Voorbeelden van voorraadbeheer: hoe het er in de praktijk uitziet

Aleksander Nowak · 2026-02-10 · Voorraadbeheer

Bekijk praktijkvoorbeelden van voorraadbeheer uit de productie. Ontdek hoe waarschuwingen bij lage voorraad, FIFO, chargetraceerbaarheid en receptgebaseerde tracking werken.

Voorbeelden van voorraadbeheer: hoe het er in de praktijk uitziet

De meeste artikelen over voorraadbeheer leggen uit wat het betekent. Dit artikel laat zien hoe het eruitziet.

Als u producten maakt, hebt u waarschijnlijk al genoeg definities en best practices gelezen. Maar voorraadbeheer in actie zien helpt meer dan theorie. Hoe voorkomt een waarschuwing bij lage voorraad daadwerkelijk een productiestilstand? Wat gebeurt er als u een kwaliteitsprobleem moet herleiden naar een specifieke charge grondstoffen?

Deze gids doorloopt echte voorbeelden van voorraadbeheer bij kleine fabrikanten. Deze voorbeelden van voorraadbeheer volgen een eenvoudig format: het scenario, het probleem zonder goed beheer, de oplossing met beheer, en het resultaat.

Wat is voorraadbeheer?

Voordat we naar de voorbeelden gaan, een korte definitie van voorraadbeheer. De term voorraadbeheer verwijst naar het proces van het bijhouden van voorraadniveaus, het beheren van hoe voorraad door uw bedrijf beweegt, en het handhaven van de juiste hoeveelheden om aan de vraag te voldoen zonder overvoorraad.

De betekenis van voorraadbeheer gaat verder dan alleen het tellen van artikelen. Het omvat weten wat u hebt, waar het is, wanneer u moet bijbestellen, en welke specifieke charges of partijen in de productie zijn gebruikt.

Voor fabrikanten omvat voorraadbeheer:

Grondstoffen: Ingrediënten, componenten en verpakkingen die u bij leveranciers inkoopt.

Onderhanden werk: Artikelen die momenteel in productie zijn en nog niet af zijn.

Eindproducten: Afgewerkte producten klaar voor verkoop of verzending.

Een voorraadbeheersysteem kan perpetueel zijn (real-time bijgewerkt wanneer transacties plaatsvinden) of periodiek (alleen bijgewerkt wanneer u fysieke tellingen uitvoert). De meeste moderne voorraadbeheersystemen zijn perpetueel, waardoor u op elk moment over nauwkeurige gegevens beschikt.

Het belang van voorraadbeheer wordt duidelijk wanneer er iets misgaat: tekorten die de productie stilleggen, verlopen materialen die afval worden, kwaliteitsproblemen die u niet kunt traceren, en voorraadtellingen die niet overeenkomen met de werkelijkheid.

Typen voorraad in de productie

Het begrijpen van de typen voorraadbeheer helpt de onderstaande voorbeelden te verklaren.

Enkelvoudige voorraad (detailhandel): Een winkel koopt eindproducten in en verkoopt ze. Voorraadbeheer houdt artikelen in de schappen bij.

Meervoudige voorraad (productie): Een producent koopt grondstoffen in, verwerkt ze door productie en verkoopt eindproducten. Voorraadbeheer moet verbruikte materialen, geproduceerde producten en de relatie daartussen bijhouden.

Voorraadbeheer in de productie is complexer omdat materialen van vorm veranderen. Wanneer u een charge zeep maakt, verdwijnen de oliën en geurstoffen niet automatisch uit uw magazijn om als zeepstukken weer te verschijnen. Uw voorraadbeheersysteem moet deze transformatie kunnen verwerken. Laat me voorraadbeheer uitleggen aan de hand van echte scenario’s.

De onderstaande voorbeelden richten zich op productiescenario’s waar deze complexiteit ertoe doet.

Voorbeeld 1: Waarschuwing bij lage voorraad voorkomt productiestilstand

Scenario: Een verffabrikant gebruikt titaniumdioxide in 80% van zijn producten. Ze bestellen het maandelijks bij een leverancier met een levertijd van twee weken.

Zonder voorraadbeheer:

De productieleider controleert de bak met titaniumdioxide voordat hij een charge witte verf start. De bak lijkt ongeveer halfvol, dus gaan ze verder. Halverwege de charge raakt het op. De productie stopt. Ze bellen de leverancier voor spoedlevering, wat 3x het normale tarief kost. De charge blijft vier dagen onafgemaakt liggen.

Met voorraadbeheer:

Het voorraadsysteem houdt titaniumdioxide bij met een bestelpunt ingesteld op 50 kg (twee weken normaal verbruik plus veiligheidsvoorraad). Wanneer de voorraad daalt naar 48 kg, stuurt het systeem een waarschuwing. De inkoopmanager bestelt meer met standaard verzending. De nieuwe zending arriveert drie dagen voordat de bestaande voorraad opraakt.

