Plantilla Excel Gratuita de Inventario para Pequeños Fabricantes (Con Fórmulas Funcionales)

Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Gestión de inventario

Descarga una plantilla Excel gratuita con materias primas, productos terminados, lista de reposición y calculadora de costos. 242 fórmulas, funciona en Excel y Google Sheets.

Plantilla Excel Gratuita de Inventario para Pequeños Fabricantes (Con Fórmulas Funcionales)

La mayoría de los sistemas de inventario empiezan en Excel. Antes del software sofisticado, antes de las plataformas en la nube, hay una hoja de cálculo que alguien creó para rastrear lo que hay en el almacén.

¿Y sinceramente? Para muchas pequeñas empresas, las plantillas básicas de inventario funcionan bien — hasta que dejan de funcionar.

Esta guía te proporciona una plantilla de inventario gratuita y lista para usar, diseñada específicamente para pequeños fabricantes. No es un inventario genérico de tienda, sino una plantilla que rastrea tanto materias primas como productos terminados, como lo necesita un negocio de producción real.

Descárgala, personalízala para tus productos, y tendrás un sistema de inventario funcional en 30 minutos. También te mostraré exactamente cómo configurarla, las mejores prácticas para mantenerla precisa, y cómo reconocer cuándo has superado el seguimiento basado en hojas de cálculo.

Descarga: Plantilla Excel Gratuita de Inventario

Esta plantilla está diseñada para pequeños fabricantes, productores artesanales y cualquiera que transforme materias primas en productos terminados.

Qué incluye:

• Hoja de Materias Primas — rastrea ingredientes, componentes, embalaje con fechas de caducidad

• Hoja de Productos Terminados — rastrea tus productos con costo, precio de venta y márgenes

• Registro de Movimientos de Stock — registra compras, producción y ventas

• Panel de Control — valor total del inventario, alertas de stock bajo, avisos de caducidad

• Lista de Reposición — lista generada automáticamente de lo que necesita pedirse

• Calculadora de Costos — calcula el costo de materiales por lote y por unidad

Características:

• 242 fórmulas calculan todo automáticamente

• Resaltado rojo cuando el stock cae por debajo del mínimo

• Resaltado amarillo para artículos que caducan en 30 días

• Cantidades de reposición automáticas con 20% de margen de seguridad

• Calculadora de costo de producción para fabricación por lotes

• Funciona en Excel y Google Sheets

La plantilla incluye datos de ejemplo de un negocio de fabricación de pinturas para que puedas ver cómo todo se conecta. Reemplázalos con tus propios productos y estarás listo.

Qué Incluye la Plantilla

Hoja 1: Materias Primas

Esta hoja rastrea todo lo que compras para fabricar tus productos: ingredientes, componentes, embalaje, etiquetas.

Columnas:

• SKU — código único para cada material (RM-001, RM-002...)

• Nombre — cómo lo llamas

• Categoría — agrupa artículos similares (Pigmentos, Embalaje, Aceites...)

• Unidad — cómo lo mides (kg, L, pzas)

• Cant. en Stock — cantidad actual disponible

• Stock Mín. — nivel mínimo antes de reponer

• Costo Unitario — precio por unidad del proveedor

• Valor Total — calculado automáticamente (Cant. × Costo)

• Proveedor — dónde lo compras

• Fecha de Caducidad — para materiales perecederos (opcional)

Cuando la cantidad cae por debajo del stock mínimo, la celda se vuelve roja. Los artículos que caducan en 30 días se vuelven amarillos. Verás de un vistazo qué necesita atención.

Hoja 2: Productos Terminados

Esta hoja rastrea tus productos — lo que vendes a los clientes.

Columnas:

• SKU — código del producto (FG-001, FG-002...)

• Nombre — nombre del producto

• Categoría — línea o tipo de producto

• Unidad — típicamente "pzas" para artículos terminados

• Cant. en Stock — inventario actual

• Stock Mín. — punto de reposición

• Costo Unitario — tu costo de producción por unidad

• Precio de Venta — lo que pagan los clientes

• Valor Total — calculado (Cant. × Costo)

• Margen % — calculado ((Venta - Costo) / Venta)

La columna de margen te ayuda a ver qué productos son más rentables. El resaltado rojo funciona igual — cualquier cosa por debajo del nivel de stock mínimo se marca.

