Șablon gratuit de inventar Excel pentru producători mici (cu formule funcționale)

Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Gestionarea stocurilor

Descărcați un șablon Excel gratuit cu materii prime, produse finite, listă de reaprovizionare și calculator de costuri. 242 de formule, funcționează în Excel și Google Sheets.

Majoritatea sistemelor de inventar încep în Excel. Înainte de software-ul sofisticat, înainte de platformele cloud, există o foaie de calcul pe care cineva a construit-o pentru a urmări ce este în depozit.

Și sincer? Pentru multe afaceri mici, șabloanele de inventar de bază funcționează bine — până când nu mai funcționează.

Acest ghid vă oferă un șablon de inventar gratuit, gata de utilizare, conceput special pentru producătorii mici. Nu inventar de retail generic, ci un șablon care urmărește atât materiile prime, cât și produsele finite, așa cum are nevoie o afacere de producție reală.

Descărcați-l, personalizați-l pentru produsele dvs. și veți avea un sistem de inventar funcțional în 30 de minute. Vă voi arăta, de asemenea, exact cum să îl configurați, cele mai bune practici pentru menținerea acurateței și cum să recunoașteți când ați depășit urmărirea bazată pe foi de calcul.

Descărcare: Șablon gratuit de inventar Excel

Acest șablon este construit pentru producători mici, producători artizanali și oricine transformă materii prime în produse finite.

Descărcați șablonul gratuit

Fișier Excel (.xlsx) • Funcționează și în Google Sheets

Ce este în interior:

Foaia Materii prime — urmărirea ingredientelor, componentelor, ambalajelor cu date de expirare
Foaia Produse finite — urmărirea produselor dvs. cu cost, preț de vânzare și marje
Jurnalul mișcărilor de stoc — înregistrarea achizițiilor, producției și vânzărilor
Panou de control — valoarea totală a inventarului, alerte stoc scăzut, avertismente de expirare
Lista de reaprovizionare — listă generată automat cu ce trebuie comandat
Calculator de costuri — calculul costului materialelor pe lot și pe unitate

Caracteristici:

242 de formule calculează totul automat
Evidențiere roșie când stocul scade sub minim
Evidențiere galbenă pentru articolele care expiră în 30 de zile
Cantități automate de recomandă cu tampon de siguranță de 20%
Calculator de costuri de producție pentru fabricare în loturi
Funcționează în Excel și Google Sheets

Șablonul include date de exemplu de la o afacere de fabricare a vopselelor, astfel încât să puteți vedea cum se conectează totul. Înlocuiți-le cu propriile produse și sunteți gata de start.

Ce conține șablonul

Foaia 1: Materii prime

Această foaie urmărește tot ce cumpărați pentru a vă fabrica produsele: ingrediente, componente, ambalaje, etichete.

Coloane:

Cod — cod unic pentru fiecare material (RM-001, RM-002...)
Nume — cum îl numiți
Categorie — gruparea articolelor similare (Pigmenți, Ambalaje, Uleiuri...)
Unitate — cum îl măsurați (kg, L, buc)
Cantitate în stoc — cantitatea curentă disponibilă
Stoc minim — nivelul minim înainte de recomandă
Cost unitar — prețul pe unitate de la furnizor
Valoare totală — calculată automat (Cantitate × Cost)
Furnizor — de unde cumpărați
Data de expirare — pentru materiale perisabile (opțional)

Când cantitatea scade sub stocul minim, celula devine roșie. Articolele care expiră în 30 de zile devin galbene. Veți vedea dintr-o privire ce necesită atenție.

Foaia 2: Produse finite

Această foaie urmărește produsele dvs. — ce vindeți clienților.

Coloane:

Cod — codul produsului (FG-001, FG-002...)
Nume — numele produsului
Categorie — linia de produse sau tipul
Unitate — de obicei „buc“ pentru articole finite
Cantitate în stoc — inventarul curent
Stoc minim — punctul de recomandă
Cost unitar — costul dvs. de producție pe unitate
Preț de vânzare — ce plătesc clienții
Valoare totală — calculată (Cantitate × Cost)
Marjă % — calculată ((Vânzare - Cost) / Vânzare)

Coloana marjei vă ajută să vedeți care produse sunt cele mai profitabile. Evidențierea roșie funcționează la fel — orice sub nivelul minim de stoc este marcat.

