Gratis Excel Voorraadsjabloon voor Kleine Fabrikanten (Met Werkende Formules)

Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Voorraadbeheer

Download een gratis Excel sjabloon met grondstoffen, eindproducten, bestelLijst en kostencalculator. 242 formules, werkt in Excel en Google Sheets.

De meeste voorraadsystemen beginnen in Excel. Voordat er fancy software was, voordat er cloudplatforms waren, is er een spreadsheet die iemand heeft gebouwd om bij te houden wat er in het magazijn ligt.

En eerlijk gezegd? Voor veel kleine bedrijven werken basis voorraadsjablonen prima — totdat ze dat niet meer doen.

Deze gids geeft je een gratis, kant-en-klaar voorraadsjabloon speciaal ontworpen voor kleine fabrikanten. Geen generieke winkelvoorraad, maar een sjabloon dat zowel grondstoffen als eindproducten bijhoudt, zoals een echt productiebedrijf nodig heeft.

Download het, pas het aan voor jouw producten, en je hebt een werkend voorraadsysteem in 30 minuten. Ik laat je ook precies zien hoe je het instelt, de beste werkwijzen om het accuraat te houden, en hoe je herkent wanneer je spreadsheet-gebaseerd bijhouden ontgroeid bent.

Download: Gratis Excel Voorraadsjabloon

Dit sjabloon is gemaakt voor kleine fabrikanten, ambachtelijke producenten en iedereen die grondstoffen omzet in eindproducten.

Download Gratis Sjabloon

Excel bestand (.xlsx) • Werkt ook in Google Sheets

Wat zit erin:

Grondstoffen werkblad — houd ingrediënten, componenten, verpakking bij met houdbaarheidsdatums
Eindproducten werkblad — houd je producten bij met kosten, verkoopprijs en marges
Voorraadbewegingen logboek — registreer inkopen, productie en verkopen
Dashboard — totale voorraadwaarde, lage voorraad waarschuwingen, houdbaarheidswaarschuwingen
Bestellijst — automatisch gegenereerde lijst van wat besteld moet worden
Kostencalculator — bereken materiaalkosten per batch en per eenheid

Functies:

242 formules berekenen alles automatisch
Rode markering wanneer voorraad onder minimum daalt
Gele markering voor artikelen die binnen 30 dagen verlopen
Automatische bestelhoeveelheden met 20% veiligheidsmarge
Productiekostencalculator voor batchproductie
Werkt in Excel en Google Sheets

Het sjabloon bevat voorbeeldgegevens van een verfproductiebedrijf zodat je kunt zien hoe alles met elkaar verbonden is. Vervang het door je eigen producten en je bent klaar om te gaan.

Wat Zit Er in het Sjabloon

Werkblad 1: Grondstoffen

Dit werkblad houdt alles bij wat je koopt om je producten te maken: ingrediënten, componenten, verpakking, etiketten.

Kolommen:

SKU — unieke code voor elk materiaal (RM-001, RM-002...)
Naam — hoe je het noemt
Categorie — groepeer vergelijkbare artikelen (Pigmenten, Verpakking, Oliën...)
Eenheid — hoe je het meet (kg, L, st)
Aantal op Voorraad — huidige hoeveelheid beschikbaar
Min. Voorraad — minimumniveau voordat je herbestelt
Eenheidsprijs — prijs per eenheid van leverancier
Totale Waarde — automatisch berekend (Aantal × Kosten)
Leverancier — waar je het koopt
Houdbaarheidsdatum — voor bederfelijke materialen (optioneel)

Wanneer de hoeveelheid onder de minimumvoorraad daalt, wordt de cel rood. Artikelen die binnen 30 dagen verlopen worden geel. Je ziet in één oogopslag wat aandacht nodig heeft.

Werkblad 2: Eindproducten

Dit werkblad houdt je producten bij — wat je aan klanten verkoopt.

Kolommen:

SKU — productcode (FG-001, FG-002...)
Naam — productnaam
Categorie — productlijn of type
Eenheid — meestal "st" voor eindproducten
Aantal op Voorraad — huidige voorraad
Min. Voorraad — bestelmoment
Eenheidsprijs — jouw productiekosten per eenheid
Verkoopprijs — wat klanten betalen
Totale Waarde — berekend (Aantal × Kosten)
Marge % — berekend ((Verkoop - Kosten) / Verkoop)

De margekolom helpt je te zien welke producten het meest winstgevend zijn. Rode markering werkt hetzelfde — alles onder het minimumvoorraadniveau wordt gemarkeerd.

