Kostenlose Excel-Vorlage für die Bestandsverwaltung für kleine Hersteller (mit funktionierenden Formeln)

Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Bestandsmanagement

Laden Sie eine kostenlose Excel-Vorlage mit Rohstoffen, Fertigwaren, Nachbestellliste und Kostenkalkulator herunter. 242 Formeln, funktioniert in Excel und Google Sheets.

Die meisten Bestandsverwaltungssysteme beginnen in Excel. Vor der ausgefeilten Software, vor den Cloud-Plattformen gibt es immer eine Tabelle, die jemand erstellt hat, um zu verfolgen, was im Lager ist.

Und ehrlich gesagt? Für viele kleine Unternehmen funktionieren einfache Bestandsvorlagen gut — bis sie es nicht mehr tun.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine kostenlose, sofort einsatzbereite Bestandsvorlage, die speziell für kleine Hersteller entwickelt wurde. Keine generische Einzelhandels-Bestandsvorlage, sondern eine Vorlage, die sowohl Rohstoffe als auch Fertigwaren verfolgt, so wie es ein echtes Produktionsunternehmen braucht.

Laden Sie sie herunter, passen Sie sie an Ihre Produkte an, und Sie haben in 30 Minuten ein funktionierendes Bestandsverwaltungssystem. Ich zeige Ihnen auch genau, wie Sie es einrichten, bewährte Methoden zur Aufrechterhaltung der Genauigkeit und wie Sie erkennen, wann Sie über die tabellenbasierte Verfolgung hinausgewachsen sind.

Download: Kostenlose Excel-Vorlage für die Bestandsverwaltung

Diese Vorlage ist für kleine Hersteller, Handwerksbetriebe und alle gedacht, die Rohstoffe in Fertigprodukte umwandeln.

Kostenlose Vorlage herunterladen

Excel-Datei (.xlsx) • Funktioniert auch in Google Sheets

Was enthalten ist:

Rohstoff-Blatt — verfolgen Sie Zutaten, Komponenten, Verpackung mit Verfallsdaten
Fertigwaren-Blatt — verfolgen Sie Ihre Produkte mit Kosten, Verkaufspreis und Margen
Bestandsbewegungen-Protokoll — erfassen Sie Einkäufe, Produktion und Verkäufe
Dashboard — Gesamtbestandswert, Warnungen bei niedrigem Bestand, Verfallswarnungen
Nachbestellliste — automatisch generierte Liste dessen, was bestellt werden muss
Kostenkalkulator — berechnen Sie Materialkosten pro Charge und pro Einheit

Funktionen:

242 Formeln berechnen alles automatisch
Rote Hervorhebung, wenn der Bestand unter das Minimum fällt
Gelbe Hervorhebung für Artikel, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen
Automatische Nachbestellmengen mit 20% Sicherheitspuffer
Produktionskostenkalkulator für Serienproduktion
Funktioniert in Excel und Google Sheets

Die Vorlage enthält Beispieldaten aus einem Farbherstellungsbetrieb, damit Sie sehen können, wie alles zusammenhängt. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Produkte und Sie sind startklar.

Was in der Vorlage enthalten ist

Blatt 1: Rohstoffe

Dieses Blatt verfolgt alles, was Sie für die Herstellung Ihrer Produkte kaufen: Zutaten, Komponenten, Verpackung, Etiketten.

Spalten:

Artikelnummer — eindeutiger Code für jedes Material (RM-001, RM-002...)
Name — wie Sie es nennen
Kategorie — gruppieren Sie ähnliche Artikel (Pigmente, Verpackung, Öle...)
Einheit — wie Sie es messen (kg, L, Stk)
Menge auf Lager — aktuelle Menge verfügbar
Mindestbestand — Mindestniveau vor Nachbestellung
Stückkosten — Preis pro Einheit vom Lieferanten
Gesamtwert — wird automatisch berechnet (Menge × Kosten)
Lieferant — wo Sie es kaufen
Verfallsdatum — für verderbliche Materialien (optional)

Wenn die Menge unter den Mindestbestand fällt, wird die Zelle rot. Artikel, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen, werden gelb. Sie sehen auf einen Blick, was Aufmerksamkeit erfordert.

Blatt 2: Fertigwaren

Dieses Blatt verfolgt Ihre Produkte — was Sie an Kunden verkaufen.

