Modello Excel Gratuito per Inventario per Piccoli Produttori (Con Formule Funzionanti)
Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Gestione inventario
Scarica un modello Excel gratuito con materie prime, prodotti finiti, lista riordini e calcolatore costi. 242 formule, funziona in Excel e Google Sheets.
Modello Excel Gratuito per Inventario per Piccoli Produttori (Con Formule Funzionanti)
La maggior parte dei sistemi di inventario inizia in Excel. Prima del software sofisticato, prima delle piattaforme cloud, c'è un foglio di calcolo che qualcuno ha creato per tracciare cosa c'è nel magazzino.
E onestamente? Per molte piccole imprese, i modelli base di inventario funzionano bene — finché non funzionano più.
Questa guida ti fornisce un modello di inventario gratuito e pronto all'uso, progettato specificamente per piccoli produttori. Non un inventario generico da negozio, ma un modello che traccia sia le materie prime che i prodotti finiti, come richiede un vero business di produzione.
Scaricalo, personalizzalo per i tuoi prodotti, e avrai un sistema di inventario funzionante in 30 minuti. Ti mostrerò anche esattamente come configurarlo, le migliori pratiche per mantenerlo accurato, e come riconoscere quando hai superato il tracciamento basato su fogli di calcolo.
Scarica: Modello Excel Gratuito per Inventario
Questo modello è costruito per piccoli produttori, artigiani e chiunque trasformi materie prime in prodotti finiti.
File Excel (.xlsx) • Funziona anche in Google Sheets
Cosa include:
Foglio Materie Prime — traccia ingredienti, componenti, imballaggio con date di scadenza
Foglio Prodotti Finiti — traccia i tuoi prodotti con costo, prezzo di vendita e margini
Registro Movimenti Stock — registra acquisti, produzione e vendite
Dashboard — valore totale inventario, avvisi stock basso, avvisi scadenza
Lista Riordini — lista generata automaticamente di cosa deve essere ordinato
Calcolatore Costi — calcola il costo dei materiali per lotto e per unità
Caratteristiche:
242 formule calcolano tutto automaticamente
Evidenziazione rossa quando lo stock scende sotto il minimo
Evidenziazione gialla per articoli in scadenza entro 30 giorni
Quantità di riordino automatiche con 20% di margine di sicurezza
Calcolatore costi di produzione per produzione a lotti
Funziona in Excel e Google Sheets
Il modello include dati di esempio da un'azienda di produzione vernici così puoi vedere come tutto si collega. Sostituiscili con i tuoi prodotti e sei pronto.
Cosa Include il Modello
Foglio 1: Materie Prime
Questo foglio traccia tutto ciò che acquisti per realizzare i tuoi prodotti: ingredienti, componenti, imballaggio, etichette.
Colonne:
SKU — codice univoco per ogni materiale (RM-001, RM-002...)
Nome — come lo chiami
Categoria — raggruppa articoli simili (Pigmenti, Imballaggio, Oli...)
Unità — come lo misuri (kg, L, pz)
Qtà in Stock — quantità attuale disponibile
Stock Min. — livello minimo prima del riordino
Costo Unitario — prezzo per unità dal fornitore
Valore Totale — calcolato automaticamente (Qtà × Costo)
Fornitore — dove lo acquisti
Data Scadenza — per materiali deperibili (opzionale)
Quando la quantità scende sotto lo stock minimo, la cella diventa rossa. Gli articoli in scadenza entro 30 giorni diventano gialli. Vedrai a colpo d'occhio cosa necessita attenzione.
Foglio 2: Prodotti Finiti
Questo foglio traccia i tuoi prodotti — ciò che vendi ai clienti.
Colonne:
SKU — codice prodotto (FG-001, FG-002...)
Nome — nome del prodotto
Categoria — linea o tipo di prodotto
Unità — tipicamente "pz" per articoli finiti
Qtà in Stock — inventario attuale
Stock Min. — punto di riordino
Costo Unitario — il tuo costo di produzione per unità
Prezzo Vendita — quanto pagano i clienti
Valore Totale — calcolato (Qtà × Costo)
Margine % — calcolato ((Vendita - Costo) / Vendita)
La colonna margine ti aiuta a vedere quali prodotti sono più redditizi. L'evidenziazione rossa funziona allo stesso modo — qualsiasi cosa sotto il livello minimo viene segnalata.