Hoja 3: Movimientos de Stock (Hoja de Seguimiento de Inventario)

Esta hoja de seguimiento de inventario es tu registro. Cada vez que entran o salen materiales, regístralo aquí.

Columnas:

• Fecha — cuándo ocurrió

• SKU — qué artículo

• Nombre del Artículo — para lectura fácil

• Tipo — Materia Prima o Terminado

• Dirección — ENTRADA o SALIDA

• Cant. — cuántos

• Notas — número de orden de compra, nombre del cliente, referencia del lote

Los movimientos de ENTRADA (verde) incluyen:

• Compra de materias primas

• Recepción de productos terminados de producción

Los movimientos de SALIDA (amarillo) incluyen:

• Uso de materias primas en producción

• Venta de productos terminados

• Bajas y ajustes

Este registro crea un rastro de papel. Cuando los números no coinciden, puedes rastrear los movimientos para encontrar dónde salieron mal las cosas.

Hoja 4: Panel de Control

El panel de control extrae datos de las otras hojas para darte una vista rápida:

Materias Primas:

• Valor total de materias primas en stock

• Número de artículos rastreados

• Artículos actualmente por debajo del nivel mínimo

Productos Terminados:

• Valor total de productos terminados

• Número de productos rastreados

• Productos por debajo del nivel mínimo

Valor Total del Inventario:

• Valor combinado de todo el inventario

Revisa este panel semanalmente. Si "Artículos por Debajo del Mínimo" muestra algo distinto a cero, tienes pedidos que hacer.

Hoja 5: Lista de Reposición

Esta hoja muestra automáticamente qué artículos necesitan atención. No se requiere filtrado manual.

Para cada materia prima y producto terminado, muestra:

• Cantidad actual vs. stock mínimo

• Bandera "SÍ" si se necesita reponer

• Cantidad recomendada de pedido (incluye 20% de margen de seguridad)

• Costo estimado del pedido

Las filas que necesitan acción se resaltan en rojo. La parte inferior muestra el valor total de los pedidos necesarios.

Hoja 6: Calculadora de Costos

Calcula el costo de materiales para cualquier lote de producción.

Cómo usar:

1. Ingresa el nombre del lote y la fecha

2. Ingresa qué producto estás fabricando y la cantidad

3. Ingresa el SKU de cada material utilizado

4. Ingresa la cantidad usada de cada material

5. El costo por unidad se calcula automáticamente

La calculadora obtiene los precios directamente de tu hoja de Materias Primas. Si cambias el precio de un proveedor allí, tus cálculos de costos se actualizan automáticamente.

Ejemplo de resultado:

• Fabricando 50 unidades de pintura Rojo Artista

• Materiales usados: pigmento, base, aceite, frascos, etiquetas

• Costo total de materiales: €232.75

• Costo por unidad: €4.66

Este es solo el costo de materiales. Para el costo total de producción, agrega tu mano de obra y gastos generales por separado.

Cómo Configurar tu Sistema de Gestión de Inventario en Excel

Paso 1: Agrega tus Materias Primas

Empieza con la hoja de Materias Primas. Elimina los datos de ejemplo y agrega los tuyos:

1. Crea un sistema de SKU simple: RM-001, RM-002, etc.

2. Ingresa cada material que compras

3. Establece niveles realistas de stock mínimo

4. Agrega tus costos unitarios reales

Consejo para el stock mínimo: Piensa en cuánto tiempo tarda en llegar un pedido (tiempo de entrega), y cuánto usas típicamente por semana. Stock mínimo = uso semanal × tiempo de entrega en semanas. Si usas 10kg de pigmento por semana y la entrega tarda 2 semanas, establece el mínimo en 20kg.

Paso 2: Agrega tus Productos Terminados

Cambia a Productos Terminados y haz lo mismo:

1. Usa un prefijo de SKU diferente: FG-001, FG-002, etc.

2. Ingresa tu costo para producir cada artículo (materiales + mano de obra, aproximadamente)

3. Ingresa tu precio de venta

4. Establece el stock mínimo basado en ventas típicas

No compliques demasiado el cálculo de costos. Una estimación aproximada está bien por ahora. El punto es saber aproximadamente cuánto dinero está en tu inventario.

Paso 3: Establece tus Cantidades Iniciales

Haz un conteo físico de todo. Sí, todo. Anota exactamente lo que tienes:

• Cuenta todas las materias primas

• Cuenta todos los productos terminados

• Ingresa estos números en las columnas de Cantidad

Esta es tu línea base. Todo de aquí en adelante se rastrea a través de movimientos.

