Modelo Gratuito de Inventário Excel para Pequenos Fabricantes (Com Fórmulas Funcionais)

Aleksander Nowak · 2026-02-04 · Gestão de Estoque

Baixe um modelo Excel gratuito com matérias-primas, produtos acabados, lista de reposição e calculadora de custos. 242 fórmulas, funciona no Excel e Google Sheets.

A maioria dos sistemas de inventário começa no Excel. Antes dos softwares sofisticados, antes das plataformas em nuvem, existe uma planilha que alguém criou para rastrear o que está no armazém.

E honestamente? Para muitas pequenas empresas, modelos básicos de inventário funcionam bem — até que param de funcionar.

Este guia oferece um modelo de inventário gratuito e pronto para usar, projetado especificamente para pequenos fabricantes. Não é um inventário genérico de varejo, mas um modelo que rastreia tanto matérias-primas quanto produtos acabados, da forma que um negócio de produção real precisa.

Baixe-o, personalize para seus produtos e você terá um sistema de inventário funcionando em 30 minutos. Também vou mostrar exatamente como configurá-lo, as melhores práticas para mantê-lo preciso e como reconhecer quando você superou o rastreamento baseado em planilhas.

Download: Modelo Gratuito de Inventário Excel

Este modelo foi criado para pequenos fabricantes, produtores artesanais e qualquer pessoa que transforma matérias-primas em produtos acabados.

Baixar Modelo Gratuito

Arquivo Excel (.xlsx) • Funciona no Google Sheets também

O que está incluído:

Planilha de Matérias-Primas — rastreie ingredientes, componentes, embalagens com datas de validade
Planilha de Produtos Acabados — rastreie seus produtos com custo, preço de venda e margens
Registro de Movimentações de Estoque — registre compras, produção e vendas
Painel de Controle — valor total do inventário, alertas de estoque baixo, alertas de validade
Lista de Reposição — lista gerada automaticamente do que precisa ser pedido
Calculadora de Custos — calcule o custo de material por lote e por unidade

Recursos:

242 fórmulas calculam tudo automaticamente
Destaque vermelho quando o estoque cai abaixo do mínimo
Destaque amarelo para itens com validade em 30 dias
Quantidades automáticas de reposição com 20% de margem de segurança
Calculadora de custo de produção para fabricação em lote
Funciona no Excel e Google Sheets

O modelo inclui dados de exemplo de uma empresa de fabricação de tintas para que você possa ver como tudo se conecta. Substitua pelos seus próprios produtos e você está pronto.

O Que Está Dentro do Modelo

Planilha 1: Matérias-Primas

Esta planilha rastreia tudo que você compra para fazer seus produtos: ingredientes, componentes, embalagens, etiquetas.

Colunas:

SKU — código único para cada material (MP-001, MP-002...)
Nome — como você chama
Categoria — agrupe itens similares (Pigmentos, Embalagens, Óleos...)
Unidade — como você mede (kg, L, pcs)
Qtd em Estoque — quantidade atual disponível
Estoque Mín — nível mínimo antes de fazer novo pedido
Custo Unitário — preço por unidade do fornecedor
Valor Total — calculado automaticamente (Qtd × Custo)
Fornecedor — de onde você compra
Data de Validade — para materiais perecíveis (opcional)

Quando a quantidade cai abaixo do estoque mínimo, a célula fica vermelha. Itens com validade em 30 dias ficam amarelos. Você verá rapidamente o que precisa de atenção.

Planilha 2: Produtos Acabados

Esta planilha rastreia seus produtos — o que você vende para os clientes.

Colunas:

SKU — código do produto (PA-001, PA-002...)
Nome — nome do produto
Categoria — linha ou tipo de produto
Unidade — tipicamente "pcs" para itens acabados
Qtd em Estoque — inventário atual
Estoque Mín — ponto de reposição
Custo Unitário — seu custo de produção por unidade
Preço de Venda — o que os clientes pagam
Valor Total — calculado (Qtd × Custo)
Margem % — calculada ((Venda - Custo) / Venda)

A coluna de margem ajuda você a ver quais produtos são mais lucrativos. O destaque vermelho funciona da mesma forma — qualquer coisa abaixo do nível mínimo de estoque é sinalizada.

