Ejemplos de control de inventario: cómo funciona en la práctica
Aleksander Nowak · 2026-02-10 · Gestión de inventario
Vea ejemplos reales de control de inventario en la fabricación. Aprenda cómo funcionan las alertas de stock bajo, FIFO, la trazabilidad por lotes y el seguimiento basado en recetas.
Ejemplos de control de inventario: cómo funciona en la práctica
La mayoría de los artículos sobre control de inventario explican qué significa. Este muestra cómo se ve en la realidad.
Si usted fabrica productos, probablemente ha leído muchas definiciones y buenas prácticas. Pero ver el control de inventario en acción ayuda más que la teoría. ¿Cómo una alerta de stock bajo realmente previene una parada de producción? ¿Qué sucede cuando necesita rastrear un problema de calidad hasta un lote específico de ingredientes?
Esta guía recorre ejemplos reales de control de inventario de pequeños fabricantes. Estos ejemplos de gestión de inventario siguen un formato simple: el escenario, el problema sin un control adecuado, la solución con el control implementado y el resultado.
¿Qué es el control de inventario?
Antes de los ejemplos, una definición rápida de control de inventario. El término control de inventario se refiere al proceso de seguimiento de los niveles de stock, gestión del movimiento del inventario a través de su negocio y mantenimiento de las cantidades adecuadas para satisfacer la demanda sin exceso de existencias.
El significado del control de inventario va más allá de simplemente contar artículos. Incluye saber qué tiene, dónde está, cuándo reabastecer y qué lotes específicos se utilizaron en la producción.
Para los fabricantes, el control de inventario abarca:
Materias primas: Ingredientes, componentes y embalajes que compra a los proveedores.
Trabajo en proceso: Artículos actualmente en producción, aún no terminados.
Productos terminados: Productos completados listos para la venta o el envío.
Un sistema de control de inventario puede ser perpetuo (actualizándose en tiempo real a medida que ocurren las transacciones) o periódico (actualizándose solo cuando se realizan conteos físicos). La mayoría de los sistemas modernos de control de stock son perpetuos, proporcionando datos precisos en cualquier momento.
La importancia del control de inventario se hace evidente cuando las cosas salen mal: desabastecimientos que detienen la producción, materiales vencidos que se convierten en desperdicio, problemas de calidad que no se pueden rastrear e inventarios que no coinciden con la realidad.
Tipos de inventario en la fabricación
Comprender los tipos de gestión de inventario ayuda a explicar los ejemplos a continuación.
Inventario de tipo único (minorista): Una tienda compra productos terminados y los vende. El control de inventario rastrea los artículos en los estantes.
Inventario de múltiples tipos (fabricación): Un productor compra materias primas, las transforma mediante la producción y vende productos terminados. El control de inventario debe rastrear los materiales consumidos, los productos creados y la relación entre ellos.
El control de inventario en la fabricación es más complejo porque los materiales cambian de forma. Cuando produce un lote de jabón, los aceites y fragancias no desaparecen de su almacén y reaparecen como barras de jabón automáticamente. Su sistema de control de inventario necesita manejar esta transformación. Permítame explicar el control de inventario a través de escenarios reales.
Los ejemplos a continuación se centran en escenarios de fabricación donde esta complejidad importa.
Ejemplo 1: La alerta de stock bajo previene la parada de producción
Escenario: Un fabricante de pintura usa dióxido de titanio en el 80% de sus productos. Lo pide mensualmente a un proveedor con un plazo de entrega de dos semanas.
Sin control de inventario:
El gerente de producción revisa el contenedor de dióxido de titanio antes de iniciar un lote de pintura blanca. El contenedor parece estar medio lleno, así que procede. A mitad del lote, se acaba. La producción se detiene. Llama al proveedor para un envío de emergencia, que cuesta 3 veces la tarifa normal. El lote queda sin terminar durante cuatro días.
Con control de inventario:
El sistema de inventario rastrea el dióxido de titanio con un punto de reorden establecido en 50kg (dos semanas de uso típico más stock de seguridad). Cuando el inventario baja a 48kg, el sistema envía una alerta. El gerente de compras hace el pedido con envío estándar. El nuevo envío llega tres días antes de que se agote el stock existente.