Paso 4: Comienza a Registrar Movimientos

De ahora en adelante, cada cambio de inventario pasa por la hoja de Movimientos de Stock:

Cuando recibes una compra:

• Agrega una fila con Dirección = ENTRADA

• Anota el número de orden de compra o factura

Cuando usas materiales en producción:

• Agrega una fila por cada material con Dirección = SALIDA

• Agrega una fila para el producto terminado con Dirección = ENTRADA

• Anota la referencia del lote o producción

Cuando vendes productos:

• Agrega una fila con Dirección = SALIDA

• Anota el cliente o número de pedido

Importante: Después de registrar movimientos, actualiza manualmente las cantidades en las hojas de Materias Primas y Productos Terminados. El registro de movimientos es tu historial; las hojas de inventario muestran el estado actual.

Cómo Hacer Seguimiento del Inventario en Excel: Mejores Prácticas

El seguimiento de inventario en Excel funciona cuando sigues estas reglas:

Actualiza diariamente, no semanalmente. Cuanto más tiempo esperes entre actualizaciones, más probable es que olvides algo. Hazlo parte de tu rutina de fin de día.

Una persona es dueña de la hoja de cálculo. Cuando múltiples personas editan el mismo archivo, hay conflictos de versión y datos sobrescritos. Designa a una persona responsable de las actualizaciones de inventario.

Guarda versiones regularmente. Antes de hacer cambios importantes, guarda una copia con la fecha en el nombre del archivo: "inventario-2024-01-15.xlsx". Cuando algo sale mal, puedes volver atrás.

Haz conteos físicos mensuales. Al menos una vez al mes, cuenta tu inventario real y compáralo con la hoja de cálculo. Las discrepancias ocurren — detectarlas temprano previene problemas mayores.

Mantén el registro de movimientos completo. Cada ENTRADA y SALIDA debe registrarse. Cuando los números no coinciden con la realidad, el registro de movimientos te ayuda a encontrar dónde salieron mal las cosas.

Usa unidades consistentes. Si rastreas pigmento en kilogramos, siempre usa kilogramos. Mezclar kg y gramos crea confusión y errores.

Cuándo el Seguimiento de Inventario en Excel Deja de Funcionar

Excel es un excelente punto de partida. Es gratis, familiar y flexible. Pero tiene limitaciones reales que se vuelven dolorosas a medida que tu negocio crece.

Señales de que has Superado tu Hoja de Cálculo

Pasas más de 30 minutos diarios en actualizaciones de inventario. Lo que empezó como una tarea rápida de fin de día ahora consume tiempo productivo.

Múltiples personas necesitan actualizar el inventario simultáneamente. Estás enviando versiones de hojas de cálculo por correo, o peor, trabajando con copias desactualizadas.

No puedes responder "¿a dónde fue este material?" Un cliente pregunta sobre un lote específico, y no tienes forma de rastrear qué materias primas entraron en él.

Los errores pasan desapercibidos. Errores de fórmulas, erratas, actualizaciones olvidadas — y nadie los detecta hasta que el conteo físico revela el desorden.

Tu contador sigue pidiendo datos que no puedes proporcionar fácilmente. Valoración de inventario, costo de bienes vendidos, informes de bajas — todo requiere trabajo manual para extraer.

Lo que Excel No Puede Hacer

Algunas cosas son genuinamente imposibles o imprácticas en una hoja de cálculo:

Acceso multiusuario en tiempo real. Excel no fue diseñado para edición simultánea por múltiples personas en diferentes ubicaciones.

Actualizaciones automáticas de stock. Cuando registras una venta, alguien todavía tiene que restar manualmente del inventario. Olvídalo una vez, y tus números están mal.

Trazabilidad de lotes. Rastrear qué lote específico de materias primas entró en qué corrida de producción requiere más de lo que una hoja de cálculo plana puede manejar.

Recetas y listas de materiales (BOM). La Calculadora de Costos ayuda, pero aún ingresas materiales manualmente cada vez. El software de manufactura real almacena recetas y calcula automáticamente.

Integración de planificación de producción. Saber que necesitas hacer 100 unidades no te dice automáticamente qué materiales reservar o pedir.