Planilha 3: Movimentações de Estoque (Planilha de Rastreamento de Inventário)

Esta planilha de rastreamento de inventário é o seu registro. Toda vez que materiais entram ou saem, registre aqui.

Colunas:

Data — quando aconteceu
SKU — qual item
Nome do Item — para leitura fácil
Tipo — Matéria-Prima ou Acabado
Direção — ENT ou SAI
Qtd — quantos
Observações — número do pedido de compra, nome do cliente, referência do lote

Movimentações de ENTRADA (verde) incluem:

Compra de matérias-primas
Recebimento de produtos acabados da produção

Movimentações de SAÍDA (amarelo) incluem:

Uso de matérias-primas na produção
Venda de produtos acabados
Baixas e ajustes

Este registro cria uma trilha de documentação. Quando os números não batem, você pode rastrear através das movimentações para encontrar onde as coisas deram errado.

Planilha 4: Painel de Controle

O painel de controle extrai dados das outras planilhas para dar uma visão geral rápida:

Matérias-Primas:

Valor total de matérias-primas em estoque
Número de itens sendo rastreados
Itens atualmente abaixo do nível mínimo

Produtos Acabados:

Valor total de produtos acabados
Número de produtos sendo rastreados
Produtos abaixo do nível mínimo

Valor Total do Inventário:

Valor combinado de todo o inventário

Verifique este painel semanalmente. Se "Itens Abaixo do Mínimo" mostrar algo diferente de zero, você tem pedidos a fazer.

Planilha 5: Lista de Reposição

Esta planilha mostra automaticamente quais itens precisam de atenção. Não é necessário filtrar manualmente.

Para cada matéria-prima e produto acabado, ela mostra:

Quantidade atual vs. estoque mínimo
Flag "SIM" se reposição é necessária
Quantidade recomendada de pedido (inclui 20% de margem de segurança)
Custo estimado do pedido

Linhas que precisam de ação são destacadas em vermelho. A parte inferior mostra o valor total dos pedidos necessários.

Planilha 6: Calculadora de Custos

Calcule o custo de material para qualquer lote de produção.

Como usar:

Insira o nome do lote e a data
Insira qual produto você está fazendo e a quantidade
Insira o SKU de cada material usado
Insira a quantidade usada de cada material
O custo por unidade é calculado automaticamente

A calculadora extrai preços diretamente da sua planilha de Matérias-Primas. Se você alterar um preço de fornecedor lá, seus cálculos de custo são atualizados automaticamente.

Exemplo de saída:

Fazendo 50 unidades de tinta Vermelho Artista
Materiais usados: pigmento, base, óleo, potes, etiquetas
Custo total de material: €232,75
Custo por unidade: €4,66

Este é apenas o custo de material. Para o custo total de produção, adicione sua mão de obra e despesas gerais separadamente.

Como Configurar Seu Sistema de Gestão de Inventário Excel

Passo 1: Adicione Suas Matérias-Primas

Comece com a planilha de Matérias-Primas. Delete os dados de exemplo e adicione os seus:

Crie um sistema simples de SKU: MP-001, MP-002, etc.
Insira cada material que você compra
Defina níveis realistas de estoque mínimo
Adicione seus custos unitários reais

Dica para estoque mínimo: Pense em quanto tempo leva para receber um novo pedido (tempo de entrega) e quanto você normalmente usa por semana. Estoque mínimo = uso semanal × tempo de entrega em semanas. Se você usa 10kg de pigmento por semana e a entrega leva 2 semanas, defina o mínimo como 20kg.

Passo 2: Adicione Seus Produtos Acabados

Mude para Produtos Acabados e faça o mesmo:

Use um prefixo de SKU diferente: PA-001, PA-002, etc.
Insira seu custo para produzir cada item (materiais + mão de obra, aproximadamente)
Insira seu preço de venda
Defina estoque mínimo baseado nas vendas típicas

Não complique demais o cálculo de custo. Uma estimativa aproximada é suficiente por enquanto. O ponto é saber aproximadamente quanto dinheiro está parado no seu inventário.