Werkblad 3: Voorraadbewegingen (Voorraad Tracking Spreadsheet)

Dit voorraad tracking spreadsheet is je logboek. Elke keer dat materialen binnenkomen of uitgaan, registreer je het hier.

Kolommen:

Datum — wanneer het gebeurde
SKU — welk artikel
Artikelnaam — voor makkelijk lezen
Type — Grondstof of Eindproduct
Richting — IN of UIT
Aantal — hoeveel
Notities — inkoopordernummer, klantnaam, batchreferentie

IN bewegingen (groen) omvatten:

Inkoop van grondstoffen
Ontvangst van eindproducten uit productie

UIT bewegingen (geel) omvatten:

Gebruik van grondstoffen in productie
Verkoop van eindproducten
Afschrijvingen en correcties

Dit logboek creëert een papieren spoor. Wanneer cijfers niet kloppen, kun je terug traceren door de bewegingen om te vinden waar dingen fout gingen.

Werkblad 4: Dashboard

Het dashboard haalt gegevens uit de andere werkbladen om je een snel overzicht te geven:

Grondstoffen:

Totale waarde van grondstoffen op voorraad
Aantal artikelen dat wordt bijgehouden
Artikelen momenteel onder minimumniveau

Eindproducten:

Totale waarde van eindproducten
Aantal producten dat wordt bijgehouden
Producten onder minimumniveau

Totale Voorraadwaarde:

Gecombineerde waarde van alle voorraad

Controleer dit dashboard wekelijks. Als "Artikelen Onder Minimum" iets anders dan nul toont, heb je bestellingen te plaatsen.

Werkblad 5: Bestellijst

Dit werkblad toont automatisch welke artikelen aandacht nodig hebben. Geen handmatig filteren nodig.

Voor elke grondstof en elk eindproduct toont het:

Huidige hoeveelheid vs. minimumvoorraad
"JA" vlag als herbestellen nodig is
Aanbevolen bestelhoeveelheid (inclusief 20% veiligheidsmarge)
Geschatte bestelkosten

Rijen die actie nodig hebben zijn rood gemarkeerd. Onderaan staat de totale waarde van benodigde bestellingen.

Werkblad 6: Kostencalculator

Bereken de materiaalkosten voor elke productiebatch.

Hoe te gebruiken:

Voer batchnaam en datum in
Voer in welk product je maakt en de hoeveelheid
Voer de SKU in voor elk gebruikt materiaal
Voer de gebruikte hoeveelheid in voor elk materiaal
Kosten per eenheid worden automatisch berekend

De calculator haalt prijzen rechtstreeks uit je Grondstoffen werkblad. Als je daar een leveranciersprijs wijzigt, worden je kostenberekeningen automatisch bijgewerkt.

Voorbeeld output:

50 eenheden Artist Red verf maken
Gebruikte materialen: pigment, basis, olie, potten, etiketten
Totale materiaalkosten: €232,75
Kosten per eenheid: €4,66

Dit zijn alleen materiaalkosten. Voor volledige productiekosten, voeg je arbeids- en overheadkosten apart toe.

Hoe Je Je Excel Voorraadbeheersysteem Instelt

Stap 1: Voeg Je Grondstoffen Toe

Begin met het Grondstoffen werkblad. Verwijder de voorbeeldgegevens en voeg je eigen toe:

Maak een eenvoudig SKU systeem: RM-001, RM-002, enz.
Voer elk materiaal in dat je koopt
Stel realistische minimumvoorraadniveaus in
Voeg je werkelijke eenheidskosten toe

Tip voor minimumvoorraad: Denk aan hoe lang het duurt om een herbestelling geleverd te krijgen (levertijd), en hoeveel je typisch per week gebruikt. Minimumvoorraad = wekelijks gebruik × levertijd in weken. Als je 10kg pigment per week gebruikt en levering 2 weken duurt, stel minimum in op 20kg.

Stap 2: Voeg Je Eindproducten Toe

Schakel over naar Eindproducten en doe hetzelfde:

Gebruik een ander SKU voorvoegsel: FG-001, FG-002, enz.
Voer je kosten in om elk artikel te produceren (materialen + arbeid, ongeveer)
Voer je verkoopprijs in
Stel minimumvoorraad in op basis van typische verkopen

Maak de kostenberekening niet te ingewikkeld. Een ruwe schatting is voorlopig prima. Het punt is ongeveer weten hoeveel geld er in je voorraad zit.

Stap 3: Stel Je Beginhoeveelheden In

Doe een fysieke telling van alles. Ja, alles. Schrijf precies op wat je hebt:

Tel alle grondstoffen
Tel alle eindproducten
Voer deze cijfers in de Aantal kolommen in

Dit is je basislijn. Alles vanaf nu wordt bijgehouden via bewegingen.

