Бесплатный шаблон учёта запасов в Excel для малых производителей (с готовыми формулами)

Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Управление запасами

Скачайте бесплатный шаблон Excel для учёта сырья, готовой продукции, списка закупок и калькулятора себестоимости. 242 формулы, работает в Excel и Google Sheets.

Большинство систем управления запасами начинаются с Excel. До появления навороченных программ, до облачных платформ — всегда есть таблица, которую кто-то создал для отслеживания того, что хранится на складе.

И, честно говоря? Для многих малых предприятий базовые шаблоны инвентаризации работают отлично — пока не перестают работать.

Это руководство даёт вам бесплатный, готовый к использованию шаблон учёта запасов, разработанный специально для малых производителей. Не универсальный розничный шаблон, а шаблон, который отслеживает и сырьё, и готовую продукцию так, как это нужно реальному производственному бизнесу.

Скачайте его, настройте под свою продукцию, и у вас будет работающая система учёта запасов через 30 минут. Я также покажу вам, как именно её настроить, лучшие практики для поддержания точности данных и как понять, когда вы переросли учёт на основе таблиц.

Скачать: Бесплатный шаблон учёта запасов в Excel

Этот шаблон создан для малых производителей, ремесленников и всех, кто превращает сырьё в готовую продукцию.

Скачать бесплатный шаблон

Файл Excel (.xlsx) • Также работает в Google Sheets

Что внутри:

Лист «Сырьё» — учёт ингредиентов, компонентов, упаковки со сроками годности
Лист «Готовая продукция» — учёт вашей продукции с себестоимостью, ценой продажи и маржой
Журнал движения запасов — запись закупок, производства и продаж
Панель управления — общая стоимость запасов, оповещения о низком запасе, предупреждения об истечении сроков
Список закупок — автоматически формируемый список того, что нужно заказать
Калькулятор себестоимости — расчёт материальных затрат на партию и единицу продукции

Возможности:

242 формулы автоматически рассчитывают всё
Красная подсветка при падении запаса ниже минимума
Жёлтая подсветка для позиций с истекающим сроком в течение 30 дней
Автоматический расчёт объёмов заказа с 20% страховым запасом
Калькулятор производственных затрат для серийного производства
Работает в Excel и Google Sheets

Шаблон содержит примеры данных производства красок, чтобы вы могли увидеть, как всё связано между собой. Замените их своей продукцией — и вы готовы к работе.

Что внутри шаблона

Лист 1: Сырьё

Этот лист отслеживает всё, что вы покупаете для производства: ингредиенты, компоненты, упаковку, этикетки.

Столбцы:

Артикул — уникальный код для каждого материала (RM-001, RM-002...)
Название — как вы это называете
Категория — группировка однотипных позиций (Пигменты, Упаковка, Масла...)
Единица измерения — в чём измеряете (кг, л, шт)
Кол-во на складе — текущее количество в наличии
Мин. запас — минимальный уровень для заказа
Цена за единицу — цена от поставщика
Общая стоимость — рассчитывается автоматически (Кол-во × Цена)
Поставщик — где покупаете
Срок годности — для скоропортящихся материалов (необязательно)

Когда количество падает ниже минимального запаса, ячейка становится красной. Позиции с истекающим сроком в течение 30 дней становятся жёлтыми. Вы сразу видите, что требует внимания.

Лист 2: Готовая продукция

Этот лист отслеживает вашу продукцию — то, что вы продаёте клиентам.

Столбцы:

Артикул — код продукта (FG-001, FG-002...)
Название — наименование продукта
Категория — линейка или тип продукции
Единица измерения — обычно «шт» для готовых изделий
Кол-во на складе — текущий запас
Мин. запас — точка заказа
Себестоимость единицы — ваши производственные затраты на единицу
Цена продажи — сколько платят клиенты
Общая стоимость — рассчитывается (Кол-во × Себестоимость)
Маржа % — рассчитывается ((Цена продажи - Себестоимость) / Цена продажи)

Столбец маржи помогает видеть, какие продукты наиболее прибыльны. Красная подсветка работает так же — всё, что ниже минимального запаса, выделяется.

