Bezplatná šablona skladu v Excelu pro malé výrobce (s funkčními vzorci)

Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Správa zásob

Stáhněte si zdarma šablonu Excel se surovinami, hotovými výrobky, seznamem objednávek a kalkulačkou nákladů. 242 vzorců, funguje v Excelu i Google Sheets.

Bezplatná šablona skladu v Excelu pro malé výrobce (s funkčními vzorci)

Většina skladových systémů začíná v Excelu. Před luxusním softwarem, před cloudovými platformami existuje tabulka, kterou někdo vytvořil pro sledování zásob ve skladu.

A upřímně? Pro mnoho malých firem základní šablony skladu fungují dobře — dokud nepřestanou.

Tento průvodce vám poskytuje bezplatnou, připravenou k použití šablonu skladu navrženou speciálně pro malé výrobce. Ne obecný maloobchodní sklad, ale šablonu, která sleduje jak suroviny, tak hotové výrobky, tak jak to skutečná výrobní firma potřebuje.

Stáhněte si ji, přizpůsobte svým produktům a za 30 minut budete mít funkční skladový systém. Také vám ukážu přesně, jak jej nastavit, osvědčené postupy pro udržení přesnosti a jak rozpoznat, kdy jste přerostli tabulkové sledování.

Ke stažení: Bezplatná šablona skladu v Excelu

Tato šablona je vytvořena pro malé výrobce, řemeslné producenty a kohokoli, kdo přeměňuje suroviny na hotové výrobky.

Co je uvnitř:

• List Suroviny — sledování ingrediencí, komponentů, obalů s daty expirace

• List Hotové výrobky — sledování vašich produktů s cenou, prodejní cenou a maržemi

• Protokol pohybů zásob — záznamy nákupů, výroby a prodeje

• Přehled — celková hodnota skladu, upozornění na nízké zásoby, varování před expirací

• Seznam objednávek — automaticky generovaný seznam toho, co je třeba objednat

• Kalkulačka nákladů — výpočet materiálových nákladů na dávku a jednotku

Funkce:

• 242 vzorců počítá vše automaticky

• Červené zvýraznění, když zásoby klesnou pod minimum

• Žluté zvýraznění pro položky expirující do 30 dnů

• Automatické množství k objednání s 20% bezpečnostní rezervou

• Kalkulačka výrobních nákladů pro sériovou výrobu

• Funguje v Excelu i Google Sheets

Šablona obsahuje ukázková data z výroby barev, abyste viděli, jak vše funguje dohromady. Nahraďte je svými vlastními produkty a můžete začít.

Co šablona obsahuje

List 1: Suroviny

Tento list sleduje vše, co nakupujete pro výrobu svých produktů: ingredience, komponenty, obaly, etikety.

Sloupce:

• SKU — jedinečný kód pro každý materiál (RM-001, RM-002...)

• Název — jak to nazýváte

• Kategorie — seskupení podobných položek (Pigmenty, Obaly, Oleje...)

• Jednotka — jak to měříte (kg, L, ks)

• Množství na skladě — aktuální množství

• Min. zásoba — minimální úroveň před objednáním

• Jednotková cena — cena za jednotku od dodavatele

• Celková hodnota — počítáno automaticky (množství × cena)

• Dodavatel — kde to nakupujete

• Datum expirace — pro materiály podléhající zkáze (volitelné)

Když množství klesne pod minimální zásobu, buňka zčervená. Položky expirující do 30 dnů zežloutnou. Na první pohled uvidíte, co vyžaduje pozornost.

List 2: Hotové výrobky

Tento list sleduje vaše produkty — to, co prodáváte zákazníkům.

Sloupce:

• SKU — kód produktu (FG-001, FG-002...)

• Název — název produktu

• Kategorie — produktová řada nebo typ

• Jednotka — obvykle "ks" pro hotové položky

• Množství na skladě — aktuální sklad

• Min. zásoba — bod objednání

• Jednotková cena — vaše výrobní náklady na jednotku

• Prodejní cena — co platí zákazníci

• Celková hodnota — počítáno (množství × cena)

• Marže % — počítáno ((Prodej - Cena) / Prodej)

Sloupec marže vám pomáhá vidět, které produkty jsou nejziskovější. Červené zvýraznění funguje stejně — vše pod minimální úrovní zásoby je označeno.

List 3: Pohyby zásob (Tabulka sledování skladu)

Tato tabulka sledování skladu je váš protokol. Pokaždé, když materiály přijdou nebo odejdou, zaznamenejte to zde.

