Darmowy Szablon Excel do Inwentaryzacji dla Małych Producentów (Z Działającymi Formułami)

Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Zarządzanie zapasami

Pobierz darmowy szablon Excel z surowcami, wyrobami gotowymi, listą zamówień i kalkulatorem kosztów. 242 formuły, działa w Excel i Google Sheets.

Darmowy Szablon Excel do Inwentaryzacji dla Małych Producentów (Z Działającymi Formułami)

Większość systemów inwentaryzacyjnych zaczyna się w Excelu. Zanim pojawia się wymyślne oprogramowanie, zanim pojawiają się platformy chmurowe, jest arkusz kalkulacyjny, który ktoś stworzył, żeby śledzić, co jest w magazynie.

I szczerze? Dla wielu małych firm podstawowe szablony inwentaryzacyjne działają dobrze — dopóki nie przestają.

Ten poradnik daje ci darmowy, gotowy do użycia szablon inwentaryzacyjny zaprojektowany specjalnie dla małych producentów. Nie generyczny inwentarz sklepowy, ale szablon, który śledzi zarówno surowce, jak i wyroby gotowe, tak jak potrzebuje tego prawdziwy biznes produkcyjny.

Pobierz go, dostosuj do swoich produktów, a będziesz mieć działający system inwentaryzacyjny w 30 minut. Pokażę ci też dokładnie, jak go skonfigurować, najlepsze praktyki utrzymywania go dokładnym i jak rozpoznać, kiedy przerosłeś śledzenie oparte na arkuszach kalkulacyjnych.

Pobierz: Darmowy Szablon Excel do Inwentaryzacji

Ten szablon jest stworzony dla małych producentów, rzemieślników i każdego, kto przekształca surowce w wyroby gotowe.

Co zawiera:

• Arkusz Surowców — śledź składniki, komponenty, opakowania z datami ważności

• Arkusz Wyrobów Gotowych — śledź swoje produkty z kosztem, ceną sprzedaży i marżami

• Dziennik Ruchów Magazynowych — rejestruj zakupy, produkcję i sprzedaż

• Panel Kontrolny — całkowita wartość inwentarza, alerty niskiego stanu, ostrzeżenia o ważności

• Lista Zamówień — automatycznie generowana lista co trzeba zamówić

• Kalkulator Kosztów — oblicz koszt materiałów na partię i na jednostkę

Funkcje:

• 242 formuły obliczają wszystko automatycznie

• Czerwone podświetlenie, gdy stan spada poniżej minimum

• Żółte podświetlenie dla pozycji tracących ważność w ciągu 30 dni

• Automatyczne ilości zamówień z 20% marginesem bezpieczeństwa

• Kalkulator kosztów produkcji dla produkcji seryjnej

• Działa w Excel i Google Sheets

Szablon zawiera przykładowe dane z firmy produkującej farby, żebyś mógł zobaczyć, jak wszystko się łączy. Zastąp je własnymi produktami i jesteś gotowy do pracy.

Co Zawiera Szablon

Arkusz 1: Surowce

Ten arkusz śledzi wszystko, co kupujesz do wytwarzania swoich produktów: składniki, komponenty, opakowania, etykiety.

Kolumny:

• SKU — unikalny kod dla każdego materiału (RM-001, RM-002...)

• Nazwa — jak to nazywasz

• Kategoria — grupuj podobne pozycje (Pigmenty, Opakowania, Oleje...)

• Jednostka — jak to mierzysz (kg, L, szt)

• Ilość na Stanie — aktualna ilość dostępna

• Min. Zapas — minimalny poziom przed zamówieniem

• Koszt Jednostkowy — cena za jednostkę od dostawcy

• Wartość Całkowita — obliczana automatycznie (Ilość × Koszt)

• Dostawca — gdzie to kupujesz

• Data Ważności — dla materiałów łatwo psujących się (opcjonalne)

Gdy ilość spada poniżej minimalnego zapasu, komórka staje się czerwona. Pozycje tracące ważność w ciągu 30 dni stają się żółte. Od razu zobaczysz, co wymaga uwagi.

Arkusz 2: Wyroby Gotowe

Ten arkusz śledzi twoje produkty — to, co sprzedajesz klientom.