Spalten:

Artikelnummer — Produktcode (FG-001, FG-002...)
Name — Produktname
Kategorie — Produktlinie oder Typ
Einheit — typischerweise „Stk“ für Fertigartikel
Menge auf Lager — aktueller Bestand
Mindestbestand — Nachbestellpunkt
Stückkosten — Ihre Produktionskosten pro Einheit
Verkaufspreis — was Kunden zahlen
Gesamtwert — berechnet (Menge × Kosten)
Marge % — berechnet ((Verkauf - Kosten) / Verkauf)

Die Margenspalte hilft Ihnen zu sehen, welche Produkte am profitabelsten sind. Die rote Hervorhebung funktioniert genauso — alles unter dem Mindestbestand wird markiert.

Blatt 3: Bestandsbewegungen (Bestandsverfolgungstabelle)

Diese Bestandsverfolgungstabelle ist Ihr Protokoll. Jedes Mal, wenn Materialien ein- oder ausgehen, erfassen Sie es hier.

Spalten:

Datum — wann es passiert ist
Artikelnummer — welcher Artikel
Artikelname — zur einfachen Lesbarkeit
Typ — Rohstoff oder Fertigware
Richtung — Eingang oder Ausgang
Menge — wie viele
Notizen — Bestellnummer, Kundenname, Chargenreferenz

Eingangsbewegungen (grün) umfassen:

Einkauf von Rohstoffen
Eingang von Fertigwaren aus der Produktion

Ausgangsbewegungen (gelb) umfassen:

Verwendung von Rohstoffen in der Produktion
Verkauf von Fertigwaren
Abschreibungen und Korrekturen

Dieses Protokoll erstellt einen Prüfpfad. Wenn Zahlen nicht übereinstimmen, können Sie die Bewegungen zurückverfolgen, um herauszufinden, wo etwas schiefgelaufen ist.

Blatt 4: Dashboard

Das Dashboard zieht Daten aus den anderen Blättern und gibt Ihnen einen schnellen Überblick:

Rohstoffe:

Gesamtwert der Rohstoffe auf Lager
Anzahl der verfolgten Artikel
Artikel, die derzeit unter dem Mindestniveau liegen

Fertigwaren:

Gesamtwert der Fertigwaren
Anzahl der verfolgten Produkte
Produkte unter dem Mindestniveau

Gesamter Bestandswert:

Kombinierter Wert aller Bestände

Überprüfen Sie dieses Dashboard wöchentlich. Wenn „Artikel unter Minimum“ etwas anderes als Null anzeigt, müssen Sie nachbestellen.

Blatt 5: Nachbestellliste

Dieses Blatt zeigt automatisch an, welche Artikel Aufmerksamkeit erfordern. Keine manuelle Filterung erforderlich.

Für jeden Rohstoff und jede Fertigware wird angezeigt:

Aktuelle Menge vs. Mindestbestand
„JA“-Markierung, wenn Nachbestellung erforderlich ist
Empfohlene Bestellmenge (enthält 20% Sicherheitspuffer)
Geschätzte Bestellkosten

Zeilen, die Handlung erfordern, sind rot hervorgehoben. Unten wird der Gesamtwert der erforderlichen Bestellungen angezeigt.

Blatt 6: Kostenkalkulator

Berechnen Sie die Materialkosten für jede Produktionscharge.

So verwenden Sie es:

Geben Sie Chargenname und Datum ein
Geben Sie ein, welches Produkt Sie herstellen und die Menge
Geben Sie die Artikelnummer für jedes verwendete Material ein
Geben Sie die verwendete Menge für jedes Material ein
Die Stückkosten werden automatisch berechnet

Der Kalkulator holt die Preise direkt aus Ihrem Rohstoff-Blatt. Wenn Sie dort einen Lieferantenpreis ändern, aktualisieren sich Ihre Kostenberechnungen automatisch.

Beispielausgabe:

Herstellung von 50 Einheiten Künstlerrot-Farbe
Verwendete Materialien: Pigment, Basis, Öl, Gläser, Etiketten
Gesamte Materialkosten: 232,75 €
Stückkosten: 4,66 €

Dies sind nur Materialkosten. Für die vollständigen Produktionskosten fügen Sie Ihre Arbeits- und Gemeinkosten separat hinzu.

