Сканер для инвентаризации: аппаратное оборудование или смартфон для малого бизнеса

Aleksander Nowak · 2026-02-14 · Управление запасами

Узнайте, как работают сканеры для инвентаризации. Когда нужно специальное оборудование, а когда достаточно смартфона. Руководство для небольших производств.

Сканер для инвентаризации: нужно ли покупать оборудование или хватит смартфона?

Когда речь заходит о сканировании складских запасов, все представляют работников с громоздкими пистолетными сканерами. Такое оборудование стоит сотни долларов за единицу, и для работы с ним нужно обучение.

Но вот что обычно не пишут в руководствах: для небольших производств зачастую достаточно обычного смартфона.

Современные программы для работы со штрихкодами используют камеру телефона. Вы сканируете штрихкод точно так же, как QR-код в ресторане. Никаких покупок специального оборудования. Никакого обучения. Сканер уже у вас в кармане.

В этом руководстве мы разберём, как работают сканеры для инвентаризации, когда действительно нужен отдельный аппаратный сканер, и как наладить сканирование штрихкодов на вашем производстве без лишних затрат.

Что такое сканер для инвентаризации?

Сканер для инвентаризации — это любое устройство, которое считывает штрихкоды для учёта запасов. Оно фиксирует данные штрихкода и передаёт их в программу управления складом, которая обновляет количество и регистрирует операцию.

Система складского учёта по штрихкодам состоит из трёх компонентов:

Штрихкоды: этикетки на продукции и материалах, содержащие закодированную информацию (SKU, идентификатор товара, номер партии).

Сканер: устройство, которое считывает штрихкоды. Это может быть специальный аппаратный сканер или камера смартфона.

Программное обеспечение: система управления складом, которая принимает данные сканирования, обновляет остатки и ведёт учёт.

Сам сканер — это лишь устройство ввода. Основная работа выполняется программой, которая фиксирует, что было отсканировано, когда, кем, и соответствующим образом обновляет данные о запасах.

Аппаратные сканеры и сканирование смартфоном

Для сканирования штрихкодов при учёте запасов есть два основных варианта: специальное оборудование или уже имеющийся смартфон.

Специальные аппаратные сканеры

Традиционные складские сканеры бывают нескольких видов:

Пистолетные сканеры: наводишь и сканируешь. Быстрое считывание, удобны при больших объёмах. Подключаются через USB или Bluetooth. Комплект из пистолетного сканера и ПО обычно стоит $50–500.

Защищённые мобильные компьютеры: устройства на Android, созданные для складских условий. Встроенный сканер, ударопрочный корпус, долгое время работы от батареи. Стоимость: $500–2 000 за единицу.

Носимые сканеры: крепятся на палец или перчатку, освобождая руки. Используются при высокоскоростной комплектации заказов. Стоимость: $300–1 000 за единицу.

Аппаратный сканер штрихкодов оправдан, когда вы сканируете сотни единиц в час, работаете в сложных условиях (холодильные камеры, пыльные склады) или нуждаетесь в специфических функциях вроде дальнего считывания.

Сканирование смартфоном

Современные системы складского учёта со сканированием штрихкодов работают через камеру телефона. Открываете приложение, наводите на штрихкод — и он мгновенно считывается.

Преимущества: - Нет затрат на оборудование (телефон у вас уже есть) - Не нужно обучение (каждый умеет пользоваться телефоном) - Всегда под рукой (телефон всегда в кармане) - Обновляется автоматически (обновления ПО, а не прошивки)

Ограничения: - Медленнее аппаратных сканеров при больших объёмах - Батарея телефона разряжается быстрее при использовании камеры - Качество камеры имеет значение (старые телефоны хуже справляются с повреждёнными штрихкодами)

Что выбрать?

Для большинства небольших производств сканирование смартфоном покрывает ежедневные потребности. Аппаратный сканер всегда можно докупить позже, если объёмы вырастут.

Типы штрихкодов для складского учёта

Прежде чем настраивать учёт по штрихкодам, нужно разобраться в их типах.

Одномерные штрихкоды (линейные)

Традиционные чёрно-белые полоски. Основные типы:

UPC/EAN: стандартные розничные штрихкоды. 12–13 цифр. Используются на потребительских товарах по всему миру.

Code 128: буквенно-цифровой, переменной длины. Популярен для внутреннего учёта, так как позволяет кодировать SKU, номера партий и пользовательские идентификаторы.

Code 39: буквенно-цифровой, широко совместимый. Старый стандарт, до сих пор распространён в производстве.

Одномерные штрихкоды считываются любым сканером или смартфоном. Их легко создавать и печатать.

Двумерные штрихкоды (матричные)

Квадратные узоры, хранящие больше данных:

QR-коды: могут содержать URL-адреса, текст или структурированные данные. Легко считываются любым смартфоном.

