Система управления запасами для малого бизнеса: полное руководство

Aleksander Nowak · 2026-02-08 · Управление запасами

Подберите подходящую систему учёта запасов для малого бизнеса. Узнайте, чем отличается складской учёт в рознице и на производстве — и какое ПО подходит для каждого случая.

Система управления запасами для малого бизнеса: полное руководство

Поищите программы для складского учёта в малом бизнесе — и вы найдёте десятки инструментов для розницы: сканеры штрих-кодов, интеграция с POS, учёт товаров на полках. Отлично, если у вас магазин.

Но что, если вы производите продукцию? Что, если ваши запасы — это сырьё, которое превращается в готовую продукцию в процессе производства?

Для малых производителей управление запасами — это принципиально другая задача. Вы отслеживаете не только товары на полках. Вы учитываете ингредиенты, компоненты и материалы, которые преобразуются в продукцию через рецептуры или сборку. Стандартное розничное ПО для складского учёта с этим не справляется.

В этом руководстве мы объясним, чем отличаются системы учёта запасов в зависимости от типа бизнеса, какие функции действительно важны и как выбрать программу, подходящую именно для вашей деятельности.

Что такое система управления запасами?

Система управления запасами (СУЗ) отслеживает, что у вас есть, где это находится и как перемещается. Как минимум, она фиксирует поступления и отгрузки, поддерживает актуальные остатки и предупреждает о снижении запасов.

Помимо базового учёта, хорошая программа для управления запасами обеспечивает:

Видимость остатков в реальном времени по всем складам. Больше не нужно гадать, что есть в наличии, или идти на склад для проверки.

Автоматическое обновление при продажах и поступлениях. Остатки остаются точными без ручных пересчётов.

Оповещения о низком уровне запасов до того, как товар закончится. Точки перезаказа предотвращают дефицит и упущенные продажи.

Отчёты о стоимости запасов, оборачиваемости и трендах. Данные для более грамотных закупочных решений.

Большинство малых предприятий начинают с электронных таблиц. Это работает, пока не перестаёт работать. Переломный момент обычно наступает, когда вы управляете сотнями позиций, несколькими складами или командой, которой нужен общий доступ. Именно тогда специализированная программа для складского учёта окупается за счёт экономии времени и снижения ошибок.

Розничные запасы и производственные запасы

Именно здесь большинство руководств допускают ошибку: они считают, что все малые предприятия работают одинаково. Это не так.

Управление запасами в рознице

Розничный бизнес закупает готовые товары и перепродаёт их. Товарный поток прост:

1. Закупка товаров у поставщиков
2. Приёмка на склад или в магазин
3. Учёт на полках по SKU
4. Продажа покупателям
5. Перезаказ при снижении остатков

Розничная система учёта оптимизирует этот поток. Она синхронизируется с кассовой системой, отслеживает товары по штрих-кодам и управляет остатками по каналам продаж. Когда вы продаёте рубашку, система списывает одну рубашку из запасов.

ПО для розничного учёта создано для бизнеса, который закупает и продаёт готовые товары. Оно широко доступно и хорошо работает для магазинов.

Управление запасами на производстве

Производственный бизнес выпускает продукцию. Товарный поток сложнее:

1. Закупка сырья и материалов у поставщиков
2. Приёмка материалов на склад
3. Использование материалов в производстве (по рецептурам или BOM)
4. Выпуск готовой продукции
5. Учёт готовой продукции, доступной для продажи
6. Продажа покупателям
7. Перезаказ материалов при снижении остатков

Здесь задействованы три типа запасов:

Сырьё и материалы: ингредиенты, компоненты, упаковка. То, что вы закупаете у поставщиков.

Незавершённое производство (WIP): продукция в процессе изготовления. Материалы, задействованные в производстве, но ещё не ставшие готовым продуктом.

Готовая продукция: завершённые изделия, готовые к продаже или отгрузке.

Розничное ПО работает только с готовой продукцией. Оно не понимает, что для вашего крема нужны масло ши, ароматическое масло, консерванты и баночки. Оно не может отслеживать расход материалов в процессе производства и рассчитывать, хватит ли ингредиентов для выполнения заказа.

Почему это важно для малого бизнеса

Использование розничного ПО для производства создаёт постоянные проблемы:

Вы отслеживаете готовую продукцию, но не материалы, необходимые для её изготовления. Ключевой ингредиент заканчивается без предупреждения. Вы не видите реальную себестоимость, потому что расход материалов не связан с производством. Нет прослеживаемости от сырья через производство до продажи.

Правильное ПО соответствует тому, как ваш бизнес реально работает. У розничного продавца и производителя принципиально разные потребности.