Kolumny:

• SKU — kod produktu (FG-001, FG-002...)

• Nazwa — nazwa produktu

• Kategoria — linia produktowa lub typ

• Jednostka — zwykle "szt" dla wyrobów gotowych

• Ilość na Stanie — aktualny inwentarz

• Min. Zapas — punkt ponownego zamówienia

• Koszt Jednostkowy — twój koszt produkcji na jednostkę

• Cena Sprzedaży — ile płacą klienci

• Wartość Całkowita — obliczana (Ilość × Koszt)

• Marża % — obliczana ((Sprzedaż - Koszt) / Sprzedaż)

Kolumna marży pomaga zobaczyć, które produkty są najbardziej rentowne. Czerwone podświetlenie działa tak samo — wszystko poniżej minimalnego poziomu zapasu jest oznaczane.

Arkusz 3: Ruchy Magazynowe (Arkusz Śledzenia Inwentarza)

Ten arkusz śledzenia inwentarza jest twoim dziennikiem. Za każdym razem, gdy materiały wchodzą lub wychodzą, rejestruj to tutaj.

Kolumny:

• Data — kiedy to nastąpiło

• SKU — która pozycja

• Nazwa Pozycji — dla łatwego czytania

• Typ — Surowiec lub Gotowy

• Kierunek — WEJŚCIE lub WYJŚCIE

• Ilość — ile

• Notatki — numer zamówienia zakupu, nazwa klienta, numer partii

Ruchy WEJŚCIE (zielone) obejmują:

• Zakup surowców

• Przyjęcie wyrobów gotowych z produkcji

Ruchy WYJŚCIE (żółte) obejmują:

• Użycie surowców w produkcji

• Sprzedaż wyrobów gotowych

• Odpisy i korekty

Ten dziennik tworzy ślad dokumentacyjny. Gdy liczby się nie zgadzają, możesz prześledzić ruchy, żeby znaleźć, gdzie coś poszło nie tak.

Arkusz 4: Panel Kontrolny

Panel kontrolny pobiera dane z innych arkuszy, żeby dać ci szybki przegląd:

Surowce:

• Całkowita wartość surowców na stanie

• Liczba śledzonych pozycji

• Pozycje obecnie poniżej minimalnego poziomu

Wyroby Gotowe:

• Całkowita wartość wyrobów gotowych

• Liczba śledzonych produktów

• Produkty poniżej minimalnego poziomu

Całkowita Wartość Inwentarza:

• Łączna wartość całego inwentarza

Sprawdzaj ten panel co tydzień. Jeśli "Pozycje Poniżej Minimum" pokazuje coś innego niż zero, masz zamówienia do złożenia.

Arkusz 5: Lista Zamówień

Ten arkusz automatycznie pokazuje, które pozycje wymagają uwagi. Nie jest wymagane ręczne filtrowanie.

Dla każdego surowca i wyrobu gotowego pokazuje:

• Aktualną ilość vs. minimalny zapas

• Flagę "TAK" jeśli potrzebne zamówienie

• Zalecaną ilość zamówienia (zawiera 20% margines bezpieczeństwa)

• Szacowany koszt zamówienia

Wiersze wymagające działania są podświetlone na czerwono. Na dole pokazana jest całkowita wartość potrzebnych zamówień.

Arkusz 6: Kalkulator Kosztów

Oblicz koszt materiałów dla dowolnej partii produkcyjnej.

Jak używać:

1. Wprowadź nazwę partii i datę

2. Wprowadź jaki produkt wytwarzasz i ilość

3. Wprowadź SKU dla każdego użytego materiału

4. Wprowadź ilość użytą dla każdego materiału

5. Koszt na jednostkę oblicza się automatycznie

Kalkulator pobiera ceny bezpośrednio z arkusza Surowców. Jeśli zmienisz tam cenę dostawcy, twoje obliczenia kosztów zaktualizują się automatycznie.

Przykładowy wynik:

• Produkcja 50 jednostek farby Artist Red

• Użyte materiały: pigment, baza, olej, słoiki, etykiety

• Całkowity koszt materiałów: €232,75

• Koszt na jednostkę: €4,66

To tylko koszt materiałów. Dla pełnego kosztu produkcji, dodaj robociznę i koszty ogólne osobno.