Resultado:
- Sin interrupción de la producción
- Sin costos de envío de emergencia
- Sin lotes a medio terminar esperando
Función clave del control de inventario: Puntos de reorden con alertas automáticas basadas en el plazo de entrega y los patrones de uso. Este ejemplo de gestión de stock muestra cómo una simple alerta previene costosos tiempos de inactividad.
Ejemplo 2: FIFO previene materiales vencidos
Escenario: Una empresa de cosméticos usa aceites de fragancia con una vida útil de 12 meses. Recibe envíos trimestralmente y almacena múltiples lotes en su almacén.
Sin control de inventario:
El equipo del almacén toma el aceite de fragancia que sea más fácil de alcanzar, generalmente la entrega más reciente cerca del frente. Los lotes más antiguos quedan empujados hacia atrás. Seis meses después, alguien descubre tres botellas de aceite de jazmín que vencieron hace dos meses. Eso son €400 en desperdicio, y además ahora les falta aceite de jazmín.
Con control de inventario:
El sistema rastrea cada lote con su fecha de recepción y vencimiento. Cuando producción necesita aceite de jazmín, el sistema muestra qué lote usar primero (el más antiguo no vencido). El equipo del almacén toma el Lote 2024-03 en lugar del Lote 2024-09. Tres meses después, una alerta avisa que el Lote 2024-03 vence en 30 días. Producción prioriza las recetas que usan aceite de jazmín para consumirlo a tiempo.
Resultado:
- Cero materiales vencidos
- Sin escasez inesperada
- Seguimiento preciso de costos (los lotes más antiguos a menudo tienen precios de compra diferentes)
Función clave del control de inventario: Seguimiento de lotes FIFO (primero en entrar, primero en salir) con alertas de vencimiento.
Ejemplo 3: Trazabilidad de lotes durante un problema de calidad
Escenario: Un productor de alimentos elabora salsa picante artesanal. Un cliente reporta que una botella sabe «rara» y proporciona el número de lote de la etiqueta.
Sin control de inventario:
El productor sabe que algo salió mal pero no puede identificar la causa. ¿Fue un mal lote de pimientos? ¿El vinagre? ¿Un problema con el proceso de cocción? No puede rastrear qué ingredientes se usaron en el lote #2847. Para estar seguro, retira del mercado toda la salsa picante producida ese mes: 500 botellas. Notifica a 12 minoristas. El retiro cuesta €3.000 en reembolsos más daño a la reputación.
Con control de inventario:
El productor busca el lote #2847 en su sistema. Ve exactamente qué lotes de cada ingrediente se usaron:
- Pimientos: Lote P-2024-15 de la Granja A
- Vinagre: Lote V-2024-08 del Proveedor B
- Especias: Lote S-2024-22 del Proveedor C
Revisa otros lotes que usaron el mismo lote de pimientos. Solo los lotes #2845, #2846 y #2847 usaron el Lote P-2024-15. Retira solo esos tres lotes: 45 botellas en total. Contacta a la Granja A sobre la calidad de los pimientos.
Resultado:
- Retiro dirigido: 45 botellas en lugar de 500
- Causa raíz identificada (lote de pimientos de la Granja A)
- Costo reducido en un 90%
- Confianza del cliente mantenida mediante una respuesta rápida y profesional
Función clave del control de inventario: Trazabilidad de lotes que vincula productos terminados con lotes de ingredientes.
Ejemplo 4: Consumo de materiales basado en recetas
Escenario: Un fabricante de velas produce 5 líneas de productos usando ingredientes compartidos: cera de soja, mechas de algodón, aceites de fragancia y frascos de vidrio. Cada tamaño de vela tiene una receta diferente.
Sin control de inventario:
Después de cada lote de producción, alguien calcula manualmente cuánta cera y fragancia se usó, y luego actualiza la hoja de cálculo. A veces se olvidan. A veces estiman. Al final del mes, la hoja de cálculo muestra 45kg de cera de soja restantes, pero el conteo real es de 38kg. La discrepancia de 7kg podría ser robo, error de conteo, derrame o simplemente errores matemáticos. Nadie lo sabe.
Con control de inventario:
Cada producto tiene una receta en el sistema:
- Vela pequeña: 150g de cera, 8ml de fragancia, 1 mecha, 1 frasco pequeño
- Vela grande: 400g de cera, 20ml de fragancia, 1 mecha, 1 frasco grande
Cuando producción completa un pedido de 50 velas pequeñas, el sistema automáticamente deduce 7,5kg de cera, 400ml de fragancia, 50 mechas y 50 frascos pequeños. No se necesita entrada manual. El conteo de fin de mes coincide con el sistema dentro del 0,5%.