Stap 4: Begin Met Bewegingen Registreren

Vanaf nu gaat elke voorraadwijziging via het Voorraadbewegingen werkblad:

Wanneer je een aankoop ontvangt:

Voeg een rij toe met Richting = IN
Noteer het inkooporder- of factuurnummer

Wanneer je materialen gebruikt in productie:

Voeg een rij toe voor elk materiaal met Richting = UIT
Voeg een rij toe voor het eindproduct met Richting = IN
Noteer de batch- of productiereferentie

Wanneer je producten verkoopt:

Voeg een rij toe met Richting = UIT
Noteer de klant of ordernummer

Belangrijk: Na het registreren van bewegingen, werk je handmatig de hoeveelheden bij in de Grondstoffen en Eindproducten werkbladen. Het bewegingenlogboek is je registratie; de voorraadwerkbladen tonen de huidige status.

Hoe Je Voorraad Bijhoudt in Excel: Beste Praktijken

Excel voorraad bijhouden werkt wanneer je deze regels volgt:

Update dagelijks, niet wekelijks. Hoe langer je wacht tussen updates, hoe waarschijnlijker je iets vergeet. Maak het onderdeel van je einde-van-de-dag routine.

Eén persoon is eigenaar van de spreadsheet. Wanneer meerdere mensen hetzelfde bestand bewerken, krijg je versieconflicten en overschreven gegevens. Wijs één persoon aan als verantwoordelijke voor voorraad updates.

Sla regelmatig versies op. Voordat je grote wijzigingen maakt, sla een kopie op met de datum in de bestandsnaam: "voorraad-2024-01-15.xlsx". Wanneer iets fout gaat, kun je terug.

Doe maandelijks fysieke tellingen. Minstens één keer per maand, tel je werkelijke voorraad en vergelijk met de spreadsheet. Verschillen gebeuren — ze vroeg opsporen voorkomt grotere problemen.

Houd het bewegingenlogboek compleet. Elke IN en UIT moet worden geregistreerd. Wanneer de cijfers niet kloppen met de werkelijkheid, helpt het bewegingenlogboek je te vinden waar dingen fout gingen.

Gebruik consistente eenheden. Als je pigment bijhoudt in kilogrammen, gebruik altijd kilogrammen. Het mengen van kg en grammen creëert verwarring en fouten.

Wanneer Excel Voorraad Bijhouden Niet Meer Werkt

Excel is een geweldig startpunt. Het is gratis, vertrouwd en flexibel. Maar het heeft echte beperkingen die pijnlijk worden naarmate je bedrijf groeit.

Tekenen Dat Je Je Spreadsheet Ontgroeid Bent

Je besteedt meer dan 30 minuten per dag aan voorraad updates. Wat begon als een snelle einde-van-de-dag taak vreet nu productieve tijd op.

Meerdere mensen moeten tegelijkertijd voorraad bijwerken. Je stuurt spreadsheet versies per email heen en weer, of erger, je werkt met verouderde kopieën.

Je kunt niet antwoorden "waar is dit materiaal gebleven?" Een klant vraagt naar een specifieke batch, en je hebt geen manier om te traceren welke grondstoffen erin gingen.

Fouten glippen onopgemerkt door. Formulefouten, typefouten, vergeten updates — en niemand merkt ze op totdat de fysieke telling de rommel onthult.

Je boekhouder blijft vragen om gegevens die je niet makkelijk kunt leveren. Voorraadwaardering, kostprijs omzet, afschrijvingsrapporten — alles vereist handmatig werk om te extraheren.

Wat Excel Niet Kan Doen

Sommige dingen zijn echt onmogelijk of onpraktisch in een spreadsheet:

Real-time multi-user toegang. Excel is niet ontworpen voor gelijktijdig bewerken door meerdere mensen op verschillende locaties.

Automatische voorraad updates. Wanneer je een verkoop registreert, moet iemand nog steeds handmatig van de voorraad aftrekken. Vergeet het één keer, en je cijfers kloppen niet.

Batch en lot traceerbaarheid. Bijhouden welke specifieke batch grondstoffen in welke productierun ging vereist meer dan een platte spreadsheet aankan.

Recepten en stuklijsten. De Kostencalculator helpt, maar je voert nog steeds elke keer handmatig materialen in. Echte productiesoftware slaat recepten op en berekent automatisch.

Productieplanning integratie. Weten dat je 100 eenheden moet maken vertelt je niet automatisch welke materialen je moet reserveren of bestellen.