Foglio 3: Movimenti Stock (Foglio Tracciamento Inventario)
Questo foglio di tracciamento inventario è il tuo registro. Ogni volta che i materiali entrano o escono, registralo qui.
Colonne:
Data — quando è successo
SKU — quale articolo
Nome Articolo — per facile lettura
Tipo — Materia Prima o Finito
Direzione — ENTRATA o USCITA
Qtà — quanti
Note — numero ordine acquisto, nome cliente, riferimento lotto
I movimenti in ENTRATA (verde) includono:
Acquisto materie prime
Ricezione prodotti finiti dalla produzione
I movimenti in USCITA (giallo) includono:
Utilizzo materie prime in produzione
Vendita prodotti finiti
Rettifiche e scarti
Questo registro crea una traccia documentale. Quando i numeri non corrispondono, puoi risalire attraverso i movimenti per trovare dove le cose sono andate storte.
Foglio 4: Dashboard
Il dashboard estrae i dati dagli altri fogli per darti una panoramica rapida:
Materie Prime:
Valore totale materie prime in stock
Numero di articoli tracciati
Articoli attualmente sotto il livello minimo
Prodotti Finiti:
Valore totale prodotti finiti
Numero di prodotti tracciati
Prodotti sotto il livello minimo
Valore Totale Inventario:
Valore combinato di tutto l'inventario
Controlla questo dashboard settimanalmente. Se "Articoli Sotto il Minimo" mostra qualcosa diverso da zero, hai riordini da fare.
Foglio 5: Lista Riordini
Questo foglio mostra automaticamente quali articoli necessitano attenzione. Non è richiesto alcun filtro manuale.
Per ogni materia prima e prodotto finito, mostra:
Quantità attuale vs. stock minimo
Flag "SÌ" se necessario riordinare
Quantità ordine raccomandata (include 20% margine sicurezza)
Costo ordine stimato
Le righe che necessitano azione sono evidenziate in rosso. In fondo viene mostrato il valore totale degli ordini necessari.
Foglio 6: Calcolatore Costi
Calcola il costo dei materiali per qualsiasi lotto di produzione.
Come usare:
Inserisci nome lotto e data
Inserisci quale prodotto stai realizzando e la quantità
Inserisci lo SKU per ogni materiale utilizzato
Inserisci la quantità usata per ogni materiale
Il costo per unità si calcola automaticamente
Il calcolatore estrae i prezzi direttamente dal tuo foglio Materie Prime. Se cambi il prezzo di un fornitore lì, i tuoi calcoli dei costi si aggiornano automaticamente.
Esempio di output:
Produzione di 50 unità di vernice Rosso Artista
Materiali usati: pigmento, base, olio, barattoli, etichette
Costo totale materiali: €232,75
Costo per unità: €4,66
Questo è solo il costo dei materiali. Per il costo totale di produzione, aggiungi manodopera e spese generali separatamente.
Come Configurare il Tuo Sistema di Gestione Inventario Excel
Passo 1: Aggiungi le Tue Materie Prime
Inizia con il foglio Materie Prime. Elimina i dati di esempio e aggiungi i tuoi:
Crea un sistema SKU semplice: RM-001, RM-002, ecc.
Inserisci ogni materiale che acquisti
Imposta livelli realistici di stock minimo
Aggiungi i tuoi costi unitari effettivi
Consiglio per lo stock minimo: Pensa a quanto tempo ci vuole per ricevere un riordino (lead time), e quanto ne usi tipicamente a settimana. Stock minimo = utilizzo settimanale × lead time in settimane. Se usi 10kg di pigmento a settimana e la consegna impiega 2 settimane, imposta il minimo a 20kg.
Passo 2: Aggiungi i Tuoi Prodotti Finiti
Passa a Prodotti Finiti e fai lo stesso:
Usa un prefisso SKU diverso: FG-001, FG-002, ecc.
Inserisci il tuo costo per produrre ogni articolo (materiali + manodopera, approssimativamente)
Inserisci il tuo prezzo di vendita
Imposta lo stock minimo basato sulle vendite tipiche
Non complicare troppo il calcolo dei costi. Una stima approssimativa va bene per ora. Il punto è sapere approssimativamente quanti soldi sono fermi nel tuo inventario.
Passo 3: Imposta le Tue Quantità Iniziali
Fai un conteggio fisico di tutto. Sì, tutto. Annota esattamente cosa hai:
Conta tutte le materie prime
Conta tutti i prodotti finiti
Inserisci questi numeri nelle colonne Qtà
Questa è la tua base di partenza. Da qui in poi tutto viene tracciato attraverso i movimenti.