Jak Skonfigurować System Zarządzania Inwentarzem w Excelu

Krok 1: Dodaj Swoje Surowce

Zacznij od arkusza Surowców. Usuń przykładowe dane i dodaj swoje:

1. Stwórz prosty system SKU: RM-001, RM-002, itd.

2. Wprowadź każdy materiał, który kupujesz

3. Ustaw realistyczne minimalne poziomy zapasów

4. Dodaj swoje rzeczywiste koszty jednostkowe

Wskazówka dotycząca minimalnego zapasu: Pomyśl, ile czasu zajmuje dostarczenie ponownego zamówienia (czas realizacji) i ile zwykle zużywasz tygodniowo. Minimalny zapas = tygodniowe zużycie × czas realizacji w tygodniach. Jeśli używasz 10kg pigmentu tygodniowo, a dostawa trwa 2 tygodnie, ustaw minimum na 20kg.

Krok 2: Dodaj Swoje Wyroby Gotowe

Przejdź do Wyrobów Gotowych i zrób to samo:

1. Użyj innego prefiksu SKU: FG-001, FG-002, itd.

2. Wprowadź swój koszt produkcji każdej pozycji (materiały + robocizna, w przybliżeniu)

3. Wprowadź swoją cenę sprzedaży

4. Ustaw minimalny zapas na podstawie typowej sprzedaży

Nie komplikuj obliczania kosztów. Przybliżone szacunki na razie wystarczą. Chodzi o to, żeby wiedzieć mniej więcej, ile pieniędzy jest zamrożonych w inwentarzu.

Krok 3: Ustaw Początkowe Ilości

Przeprowadź fizyczne liczenie wszystkiego. Tak, wszystkiego. Zapisz dokładnie, co masz:

• Policz wszystkie surowce

• Policz wszystkie wyroby gotowe

• Wprowadź te liczby w kolumnach Ilość

To jest twoja linia bazowa. Wszystko od teraz jest śledzone przez ruchy.

Krok 4: Zacznij Rejestrować Ruchy

Od teraz każda zmiana w inwentarzu przechodzi przez arkusz Ruchów Magazynowych:

Gdy otrzymujesz zakup:

• Dodaj wiersz z Kierunkiem = WEJŚCIE

• Zanotuj numer zamówienia zakupu lub faktury

Gdy używasz materiałów w produkcji:

• Dodaj wiersz dla każdego materiału z Kierunkiem = WYJŚCIE

• Dodaj wiersz dla wyrobu gotowego z Kierunkiem = WEJŚCIE

• Zanotuj numer partii lub produkcji

Gdy sprzedajesz produkty:

• Dodaj wiersz z Kierunkiem = WYJŚCIE

• Zanotuj klienta lub numer zamówienia

Ważne: Po zarejestrowaniu ruchów, ręcznie zaktualizuj ilości w arkuszach Surowców i Wyrobów Gotowych. Dziennik ruchów to twój zapis; arkusze inwentarza pokazują aktualny stan.

Jak Śledzić Inwentarz w Excelu: Najlepsze Praktyki

Śledzenie inwentarza w Excelu działa, gdy przestrzegasz tych zasad:

Aktualizuj codziennie, nie co tydzień. Im dłużej czekasz między aktualizacjami, tym bardziej prawdopodobne, że coś zapomnisz. Uczyń to częścią swojej rutyny końca dnia.

Jedna osoba jest właścicielem arkusza. Gdy wiele osób edytuje ten sam plik, masz konflikty wersji i nadpisane dane. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za aktualizacje inwentarza.

Regularnie zapisuj wersje. Przed wprowadzeniem dużych zmian zapisz kopię z datą w nazwie pliku: "inwentarz-2024-01-15.xlsx". Gdy coś pójdzie nie tak, możesz wrócić.

Przeprowadzaj miesięczne liczenia fizyczne. Przynajmniej raz w miesiącu policz swój rzeczywisty inwentarz i porównaj z arkuszem. Rozbieżności się zdarzają — wczesne ich wychwytywanie zapobiega większym problemom.