So richten Sie Ihr Excel-Bestandsverwaltungssystem ein

Schritt 1: Fügen Sie Ihre Rohstoffe hinzu

Beginnen Sie mit dem Rohstoff-Blatt. Löschen Sie die Beispieldaten und fügen Sie Ihre eigenen hinzu:

Erstellen Sie ein einfaches Artikelnummernsystem: RM-001, RM-002 usw.
Geben Sie jedes Material ein, das Sie kaufen
Setzen Sie realistische Mindestbestandsniveaus
Fügen Sie Ihre tatsächlichen Stückkosten hinzu

Tipp für den Mindestbestand: Überlegen Sie, wie lange es dauert, eine Nachbestellung zu erhalten (Lieferzeit), und wie viel Sie typischerweise pro Woche verbrauchen. Mindestbestand = wöchentlicher Verbrauch × Lieferzeit in Wochen. Wenn Sie 10 kg Pigment pro Woche verwenden und die Lieferung 2 Wochen dauert, setzen Sie das Minimum auf 20 kg.

Schritt 2: Fügen Sie Ihre Fertigprodukte hinzu

Wechseln Sie zu Fertigwaren und machen Sie dasselbe:

Verwenden Sie ein anderes Artikelnummer-Präfix: FG-001, FG-002 usw.
Geben Sie Ihre Produktionskosten pro Artikel ein (Material + Arbeit, ungefähr)
Geben Sie Ihren Verkaufspreis ein
Setzen Sie den Mindestbestand basierend auf typischen Verkäufen

Komplizieren Sie die Kostenberechnung nicht zu sehr. Eine grobe Schätzung reicht fürs Erste. Der Punkt ist zu wissen, ungefähr wie viel Geld in Ihrem Bestand steckt.

Schritt 3: Legen Sie Ihre Anfangsmengen fest

Führen Sie eine physische Zählung von allem durch. Ja, von allem. Schreiben Sie genau auf, was Sie haben:

Zählen Sie alle Rohstoffe
Zählen Sie alle Fertigprodukte
Geben Sie diese Zahlen in die Mengenspalten ein

Dies ist Ihre Basislinie. Alles von hier an wird über Bewegungen verfolgt.

Schritt 4: Beginnen Sie mit der Erfassung von Bewegungen

Von nun an geht jede Bestandsänderung über das Bestandsbewegungen-Blatt:

Wenn Sie einen Einkauf erhalten:

Fügen Sie eine Zeile mit Richtung = Eingang hinzu
Notieren Sie die Bestellnummer oder Rechnungsnummer

Wenn Sie Materialien in der Produktion verwenden:

Fügen Sie eine Zeile für jedes Material mit Richtung = Ausgang hinzu
Fügen Sie eine Zeile für das Fertigprodukt mit Richtung = Eingang hinzu
Notieren Sie die Chargen- oder Produktionsreferenz

Wenn Sie Produkte verkaufen:

Fügen Sie eine Zeile mit Richtung = Ausgang hinzu
Notieren Sie den Kunden oder die Bestellnummer

Wichtig: Nach der Erfassung von Bewegungen aktualisieren Sie die Mengen in den Blättern Rohstoffe und Fertigwaren manuell. Das Bewegungsprotokoll ist Ihre Aufzeichnung; die Bestandsblätter zeigen den aktuellen Stand.

Wie man den Bestand in Excel verfolgt: Bewährte Methoden

Excel-Bestandsverfolgung funktioniert, wenn Sie diese Regeln befolgen:

Täglich aktualisieren, nicht wöchentlich. Je länger Sie zwischen Aktualisierungen warten, desto wahrscheinlicher vergessen Sie etwas. Machen Sie es zu einem Teil Ihrer Tagesabschlussroutine.

Eine Person ist für die Tabelle verantwortlich. Wenn mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, entstehen Versionskonflikte und überschriebene Daten. Bestimmen Sie eine Person als Verantwortlichen für Bestandsaktualisierungen.

Speichern Sie regelmäßig Versionen. Bevor Sie größere Änderungen vornehmen, speichern Sie eine Kopie mit dem Datum im Dateinamen: „inventory-2024-01-15.xlsx“. Wenn etwas schiefgeht, können Sie zurückgehen.

Führen Sie monatlich physische Zählungen durch. Mindestens einmal im Monat zählen Sie Ihren tatsächlichen Bestand und vergleichen ihn mit der Tabelle. Abweichungen passieren — frühes Erkennen verhindert größere Probleme.