Лист 3: Движение запасов (Таблица учёта запасов)

Эта таблица учёта запасов — ваш журнал. Каждый раз, когда материалы поступают или расходуются, записывайте это здесь.

Столбцы:

Дата — когда произошло
Артикул — какая позиция
Название — для удобства чтения
Тип — Сырьё или Готовая продукция
Направление — Приход или Расход
Кол-во — сколько
Примечания — номер заказа, имя клиента, номер партии

Приход (зелёный) включает:

Закупку сырья
Поступление готовой продукции с производства

Расход (жёлтый) включает:

Использование сырья в производстве
Продажу готовой продукции
Списания и корректировки

Этот журнал создаёт документальный след. Когда цифры не сходятся, вы можете проследить движения и найти, где что-то пошло не так.

Лист 4: Панель управления

Панель управления собирает данные с других листов и даёт краткий обзор:

Сырьё:

Общая стоимость сырья на складе
Количество отслеживаемых позиций
Позиции, которые сейчас ниже минимального уровня

Готовая продукция:

Общая стоимость готовой продукции
Количество отслеживаемых продуктов
Продукты ниже минимального уровня

Общая стоимость запасов:

Совокупная стоимость всех запасов

Проверяйте эту панель еженедельно. Если «Позиции ниже минимума» показывает что-то кроме нуля, вам нужно делать заказы.

Лист 5: Список закупок

Этот лист автоматически показывает, какие позиции требуют внимания. Никакой ручной фильтрации.

Для каждого сырья и готовой продукции показывается:

Текущее количество против минимального запаса
Флаг «ДА», если нужен заказ
Рекомендуемый объём заказа (включает 20% страховой запас)
Ориентировочная стоимость заказа

Строки, требующие действия, выделены красным. Внизу показана общая стоимость необходимых заказов.

Лист 6: Калькулятор себестоимости

Рассчитайте материальные затраты для любой производственной партии.

Как использовать:

Введите название партии и дату
Введите, какой продукт производите и количество
Введите артикул каждого используемого материала
Введите количество каждого материала
Себестоимость единицы рассчитается автоматически

Калькулятор берёт цены напрямую из листа «Сырьё». Если вы измените цену поставщика там, расчёты себестоимости обновятся автоматически.

Пример результата:

Производство 50 единиц краски «Красная художественная»
Использованные материалы: пигмент, основа, масло, банки, этикетки
Общая стоимость материалов: 232,75 €
Себестоимость единицы: 4,66 €

Это только стоимость материалов. Для полной производственной себестоимости добавьте отдельно затраты на труд и накладные расходы.

Как настроить систему учёта запасов в Excel

Шаг 1: Добавьте своё сырьё

Начните с листа «Сырьё». Удалите примеры данных и добавьте свои:

Создайте простую систему артикулов: RM-001, RM-002 и т.д.
Введите каждый материал, который закупаете
Установите реалистичные минимальные уровни запаса
Добавьте актуальные цены за единицу

Совет по минимальному запасу: Подумайте, сколько времени занимает доставка заказа (время выполнения) и сколько вы обычно используете в неделю. Минимальный запас = недельное потребление × время выполнения в неделях. Если вы используете 10 кг пигмента в неделю, а доставка занимает 2 недели, установите минимум 20 кг.

Шаг 2: Добавьте готовую продукцию

Перейдите на лист «Готовая продукция» и сделайте то же самое:

Используйте другой префикс артикула: FG-001, FG-002 и т.д.
Введите вашу себестоимость производства каждой позиции (материалы + труд, примерно)
Введите цену продажи
Установите минимальный запас на основе типичных продаж

Не усложняйте расчёт себестоимости. Приблизительная оценка пока достаточна. Главное — знать примерно, сколько денег лежит в ваших запасах.

Шаг 3: Установите начальные количества

Проведите физический подсчёт всего. Да, всего. Запишите точно, что у вас есть:

Пересчитайте всё сырьё
Пересчитайте всю готовую продукцию
Введите эти числа в столбцы «Кол-во»

Это ваша базовая линия. Всё дальнейшее отслеживается через движения.