Ключевые функции для розничного бизнеса

Если вы закупаете готовые товары и перепродаёте их, вот что важно:

Интеграция с POS: учёт запасов должен синхронизироваться с кассовой системой. Каждая продажа автоматически обновляет остатки.

Сканирование штрих-кодов: ускорение приёмки, инвентаризации и комплектации с помощью сканирования штрих-кодов или QR-кодов. Большинство систем поддерживают мобильное сканирование через смартфон.

Многоканальная синхронизация: если вы продаёте на Shopify, Amazon и в магазине, остатки должны синхронизироваться по всем каналам.

Точки перезаказа: установка минимальных уровней запасов, при которых срабатывают оповещения или автоматические заказы поставщикам.

Учёт по локациям: знайте, что находится на складе, что в торговом зале, а что в пути.

Отчётность: отслеживайте бестселлеры, залежавшийся товар, стоимость запасов и коэффициент оборачиваемости.

Розничное ПО для учёта запасов широко доступно и хорошо работает для магазинов. Для производителей задача совсем другая.

Ключевые функции для малых производителей

Если вы производите продукцию, вам нужны другие возможности:

Учёт сырья и материалов

Отслеживайте все материалы отдельно от готовой продукции. Каждый материал имеет собственное количество, единицу измерения, поставщика, стоимость и точку перезаказа. При поступлении материалы приходуются на склад сырья, а не на склад готовой продукции.

Рецептуры и спецификации материалов

Определите, из чего состоит каждый продукт. Для свечи может потребоваться 200 г воска, 20 мл ароматического масла, один фитиль и одна баночка. Система использует эти рецептуры для расчёта потребности в материалах и себестоимости продукции.

Производственные заказы

Создавайте заказы, которые превращают материалы в продукцию. При завершении производства система автоматически списывает сырьё и добавляет готовую продукцию на склад. Никаких ручных корректировок.

Учёт партий и серий

Присваивайте номера партий производственным циклам и отслеживайте, какие серии материалов использовались в каких продуктах. Необходимо для пищевой и косметической промышленности, а также для любого бизнеса, которому может потребоваться выявить проблемы с качеством или управлять отзывами продукции.

Управление по FIFO

Учёт по принципу «первый пришёл — первый ушёл» гарантирует, что более старые материалы используются раньше новых. Критически важно для всего, что имеет сроки годности. Хорошие системы предлагают, какие партии использовать при производстве.

Расчёт себестоимости

Автоматический учёт затрат, включающий стоимость материалов, а при необходимости — трудозатраты и накладные расходы. Знайте реальную себестоимость продукции, а не только закупочную цену готовых товаров.

Полуфабрикаты

Некоторые продукты требуют промежуточных этапов. Вы можете изготовить базовую смесь, а затем использовать её в нескольких конечных продуктах. Системы производственного учёта поддерживают такие многоэтапные процессы.

ПО для учёта запасов малых производителей

Если вы производите продукцию, особенно партиями (пищевая продукция, косметика, химия, краски), вам нужно ПО, созданное для производства, а не для розницы.

Krafte разработан специально для малых серийных производителей. Вот как он справляется с производственным учётом запасов:

Сырьё и готовая продукция — отдельные склады. Отслеживайте ингредиенты и компоненты с их собственным количеством, стоимостью, поставщиками и уровнями перезаказа. Готовая продукция учитывается отдельно с собственными SKU и ценами.

Производство по рецептурам. Задайте рецептуры, точно определяющие, какие материалы входят в каждый продукт. Система автоматически рассчитывает потребность в материалах и себестоимость.

Производственные заказы с автоматическим списанием материалов. При создании производственного заказа материалы резервируются. При завершении производства материалы списываются, а готовая продукция приходуется. Остатки остаются точными без ручных обновлений.

Прослеживаемость партий. Каждая производственная партия получает номер. Система фиксирует, какие серии материалов были использованы. Если клиент сообщит о проблеме, вы сможете отследить конкретный производственный цикл и ингредиенты.

FIFO и учёт сроков годности. Система предлагает использовать самые старые материалы первыми. Отслеживайте сроки годности как для материалов, так и для готовой продукции.

Полуфабрикаты. Создавайте промежуточные продукты, которые становятся компонентами конечной продукции. Система поддерживает многоэтапное производство.

Оповещения о низком уровне запасов материалов. Получайте уведомления, когда заканчивается сырьё, а не только готовая продукция.

Стоимость начинается от €7/месяц для небольших операций и доходит до €47/месяц для крупных команд. Никаких внедренческих сборов, никаких консультантов. Большинство производителей начинают работать за дни, а не за месяцы.