Resultado:
- Inventario preciso sin cálculos manuales
- Costo real por producto (materiales realmente usados, no estimados)
- Discrepancias detectadas inmediatamente, no descubiertas al final del mes
Función clave del control de inventario: Consumo automático basado en recetas/BOM durante la producción. Este ejemplo de sistema de inventario muestra cómo la automatización elimina los errores manuales.
Ejemplo 5: El conteo cíclico detecta robos a tiempo
Escenario: Un pequeño ensamblador de electrónicos almacena componentes por valor de €50.000 en su almacén. Realizan un inventario físico completo una vez al año.
Sin control de inventario:
El conteo anual revela que faltan 200 microcontroladores (valor de €2.000). La falta pudo haber ocurrido en cualquier momento durante los últimos 12 meses. Las grabaciones de seguridad solo se almacenan durante 30 días. El ensamblador no tiene idea de cuándo ocurrió la pérdida ni quién fue responsable. Dan de baja los €2.000 y esperan que el próximo año sea mejor.
Con control de inventario:
En lugar de un conteo anual, realizan conteos cíclicos semanales. Cada semana, cuentan una categoría de componentes. En la semana 6, cuentan los microcontroladores y encuentran 15 faltantes. Revisan las transacciones de la semana pasada y las grabaciones de seguridad. Descubren que un trabajador del turno nocturno ha estado tomando componentes. Pérdida total: €150 en lugar de €2.000.
Resultado:
- La detección temprana limita las pérdidas
- Causa raíz identificada mientras la evidencia existe
- Problema resuelto antes de que crezca
Función clave del control de inventario: Conteo cíclico con seguimiento de variaciones y alertas.
Métodos comunes de control de inventario
Los ejemplos anteriores utilizan varios métodos de control de inventario. Aquí hay un resumen rápido:
FIFO (primero en entrar, primero en salir): Usar primero el inventario más antiguo. Esencial para cualquier cosa con fecha de vencimiento. El Ejemplo 2 muestra FIFO en acción.
Análisis ABC: Categorizar el inventario por valor. Los artículos «A» (20% de los SKU, 80% del valor) reciben un control estricto. Los artículos «C» (50% de los SKU, 5% del valor) reciben un control más flexible. Concentre la atención donde más importa.
Puntos de reorden: Establecer niveles mínimos de stock que activen los reabastecimientos. Tener en cuenta el plazo de entrega, el stock de seguridad y la tasa de uso. El Ejemplo 1 muestra cómo los puntos de reorden previenen el desabastecimiento.
Seguimiento por lotes: Asignar números a grupos de materiales y productos terminados. Rastrear qué lotes se usaron en qué productos. El Ejemplo 3 muestra la trazabilidad durante un problema de calidad.
Conteo cíclico: Contar pequeñas porciones de inventario con frecuencia en lugar de todo anualmente. El Ejemplo 5 muestra cómo el conteo cíclico detecta problemas tempranamente.
Justo a tiempo (JIT): Pedir materiales para que lleguen cuando se necesitan, minimizando el stock disponible. Reduce los costos de almacenamiento pero requiere proveedores confiables y una previsión de demanda precisa.
Estos métodos funcionan juntos. Un fabricante podría usar FIFO para materiales perecederos, ABC para priorizar los esfuerzos de conteo, puntos de reorden para todos los materiales y seguimiento por lotes para el cumplimiento normativo.
Cómo el software gestiona el control de inventario
Los ejemplos anteriores son mucho más difíciles de ejecutar con hojas de cálculo. El software de control de inventario automatiza el seguimiento y los cálculos.
Krafte está diseñado para pequeños fabricantes por lotes. Así es como maneja los escenarios de los ejemplos:
Alertas de stock bajo (Ejemplo 1): Establezca puntos de reorden para cada material. El sistema le alerta cuando el stock cae por debajo del umbral, con suficiente tiempo de anticipación para reabastecer.
FIFO y seguimiento de vencimiento (Ejemplo 2): Cada lote de material tiene una fecha de recepción y una fecha de vencimiento opcional. Cuando produce, el sistema sugiere qué lotes usar primero. Las alertas avisan antes de que los materiales venzan.