Шаг 4: Начните записывать движения

С этого момента каждое изменение запасов проходит через лист «Движение запасов»:

Когда получаете закупку:

Добавьте строку с Направлением = Приход
Укажите номер заказа или накладной

Когда используете материалы в производстве:

Добавьте строку для каждого материала с Направлением = Расход
Добавьте строку для готовой продукции с Направлением = Приход
Укажите номер партии или производственный номер

Когда продаёте продукцию:

Добавьте строку с Направлением = Расход
Укажите клиента или номер заказа

Важно: После записи движений вручную обновите количества на листах «Сырьё» и «Готовая продукция». Журнал движений — это ваш учёт; листы запасов показывают текущее состояние.

Как вести учёт запасов в Excel: лучшие практики

Учёт запасов в Excel работает, когда вы следуете этим правилам:

Обновляйте ежедневно, а не еженедельно. Чем дольше вы ждёте между обновлениями, тем больше вероятность что-то забыть. Сделайте это частью вашей вечерней рутины.

Один человек отвечает за таблицу. Когда несколько человек редактируют один файл, возникают конфликты версий и перезаписанные данные. Назначьте одного ответственного за обновление запасов.

Регулярно сохраняйте версии. Перед внесением крупных изменений сохраните копию с датой в имени файла: «inventory-2024-01-15.xlsx». Когда что-то пойдёт не так, вы сможете вернуться.

Проводите физический подсчёт ежемесячно. Хотя бы раз в месяц пересчитывайте реальные запасы и сравнивайте с таблицей. Расхождения случаются — раннее обнаружение предотвращает большие проблемы.

Ведите полный журнал движений. Каждый приход и расход должен быть записан. Когда цифры не соответствуют реальности, журнал движений поможет найти, где что-то пошло не так.

Используйте единообразные единицы измерения. Если вы учитываете пигмент в килограммах, всегда используйте килограммы. Смешивание кг и граммов создаёт путаницу и ошибки.

Когда учёт запасов в Excel перестаёт работать

Excel — отличная отправная точка. Он бесплатный, знакомый и гибкий. Но у него есть реальные ограничения, которые становятся болезненными по мере роста вашего бизнеса.

Признаки того, что вы переросли таблицу

Вы тратите более 30 минут в день на обновление запасов. То, что начиналось как быстрая вечерняя задача, теперь съедает продуктивное время.

Нескольким людям нужно одновременно обновлять запасы. Вы пересылаете версии таблицы по электронной почте или, что хуже, работаете с устаревшими копиями.

Вы не можете ответить на вопрос «куда ушёл этот материал?» Клиент спрашивает о конкретной партии, а вы не можете отследить, какое сырьё в неё вошло.

Ошибки проходят незамеченными. Ошибки в формулах, опечатки, забытые обновления — и никто не замечает их, пока физический подсчёт не выявит беспорядок.

Ваш бухгалтер постоянно просит данные, которые вы не можете легко предоставить. Оценка запасов, себестоимость проданных товаров, отчёты о списаниях — всё требует ручной работы для извлечения.

Чего Excel не может

Некоторые вещи действительно невозможны или непрактичны в таблице:

Многопользовательский доступ в реальном времени. Excel не предназначен для одновременного редактирования несколькими людьми из разных мест.

Автоматическое обновление запасов. Когда вы записываете продажу, кто-то всё равно должен вручную вычесть из запасов. Забудете один раз — и ваши цифры неверны.

Прослеживаемость партий и серий. Отслеживание того, какая конкретно партия сырья вошла в какой производственный цикл, требует больше, чем может обеспечить плоская таблица.

Рецептуры и спецификации материалов (BOM). Калькулятор себестоимости помогает, но вы всё равно каждый раз вводите материалы вручную. Настоящее производственное ПО хранит рецептуры и рассчитывает автоматически.

Интеграция с планированием производства. Знание того, что нужно произвести 100 единиц, автоматически не показывает, какие материалы зарезервировать или заказать.