Сравнение систем учёта запасов

Для малых серийных производителей Krafte покрывает среднюю строку: учёт материалов, производство по рецептурам, прослеживаемость партий и расчёт себестоимости — без корпоративной сложности.

Как выбрать подходящую систему

Начните с анализа собственных бизнес-процессов. Задайте себе следующие вопросы:

Вы производите продукцию или перепродаёте? Если вы производитель, вам нужно ПО, которое понимает сырьё, рецептуры и производственные процессы. Розничный софт для учёта запасов не подходит производителям.

Сколько SKU вы ведёте? Простые инструменты подходят для десятков позиций. Для сотен и тысяч SKU нужен надёжный поиск, фильтрация и удобная организация.

Нужна ли вам прослеживаемость партий? Производителям продуктов питания, косметики и фармацевтики часто необходимо отслеживать материалы через всю производственную цепочку для контроля качества и соблюдения нормативных требований.

Сколько у вас локаций? С одним складом всё проще. Несколько складов требуют учёта перемещений и отдельного представления остатков по каждой локации.

Какие интеграции важны? Бухгалтерское ПО вроде QuickBooks или Xero? Платформы электронной коммерции? Система должна подключаться к инструментам, которые вы уже используете.

Какой у вас бюджет? Корпоративные системы стоят тысячи в месяц плюс внедрение. Решения для малого бизнеса — от бесплатных до менее $100/месяц.

Типичные ошибки, которых следует избегать

Использование розничного ПО для производства. Если вы производите продукцию, отслеживание только готовых товаров оставляет вас без контроля над уровнем материалов и себестоимостью. Нужна система, созданная для производства.

Слишком поздний переход с электронных таблиц. К тому моменту, когда таблицы становятся мучением, вы уже потеряли время на ручные обновления и ошибки. Переходите на специализированное ПО до того, как проблема станет острой.

Покупка избыточного корпоративного ПО. Корпоративные ERP-системы мощные, но дорогие и сложные. Косметической компании на 10 человек не нужна та же система, что и транснациональной корпорации. Подбирайте ПО под свой реальный масштаб.

Недооценка времени внедрения. Некоторые системы настраиваются месяцами. Другие — за дни. Учитывайте время настройки при выборе, особенно если управление запасами уже вызывает проблемы.

Выбор по количеству функций, которыми вы не будете пользоваться. Длинный список функций — не значит лучше, если вы не будете использовать большинство из них. Сосредоточьтесь на функциях, которые решают ваши реальные проблемы.

Часто задаваемые вопросы

Какая система управления запасами лучше всего подходит для малого бизнеса?

Зависит от типа бизнеса. Рознице нужна интеграция с POS и многоканальная синхронизация. Производителям — учёт сырья, рецептуры и производственные заказы. Krafte объединяет учёт материалов, производство и готовую продукцию в одной системе для производителей.

На что обращать внимание производителям при выборе ПО для учёта запасов?

На ПО, которое отслеживает сырьё отдельно от готовой продукции, поддерживает рецептуры и спецификации материалов, а также работает с производственными заказами. Krafte создан специально для серийных производителей в пищевой, косметической, химической и смежных отраслях.

Сколько стоит ПО для учёта запасов малого бизнеса?

Базовые розничные инструменты — бесплатно или до $30/месяц. Средний сегмент — $50-150/месяц. Производственное ПО вроде Krafte — €7-47/месяц. Корпоративные системы — от $1 000/месяц плюс стоимость внедрения.

Можно ли вести учёт запасов в электронных таблицах?

Да, на начальном этапе. Проблемы начинаются с ростом: нет обновлений в реальном времени, ошибки ручного ввода, отсутствие многопользовательского доступа, нет автоматических оповещений. Большинство компаний перерастают таблицы при 50-200 SKU.

В чём разница между ПО для учёта запасов и ERP?

ПО для учёта запасов сосредоточено на управлении остатками. ERP (планирование ресурсов предприятия) интегрирует учёт запасов с бухгалтерией, кадрами, продажами и другими бизнес-функциями. Малый бизнес обычно начинает со специализированных инструментов учёта и рассматривает ERP позже, если возникает необходимость.

Нужно ли малым производителям специализированное ПО для учёта запасов?

Да. Производство включает сырьё, производственные процессы и готовую продукцию. Стандартное ПО для учёта запасов отслеживает только готовую продукцию. Производственное ПО вроде Krafte охватывает полный цикл: приёмка материалов, производство и выпуск продукции.

Tags: Управление запасами, Малый бизнес, Розничная торговля