Houdbaarheidsdatum beheer. FIFO tracking (first in, first out) en houdbaarheidswaarchuwingen vereisen logica voorbij basis formules.

Waarschuwingen en notificaties. Excel stuurt je geen email wanneer voorraad onder minimum daalt. Je moet onthouden om te checken.

Gratis Voorraadsjabloon vs. Dedicated Software

Dit sjabloon geeft je in wezen gratis voorraadsoftware in Excel — een werkend systeem zonder kosten. Maar hoe verhoudt het zich tot betaalde alternatieven?

Functie Excel Sjabloon Voorraadsoftware Prijs Gratis €7-200/maand Installatietijd 30 minuten Uren tot dagen Multi-user Moeilijk Ingebouwd Auto-berekeningen Basis formules Volledige automatisering Traceerbaarheid Handmatige notities Volledige audit trail Productie integratie Geen Automatisch Mobiele toegang Onhandig Native apps Leercurve Laag Gemiddeld

Excel is logisch wanneer:

Je net begint
Voorraad eenvoudig is (onder 50 SKU's)
Eén persoon alle voorraadtaken afhandelt
Je geen batch traceerbaarheid nodig hebt
Budget extreem krap is

Software is logisch wanneer:

Meerdere teamleden toegang nodig hebben
Je meer dan 100 SKU's bijhoudt
Traceerbaarheid belangrijk is (voedsel, cosmetica, gereguleerde producten)
Productie en voorraad moeten verbinden
Tijd besteed aan spreadsheets de kosten van software overschrijdt

Veelgestelde Vragen

Hoe maak ik een voorraadlijst in Excel?

Maak kolommen voor SKU, Naam, Aantal en Eenheidsprijs. Voeg een formulekolom toe voor Totale Waarde (Aantal × Kosten). Gebruik voorwaardelijke opmaak om lage voorraad te markeren. Of download ons sjabloon dat dit allemaal al ingesteld heeft.

Welke formules heb ik nodig voor voorraad bijhouden?

De essentiëlen: SOM voor totalen, vermenigvuldiging voor waardeberekeningen (Aantal × Kosten), en AANTAL.ALS om artikelen te tellen die aan criteria voldoen. Voorwaardelijke opmaak handelt de visuele waarschuwingen af. Ons sjabloon bevat alle benodigde formules.

Kan ik Google Sheets gebruiken in plaats van Excel?

Ja. Het sjabloon werkt in Google Sheets zonder aanpassingen. Upload het gewoon naar Google Drive en open met Sheets. Alle formules en opmaak worden correct overgenomen.

Hoe vaak moet ik de voorraadspreadsheet bijwerken?

Dagelijks minimaal. Aan het einde van elke werkdag, registreer alle bewegingen en controleer hoeveelheden. Wekelijkse updates leiden tot vergeten transacties en onnauwkeurige cijfers.

Is Excel genoeg voor mijn productiebedrijf?

Het hangt af van de complexiteit. Onder 50 SKU's met één persoon die voorraad beheert? Excel kan werken. Meerdere productielijnen, regelgevende traceerbaarheidsvereisten, of een groeiend team? Je hebt waarschijnlijk binnen een jaar dedicated software nodig.

Hoe houd ik grondstoffen en eindproducten samen bij?

Gebruik aparte werkbladen met een consistent SKU systeem (RM- voorvoegsel voor grondstoffen, FG- voorvoegsel voor eindproducten). Het Voorraadbewegingen werkblad logt alle wijzigingen over beide. Dit is precies hoe ons sjabloon is gestructureerd.

Afsluiting

Dit Excel voorraadsjabloon geeft je een solide basis voor het bijhouden van grondstoffen en eindproducten. Het is eenvoudig genoeg om in 30 minuten in te stellen, krachtig genoeg om een kleine productie-operatie te runnen, en gratis.

Begin hier. Leer wat voorraadbeheer werkelijk vereist voor jouw bedrijf. Let op wat pijnlijk wordt — dat vertelt je precies welke functies je nodig hebt wanneer je uiteindelijk upgrade.

De meeste bedrijven groeien Excel binnen 1-2 jaar van serieuze groei voorbij. Dat is geen falen; het is een teken dat je iets goed doet.

Dit sjabloon wordt je aangeboden door Krafte — productiesoftware gebouwd door een klein productieteam dat precies begon waar jij nu bent. Wanneer spreadsheets niet meer werken, zijn wij er. Productieplanning, voorraadbeheer, batch traceerbaarheid en orderbeheer. Vanaf €7/maand. Start gratis voor 30 dagen — geen creditcard vereist.

Tags: Voorraadbeheer, Sjablonen, Gratis tools, Klein bedrijf