Passo 3: Defina Suas Quantidades Iniciais

Faça uma contagem física de tudo. Sim, tudo. Anote exatamente o que você tem:

Conte todas as matérias-primas
Conte todos os produtos acabados
Insira esses números nas colunas de Qtd

Esta é sua linha de base. Tudo daqui para frente é rastreado através de movimentações.

Passo 4: Comece a Registrar Movimentações

A partir de agora, toda mudança de inventário passa pela planilha de Movimentações de Estoque:

Quando você recebe uma compra:

Adicione uma linha com Direção = ENT
Anote o número do pedido de compra ou nota fiscal

Quando você usa materiais na produção:

Adicione uma linha para cada material com Direção = SAI
Adicione uma linha para o produto acabado com Direção = ENT
Anote o lote ou referência de produção

Quando você vende produtos:

Adicione uma linha com Direção = SAI
Anote o cliente ou número do pedido

Importante: Após registrar movimentações, atualize manualmente as quantidades nas planilhas de Matérias-Primas e Produtos Acabados. O registro de movimentações é seu histórico; as planilhas de inventário mostram o estado atual.

Como Manter o Controle do Inventário no Excel: Melhores Práticas

O rastreamento de inventário no Excel funciona quando você segue estas regras:

Atualize diariamente, não semanalmente. Quanto mais tempo você espera entre atualizações, mais provável é esquecer algo. Faça disso parte da sua rotina de fim de dia.

Uma pessoa é responsável pela planilha. Quando várias pessoas editam o mesmo arquivo, você tem conflitos de versão e dados sobrescritos. Designe uma pessoa responsável pelas atualizações de inventário.

Salve versões regularmente. Antes de fazer grandes mudanças, salve uma cópia com a data no nome do arquivo: "inventario-2024-01-15.xlsx". Quando algo dá errado, você pode voltar.

Faça contagens físicas mensais. Pelo menos uma vez por mês, conte seu inventário real e compare com a planilha. Discrepâncias acontecem — detectá-las cedo previne problemas maiores.

Mantenha o registro de movimentações completo. Toda ENT e SAI deve ser registrada. Quando os números não batem com a realidade, o registro de movimentações ajuda a encontrar onde as coisas deram errado.

Use unidades consistentes. Se você rastreia pigmento em quilogramas, sempre use quilogramas. Misturar kg e gramas cria confusão e erros.

Quando o Rastreamento de Inventário no Excel Para de Funcionar

Excel é um ótimo ponto de partida. É gratuito, familiar e flexível. Mas tem limitações reais que se tornam dolorosas conforme seu negócio cresce.

Sinais de Que Você Superou Sua Planilha

Você está gastando mais de 30 minutos por dia em atualizações de inventário. O que começou como uma tarefa rápida de fim de dia agora consome tempo produtivo.

Várias pessoas precisam atualizar o inventário simultaneamente. Vocês estão enviando versões de planilha por e-mail, ou pior, trabalhando com cópias desatualizadas.

Você não consegue responder "para onde foi este material?" Um cliente pergunta sobre um lote específico, e você não tem como rastrear quais matérias-primas foram usadas.

Erros passam despercebidos. Erros de fórmula, digitação, atualizações esquecidas — e ninguém percebe até a contagem física revelar a bagunça.

Seu contador continua pedindo dados que você não consegue fornecer facilmente. Valorização de inventário, custo dos produtos vendidos, relatórios de baixa — todos requerem trabalho manual para extrair.

O Que o Excel Não Consegue Fazer

Algumas coisas são genuinamente impossíveis ou impraticáveis em uma planilha:

Acesso multiusuário em tempo real. Excel não foi projetado para edição simultânea por várias pessoas em diferentes locais.

Atualizações automáticas de estoque. Quando você registra uma venda, alguém ainda precisa subtrair manualmente do inventário. Esqueça uma vez, e seus números estão errados.

Rastreabilidade de lote. Rastrear qual lote específico de matéria-prima foi para qual ciclo de produção requer mais do que uma planilha simples pode oferecer.

Receitas e listas de materiais. A Calculadora de Custos ajuda, mas você ainda insere materiais manualmente cada vez. Software de manufatura real armazena receitas e calcula automaticamente.

Integração de planejamento de produção. Saber que você precisa fazer 100 unidades não diz automaticamente quais materiais reservar ou pedir.

