Примеры управления запасами: как это выглядит на практике

Aleksander Nowak · 2026-02-10 · Управление запасами

Реальные примеры управления запасами на производстве. Узнайте, как работают оповещения о низком остатке, FIFO, прослеживаемость партий и учёт на основе рецептур.

Примеры управления запасами: как это выглядит на практике

Большинство статей об управлении запасами объясняют, что это такое. Эта статья покажет, как это выглядит.

Если вы производите продукцию, вы наверняка прочитали множество определений и лучших практик. Но увидеть управление запасами в действии помогает больше, чем теория. Как именно оповещение о низком остатке предотвращает остановку производства? Что происходит, когда нужно отследить проблему качества до конкретной партии ингредиентов?

Это руководство разбирает реальные примеры управления запасами на малых производствах. Все примеры управления запасами следуют простому формату: ситуация, проблема без надлежащего контроля, решение с контролем и результат.

Что такое управление запасами?

Прежде чем перейти к примерам, дадим краткое определение управления запасами. Термин «управление запасами» означает процесс отслеживания уровня остатков, контроля движения запасов в вашем бизнесе и поддержания нужного количества для удовлетворения спроса без затоваривания.

Смысл управления запасами выходит за рамки простого подсчёта позиций. Он включает знание того, что у вас есть, где это находится, когда нужно сделать повторный заказ и какие именно партии или лоты были использованы в производстве.

Для производителей управление запасами охватывает:

Сырьё: ингредиенты, компоненты и упаковка, которые вы закупаете у поставщиков.

Незавершённое производство: изделия, находящиеся в процессе производства, ещё не готовые.

Готовая продукция: завершённые изделия, готовые к продаже или отгрузке.

Система управления запасами может быть непрерывной (обновляющейся в реальном времени по мере совершения операций) или периодической (обновляющейся только при проведении физических инвентаризаций). Большинство современных систем управления складскими запасами являются непрерывными и предоставляют точные данные в любой момент.

Важность управления запасами становится очевидной, когда что-то идёт не так: дефицит, останавливающий производство, просроченные материалы, превращающиеся в отходы, проблемы качества, которые невозможно отследить, и данные об остатках, не совпадающие с реальностью.

Типы запасов на производстве

Понимание типов управления запасами помогает объяснить приведённые ниже примеры.

Однотипные запасы (розничная торговля): магазин закупает готовую продукцию и продаёт её. Управление запасами отслеживает товары на полках.

Многотипные запасы (производство): производитель закупает сырьё, преобразует его в процессе производства и продаёт готовую продукцию. Управление запасами должно отслеживать потреблённые материалы, произведённую продукцию и связь между ними.

Управление запасами на производстве сложнее, потому что материалы меняют форму. Когда вы производите партию мыла, масла и ароматизаторы не исчезают со склада и не появляются в виде кусков мыла автоматически. Ваша система управления запасами должна учитывать это преобразование. Позвольте объяснить управление запасами на реальных сценариях.

Приведённые ниже примеры сосредоточены на производственных сценариях, где эта сложность имеет значение.

Пример 1: Оповещение о низком остатке предотвращает остановку производства

Ситуация: производитель красок использует диоксид титана в 80% своей продукции. Он заказывает его ежемесячно у поставщика со сроком доставки две недели.

Без управления запасами:

Начальник производства проверяет бункер с диоксидом титана перед началом производства партии белой краски. Бункер выглядит наполовину полным, и он продолжает работу. В середине процесса диоксид заканчивается. Производство останавливается. Он звонит поставщику для экстренной доставки, которая стоит в 3 раза дороже обычной. Партия остаётся незавершённой четыре дня.

С управлением запасами:

Система учёта запасов отслеживает диоксид титана с точкой повторного заказа, установленной на 50 кг (двухнедельный расход плюс страховой запас). Когда остаток падает до 48 кг, система отправляет оповещение. Менеджер по закупкам заказывает новую партию со стандартной доставкой. Новая поставка приходит за три дня до того, как закончится имеющийся запас.