Resultaat:

• Geen productieonderbreking
• Geen spoedverzendingskosten
• Geen halfafgemaakte charges die wachten

Belangrijkste voorraadbeheer-functie: Bestelpunten met automatische waarschuwingen op basis van levertijd en verbruikspatronen. Dit voorbeeld van voorraadbeheer laat zien hoe een eenvoudige waarschuwing kostbare stilstand voorkomt.

Voorbeeld 2: FIFO voorkomt verlopen materialen

Scenario: Een cosmeticabedrijf gebruikt geurolieën met een houdbaarheid van 12 maanden. Ze ontvangen elk kwartaal zendingen en slaan meerdere partijen op in hun magazijn.

Zonder voorraadbeheer:

Het magazijnteam pakt welke geurolie het makkelijkst te bereiken is, meestal de nieuwste levering vooraan. Oudere partijen worden naar achteren geschoven. Zes maanden later ontdekt iemand drie flessen jasmijnolie die twee maanden geleden zijn verlopen. Dat is €400 aan verspilling, en bovendien hebben ze nu een tekort aan jasmijnolie.

Met voorraadbeheer:

Het systeem houdt elke partij bij met ontvangstdatum en vervaldatum. Wanneer de productie jasmijnolie nodig heeft, toont het systeem welke partij als eerste gebruikt moet worden (de oudste niet-verlopen partij). Het magazijnteam pakt Partij 2024-03 in plaats van Partij 2024-09. Drie maanden later waarschuwt een melding dat Partij 2024-03 over 30 dagen verloopt. De productie geeft prioriteit aan recepten met jasmijnolie om deze op tijd te verbruiken.

Resultaat:

• Nul verlopen materialen
• Geen onverwachte tekorten
• Nauwkeurige kostentracering (oudere partijen hebben vaak andere inkoopprijzen)

Belangrijkste voorraadbeheer-functie: FIFO (First-In-First-Out) partijtracking met vervaldatumwaarschuwingen.

Voorbeeld 3: Chargetraceerbaarheid bij kwaliteitsproblemen

Scenario: Een voedselproducent maakt ambachtelijke hete saus. Een klant meldt dat een fles "vreemd" smaakt en geeft het chargenummer van het etiket door.

Zonder voorraadbeheer:

De producent weet dat er iets mis is gegaan, maar kan de oorzaak niet achterhalen. Was het een slechte charge pepers? De azijn? Een probleem met het kookproces? Ze kunnen niet traceren welke ingrediënten in charge #2847 zijn gegaan. Voor de zekerheid roepen ze alle hete saus terug die die maand is geproduceerd: 500 flessen. Ze informeren 12 retailers. De terugroepactie kost €3.000 aan terugbetalingen plus reputatieschade.

Met voorraadbeheer:

De producent zoekt charge #2847 op in het systeem. Ze zien precies welke partijen van elk ingrediënt zijn gebruikt:

• Pepers: Partij P-2024-15 van Boerderij A
• Azijn: Partij V-2024-08 van Leverancier B
• Kruiden: Partij S-2024-22 van Leverancier C

Ze controleren andere charges die dezelfde peperpartij hebben gebruikt. Alleen charges #2845, #2846 en #2847 gebruikten Partij P-2024-15. Ze roepen alleen die drie charges terug: in totaal 45 flessen. Ze nemen contact op met Boerderij A over de kwaliteit van de pepers.

Resultaat:

• Gerichte terugroepactie: 45 flessen in plaats van 500
• Hoofdoorzaak geïdentificeerd (peperpartij van Boerderij A)
• Kosten met 90% verlaagd
• Klantvertrouwen behouden door snelle, professionele reactie

Belangrijkste voorraadbeheer-functie: Chargetraceerbaarheid die eindproducten koppelt aan ingrediëntenpartijen.

Voorbeeld 4: Receptgebaseerd materiaalverbruik

Scenario: Een kaarsenmaker produceert 5 productlijnen met gedeelde ingrediënten: sojawas, katoenen lonten, geurolieën en glazen potten. Elke kaarsgrootte heeft een ander recept.

Zonder voorraadbeheer:

Na elke productierun berekent iemand handmatig hoeveel was en geurstof er is gebruikt, en werkt vervolgens het spreadsheet bij. Soms vergeten ze het. Soms schatten ze. Aan het einde van de maand toont het spreadsheet 45 kg sojawas als restant, maar de werkelijke telling is 38 kg. Het verschil van 7 kg kan diefstal zijn, verkeerd tellen, morsen of gewoon rekenfouten. Niemand weet het.