Gestão de data de validade. Rastreamento FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair) e alertas de vencimento requerem lógica além de fórmulas básicas.

Alertas e notificações. Excel não vai enviar e-mail quando o estoque cair abaixo do mínimo. Você precisa lembrar de verificar.

Modelo Gratuito de Inventário vs. Software Dedicado

Este modelo essencialmente oferece software gratuito de inventário no Excel — um sistema funcional sem custo. Mas como ele se compara às alternativas pagas?

Recurso Modelo Excel Software de Inventário Preço Gratuito €7-200/mês Tempo de configuração 30 minutos Horas a dias Multiusuário Difícil Integrado Cálculos automáticos Fórmulas básicas Automação completa Rastreabilidade Notas manuais Trilha de auditoria completa Integração de produção Nenhuma Automática Acesso móvel Desajeitado Apps nativos Curva de aprendizado Baixa Média

Excel faz sentido quando:

Você está apenas começando
O inventário é simples (menos de 50 SKUs)
Uma pessoa gerencia todas as tarefas de inventário
Você não precisa de rastreabilidade de lote
O orçamento é extremamente apertado

Software faz sentido quando:

Vários membros da equipe precisam de acesso
Você está rastreando 100+ SKUs
Rastreabilidade importa (alimentos, cosméticos, produtos regulamentados)
Produção e inventário precisam se conectar
O tempo gasto em planilhas excede o custo do software

Perguntas Frequentes

Como faço uma lista de inventário no Excel?

Crie colunas para SKU, Nome, Quantidade e Custo Unitário. Adicione uma coluna de fórmula para Valor Total (Qtd × Custo). Use formatação condicional para destacar estoque baixo. Ou baixe nosso modelo que já tem tudo isso configurado.

Quais fórmulas preciso para rastreamento de inventário?

As essenciais: SOMA para totais, multiplicação para cálculos de valor (Qtd × Custo), e CONT.SE para contar itens que atendem critérios. Formatação condicional gerencia os alertas visuais. Nosso modelo inclui todas as fórmulas necessárias.

Posso usar Google Sheets em vez de Excel?

Sim. O modelo funciona no Google Sheets sem modificações. Basta fazer upload para o Google Drive e abrir com o Sheets. Todas as fórmulas e formatação são transferidas corretamente.

Com que frequência devo atualizar a planilha de inventário?

Diariamente no mínimo. No final de cada dia útil, registre todas as movimentações e verifique as quantidades. Atualizações semanais levam a transações esquecidas e números imprecisos.

O Excel é suficiente para meu negócio de manufatura?

Depende da complexidade. Menos de 50 SKUs com uma pessoa gerenciando o inventário? Excel pode funcionar. Várias linhas de produção, requisitos regulatórios de rastreabilidade ou uma equipe crescente? Você provavelmente precisará de software dedicado dentro de um ano.

Como rastreio matérias-primas e produtos acabados juntos?

Use planilhas separadas com um sistema consistente de SKU (prefixo MP- para matérias-primas, prefixo PA- para produtos acabados). A planilha de Movimentações de Estoque registra todas as mudanças de ambos. É exatamente assim que nosso modelo está estruturado.

Conclusão

Este modelo de inventário Excel oferece uma base sólida para rastrear matérias-primas e produtos acabados. É simples o suficiente para configurar em 30 minutos, poderoso o suficiente para executar uma pequena operação de manufatura, e gratuito.

Comece aqui. Aprenda o que a gestão de inventário realmente requer para o seu negócio. Preste atenção no que se torna doloroso — isso diz exatamente quais recursos você precisará quando eventualmente fizer upgrade.

A maioria dos negócios supera o Excel dentro de 1-2 anos de crescimento sério. Isso não é um fracasso; é um sinal de que você está fazendo algo certo.

Este modelo é oferecido pela Krafte — software de manufatura criado por uma pequena equipe de produção que começou exatamente onde você está agora. Quando planilhas param de funcionar, estamos aqui. Planejamento de produção, gestão de inventário, rastreabilidade de lote e gestão de pedidos. A partir de €7/mês. Comece grátis por 30 dias — não é necessário cartão de crédito.

Tags: Gestão de Estoque, Modelos, Ferramentas Gratuitas, Pequenas Empresas