Результат:

• Никаких перерывов в производстве
• Никаких расходов на экстренную доставку
• Никаких незавершённых партий в ожидании

Ключевая функция управления запасами: точки повторного заказа с автоматическими оповещениями на основе сроков доставки и паттернов потребления. Этот пример управления запасами показывает, как простое оповещение предотвращает дорогостоящий простой.

Пример 2: FIFO предотвращает использование просроченных материалов

Ситуация: косметическая компания использует ароматические масла со сроком годности 12 месяцев. Поставки приходят ежеквартально, и на складе хранится несколько лотов.

Без управления запасами:

Складская команда берёт то ароматическое масло, которое проще достать, обычно это самая свежая поставка, стоящая спереди. Старые лоты отодвигаются назад. Через шесть месяцев кто-то обнаруживает три флакона жасминового масла, просроченного два месяца назад. Это €400 потерь, плюс теперь не хватает жасминового масла.

С управлением запасами:

Система отслеживает каждый лот с датой поступления и сроком годности. Когда производству нужно жасминовое масло, система показывает, какой лот использовать первым (самый старый из непросроченных). Складская команда берёт лот 2024-03 вместо лота 2024-09. Через три месяца оповещение предупреждает, что срок годности лота 2024-03 истекает через 30 дней. Производство приоритизирует рецептуры с жасминовым маслом, чтобы использовать его вовремя.

Результат:

• Ноль просроченных материалов
• Никаких неожиданных дефицитов
• Точный учёт затрат (старые лоты часто имеют другие закупочные цены)

Ключевая функция управления запасами: отслеживание лотов по принципу FIFO («первым пришёл — первым ушёл») с оповещениями об истечении срока годности.

Пример 3: Прослеживаемость партий при проблемах с качеством

Ситуация: производитель продуктов питания изготавливает ремесленный острый соус. Покупатель сообщает, что вкус одной бутылки «не тот», и предоставляет номер партии с этикетки.

Без управления запасами:

Производитель знает, что что-то пошло не так, но не может определить причину. Была ли это плохая партия перцев? Уксус? Проблема с процессом варки? Невозможно отследить, какие ингредиенты вошли в партию #2847. На всякий случай отзывается весь острый соус, произведённый за месяц: 500 бутылок. Уведомляются 12 розничных точек. Отзыв обходится в €3 000 возвратов плюс ущерб репутации.

С управлением запасами:

Производитель находит партию #2847 в системе и видит, какие именно лоты каждого ингредиента были использованы:

• Перцы: лот P-2024-15 с фермы A
• Уксус: лот V-2024-08 от поставщика B
• Специи: лот S-2024-22 от поставщика C

Проверяются другие партии, в которых использовался тот же лот перцев. Только партии #2845, #2846 и #2847 использовали лот P-2024-15. Отзываются только эти три партии: всего 45 бутылок. Ферме A направляется запрос о качестве перцев.

Результат:

• Точечный отзыв: 45 бутылок вместо 500
• Первопричина установлена (лот перцев с фермы A)
• Затраты снижены на 90%
• Доверие клиентов сохранено благодаря быстрому и профессиональному реагированию

Ключевая функция управления запасами: прослеживаемость партий, связывающая готовую продукцию с лотами ингредиентов.

Пример 4: Потребление материалов на основе рецептуры

Ситуация: производитель свечей выпускает 5 линеек продукции, используя общие ингредиенты: соевый воск, хлопковые фитили, ароматические масла и стеклянные банки. Для каждого размера свечи своя рецептура.

Без управления запасами:

После каждого производственного цикла кто-то вручную подсчитывает, сколько воска и ароматизатора было использовано, а затем обновляет таблицу. Иногда забывают. Иногда считают приблизительно. К концу месяца в таблице показано 45 кг соевого воска, но фактический подсчёт даёт 38 кг. Расхождение в 7 кг может быть вызвано хищением, ошибкой подсчёта, проливом или просто арифметическими ошибками. Никто не знает.