Foaia 3: Mișcări de stoc (Foaie de urmărire a inventarului)

Această foaie de urmărire a inventarului este jurnalul dvs. De fiecare dată când materialele intră sau ies, înregistrați aici.

Coloane:

Data — când s-a întâmplat
Cod — care articol
Nume articol — pentru citire ușoară
Tip — Materie primă sau Produs finit
Direcție — INTRARE sau IEȘIRE
Cantitate — câte
Note — numărul comenzii de achiziție, numele clientului, referința lotului

Mișcările INTRARE (verzi) includ:

Achiziționarea materiilor prime
Primirea produselor finite din producție

Mișcările IEȘIRE (galbene) includ:

Utilizarea materiilor prime în producție
Vânzarea produselor finite
Casări și ajustări

Acest jurnal creează o pistă de documente. Când numerele nu se potrivesc, puteți urmări înapoi prin mișcări pentru a găsi unde au mers lucrurile prost.

Foaia 4: Panou de control

Panoul de control extrage date din celelalte foi pentru a vă oferi o privire de ansamblu rapidă:

Materii prime:

Valoarea totală a materiilor prime în stoc
Numărul de articole urmărite
Articole în prezent sub nivelul minim

Produse finite:

Valoarea totală a produselor finite
Numărul de produse urmărite
Produse sub nivelul minim

Valoarea totală a inventarului:

Valoarea combinată a întregului inventar

Verificați acest panou de control săptămânal. Dacă „Articole sub minim“ arată altceva decât zero, aveți de făcut reaprovizionări.

Foaia 5: Lista de reaprovizionare

Această foaie arată automat care articole necesită atenție. Nu este necesară filtrarea manuală.

Pentru fiecare materie primă și produs finit, arată:

Cantitatea curentă vs. stocul minim
Indicator „DA“ dacă este necesară recomanda
Cantitatea de comandă recomandată (include tampon de siguranță de 20%)
Costul estimat al comenzii

Rândurile care necesită acțiune sunt evidențiate cu roșu. În partea de jos se afișează valoarea totală a comenzilor necesare.

Foaia 6: Calculator de costuri

Calculați costul materialelor pentru orice lot de producție.

Cum să utilizați:

Introduceți numele lotului și data
Introduceți ce produs fabricați și cantitatea
Introduceți codul pentru fiecare material utilizat
Introduceți cantitatea utilizată pentru fiecare material
Costul pe unitate se calculează automat

Calculatorul extrage prețurile direct din foaia dvs. de Materii prime. Dacă schimbați un preț de furnizor acolo, calculele de costuri se actualizează automat.

Exemplu de rezultat:

Fabricarea a 50 de unități de vopsea Artist Red
Materiale utilizate: pigment, bază, ulei, borcane, etichete
Costul total al materialelor: 232,75 €
Costul pe unitate: 4,66 €

Acesta este doar costul materialelor. Pentru costul total de producție, adăugați manopera și cheltuielile generale separat.

Cum să vă configurați sistemul de gestionare a inventarului Excel

Pasul 1: Adăugați materiile prime

Începeți cu foaia Materii prime. Ștergeți datele de exemplu și adăugați-le pe ale dvs.:

Creați un sistem simplu de coduri: RM-001, RM-002 etc.
Introduceți fiecare material pe care îl achiziționați
Setați niveluri realiste de stoc minim
Adăugați costurile unitare reale

Sfat pentru stocul minim: Gândiți-vă cât durează livrarea unei recomanzi (timpul de livrare) și cât utilizați de obicei pe săptămână. Stoc minim = utilizare săptămânală × timp de livrare în săptămâni. Dacă utilizați 10 kg de pigment pe săptămână și livrarea durează 2 săptămâni, setați minimul la 20 kg.

Pasul 2: Adăugați produsele finite

Treceți la Produse finite și faceți la fel:

Utilizați un prefix de cod diferit: FG-001, FG-002 etc.
Introduceți costul de producție pentru fiecare articol (materiale + manoperă, aproximativ)
Introduceți prețul de vânzare
Setați stocul minim pe baza vânzărilor tipice

Nu complicați prea mult calculul costurilor. O estimare aproximativă este suficientă deocamdată. Ideea este să știți aproximativ câți bani stau în inventarul dvs.

Pasul 3: Setați cantitățile de pornire

Faceți o numărătoare fizică a tuturor. Da, a tuturor. Notați exact ce aveți:

Numărați toate materiile prime
Numărați toate produsele finite
Introduceți aceste numere în coloanele Cantitate

Aceasta este linia de bază. Tot de acum încolo este urmărit prin mișcări.