Utrzymuj kompletny dziennik ruchów. Każde WEJŚCIE i WYJŚCIE powinno być zarejestrowane. Gdy liczby nie zgadzają się z rzeczywistością, dziennik ruchów pomoże ci znaleźć, gdzie coś poszło nie tak.

Używaj spójnych jednostek. Jeśli śledzisz pigment w kilogramach, zawsze używaj kilogramów. Mieszanie kg i gramów tworzy zamieszanie i błędy.

Kiedy Śledzenie Inwentarza w Excelu Przestaje Działać

Excel to świetny punkt startowy. Jest darmowy, znajomy i elastyczny. Ale ma prawdziwe ograniczenia, które stają się bolesne w miarę rozwoju twojego biznesu.

Oznaki, że Przerosłeś Swój Arkusz

Spędzasz więcej niż 30 minut dziennie na aktualizacjach inwentarza. To, co zaczęło się jako szybkie zadanie końca dnia, teraz pochłania produktywny czas.

Wiele osób musi jednocześnie aktualizować inwentarz. Wysyłasz wersje arkuszy mailem tam i z powrotem, lub gorzej, pracujesz z nieaktualnymi kopiami.

Nie możesz odpowiedzieć "gdzie poszedł ten materiał?" Klient pyta o konkretną partię, a ty nie masz sposobu, żeby prześledzić, które surowce do niej weszły.

Błędy prześlizgują się niezauważone. Błędy formuł, literówki, zapomniane aktualizacje — i nikt ich nie zauważa, dopóki fizyczne liczenie nie ujawni bałaganu.

Twój księgowy ciągle prosi o dane, których nie możesz łatwo dostarczyć. Wycena inwentarza, koszt sprzedanych towarów, raporty odpisów — wszystko wymaga ręcznej pracy do wyciągnięcia.

Czego Excel Nie Może Zrobić

Niektóre rzeczy są naprawdę niemożliwe lub niepraktyczne w arkuszu kalkulacyjnym:

Dostęp wieloużytkownikowy w czasie rzeczywistym. Excel nie został zaprojektowany do jednoczesnej edycji przez wiele osób w różnych miejscach.

Automatyczne aktualizacje stanu. Gdy rejestrujesz sprzedaż, ktoś nadal musi ręcznie odjąć od inwentarza. Zapomnij raz, a twoje liczby są złe.

Identyfikowalność partii. Śledzenie, która konkretna partia surowców weszła do której serii produkcyjnej, wymaga więcej, niż płaski arkusz jest w stanie obsłużyć.

Receptury i listy materiałów (BOM). Kalkulator Kosztów pomaga, ale nadal wprowadzasz materiały ręcznie za każdym razem. Prawdziwe oprogramowanie produkcyjne przechowuje receptury i oblicza automatycznie.

Integracja planowania produkcji. Wiedza, że musisz wyprodukować 100 jednostek, nie mówi ci automatycznie, które materiały zarezerwować lub zamówić.

Zarządzanie datami ważności. Śledzenie FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) i alerty ważności wymagają logiki wykraczającej poza podstawowe formuły.

Alerty i powiadomienia. Excel nie wyśle ci maila, gdy stan spadnie poniżej minimum. Musisz pamiętać, żeby sprawdzić.

Darmowy Szablon Inwentaryzacyjny vs. Dedykowane Oprogramowanie

Ten szablon zasadniczo daje ci darmowe oprogramowanie inwentaryzacyjne w Excelu — działający system bez żadnych kosztów. Ale jak wypada w porównaniu z płatnymi alternatywami?