Data Matrix: компактные двумерные коды, применяемые в производстве. Позволяют закодировать серийные номера, информацию о партии и многое другое на малой площади.

Двумерные штрихкоды вмещают больше информации, но для их считывания нужен сканер с камерой (лазерные сканеры не подходят).

Какой тип использовать?

Для большинства систем сканирования на складе:

• Внутренние материалы и продукция: Code 128 с вашим SKU или идентификатором товара
• Готовая продукция для розницы: UPC/EAN, если этого требуют торговые сети
• Партионный учёт: Code 128 или Data Matrix с закодированным номером партии
• Быстрый поиск: QR-коды со ссылкой на карточку товара

Можно комбинировать разные типы. Используйте то, что подходит для конкретной задачи.

Как работает сканирование на производстве

В рознице всё просто: сканируете при поступлении, сканируете при продаже. На производстве сложнее, потому что материалы превращаются в продукцию.

Вот как сканирование штрихкодов работает на каждом этапе:

1. Приёмка сырья и материалов

Поступает поставка. Вы сканируете штрихкод каждого материала (или штрихкод упаковочного листа поставщика). Система: - Добавляет количество в запасы сырья - Фиксирует дату приёмки для учёта по FIFO - Считывает номер партии, если он закодирован - Привязывает к заказу на закупку

2. Расход на производство

Вы запускаете производственную партию. Сканируете используемые материалы: - Система списывает отсканированные количества из запасов сырья - Связывает партии материалов с данной производственной партией - Обновляет наличие материалов в реальном времени

3. Создание готовой продукции

Производство завершено. Сканируете или создаёте штрихкод для готовой партии: - Система добавляет готовую продукцию на склад - Присваивает номер партии - Фиксирует, какие партии сырья были использованы (прослеживаемость)

4. Отгрузка клиентам

Заказ отправляется. Сканируете отгружаемую продукцию: - Система списывает со склада готовой продукции - Фиксирует, какая партия ушла какому клиенту - Создаёт запись об отгрузке

5. Инвентаризация

Время пересчёта. Обходите склад, сканируя товары: - Сравниваете результаты подсчёта с данными системы - Сразу выявляете расхождения - Корректируете остатки с указанием причин

Каждое сканирование создаёт запись. Вы точно знаете, что произошло, когда и кто это сделал. Хорошее программное обеспечение для учёта по штрихкодам ведёт этот журнал автоматически.

Ключевые функции ПО для складского сканирования

Не все программы с поддержкой сканирования одинаковы. Для производства обратите внимание на следующие функции:

Синхронизация в реальном времени: сканирование мгновенно обновляет остатки на всех устройствах. Сканер должен обновлять данные в момент считывания.

Партионный учёт: привязка сканирований к конкретным партиям для прослеживаемости. Вы знаете, какие партии материалов пошли в какую продукцию.

Мобильный доступ: сканирование с телефона или планшета из любой точки предприятия. Система должна работать на любом устройстве.

Поддержка разных типов штрихкодов: одномерные и двумерные коды, включая Code 128, UPC, QR и Data Matrix.

Печать этикеток: создание и печать этикеток для материалов и продукции, на которых ещё нет штрихкодов.

Учёт действий пользователей: фиксация того, кто и что отсканировал. Полезно для контроля и разбора ситуаций.

Офлайн-режим: продолжение сканирования при отсутствии интернета. Синхронизация при восстановлении связи.

Сканер для инвентаризации в малом бизнесе

Небольшие производства часто откладывают внедрение сканирования штрихкодов, считая, что для этого нужно дорогое оборудование. Это не так.

Подход со смартфоном

Вот как начать сканирование для малого бизнеса без покупки оборудования:

Используйте имеющиеся телефоны: любой смартфон за последние 5 лет имеет камеру, достаточную для сканирования штрихкодов.

Выбирайте ПО со встроенным сканированием: многие программы для складского учёта уже включают сканирование через камеру. Отдельное приложение не нужно.

Начните с того, что есть: если на продукции уже есть штрихкоды (от поставщиков или на упаковке), можно начать сканирование немедленно.

Напечатайте этикетки для товаров без штрихкодов: простые этикетки со штрихкодами стоят копейки за штуку. Их можно напечатать на обычном принтере этикеток или на стандартном принтере с самоклеящейся бумагой.

Сравнение затрат

Некоторые поставщики предлагают бесплатные базовые тарифы для учёта по штрихкодам. Для небольшого производства с 20–50 сканированиями в день сканирование смартфоном экономит сотни долларов без каких-либо практических недостатков.

Как Krafte реализует сканирование

В Krafte сканирование штрихкодов встроено в платформу. Дополнительное оборудование не требуется.