Passo 4: Inizia a Registrare i Movimenti
D'ora in poi, ogni cambiamento di inventario passa attraverso il foglio Movimenti Stock:
Quando ricevi un acquisto:
Aggiungi una riga con Direzione = ENTRATA
Annota il numero dell'ordine di acquisto o fattura
Quando usi materiali in produzione:
Aggiungi una riga per ogni materiale con Direzione = USCITA
Aggiungi una riga per il prodotto finito con Direzione = ENTRATA
Annota il riferimento lotto o produzione
Quando vendi prodotti:
Aggiungi una riga con Direzione = USCITA
Annota il cliente o numero ordine
Importante: Dopo aver registrato i movimenti, aggiorna manualmente le quantità nei fogli Materie Prime e Prodotti Finiti. Il registro movimenti è il tuo storico; i fogli inventario mostrano lo stato attuale.
Come Tracciare l'Inventario in Excel: Migliori Pratiche
Il tracciamento inventario in Excel funziona quando segui queste regole:
Aggiorna quotidianamente, non settimanalmente. Più aspetti tra gli aggiornamenti, più è probabile che dimenticherai qualcosa. Fallo diventare parte della tua routine di fine giornata.
Una persona è responsabile del foglio di calcolo. Quando più persone modificano lo stesso file, hai conflitti di versione e dati sovrascritti. Designa una persona responsabile degli aggiornamenti inventario.
Salva versioni regolarmente. Prima di apportare modifiche importanti, salva una copia con la data nel nome file: "inventario-2024-01-15.xlsx". Quando qualcosa va storto, puoi tornare indietro.
Fai conteggi fisici mensili. Almeno una volta al mese, conta il tuo inventario effettivo e confrontalo con il foglio di calcolo. Le discrepanze accadono — individuarle presto previene problemi più grandi.
Mantieni completo il registro movimenti. Ogni ENTRATA e USCITA deve essere registrata. Quando i numeri non corrispondono alla realtà, il registro movimenti ti aiuta a trovare dove le cose sono andate storte.
Usa unità coerenti. Se tracci il pigmento in chilogrammi, usa sempre chilogrammi. Mescolare kg e grammi crea confusione ed errori.
Quando il Tracciamento Inventario in Excel Smette di Funzionare
Excel è un ottimo punto di partenza. È gratuito, familiare e flessibile. Ma ha limitazioni reali che diventano dolorose man mano che la tua attività cresce.
Segnali che Hai Superato il Tuo Foglio di Calcolo
Passi più di 30 minuti al giorno sugli aggiornamenti inventario. Quello che era iniziato come un compito rapido di fine giornata ora consuma tempo produttivo.
Più persone devono aggiornare l'inventario simultaneamente. Stai inviando versioni di fogli di calcolo via email, o peggio, lavorando da copie obsolete.
Non riesci a rispondere "dove è andato questo materiale?" Un cliente chiede di un lotto specifico, e non hai modo di tracciare quali materie prime ci sono entrate.
Gli errori passano inosservati. Errori di formula, errori di battitura, aggiornamenti dimenticati — e nessuno li nota finché il conteggio fisico rivela il disordine.
Il tuo commercialista continua a chiedere dati che non puoi fornire facilmente. Valutazione inventario, costo del venduto, report scarti — tutto richiede lavoro manuale per essere estratto.
Cosa Excel Non Può Fare
Alcune cose sono genuinamente impossibili o impraticabili in un foglio di calcolo:
Accesso multi-utente in tempo reale. Excel non è stato progettato per la modifica simultanea da più persone in luoghi diversi.
Aggiornamenti automatici dello stock. Quando registri una vendita, qualcuno deve ancora sottrarre manualmente dall'inventario. Dimenticalo una volta, e i tuoi numeri sono sbagliati.
Tracciabilità lotti. Tracciare quale lotto specifico di materie prime è entrato in quale ciclo di produzione richiede più di quanto un foglio di calcolo piatto possa gestire.
Ricette e distinte base (BOM). Il Calcolatore Costi aiuta, ma inserisci comunque i materiali manualmente ogni volta. Il vero software di produzione memorizza le ricette e calcola automaticamente.