Sloupce:

• Datum — kdy se to stalo

• SKU — která položka

• Název položky — pro snadné čtení

• Typ — Surovina nebo Hotový výrobek

• Směr — PŘÍJEM nebo VÝDEJ

• Množství — kolik

• Poznámky — číslo objednávky, jméno zákazníka, reference dávky

PŘÍJEM pohyby (zelené) zahrnují:

• Nákup surovin

• Příjem hotových výrobků z výroby

VÝDEJ pohyby (žluté) zahrnují:

• Použití surovin ve výrobě

• Prodej hotových výrobků

• Odpisy a úpravy

Tento protokol vytváří papírovou stopu. Když čísla nesedí, můžete zpětně sledovat pohyby a najít, kde se něco pokazilo.

List 4: Přehled

Přehled stahuje data z ostatních listů a poskytuje vám rychlý přehled:

Suroviny:

• Celková hodnota surovin na skladě

• Počet sledovaných položek

• Položky aktuálně pod minimální úrovní

Hotové výrobky:

• Celková hodnota hotových výrobků

• Počet sledovaných produktů

• Produkty pod minimální úrovní

Celková hodnota skladu:

• Kombinovaná hodnota všech zásob

Kontrolujte tento přehled týdně. Pokud "Položky pod minimem" ukazuje cokoli jiného než nulu, máte co objednávat.

List 5: Seznam objednávek

Tento list automaticky ukazuje, které položky vyžadují pozornost. Žádné ruční filtrování není potřeba.

Pro každou surovinu a hotový výrobek ukazuje:

• Aktuální množství vs. minimální zásoba

• Příznak "ANO", pokud je třeba objednat

• Doporučené množství k objednání (včetně 20% bezpečnostní rezervy)

• Odhadované náklady na objednávku

Řádky vyžadující akci jsou zvýrazněny červeně. Dole je zobrazena celková hodnota potřebných objednávek.

List 6: Kalkulačka nákladů

Vypočítejte materiálové náklady pro jakoukoli výrobní dávku.

Jak používat:

1. Zadejte název dávky a datum

2. Zadejte, jaký produkt vyrábíte a množství

3. Zadejte SKU pro každý použitý materiál

4. Zadejte množství použité pro každý materiál

5. Cena za jednotku se vypočítá automaticky

Kalkulačka stahuje ceny přímo z vašeho listu Suroviny. Pokud tam změníte cenu dodavatele, vaše kalkulace nákladů se automaticky aktualizují.

Příklad výstupu:

• Výroba 50 jednotek Artist Red barvy

• Použité materiály: pigment, základ, olej, sklenice, etikety

• Celkové materiálové náklady: 232,75 €

• Náklady na jednotku: 4,66 €

Toto jsou pouze materiálové náklady. Pro úplné výrobní náklady přidejte svou práci a režii zvlášť.

Jak nastavit váš systém správy skladu v Excelu

Krok 1: Přidejte své suroviny

Začněte listem Suroviny. Smažte ukázková data a přidejte vlastní:

1. Vytvořte jednoduchý systém SKU: RM-001, RM-002 atd.

2. Zadejte každý materiál, který nakupujete

3. Nastavte realistické minimální úrovně zásob

4. Přidejte své skutečné jednotkové ceny

Tip pro minimální zásobu: Přemýšlejte o tom, jak dlouho trvá doručení objednávky (dodací lhůta) a kolik typicky spotřebujete za týden. Minimální zásoba = týdenní spotřeba × dodací lhůta v týdnech. Pokud spotřebujete 10 kg pigmentu týdně a doručení trvá 2 týdny, nastavte minimum na 20 kg.

Krok 2: Přidejte své hotové produkty

Přepněte na Hotové výrobky a udělejte totéž:

1. Použijte jiný prefix SKU: FG-001, FG-002 atd.

2. Zadejte své náklady na výrobu každé položky (materiály + práce, přibližně)

3. Zadejte svou prodejní cenu

4. Nastavte minimální zásobu na základě typických prodejů

Nepřehánějte to s výpočtem nákladů. Hrubý odhad prozatím stačí. Jde o to vědět přibližně, kolik peněz leží ve vašem skladu.

Krok 3: Nastavte počáteční množství

Proveďte fyzickou inventuru všeho. Ano, všeho. Zapište přesně, co máte:

• Spočítejte všechny suroviny

• Spočítejte všechny hotové produkty

• Zadejte tato čísla do sloupců Množství

Toto je váš základ. Vše od této chvíle se sleduje prostřednictvím pohybů.