С управлением запасами:

Для каждого продукта в системе задана рецептура:

• Маленькая свеча: 150 г воска, 8 мл ароматизатора, 1 фитиль, 1 маленькая банка
• Большая свеча: 400 г воска, 20 мл ароматизатора, 1 фитиль, 1 большая банка

Когда производство выполняет заказ на 50 маленьких свечей, система автоматически списывает 7,5 кг воска, 400 мл ароматизатора, 50 фитилей и 50 маленьких банок. Никакого ручного ввода. Инвентаризация в конце месяца совпадает с данными системы с точностью до 0,5%.

Результат:

• Точный учёт запасов без ручных расчётов
• Реальная себестоимость продукции (фактически использованные материалы, а не приблизительные)
• Расхождения обнаруживаются сразу, а не в конце месяца

Ключевая функция управления запасами: автоматическое списание на основе рецептуры/спецификации при производстве. Этот пример системы управления запасами показывает, как автоматизация устраняет ошибки ручного ввода.

Пример 5: Циклическая инвентаризация выявляет хищения на ранней стадии

Ситуация: небольшой сборщик электроники хранит на складе компоненты стоимостью €50 000. Полная физическая инвентаризация проводится раз в год.

Без управления запасами:

Ежегодная инвентаризация выявляет, что не хватает 200 микроконтроллеров (стоимостью €2 000). Недостача могла возникнуть в любой момент за последние 12 месяцев. Записи камер хранятся только 30 дней. Сборщик понятия не имеет, когда произошла потеря и кто за это ответственен. Он списывает €2 000 и надеется, что в следующем году будет лучше.

С управлением запасами:

Вместо одной ежегодной инвентаризации проводятся еженедельные циклические проверки. Каждую неделю пересчитывается одна категория компонентов. На 6-й неделе считают микроконтроллеры и обнаруживают нехватку 15 штук. Проверяются операции за последнюю неделю и записи камер. Выясняется, что ночной сменный работник выносил компоненты. Общий ущерб: €150 вместо €2 000.

Результат:

• Раннее обнаружение ограничивает потери
• Первопричина установлена, пока существуют доказательства
• Проблема решена до того, как она разрастётся

Ключевая функция управления запасами: циклическая инвентаризация с отслеживанием отклонений и оповещениями.

Распространённые методы управления запасами

В приведённых выше примерах используются несколько методов управления запасами. Вот краткий обзор:

FIFO («первым пришёл — первым ушёл»): сначала используются самые старые запасы. Необходим для всего, что имеет срок годности. Пример 2 демонстрирует FIFO в действии.

ABC-анализ: категоризация запасов по стоимости. Позиции категории «A» (20% номенклатуры, 80% стоимости) требуют строгого контроля. Позиции категории «C» (50% номенклатуры, 5% стоимости) контролируются менее жёстко. Внимание сосредоточено там, где это важнее всего.

Точки повторного заказа: установка минимальных уровней запасов, при которых запускается повторный заказ. Учитываются срок доставки, страховой запас и темп потребления. Пример 1 показывает, как точки повторного заказа предотвращают дефицит.

Учёт по партиям/лотам: присвоение номеров группам материалов и готовой продукции. Отслеживание того, какие лоты вошли в какие продукты. Пример 3 показывает прослеживаемость при проблеме качества.

Циклическая инвентаризация: частый пересчёт небольших частей запасов вместо ежегодного пересчёта всего. Пример 5 показывает, как циклическая инвентаризация выявляет проблемы на ранней стадии.

Точно в срок (JIT): заказ материалов с прибытием к нужному моменту, минимизирующий запасы на складе. Снижает затраты на хранение, но требует надёжных поставщиков и точного прогнозирования спроса.

Эти методы работают вместе. Производитель может использовать FIFO для скоропортящихся материалов, ABC-анализ для приоритизации инвентаризаций, точки повторного заказа для всех материалов и учёт по партиям для соблюдения нормативных требований.

Как программное обеспечение обеспечивает управление запасами

Реализовать описанные выше примеры в электронных таблицах гораздо сложнее. Программное обеспечение для управления запасами автоматизирует отслеживание и расчёты.