Управление сроками годности. Отслеживание FIFO (первый пришёл — первый ушёл) и оповещения об истечении срока требуют логики за пределами базовых формул.

Оповещения и уведомления. Excel не отправит вам email, когда запас упадёт ниже минимума. Вы должны помнить проверять.

Бесплатный шаблон инвентаризации против специализированного ПО

Этот шаблон по сути даёт вам бесплатное ПО для учёта запасов в Excel — работающую систему с нулевой стоимостью. Но как он сравнивается с платными альтернативами?

Функция Шаблон Excel ПО для учёта запасов Цена Бесплатно 7-200 €/мес Время настройки 30 минут Часы-дни Многопользовательский режим Сложно Встроен Автоматические расчёты Базовые формулы Полная автоматизация Прослеживаемость Ручные заметки Полный аудит Интеграция с производством Нет Автоматическая Мобильный доступ Неудобно Нативные приложения Кривая обучения Низкая Средняя

Excel имеет смысл, когда:

Вы только начинаете
Запасы простые (менее 50 артикулов)
Один человек выполняет все задачи по учёту
Вам не нужна прослеживаемость партий
Бюджет крайне ограничен

ПО имеет смысл, когда:

Нескольким членам команды нужен доступ
Вы отслеживаете 100+ артикулов
Прослеживаемость важна (продукты питания, косметика, регулируемая продукция)
Производство и запасы должны быть связаны
Время, потраченное на таблицы, превышает стоимость ПО

Часто задаваемые вопросы

Как создать список запасов в Excel?

Создайте столбцы для артикула, названия, количества и цены за единицу. Добавьте столбец с формулой для общей стоимости (Кол-во × Цена). Используйте условное форматирование для выделения низкого запаса. Или скачайте наш шаблон, где всё это уже настроено.

Какие формулы нужны для учёта запасов?

Основные: SUM для итогов, умножение для расчёта стоимости (Кол-во × Цена) и COUNTIF для подсчёта позиций, соответствующих критериям. Условное форматирование обеспечивает визуальные оповещения. Наш шаблон включает все необходимые формулы.

Можно ли использовать Google Sheets вместо Excel?

Да. Шаблон работает в Google Sheets без изменений. Просто загрузите его на Google Диск и откройте в Sheets. Все формулы и форматирование переносятся корректно.

Как часто нужно обновлять таблицу запасов?

Минимум ежедневно. В конце каждого рабочего дня записывайте все движения и проверяйте количества. Еженедельные обновления приводят к забытым операциям и неточным цифрам.

Достаточно ли Excel для моего производственного бизнеса?

Зависит от сложности. Менее 50 артикулов с одним человеком, управляющим запасами? Excel может работать. Несколько производственных линий, требования к прослеживаемости или растущая команда? Скорее всего, вам понадобится специализированное ПО в течение года.

Как отслеживать сырьё и готовую продукцию вместе?

Используйте отдельные листы с единой системой артикулов (префикс RM- для сырья, FG- для готовой продукции). Лист «Движение запасов» фиксирует все изменения по обоим типам. Именно так структурирован наш шаблон.

Заключение

Этот шаблон учёта запасов в Excel даёт вам прочную основу для отслеживания сырья и готовой продукции. Он достаточно прост, чтобы настроить за 30 минут, достаточно мощен, чтобы управлять небольшим производством, и бесплатен.

Начните отсюда. Узнайте, что на самом деле требует управление запасами для вашего бизнеса. Обращайте внимание на то, что становится болезненным — это точно укажет, какие функции вам понадобятся при переходе на более продвинутое решение.

Большинство предприятий перерастают Excel в течение 1-2 лет активного роста. Это не провал — это признак того, что вы делаете что-то правильно.

Этот шаблон предоставлен Krafte — производственным ПО, созданным небольшой производственной командой, которая начинала точно там же, где вы сейчас. Когда таблицы перестают работать, мы здесь. Планирование производства, управление запасами, прослеживаемость партий и управление заказами. От 7 €/месяц. Начните бесплатно на 30 дней — без кредитной карты.

Tags: Управление запасами, Шаблоны, Бесплатные инструменты, Малый бизнес