Halten Sie das Bewegungsprotokoll vollständig. Jeder Eingang und Ausgang sollte erfasst werden. Wenn die Zahlen nicht mit der Realität übereinstimmen, hilft Ihnen das Bewegungsprotokoll herauszufinden, wo etwas schiefgelaufen ist.

Verwenden Sie konsistente Einheiten. Wenn Sie Pigment in Kilogramm erfassen, verwenden Sie immer Kilogramm. Das Mischen von kg und Gramm verursacht Verwirrung und Fehler.

Wenn die Excel-Bestandsverfolgung nicht mehr funktioniert

Excel ist ein großartiger Ausgangspunkt. Es ist kostenlos, vertraut und flexibel. Aber es hat echte Einschränkungen, die schmerzhaft werden, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Anzeichen, dass Sie Ihre Tabelle überwachsen haben

Sie verbringen mehr als 30 Minuten täglich mit Bestandsaktualisierungen. Was als schnelle Tagesabschlussaufgabe begann, frisst jetzt produktive Zeit.

Mehrere Personen müssen den Bestand gleichzeitig aktualisieren. Sie mailen Tabellenversionen hin und her, oder schlimmer, arbeiten mit veralteten Kopien.

Sie können die Frage „Wo ist dieses Material hingegangen?“ nicht beantworten. Ein Kunde fragt nach einer bestimmten Charge, und Sie haben keine Möglichkeit nachzuverfolgen, welche Rohstoffe hineingeflossen sind.

Fehler werden unbemerkt durchgelassen. Formelfehler, Tippfehler, vergessene Aktualisierungen — und niemand bemerkt sie, bis die physische Zählung das Chaos aufdeckt.

Ihr Buchhalter fragt ständig nach Daten, die Sie nicht einfach bereitstellen können. Bestandsbewertung, Kosten der verkauften Waren, Abschreibungsberichte — alles erfordert manuelle Arbeit zur Extraktion.

Was Excel nicht kann

Einige Dinge sind in einer Tabelle wirklich unmöglich oder unpraktisch:

Echtzeit-Mehrbenutzer-Zugriff. Excel wurde nicht für gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen an verschiedenen Orten entwickelt.

Automatische Bestandsaktualisierungen. Wenn Sie einen Verkauf erfassen, muss immer noch jemand manuell vom Bestand abziehen. Einmal vergessen, und Ihre Zahlen stimmen nicht mehr.

Chargen- und Losverfolgbarkeit. Zu verfolgen, welche spezifische Charge von Rohstoffen in welchen Produktionslauf ging, erfordert mehr, als eine flache Tabelle bewältigen kann.

Rezepturen und Stücklisten (BOMs). Der Kostenkalkulator hilft, aber Sie geben jedes Mal Materialien manuell ein. Echte Fertigungssoftware speichert Rezepturen und berechnet automatisch.

Integration der Produktionsplanung. Zu wissen, dass Sie 100 Einheiten herstellen müssen, sagt Ihnen nicht automatisch, welche Materialien zu reservieren oder zu bestellen sind.

Verfallsdatumsverwaltung. FIFO-Verfolgung (First In, First Out) und Verfallswarnungen erfordern Logik jenseits einfacher Formeln.

Warnungen und Benachrichtigungen. Excel wird Ihnen keine E-Mail senden, wenn der Bestand unter das Minimum fällt. Sie müssen daran denken, nachzusehen.

Kostenlose Bestandsvorlage vs. dedizierte Software

Diese Vorlage gibt Ihnen im Wesentlichen kostenlose Bestandsverwaltungssoftware in Excel — ein funktionierendes System zum Nulltarif. Aber wie vergleicht sie sich mit kostenpflichtigen Alternativen?