Krok 4: Začněte zaznamenávat pohyby

Od této chvíle každá změna skladu prochází listem Pohyby zásob:

Když obdržíte nákup:

• Přidejte řádek se Směrem = PŘÍJEM

• Poznamenejte číslo objednávky nebo faktury

Když používáte materiály ve výrobě:

• Přidejte řádek pro každý materiál se Směrem = VÝDEJ

• Přidejte řádek pro hotový výrobek se Směrem = PŘÍJEM

• Poznamenejte referenci dávky nebo výroby

Když prodáváte produkty:

• Přidejte řádek se Směrem = VÝDEJ

• Poznamenejte zákazníka nebo číslo objednávky

Důležité: Po zaznamenání pohybů ručně aktualizujte množství v listech Suroviny a Hotové výrobky. Protokol pohybů je váš záznam; listy skladu ukazují aktuální stav.

Jak sledovat sklad v Excelu: Osvědčené postupy

Sledování skladu v Excelu funguje, když dodržujete tato pravidla:

Aktualizujte denně, ne týdně. Čím déle čekáte mezi aktualizacemi, tím pravděpodobněji něco zapomenete. Udělejte z toho součást vaší rutiny na konci dne.

Jedna osoba vlastní tabulku. Když více lidí upravuje stejný soubor, dostanete konflikty verzí a přepsaná data. Určete jednu osobu odpovědnou za aktualizace skladu.

Ukládejte verze pravidelně. Před provedením velkých změn uložte kopii s datem v názvu souboru: "sklad-2024-01-15.xlsx". Když se něco pokazí, můžete se vrátit.

Provádějte fyzické inventury měsíčně. Alespoň jednou měsíčně spočítejte skutečný sklad a porovnejte ho s tabulkou. Nesrovnalosti se stávají — včasné zachycení předchází větším problémům.

Udržujte protokol pohybů kompletní. Každý PŘÍJEM a VÝDEJ by měl být zaznamenán. Když čísla neodpovídají realitě, protokol pohybů vám pomůže najít, kde se věci pokazily.

Používejte konzistentní jednotky. Pokud sledujete pigment v kilogramech, vždy používejte kilogramy. Míchání kg a gramů vytváří zmatek a chyby.

Kdy sledování skladu v Excelu přestává fungovat

Excel je skvělý výchozí bod. Je zdarma, známý a flexibilní. Ale má skutečná omezení, která se stávají bolestivými, jak vaše firma roste.

Známky, že jste přerostli svou tabulku

Trávíte více než 30 minut denně aktualizací skladu. Co začalo jako rychlý úkol na konci dne, nyní ubírá produktivní čas.

Více lidí potřebuje aktualizovat sklad současně. Posíláte si verze tabulky e-mailem sem a tam, nebo hůř, pracujete se zastaralými kopiemi.

Nemůžete odpovědět na "kam šel tento materiál?" Zákazník se ptá na konkrétní dávku a nemáte způsob, jak vysledovat, které suroviny do ní šly.

Chyby prochází bez povšimnutí. Chyby ve vzorcích, překlepy, zapomenuté aktualizace — a nikdo je nezachytí, dokud fyzická inventura neodhalí nepořádek.

Váš účetní neustále žádá o data, která nemůžete snadno poskytnout. Ocenění skladu, náklady na prodané zboží, zprávy o odpisech — vše vyžaduje ruční práci k extrakci.

Co Excel neumí

Některé věci jsou v tabulce skutečně nemožné nebo nepraktické:

Přístup více uživatelů v reálném čase. Excel nebyl navržen pro současné úpravy více lidmi na různých místech.

Automatické aktualizace skladu. Když zaznamenáte prodej, někdo musí stále ručně odečíst ze skladu. Zapomeňte jednou a vaše čísla jsou špatně.

Sledovatelnost dávek a šarží. Sledování, která konkrétní dávka surovin šla do kterého výrobního běhu, vyžaduje více, než zvládne plochá tabulka.

Receptury a kusovníky. Kalkulačka nákladů pomáhá, ale stále zadáváte materiály ručně pokaždé. Skutečný výrobní software ukládá receptury a počítá automaticky.

Integrace plánování výroby. Vědět, že potřebujete vyrobit 100 jednotek, vám automaticky neřekne, které materiály rezervovat nebo objednat.