Funkcja Szablon Excel Oprogramowanie Inwentaryzacyjne Cena Darmowy €7-200/miesiąc Czas konfiguracji 30 minut Godziny do dni Wieloużytkownikowy Trudny Wbudowany Auto-obliczenia Podstawowe formuły Pełna automatyzacja Identyfikowalność Ręczne notatki Pełny ślad audytowy Integracja produkcji Brak Automatyczna Dostęp mobilny Nieporęczny Natywne aplikacje Krzywa uczenia się Niska Średnia

Excel ma sens, gdy:

• Dopiero zaczynasz

• Inwentarz jest prosty (poniżej 50 SKU)

• Jedna osoba obsługuje wszystkie zadania inwentaryzacyjne

• Nie potrzebujesz identyfikowalności partii

• Budżet jest ekstremalnie napięty

Oprogramowanie ma sens, gdy:

• Wielu członków zespołu potrzebuje dostępu

• Śledzisz ponad 100 SKU

• Identyfikowalność ma znaczenie (żywność, kosmetyki, produkty regulowane)

• Produkcja i inwentarz muszą być połączone

• Czas spędzony na arkuszach przekracza koszt oprogramowania

Najczęściej Zadawane Pytania

Jak zrobić listę inwentarzową w Excelu?

Stwórz kolumny dla SKU, Nazwy, Ilości i Kosztu Jednostkowego. Dodaj kolumnę z formułą dla Wartości Całkowitej (Ilość × Koszt). Użyj formatowania warunkowego, żeby podświetlić niski stan. Lub pobierz nasz szablon, który ma to wszystko już skonfigurowane.

Jakich formuł potrzebuję do śledzenia inwentarza?

Podstawowe: SUMA dla sum, mnożenie dla obliczeń wartości (Ilość × Koszt) i LICZ.JEŻELI do liczenia pozycji spełniających kryteria. Formatowanie warunkowe obsługuje wizualne alerty. Nasz szablon zawiera wszystkie potrzebne formuły.

Czy mogę używać Google Sheets zamiast Excela?

Tak. Szablon działa w Google Sheets bez modyfikacji. Po prostu prześlij go na Google Drive i otwórz w Sheets. Wszystkie formuły i formatowanie przenoszą się poprawnie.

Jak często powinienem aktualizować arkusz inwentarzowy?

Codziennie minimum. Na koniec każdego dnia roboczego rejestruj wszystkie ruchy i weryfikuj ilości. Tygodniowe aktualizacje prowadzą do zapomnianych transakcji i niedokładnych liczb.

Czy Excel wystarczy dla mojego biznesu produkcyjnego?

To zależy od złożoności. Poniżej 50 SKU z jedną osobą zarządzającą inwentarzem? Excel może działać. Wiele linii produkcyjnych, wymogi regulacyjnej identyfikowalności lub rosnący zespół? Prawdopodobnie będziesz potrzebować dedykowanego oprogramowania w ciągu roku.

Jak śledzić surowce i wyroby gotowe razem?

Używaj oddzielnych arkuszy ze spójnym systemem SKU (prefiks RM- dla surowców, prefiks FG- dla wyrobów gotowych). Arkusz Ruchów Magazynowych rejestruje wszystkie zmiany w obu. Dokładnie tak jest skonstruowany nasz szablon.

Podsumowanie

Ten szablon inwentaryzacyjny Excel daje ci solidną podstawę do śledzenia surowców i wyrobów gotowych. Jest wystarczająco prosty, żeby go skonfigurować w 30 minut, wystarczająco potężny, żeby prowadzić małą operację produkcyjną, i darmowy.

Zacznij tutaj. Naucz się, czego naprawdę wymaga zarządzanie inwentarzem w twoim biznesie. Zwracaj uwagę na to, co staje się bolesne — to ci dokładnie powie, jakich funkcji będziesz potrzebować, gdy w końcu przejdziesz na wyższy poziom.

Większość firm przerasta Excela w ciągu 1-2 lat poważnego wzrostu. To nie porażka; to znak, że robisz coś dobrze.

Ten szablon jest ci dostarczony przez Krafte — oprogramowanie produkcyjne stworzone przez mały zespół produkcyjny, który zaczął dokładnie tam, gdzie ty teraz jesteś. Gdy arkusze kalkulacyjne przestają działać, jesteśmy tutaj. Planowanie produkcji, zarządzanie inwentarzem, identyfikowalność partii i zarządzanie zamówieniami. Od €7/miesiąc. Zacznij bezpłatnie na 30 dni — karta kredytowa nie jest wymagana.

Tags: Zarządzanie zapasami, Szablony, Darmowe narzędzia, Mała firma