Сканируйте с любого устройства: откройте Krafte на телефоне, планшете или ноутбуке с камерой. Нажмите кнопку сканирования и наведите на штрихкод. Поддерживаются одномерные и двумерные коды.

Сканируйте сырьё: при поступлении поставок сканируйте материалы для оприходования. Система фиксирует количество, дату, поставщика и номер партии.

Сканируйте на производстве: создайте производственный заказ и отсканируйте используемые материалы. Количества автоматически списываются по рецептурам.

Сканируйте готовую продукцию: завершите производство и отсканируйте (или сгенерируйте) штрихкоды для готовых партий. Полная прослеживаемость от материалов до продукции.

Сканируйте при отгрузке: при отправке заказов сканируйте продукцию для подтверждения отгрузки и списания со склада.

Подключайте внешние сканеры: если вам всё-таки нужно оборудование, Krafte работает с Bluetooth-сканерами. Сканирования отображаются в приложении так же, как и при использовании камеры.

Работает офлайн: сканируйте в зонах с плохим сигналом. Данные синхронизируются при восстановлении подключения.

Будь то небольшая мастерская или крупное производство, Krafte масштабируется под ваши задачи. Никаких инвестиций в оборудование.

Настройка учёта по штрихкодам

Готовы внедрить сканирование штрихкодов? Вот как настроить систему учёта:

Шаг 1. Добавьте товары и материалы

Внесите позиции в программу. Каждому товару нужен уникальный идентификатор (SKU, код товара или номер штрихкода). Если на товарах уже есть штрихкоды производителя, внесите их.

Шаг 2. Сгенерируйте штрихкоды для товаров без них

Для сырья от поставщиков без штрихкодов или для внутреннего учёта сгенерируйте штрихкоды: - Используйте Code 128 как универсальный формат - Включите SKU или внутренний идентификатор - Добавьте номера партий для партионного учёта

Большинство программ для складского учёта со сканированием имеют встроенную генерацию этикеток.

Шаг 3. Напечатайте и наклейте этикетки

Напечатайте этикетки со штрихкодами с помощью: - Термопринтера этикеток (лучший вариант для больших объёмов) - Обычного принтера с листами самоклеящихся этикеток (подходит для небольших тиражей) - Предпечатных этикеток из типографии

Наклеивайте этикетки на материалы, контейнеры, стеллажи или продукцию — в зависимости от того, что вы отслеживаете.

Шаг 4. Обучите команду

При сканировании смартфоном обучение минимально: - Откройте приложение - Нажмите «Сканировать» - Наведите на штрихкод - Подтвердите действие

Большинство сотрудников осваивают это менее чем за пять минут.

Шаг 5. Начните сканировать

Используйте сканирование для: - Приёмки поставок - Отбора материалов на производство - Завершения производственных партий - Отгрузки заказов - Инвентаризации

Формируйте привычку постепенно. Начните с приёмки и отгрузки, затем расширьте на производство.

Часто задаваемые вопросы

Что такое сканер для инвентаризации?

Сканер для инвентаризации — это устройство, которое считывает штрихкоды для учёта запасов. Это может быть специальное оборудование (пистолетный сканер, защищённый мобильный компьютер) или смартфон с соответствующим ПО. Сканер считывает данные штрихкода и передаёт их в систему управления складом.

Нужно ли покупать сканер штрихкодов?

Не обязательно. Современные программы для складского учёта со сканированием работают через камеру смартфона. Для малого бизнеса с менее чем 100 сканированиями в день обычно достаточно телефона. Специальное оборудование целесообразно при больших объёмах или в сложных условиях.

Можно ли использовать телефон как сканер?

Да. Большинство программ для складского учёта поддерживают сканирование через камеру. Откройте приложение, наведите камеру телефона на штрихкод — и он мгновенно считывается. Подойдёт любой смартфон последних нескольких лет для стандартных одномерных и двумерных штрихкодов.

Какой тип штрихкода лучше для складского учёта?

Code 128 — самый универсальный для внутреннего учёта. Поддерживает буквы и цифры, работает со всеми сканерами и не требует лицензионных отчислений. Используйте UPC/EAN, если этого требуют розничные сети. QR-коды хороши для ссылок на подробную информацию о товаре.

Сколько стоит ПО для учёта по штрихкодам?

От бесплатных базовых инструментов до сотен долларов в месяц за корпоративные системы. Для небольших производств рассчитывайте на $10–50 в месяц за функциональное решение. Krafte начинается от 7 евро/месяц и уже включает встроенное сканирование.

Как добавить штрихкоды на товары, у которых их нет?

Сгенерируйте штрихкоды в своей складской программе или с помощью бесплатных онлайн-инструментов. Напечатайте этикетки на термопринтере или обычном принтере с самоклеящейся бумагой. Наклейте на продукцию, материалы или места хранения.

Tags: Управление запасами, POS-системы, Отслеживание