Gestión de fechas de caducidad. El seguimiento FIFO (primero en entrar, primero en salir) y las alertas de caducidad requieren lógica más allá de fórmulas básicas.

Alertas y notificaciones. Excel no te enviará un correo cuando el stock caiga por debajo del mínimo. Tienes que acordarte de verificar.

Plantilla de Inventario Gratuita vs. Software Dedicado

Esta plantilla esencialmente te da software de inventario gratuito en Excel — un sistema funcional a costo cero. Pero, ¿cómo se compara con las alternativas de pago?

Característica Plantilla Excel Software de Inventario Precio Gratis €7-200/mes Tiempo de configuración 30 minutos Horas a días Multiusuario Difícil Integrado Cálculos automáticos Fórmulas básicas Automatización completa Trazabilidad Notas manuales Auditoría completa Integración de producción Ninguna Automática Acceso móvil Torpe Apps nativas Curva de aprendizaje Baja Media

Excel tiene sentido cuando:

• Estás empezando

• El inventario es simple (menos de 50 SKUs)

• Una persona maneja todas las tareas de inventario

• No necesitas trazabilidad de lotes

• El presupuesto es extremadamente ajustado

El software tiene sentido cuando:

• Múltiples miembros del equipo necesitan acceso

• Estás rastreando más de 100 SKUs

• La trazabilidad importa (alimentos, cosméticos, productos regulados)

• La producción y el inventario necesitan conectarse

• El tiempo gastado en hojas de cálculo supera el costo del software

Preguntas Frecuentes

¿Cómo hago una lista de inventario en Excel?

Crea columnas para SKU, Nombre, Cantidad y Costo Unitario. Agrega una columna de fórmula para Valor Total (Cant. × Costo). Usa formato condicional para resaltar stock bajo. O descarga nuestra plantilla que ya tiene todo esto configurado.

¿Qué fórmulas necesito para el seguimiento de inventario?

Las esenciales: SUMA para totales, multiplicación para cálculos de valor (Cant. × Costo), y CONTAR.SI para contar artículos que cumplen criterios. El formato condicional maneja las alertas visuales. Nuestra plantilla incluye todas las fórmulas necesarias.

¿Puedo usar Google Sheets en lugar de Excel?

Sí. La plantilla funciona en Google Sheets sin modificaciones. Solo súbela a Google Drive y ábrela con Sheets. Todas las fórmulas y formatos se transfieren correctamente.

¿Con qué frecuencia debo actualizar la hoja de inventario?

Diariamente como mínimo. Al final de cada día laboral, registra todos los movimientos y verifica cantidades. Las actualizaciones semanales llevan a transacciones olvidadas y números inexactos.

¿Es suficiente Excel para mi negocio de manufactura?

Depende de la complejidad. ¿Menos de 50 SKUs con una persona gestionando el inventario? Excel puede funcionar. ¿Múltiples líneas de producción, requisitos de trazabilidad regulatoria, o un equipo en crecimiento? Probablemente necesitarás software dedicado en un año.

¿Cómo rastreas materias primas y productos terminados juntos?

Usa hojas separadas con un sistema de SKU consistente (prefijo RM- para materias primas, prefijo FG- para productos terminados). La hoja de Movimientos de Stock registra todos los cambios en ambos. Así es exactamente como está estructurada nuestra plantilla.

Conclusión

Esta plantilla de inventario en Excel te da una base sólida para rastrear materias primas y productos terminados. Es lo suficientemente simple para configurar en 30 minutos, lo suficientemente potente para operar una pequeña operación de manufactura, y gratuita.

Empieza aquí. Aprende qué requiere realmente la gestión de inventario para tu negocio. Presta atención a lo que se vuelve doloroso — eso te dice exactamente qué características necesitarás cuando eventualmente actualices.

La mayoría de los negocios superan Excel en 1-2 años de crecimiento serio. Eso no es un fracaso; es una señal de que estás haciendo algo bien.

Esta plantilla es traída a ti por Krafte — software de manufactura construido por un pequeño equipo de producción que empezó exactamente donde estás ahora. Cuando las hojas de cálculo dejen de funcionar, estamos aquí. Planificación de producción, gestión de inventario, trazabilidad de lotes y gestión de pedidos. Desde €7/mes. Empieza gratis por 30 días — no se requiere tarjeta de crédito.

Tags: Gestión de inventario, Plantillas, Herramientas gratuitas, Pequeña empresa