Funktion Excel-Vorlage Bestandssoftware Preis Kostenlos 7-200 €/Monat Einrichtungszeit 30 Minuten Stunden bis Tage Mehrbenutzer Schwierig Eingebaut Auto-Berechnungen Einfache Formeln Volle Automatisierung Rückverfolgbarkeit Manuelle Notizen Vollständiger Prüfpfad Produktionsintegration Keine Automatisch Mobiler Zugriff Umständlich Native Apps Lernkurve Niedrig Mittel

Excel macht Sinn, wenn:

Sie gerade erst anfangen
Der Bestand einfach ist (unter 50 Artikelnummern)
Eine Person alle Bestandsaufgaben erledigt
Sie keine Chargenverfolgbarkeit benötigen
Das Budget extrem knapp ist

Software macht Sinn, wenn:

Mehrere Teammitglieder Zugang benötigen
Sie 100+ Artikelnummern verfolgen
Rückverfolgbarkeit wichtig ist (Lebensmittel, Kosmetik, regulierte Produkte)
Produktion und Bestand verbunden sein müssen
Die Zeit für Tabellen die Softwarekosten übersteigt

Häufig gestellte Fragen

Wie erstelle ich eine Bestandsliste in Excel?

Erstellen Sie Spalten für Artikelnummer, Name, Menge und Stückkosten. Fügen Sie eine Formelspalte für den Gesamtwert hinzu (Menge × Kosten). Verwenden Sie bedingte Formatierung, um niedrigen Bestand hervorzuheben. Oder laden Sie unsere Vorlage herunter, in der all dies bereits eingerichtet ist.

Welche Formeln brauche ich für die Bestandsverfolgung?

Die Grundlagen: SUM für Summen, Multiplikation für Wertberechnungen (Menge × Kosten) und COUNTIF zum Zählen von Artikeln, die Kriterien erfüllen. Bedingte Formatierung übernimmt die visuellen Warnungen. Unsere Vorlage enthält alle notwendigen Formeln.

Kann ich Google Sheets statt Excel verwenden?

Ja. Die Vorlage funktioniert in Google Sheets ohne Änderungen. Laden Sie sie einfach auf Google Drive hoch und öffnen Sie sie mit Sheets. Alle Formeln und Formatierungen werden korrekt übertragen.

Wie oft sollte ich die Bestandstabelle aktualisieren?

Mindestens täglich. Am Ende jedes Geschäftstags erfassen Sie alle Bewegungen und überprüfen Sie die Mengen. Wöchentliche Aktualisierungen führen zu vergessenen Transaktionen und ungenauen Zahlen.

Reicht Excel für mein Fertigungsunternehmen?

Es kommt auf die Komplexität an. Unter 50 Artikelnummern mit einer Person, die den Bestand verwaltet? Excel kann funktionieren. Mehrere Produktionslinien, regulatorische Rückverfolgbarkeitsanforderungen oder ein wachsendes Team? Sie werden wahrscheinlich innerhalb eines Jahres dedizierte Software benötigen.

Wie verfolge ich Rohstoffe und Fertigwaren zusammen?

Verwenden Sie separate Blätter mit einem konsistenten Artikelnummernsystem (RM-Präfix für Rohstoffe, FG-Präfix für Fertigwaren). Das Bestandsbewegungen-Blatt protokolliert alle Änderungen für beide. Genau so ist unsere Vorlage strukturiert.

Zusammenfassung

Diese Excel-Bestandsvorlage gibt Ihnen eine solide Grundlage für die Verfolgung von Rohstoffen und Fertigwaren. Sie ist einfach genug, um sie in 30 Minuten einzurichten, leistungsfähig genug, um einen kleinen Fertigungsbetrieb zu führen, und kostenlos.

Beginnen Sie hier. Lernen Sie, was Bestandsverwaltung für Ihr Unternehmen wirklich erfordert. Achten Sie darauf, was schmerzhaft wird — das sagt Ihnen genau, welche Funktionen Sie benötigen, wenn Sie schließlich upgraden.

Die meisten Unternehmen wachsen innerhalb von 1-2 Jahren ernsthaften Wachstums über Excel hinaus. Das ist kein Scheitern; es ist ein Zeichen, dass Sie etwas richtig machen.

Diese Vorlage wird Ihnen präsentiert von Krafte — Fertigungssoftware, entwickelt von einem kleinen Produktionsteam, das genau dort angefangen hat, wo Sie jetzt sind. Wenn Tabellen nicht mehr funktionieren, sind wir da. Produktionsplanung, Bestandsverwaltung, Chargenverfolgbarkeit und Auftragsverwaltung. Ab 7 €/Monat. Starten Sie kostenlos für 30 Tage — keine Kreditkarte erforderlich.

Tags: Bestandsmanagement, Vorlagen, Kostenlose Tools, Kleinunternehmen