Integrazione pianificazione produzione. Sapere che devi produrre 100 unità non ti dice automaticamente quali materiali riservare o ordinare.
Gestione date scadenza. Il tracciamento FIFO (first in, first out) e gli avvisi scadenza richiedono logica oltre le formule base.
Avvisi e notifiche. Excel non ti invierà un'email quando lo stock scende sotto il minimo. Devi ricordarti di controllare.
Modello Inventario Gratuito vs. Software Dedicato
Questo modello ti dà essenzialmente software inventario gratuito in Excel — un sistema funzionante a costo zero. Ma come si confronta con le alternative a pagamento?
Caratteristica Modello Excel Software Inventario Prezzo Gratuito €7-200/mese Tempo configurazione 30 minuti Ore o giorni Multi-utente Difficile Integrato Calcoli automatici Formule base Automazione completa Tracciabilità Note manuali Audit completo Integrazione produzione Nessuna Automatica Accesso mobile Scomodo App native Curva apprendimento Bassa Media
Excel ha senso quando:
Stai appena iniziando
L'inventario è semplice (sotto 50 SKU)
Una persona gestisce tutti i compiti inventario
Non hai bisogno di tracciabilità lotti
Il budget è estremamente limitato
Il software ha senso quando:
Più membri del team hanno bisogno di accesso
Stai tracciando oltre 100 SKU
La tracciabilità è importante (alimentare, cosmetici, prodotti regolamentati)
Produzione e inventario devono essere collegati
Il tempo speso sui fogli di calcolo supera il costo del software
Domande Frequenti
Come faccio una lista inventario in Excel?
Crea colonne per SKU, Nome, Quantità e Costo Unitario. Aggiungi una colonna formula per Valore Totale (Qtà × Costo). Usa la formattazione condizionale per evidenziare lo stock basso. Oppure scarica il nostro modello che ha già tutto configurato.
Quali formule mi servono per il tracciamento inventario?
Le essenziali: SOMMA per i totali, moltiplicazione per calcoli di valore (Qtà × Costo), e CONTA.SE per contare articoli che soddisfano criteri. La formattazione condizionale gestisce gli avvisi visivi. Il nostro modello include tutte le formule necessarie.
Posso usare Google Sheets invece di Excel?
Sì. Il modello funziona in Google Sheets senza modifiche. Basta caricarlo su Google Drive e aprirlo con Sheets. Tutte le formule e la formattazione si trasferiscono correttamente.
Con quale frequenza devo aggiornare il foglio inventario?
Quotidianamente come minimo. Alla fine di ogni giorno lavorativo, registra tutti i movimenti e verifica le quantità. Gli aggiornamenti settimanali portano a transazioni dimenticate e numeri imprecisi.
Excel è sufficiente per la mia attività manifatturiera?
Dipende dalla complessità. Sotto 50 SKU con una persona che gestisce l'inventario? Excel può funzionare. Più linee di produzione, requisiti di tracciabilità normativa, o un team in crescita? Probabilmente avrai bisogno di software dedicato entro un anno.
Come traccio materie prime e prodotti finiti insieme?
Usa fogli separati con un sistema SKU coerente (prefisso RM- per materie prime, prefisso FG- per prodotti finiti). Il foglio Movimenti Stock registra tutti i cambiamenti su entrambi. È esattamente come è strutturato il nostro modello.
Conclusione
Questo modello Excel per inventario ti dà una solida base per tracciare materie prime e prodotti finiti. È abbastanza semplice da configurare in 30 minuti, abbastanza potente per gestire una piccola operazione manifatturiera, e gratuito.
Inizia da qui. Impara cosa richiede veramente la gestione dell'inventario per la tua attività. Presta attenzione a cosa diventa problematico — questo ti dice esattamente quali funzionalità ti serviranno quando alla fine farai l'upgrade.
La maggior parte delle attività supera Excel entro 1-2 anni di crescita seria. Non è un fallimento; è un segno che stai facendo qualcosa di giusto.
Questo modello ti è offerto da Krafte — software di produzione costruito da un piccolo team di produzione che ha iniziato esattamente dove sei tu ora. Quando i fogli di calcolo smettono di funzionare, siamo qui. Pianificazione produzione, gestione inventario, tracciabilità lotti e gestione ordini. Da €7/mese. Inizia gratis per 30 giorni — nessuna carta di credito richiesta.
Tags: Gestione inventario, Modelli, Strumenti gratuiti, Piccola impresa