Pasul 4: Începeți înregistrarea mișcărilor

De acum încolo, fiecare schimbare de inventar trece prin foaia Mișcări de stoc:

Când primiți o achiziție:

Adăugați un rând cu Direcție = INTRARE
Notați numărul comenzii de achiziție sau al facturii

Când utilizați materiale în producție:

Adăugați un rând pentru fiecare material cu Direcție = IEȘIRE
Adăugați un rând pentru produsul finit cu Direcție = INTRARE
Notați referința lotului sau a producției

Când vindeți produse:

Adăugați un rând cu Direcție = IEȘIRE
Notați clientul sau numărul comenzii

Important: După înregistrarea mișcărilor, actualizați manual cantitățile în foile Materii prime și Produse finite. Jurnalul mișcărilor este înregistrarea dvs.; foile de inventar arată starea curentă.

Cum să urmăriți inventarul în Excel: Cele mai bune practici

Urmărirea inventarului în Excel funcționează când urmați aceste reguli:

Actualizați zilnic, nu săptămânal. Cu cât așteptați mai mult între actualizări, cu atât este mai probabil să uitați ceva. Faceți-o parte din rutina de sfârșit de zi.

O persoană deține foaia de calcul. Când mai multe persoane editează același fișier, obțineți conflicte de versiuni și date suprascrise. Desemnați o persoană responsabilă pentru actualizările de inventar.

Salvați versiuni regulat. Înainte de a face modificări majore, salvați o copie cu data în numele fișierului: „inventar-2024-01-15.xlsx“. Când ceva merge prost, puteți reveni.

Faceți numărători fizice lunar. Cel puțin o dată pe lună, numărați inventarul real și comparați-l cu foaia de calcul. Discrepanțele se întâmplă — prinderea lor devreme previne probleme mai mari.

Păstrați jurnalul mișcărilor complet. Fiecare INTRARE și IEȘIRE ar trebui înregistrată. Când numerele nu se potrivesc cu realitatea, jurnalul mișcărilor vă ajută să găsiți unde au mers lucrurile prost.

Utilizați unități consistente. Dacă urmăriți pigmentul în kilograme, utilizați întotdeauna kilograme. Amestecarea kg și gramelor creează confuzie și erori.

Când urmărirea inventarului în Excel nu mai funcționează

Excel este un punct de plecare excelent. Este gratuit, familiar și flexibil. Dar are limitări reale care devin dureroase pe măsură ce afacerea dvs. crește.

Semne că ați depășit foaia de calcul

Petreceți mai mult de 30 de minute zilnic pe actualizări de inventar. Ceea ce a început ca o sarcină rapidă de sfârșit de zi acum consumă timp productiv.

Mai multe persoane trebuie să actualizeze inventarul simultan. Trimiteți versiuni ale foilor de calcul înainte și înapoi prin e-mail sau, mai rău, lucrați din copii învechite.

Nu puteți răspunde la „unde a ajuns acest material?“ Un client întreabă despre un lot specific și nu aveți nicio modalitate de a urmări ce materii prime au intrat în el.

Greșelile trec neobservate. Erori de formulă, greșeli de scriere, actualizări uitate — și nimeni nu le observă până când numărătoarea fizică dezvăluie dezordinea.

Contabilul dvs. cere constant date pe care nu le puteți furniza ușor. Evaluarea inventarului, costul bunurilor vândute, rapoarte de casări — toate necesită muncă manuală pentru extragere.

Ce nu poate face Excel

Unele lucruri sunt cu adevărat imposibile sau nepractice într-o foaie de calcul:

Acces multi-utilizator în timp real. Excel nu a fost proiectat pentru editare simultană de către mai multe persoane în locații diferite.

Actualizări automate de stoc. Când înregistrați o vânzare, cineva tot trebuie să scadă manual din inventar. Uitați o dată și numerele sunt greșite.

Trasabilitatea lotului și seriei. Urmărirea care lot specific de materii prime a intrat în care ciclu de producție necesită mai mult decât poate gestiona o foaie de calcul simplă.

Rețete și liste de materiale. Calculatorul de costuri ajută, dar tot introduceți materialele manual de fiecare dată. Software-ul de fabricație real stochează rețete și calculează automat.

Integrarea planificării producției. A ști că trebuie să fabricați 100 de unități nu vă spune automat ce materiale să rezervați sau să comandați.