Trazabilidad de lotes (Ejemplo 3): Cada lote de producción registra qué lotes de materiales se utilizaron. Si un cliente reporta un problema, puede rastrear hacia atrás hasta los ingredientes exactos y hacia adelante hasta todos los lotes afectados.
Consumo basado en recetas (Ejemplo 4): Defina recetas para cada producto con cantidades exactas de materiales. Cuando completa la producción, el sistema automáticamente deduce los materiales según la receta. Sin cálculos manuales.
Conteo cíclico (Ejemplo 5): Ejecute conteos de inventario en cualquier momento, compare con los registros del sistema y ajuste con motivos documentados. Rastree las variaciones a lo largo del tiempo para detectar patrones.
Los precios comienzan en €7/mes. Sin consultores de implementación ni configuraciones prolongadas. La mayoría de los fabricantes están rastreando inventario dentro del primer día de registro.
Por qué importa el control de inventario
Los ejemplos ilustran la importancia del control de inventario para los fabricantes:
Precisión financiera: Sepa qué tiene y cuánto vale. Sin sorpresas en las auditorías de fin de año.
Continuidad de la producción: Evite desabastecimientos que detengan la producción. Evite el exceso de stock que inmoviliza el capital.
Gestión de calidad: Rastree los problemas hasta su origen. Ejecute retiros dirigidos en lugar de retiros generales.
Reducción de desperdicio: Use los materiales antes de que venzan. Detecte las discrepancias antes de que crezcan.
Visibilidad de costos: Conozca los costos reales de los productos basados en el consumo real de materiales.
Una buena gestión de control de inventario evita que los pequeños problemas se acumulen en grandes. Una discrepancia mensual del 1% se convierte en un 12% al final del año. Un reabastecimiento perdido se convierte en una emergencia. Un problema de calidad imposible de rastrear se convierte en un retiro completo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el control de inventario?
¿Cómo se define el control de inventario? Es la gestión de los niveles de stock para mantener la cantidad adecuada de materiales y productos. Incluye el seguimiento de lo que tiene, dónde está, cuándo reabastecer y qué lotes se usaron en la producción. Para los fabricantes, esto abarca materias primas, trabajo en proceso y productos terminados.
¿Cuál es un ejemplo de control de inventario?
Una empresa de cosméticos rastrea los lotes de aceites de fragancia con fechas de vencimiento. El sistema asegura que los lotes más antiguos se usen primero (FIFO) y alerta antes de que algo venza. Esto previene el desperdicio y garantiza un seguimiento preciso de costos. Los cinco ejemplos de este artículo muestran diferentes aspectos del control de inventario en la fabricación.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de control de inventario?
Los dos tipos principales de sistema de inventario son el perpetuo y el periódico. Los sistemas perpetuos actualizan el inventario en tiempo real a medida que ocurren las transacciones. Los sistemas periódicos se actualizan solo durante los conteos físicos. La mayoría de los sistemas modernos son perpetuos, proporcionando datos precisos en cualquier momento. El proceso de control de inventario varía según el tipo de sistema, pero siempre implica seguimiento, conteo y ajuste de los niveles de stock.
¿Cuál es la diferencia entre control de inventario y gestión de inventario?
El control de inventario se centra en el seguimiento y mantenimiento de los niveles de stock. La gestión de inventario es más amplia e incluye la previsión de demanda, las relaciones con proveedores y las decisiones estratégicas sobre qué almacenar. El control es un componente de la gestión.
¿Por qué es importante el control de inventario para los fabricantes?
Los fabricantes manejan múltiples tipos de inventario (materias primas, trabajo en proceso, productos terminados) y transforman materiales a través de la producción. Sin control, no se pueden rastrear los costos reales, localizar problemas de calidad, prevenir desabastecimientos ni mantener conteos precisos. Los ejemplos de este artículo muestran lo que sale mal sin un control adecuado.
Krafte es un software de control de inventario para pequeños fabricantes por lotes. Rastree materiales y productos, gestione recetas, mantenga la trazabilidad de lotes y prevenga desabastecimientos. Krafte maneja todos los escenarios de los ejemplos anteriores. Comience gratis durante 30 días en krafte.app.
Tags: Gestión de inventario, Programación