pentru a onora comenzile clienților înainte de a vă angaja?

Contabilitate: Consumul se reflectă în costul bunurilor vândute? Puteți urmări valoarea?

Sistemele integrate reduc munca manuală și mențin datele consistente. Instrumentele independente necesită sincronizare manuală.

Luați în considerare ușurința în utilizare

Sistemele complexe cu funcționalități puternice rămân adesea nefolosite pentru că sunt prea dificile pentru operațiunile zilnice. Prioritizați:

Introducere simplă a datelor: Înregistrarea loturilor și a recepțiilor ar trebui să dureze secunde, nu minute.

Acces mobil: Personalul din depozit poate actualiza de pe telefoane sau tablete?

Vizibilitate clară: Puteți răspunde rapid la „cât avem?” fără a genera rapoarte?

Configurare rezonabilă: Pornirea nu ar trebui să necesite luni de configurare.

Înțelegeți costul total

Prețurile variază semnificativ:

Implementarea, instruirea și migrarea datelor pot adăuga costuri inițiale. Sistemele cloud includ de obicei actualizările; sistemele locale pot taxa separat.

Abordarea implementării

Obținerea valorii din aceste sisteme necesită o implementare corectă:

Începeți cu date exacte

Date greșite la intrare, rezultate greșite la ieșire. Înainte de a porni: - Numărați totul și stabiliți cantitățile inițiale exacte - Verificați că listele de materiale corespund rețetelor reale - Confirmați că conversiile de unități sunt corecte (kg vs. g, litri vs. ml) - Curățați articolele duplicate sau învechite

Începeți cu procesele de bază

Nu încercați să folosiți toate funcționalitățile imediat. Începeți cu:

Săptămâna 1-2: Recepție — înregistrați toate articolele primite în sistem

Săptămâna 3-4: Înregistrarea loturilor — consemnați loturile finalizate cu consumul

Săptămâna 5-6: Alerte de reaprovizionare — setați niveluri minime și răspundeți la alerte

Ulterior: Funcționalități avansate precum urmărirea loturilor, analiza costurilor și raportarea

Instruiți pe toți cei implicați

Sistemul este precis doar dacă toți îl folosesc constant. Instruiți: - Personalul de recepție pentru înregistrarea livrărilor - Muncitorii pentru consemnarea loturilor finalizate - Personalul din depozit pentru ajustări și inventarieri - Managerii pentru rapoarte și funcționalitățile de planificare

Mențineți acuratețea continuă

Implementați inventarieri ciclice regulate pentru a detecta discrepanțele. Investigați diferențele — ele dezvăluie probleme de proces. Actualizați listele de materiale când se schimbă rețetele.

Acuratețea necesită atenție continuă, nu doar configurarea inițială.

Cum gestionează Krafte acest lucru

Krafte oferă aceste capacități construite pentru producătorii mici.

Urmărire completă: Urmăriți toate materiile prime cu cantități, costuri, locații și informații despre furnizori. Știți exact ce aveți și unde se află.

Liste de materiale: Definiți rețete pentru fiecare produs, inclusiv BOM-uri multi-nivel cu semifabricate. Sistemul calculează cerințele pe baza formulelor dumneavoastră.

Înregistrare loturi cu deducere automată: Înregistrați loturile finalizate și materiile prime se deduc automat pe baza rețetelor. Produsele finite se adaugă în stoc. Fără ajustări manuale.

Urmărirea loturilor: Înregistrați numerele de lot ale furnizorilor la recepție. Urmăriți ce loturi intră în ce producții. Trasabilitate completă pentru controlul calității și retrageri.

Gestionarea expirării: Urmăriți termenul de valabilitate pentru articolele perisabile. Sistemul sugerează mai întâi loturile cele mai vechi (FIFO). Alerte înainte de expirare.

Alerte de reaprovizionare: Setați niveluri minime. Fiți notificat când articolele necesită reaprovizionare.

Conexiune cu furnizorii: Comenzi de achiziție, recepție și urmărirea furnizorilor integrate. Articolele trec de la comanda de achiziție prin recepție în producție.

Urmărirea costurilor: Costurile urmărite pe tot parcursul procesului. Cunoașteți costurile reale ale produselor pe baza consumului efectiv.

Compatibil cu dispozitivele mobile: Acces de pe orice dispozitiv. Înregistrați recepțiile și verificați nivelurile de stoc din hala depozitului.

Sistemul gestionează ceea ce producătorii mici au nevoie, fără complexitatea enterprise.

Întrebări frecvente

Ce este acest tip de software?

Aceste sisteme urmăresc materii prime, componente și consumabile utilizate în producție. Diferă de instrumentele standard prin suportul pentru liste de materiale, urmărirea consumului, trasabilitatea loturilor și vizibilitatea producției în curs.

Am nevoie de software special pentru producție?

Dacă fabricați produse din materii prime, da. Instrumentele generice nu suportă liste de materiale sau urmărirea consumului. Veți petrece timp semnificativ cu calcule manuale fără funcționalități specifice producției.

Care este diferența dintre urmărirea de bază și MRP?

Instrumentele de bază urmăresc cantitățile. MRP (Planificarea Cerințelor de Materiale) adaugă logica de producție: liste de materiale, programare și calculul cerințelor. Pentru producători, capacitățile MRP sunt esențiale.

Cât costă?

Sistemele de bază cu suport BOM pornesc de la aproximativ 50$/lună. Soluțiile complete pentru producătorii mici costă de obicei 100-300$/lună. Sistemele enterprise costă 500$+ lunar plus taxe de implementare.

Pot începe cu foi de calcul?

Inițial, da. Dar foile de calcul devin imposibil de gestionat pe măsură ce complexitatea crește. Nu pot deduce automat articole, urmări loturi sau vă alerta despre stocuri scăzute. Majoritatea producătorilor depășesc foile de calcul în primul an de scalare.

Care este cea mai importantă funcționalitate?

Listele de materiale cu consum automat. Fără aceasta, calculați și deduceți manual pentru fiecare lot — plictisitor și predispus la erori.

Tags: Gestionarea stocurilor, Gestionarea depozitului, Afaceri mici