Gestionarea datei de expirare. Urmărirea FIFO (primul intrat, primul ieșit) și alertele de expirare necesită logică dincolo de formulele de bază.

Alerte și notificări. Excel nu vă va trimite e-mail când stocul scade sub minim. Trebuie să vă amintiți să verificați.

Șablon gratuit de inventar vs. Software dedicat

Acest șablon vă oferă în esență software gratuit de inventar în Excel — un sistem funcțional la cost zero. Dar cum se compară cu alternativele plătite?

Caracteristică Șablon Excel Software de inventar Preț Gratuit 7-200 €/lună Timp de configurare 30 minute Ore până la zile Multi-utilizator Dificil Încorporat Calcule automate Formule de bază Automatizare completă Trasabilitate Note manuale Pistă de audit completă Integrare producție Niciuna Automată Acces mobil Incomod Aplicații native Curbă de învățare Scăzută Medie

Excel are sens când:

Abia începeți
Inventarul este simplu (sub 50 de coduri)
O persoană gestionează toate sarcinile de inventar
Nu aveți nevoie de trasabilitatea loturilor
Bugetul este extrem de strâns

Software-ul are sens când:

Mai mulți membri ai echipei au nevoie de acces
Urmăriți peste 100 de coduri
Trasabilitatea contează (alimente, cosmetice, produse reglementate)
Producția și inventarul trebuie să se conecteze
Timpul petrecut pe foi de calcul depășește costul software-ului

Întrebări frecvente

Cum fac o listă de inventar în Excel?

Creați coloane pentru Cod, Nume, Cantitate și Cost unitar. Adăugați o coloană cu formulă pentru Valoarea totală (Cantitate × Cost). Utilizați formatare condiționată pentru a evidenția stocul scăzut. Sau descărcați șablonul nostru care are totul deja configurat.

Ce formule am nevoie pentru urmărirea inventarului?

Esențialele: SUM pentru totaluri, înmulțire pentru calcule de valoare (Cantitate × Cost) și COUNTIF pentru numărarea articolelor care îndeplinesc criteriile. Formatarea condiționată gestionează alertele vizuale. Șablonul nostru include toate formulele necesare.

Pot folosi Google Sheets în loc de Excel?

Da. Șablonul funcționează în Google Sheets fără modificări. Doar încărcați-l pe Google Drive și deschideți-l cu Sheets. Toate formulele și formatarea se transferă corect.

Cât de des ar trebui să actualizez foaia de calcul a inventarului?

Minim zilnic. La sfârșitul fiecărei zile de lucru, înregistrați toate mișcările și verificați cantitățile. Actualizările săptămânale duc la tranzacții uitate și numere inexacte.

Este Excel suficient pentru afacerea mea de producție?

Depinde de complexitate. Sub 50 de coduri cu o persoană care gestionează inventarul? Excel poate funcționa. Mai multe linii de producție, cerințe de trasabilitate reglementate sau o echipă în creștere? Veți avea probabil nevoie de software dedicat într-un an.

Cum urmăresc împreună materiile prime și produsele finite?

Utilizați foi separate cu un sistem consistent de coduri (prefix RM- pentru materii prime, prefix FG- pentru produse finite). Foaia Mișcări de stoc înregistrează toate modificările pe ambele. Exact așa este structurat șablonul nostru.

Concluzii

Acest șablon de inventar Excel vă oferă o bază solidă pentru urmărirea materiilor prime și a produselor finite. Este suficient de simplu pentru a fi configurat în 30 de minute, suficient de puternic pentru a rula o operațiune mică de producție și gratuit.

Începeți aici. Aflați ce necesită de fapt gestionarea inventarului pentru afacerea dvs. Acordați atenție la ce devine dureros — asta vă spune exact ce caracteristici veți avea nevoie când veți face în cele din urmă upgrade.

Majoritatea afacerilor depășesc Excel în 1-2 ani de creștere serioasă. Acesta nu este un eșec; este un semn că faceți ceva bine.

Acest șablon vă este adus de Krafte — software de producție construit de o echipă mică de producție care a început exact de unde sunteți acum. Când foile de calcul nu mai funcționează, suntem aici. Planificarea producției, gestionarea inventarului, trasabilitatea loturilor și gestionarea comenzilor. De la 7 €/lună. Începeți gratuit pentru 30 de zile — fără card de credit necesar.

Tags: Gestionarea stocurilor, Șabloane, Instrumente gratuite, Afaceri mici