Met voorraadbeheer:

Elk product heeft een recept in het systeem:

• Kleine kaars: 150 g was, 8 ml geurstof, 1 lont, 1 klein potje
• Grote kaars: 400 g was, 20 ml geurstof, 1 lont, 1 groot potje

Wanneer de productie een order voor 50 kleine kaarsen afrondt, trekt het systeem automatisch 7,5 kg was, 400 ml geurstof, 50 lonten en 50 kleine potjes af. Geen handmatige invoer nodig. De telling aan het einde van de maand komt overeen met het systeem binnen 0,5%.

Resultaat:

• Nauwkeurige voorraad zonder handmatige berekeningen
• Werkelijke kosten per product (daadwerkelijk gebruikt materiaal, niet geschat)
• Afwijkingen worden direct opgemerkt, niet pas aan het einde van de maand ontdekt

Belangrijkste voorraadbeheer-functie: Recept/BOM-gebaseerd automatisch verbruik tijdens productie. Dit voorbeeld van een voorraadsysteem laat zien hoe automatisering handmatige fouten elimineert.

Voorbeeld 5: Cyclustelling ontdekt diefstal vroegtijdig

Scenario: Een kleine elektronicaassembleur slaat componenten ter waarde van €50.000 op in zijn magazijn. Ze doen eenmaal per jaar een volledige fysieke inventarisatie.

Zonder voorraadbeheer:

De jaarlijkse telling onthult dat er 200 microcontrollers ontbreken (waarde €2.000). Het tekort kan op elk moment in de afgelopen 12 maanden zijn ontstaan. Beveiligingsbeelden worden slechts 30 dagen bewaard. De assembleur heeft geen idee wanneer het verlies is opgetreden of wie verantwoordelijk was. Ze schrijven de €2.000 af en hopen dat het volgend jaar beter gaat.

Met voorraadbeheer:

In plaats van één jaarlijkse telling doen ze wekelijkse cyclustellingen. Elke week tellen ze één categorie componenten. In week 6 tellen ze microcontrollers en ontdekken dat er 15 ontbreken. Ze bekijken de transacties en beveiligingsbeelden van de afgelopen week. Ze ontdekken dat een nachtdienstmedewerker componenten heeft meegenomen. Totaal verlies: €150 in plaats van €2.000.

Resultaat:

• Vroegtijdige detectie beperkt verliezen
• Hoofdoorzaak geïdentificeerd terwijl bewijs nog beschikbaar is
• Probleem opgelost voordat het groeit

Belangrijkste voorraadbeheer-functie: Cyclustelling met afwijkingstracking en waarschuwingen.

Veelgebruikte methoden voor voorraadbeheer

De bovenstaande voorbeelden gebruiken verschillende methoden voor voorraadbeheer. Hier is een kort overzicht:

FIFO (First-In-First-Out): Gebruik de oudste voorraad als eerste. Essentieel voor alles met een vervaldatum. Voorbeeld 2 laat FIFO in actie zien.

ABC-analyse: Categoriseer voorraad op waarde. "A"-artikelen (20% van de SKU's, 80% van de waarde) krijgen strakke controle. "C"-artikelen (50% van de SKU's, 5% van de waarde) krijgen lossere controle. Richt de aandacht op waar het het meest uitmaakt.

Bestelpunten: Stel minimale voorraadniveaus in die herbestellingen activeren. Houd rekening met levertijd, veiligheidsvoorraad en verbruikssnelheid. Voorbeeld 1 laat zien hoe bestelpunten tekorten voorkomen.

Charge-/partijtracking: Ken nummers toe aan groepen materialen en eindproducten. Houd bij welke partijen in welke producten zijn gegaan. Voorbeeld 3 laat traceerbaarheid zien bij een kwaliteitsprobleem.

Cyclustelling: Tel regelmatig kleine delen van de voorraad in plaats van alles jaarlijks. Voorbeeld 5 laat zien hoe cyclustelling problemen vroegtijdig opspoort.

Just-in-Time (JIT): Bestel materialen zodat ze aankomen wanneer nodig, om de voorraad te minimaliseren. Vermindert opslagkosten maar vereist betrouwbare leveranciers en nauwkeurige vraagvoorspelling.

Deze methoden werken samen. Een fabrikant kan FIFO gebruiken voor bederfelijke materialen, ABC om telprioriteiten te stellen, bestelpunten voor alle materialen, en chargetracking voor naleving.

Hoe software voorraadbeheer afhandelt

De bovenstaande voorbeelden zijn veel moeilijker uit te voeren met spreadsheets. Voorraadbeheer-software automatiseert het bijhouden en de berekeningen.