Správa dat expirace. Sledování FIFO (první dovnitř, první ven) a upozornění na expiraci vyžadují logiku přesahující základní vzorce.

Upozornění a notifikace. Excel vám nepošle e-mail, když zásoby klesnou pod minimum. Musíte si pamatovat, že máte kontrolovat.

Bezplatná šablona skladu vs. specializovaný software

Tato šablona vám v podstatě poskytuje bezplatný skladový software v Excelu — funkční systém s nulovými náklady. Ale jak se srovnává s placenými alternativami?

Funkce Šablona Excel Skladový software Cena Zdarma 7-200 €/měsíc Čas nastavení 30 minut Hodiny až dny Více uživatelů Obtížné Vestavěné Automatické výpočty Základní vzorce Plná automatizace Sledovatelnost Ruční poznámky Plná auditní stopa Integrace výroby Žádná Automatická Mobilní přístup Nepohodlný Nativní aplikace Křivka učení Nízká Střední

Excel dává smysl, když:

• Právě začínáte

• Sklad je jednoduchý (pod 50 SKU)

• Jedna osoba zvládá všechny skladové úkoly

• Nepotřebujete sledovatelnost dávek

• Rozpočet je extrémně napjatý

Software dává smysl, když:

• Více členů týmu potřebuje přístup

• Sledujete 100+ SKU

• Sledovatelnost je důležitá (potraviny, kosmetika, regulované produkty)

• Výroba a sklad se musí propojit

• Čas strávený s tabulkami převyšuje náklady na software

Často kladené dotazy

Jak vytvořím seznam skladu v Excelu?

Vytvořte sloupce pro SKU, Název, Množství a Jednotkovou cenu. Přidejte sloupec se vzorcem pro Celkovou hodnotu (Množství × Cena). Použijte podmíněné formátování pro zvýraznění nízkých zásob. Nebo si stáhněte naši šablonu, která má vše již nastavené.

Jaké vzorce potřebuji pro sledování skladu?

Základy: SUM pro součty, násobení pro výpočty hodnot (Množství × Cena) a COUNTIF pro počítání položek splňujících kritéria. Podmíněné formátování zajišťuje vizuální upozornění. Naše šablona obsahuje všechny potřebné vzorce.

Mohu použít Google Sheets místo Excelu?

Ano. Šablona funguje v Google Sheets bez úprav. Stačí ji nahrát na Google Drive a otevřít v Sheets. Všechny vzorce a formátování se přenesou správně.

Jak často bych měl aktualizovat tabulku skladu?

Minimálně denně. Na konci každého pracovního dne zaznamenejte všechny pohyby a ověřte množství. Týdenní aktualizace vedou k zapomenutým transakcím a nepřesným číslům.

Je Excel dostatečný pro mou výrobní firmu?

Záleží na složitosti. Pod 50 SKU s jednou osobou spravující sklad? Excel může fungovat. Více výrobních linek, regulatorní požadavky na sledovatelnost nebo rostoucí tým? Pravděpodobně budete potřebovat specializovaný software do roka.

Jak sleduji suroviny a hotové výrobky dohromady?

Použijte samostatné listy s konzistentním systémem SKU (prefix RM- pro suroviny, prefix FG- pro hotové výrobky). List Pohyby zásob zaznamenává všechny změny napříč oběma. Přesně tak je strukturována naše šablona.

Závěr

Tato šablona skladu v Excelu vám poskytuje solidní základ pro sledování surovin a hotových výrobků. Je dostatečně jednoduchá na nastavení za 30 minut, dostatečně výkonná pro provoz malé výrobní operace a zdarma.

Začněte zde. Naučte se, co správa skladu skutečně vyžaduje pro vaši firmu. Věnujte pozornost tomu, co se stává bolestivým — to vám přesně řekne, jaké funkce budete potřebovat, až nakonec upgradujete.

Většina firem přeroste Excel během 1-2 let vážného růstu. To není neúspěch; je to znamení, že děláte něco správně.

Tuto šablonu vám přináší Krafte — výrobní software vytvořený malým výrobním týmem, který začínal přesně tam, kde jste teď vy. Když tabulky přestanou fungovat, jsme tu. Plánování výroby, správa skladu, sledovatelnost dávek a správa objednávek. Od 7 €/měsíc. Začněte zdarma na 30 dní — bez kreditní karty.

Tags: Správa zásob, Šablony, Bezplatné nástroje, Malé podniky