Krafte is gebouwd voor kleine seriefabrikanten. Zo verwerkt het de scenario’s uit de voorbeelden:

Waarschuwingen bij lage voorraad (Voorbeeld 1): Stel bestelpunten in voor elk materiaal. Het systeem waarschuwt u wanneer de voorraad onder de drempel daalt, met voldoende levertijd om bij te bestellen.

FIFO en vervaldatumtracking (Voorbeeld 2): Elke materiaalpartij heeft een ontvangstdatum en optionele vervaldatum. Wanneer u produceert, suggereert het systeem welke partijen als eerste te gebruiken. Waarschuwingen melden voordat materialen verlopen.

Chargetraceerbaarheid (Voorbeeld 3): Elke productiecharge registreert welke materiaalpartijen zijn gebruikt. Als een klant een probleem meldt, kunt u terugtraceren naar de exacte ingrediënten en doortraceren naar alle getroffen charges.

Receptgebaseerd verbruik (Voorbeeld 4): Definieer recepten voor elk product met exacte materiaalhoeveelheden. Wanneer u de productie afrondt, trekt het systeem automatisch materialen af op basis van het recept. Geen handmatige berekeningen.

Cyclustelling (Voorbeeld 5): Voer op elk moment voorraadtellingen uit, vergelijk met systeemgegevens en pas aan met gedocumenteerde redenen. Volg afwijkingen in de tijd om patronen te herkennen.

Prijzen beginnen vanaf €7/maand. Geen implementatieconsultants of langdurige installatie. De meeste fabrikanten houden hun voorraad bij binnen een dag na aanmelding.

Waarom voorraadbeheer ertoe doet

De voorbeelden illustreren het belang van voorraadbeheer voor fabrikanten:

Financiële nauwkeurigheid: Weet wat u hebt en wat het waard is. Geen verrassingen bij jaarlijkse audits.

Productiecontinuïteit: Voorkom tekorten die de productie stilleggen. Voorkom overtollige voorraad die kapitaal vastlegt.

Kwaliteitsbeheer: Traceer problemen tot hun bron. Voer gerichte terugroepacties uit in plaats van brede.

Afvalvermindering: Gebruik materialen voordat ze verlopen. Ontdek afwijkingen voordat ze groeien.

Kostenzichtbaarheid: Ken de werkelijke productkosten op basis van daadwerkelijk materiaalverbruik.

Goed voorraadbeheer voorkomt dat kleine problemen zich opstapelen tot grote. Een maandelijkse afwijking van 1% wordt 12% aan het einde van het jaar. Een gemiste bestelling wordt een noodgeval. Een niet-traceerbaar kwaliteitsprobleem wordt een volledige terugroepactie.

Veelgestelde vragen

Wat is voorraadbeheer?

Hoe definieer je voorraadbeheer? Het is het beheren van voorraadniveaus om de juiste hoeveelheid materialen en producten te handhaven. Het omvat bijhouden wat u hebt, waar het is, wanneer u moet bijbestellen en welke charges in de productie zijn gebruikt. Voor fabrikanten dekt dit grondstoffen, onderhanden werk en eindproducten.

Wat is een voorbeeld van voorraadbeheer?

Een cosmeticabedrijf houdt geuroliepartijen bij met vervaldatums. Het systeem zorgt ervoor dat oudere partijen als eerste worden gebruikt (FIFO) en waarschuwt voordat iets verloopt. Dit voorkomt verspilling en zorgt voor nauwkeurige kostentracering. De vijf voorbeelden in dit artikel tonen verschillende aspecten van voorraadbeheer in de productie.

Wat zijn de typen voorraadbeheersystemen?

De twee hoofdtypen voorraadsystemen zijn perpetueel en periodiek. Perpetuele systemen werken de voorraad in real-time bij wanneer transacties plaatsvinden. Periodieke systemen worden alleen bijgewerkt tijdens fysieke tellingen. De meeste moderne systemen zijn perpetueel en bieden op elk moment nauwkeurige gegevens. Het voorraadbeheerproces verschilt per systeemtype, maar omvat altijd het bijhouden, tellen en aanpassen van voorraadniveaus.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadmanagement?

Voorraadbeheer richt zich op het bijhouden en handhaven van voorraadniveaus. Voorraadmanagement is breder en omvat vraagvoorspelling, leveranciersrelaties en strategische beslissingen over wat op voorraad te houden. Beheer is een onderdeel van management.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk voor fabrikanten?

Fabrikanten werken met meerdere typen voorraad (grondstoffen, onderhanden werk, eindproducten) en transformeren materialen door productie. Zonder beheer kunt u geen werkelijke kosten bijhouden, kwaliteitsproblemen traceren, tekorten voorkomen of nauwkeurige tellingen handhaven. De voorbeelden in dit artikel laten zien wat er misgaat zonder goed beheer.

Tags: Voorraadbeheer, Planning