Krafte создан для малых серийных производств. Вот как оно справляется со сценариями из примеров:

Оповещения о низком остатке (Пример 1): задайте точки повторного заказа для каждого материала. Система оповещает, когда запас падает ниже порогового значения, с достаточным запасом времени для заказа.

FIFO и отслеживание сроков годности (Пример 2): каждый лот материала имеет дату поступления и опциональную дату истечения срока годности. При производстве система подсказывает, какие лоты использовать первыми. Оповещения предупреждают до истечения срока годности материалов.

Прослеживаемость партий (Пример 3): каждая производственная партия фиксирует, какие лоты материалов были использованы. Если покупатель сообщает о проблеме, вы можете отследить точные ингредиенты и найти все затронутые партии.

Потребление на основе рецептуры (Пример 4): задайте рецептуры для каждого продукта с точным количеством материалов. При завершении производства система автоматически списывает материалы по рецептуре. Никаких ручных расчётов.

Циклическая инвентаризация (Пример 5): проводите пересчёт запасов в любое время, сравнивайте с данными системы и корректируйте с указанием причин. Отслеживайте отклонения во времени для выявления закономерностей.

Цены начинаются от €7/month. Никаких консультантов по внедрению и длительной настройки. Большинство производителей начинают учёт запасов в течение дня после регистрации.

Почему управление запасами важно

Приведённые примеры иллюстрируют важность управления запасами для производителей:

Финансовая точность: знайте, что у вас есть и сколько это стоит. Никаких сюрпризов при годовых проверках.

Непрерывность производства: избегайте дефицитов, останавливающих производство. Избегайте избыточных запасов, замораживающих оборотные средства.

Управление качеством: отслеживайте проблемы до их источника. Проводите точечные отзывы вместо массовых.

Сокращение отходов: используйте материалы до истечения срока годности. Выявляйте расхождения до того, как они вырастут.

Прозрачность затрат: знайте реальную себестоимость продукции на основе фактического потребления материалов.

Грамотное управление запасами не даёт мелким проблемам накапливаться и превращаться в крупные. Ежемесячное расхождение в 1% к концу года становится 12%. Пропущенный повторный заказ превращается в аварийную ситуацию. Неотслеживаемая проблема качества приводит к полному отзыву продукции.

Часто задаваемые вопросы

Что такое управление запасами?

Как определить управление запасами? Это контроль уровня остатков для поддержания нужного количества материалов и продукции. Он включает отслеживание того, что у вас есть, где это находится, когда нужно сделать повторный заказ и какие партии были использованы в производстве. Для производителей это охватывает сырьё, незавершённое производство и готовую продукцию.

Какой пример можно привести для управления запасами?

Косметическая компания отслеживает лоты ароматических масел с датами истечения срока годности. Система обеспечивает использование старых лотов первыми (FIFO) и оповещает перед истечением срока годности. Это предотвращает потери и обеспечивает точный учёт затрат. Пять примеров в этой статье показывают различные аспекты управления запасами на производстве.

Какие существуют типы систем управления запасами?

Два основных типа систем управления запасами — непрерывная и периодическая. Непрерывные системы обновляют данные о запасах в реальном времени по мере совершения операций. Периодические системы обновляются только при проведении физических инвентаризаций. Большинство современных систем являются непрерывными и предоставляют точные данные в любой момент. Процесс управления запасами зависит от типа системы, но всегда включает отслеживание, подсчёт и корректировку уровней запасов.

В чём разница между управлением запасами и инвентарным менеджментом?

Управление запасами фокусируется на отслеживании и поддержании уровней остатков. Инвентарный менеджмент — понятие более широкое, включающее прогнозирование спроса, взаимоотношения с поставщиками и стратегические решения о том, что хранить на складе. Контроль запасов является составной частью менеджмента.

Почему управление запасами важно для производителей?

Производители работают с несколькими типами запасов (сырьё, незавершённое производство, готовая продукция) и преобразуют материалы в процессе производства. Без контроля невозможно отслеживать реальные затраты, выявлять проблемы качества, предотвращать дефициты или поддерживать точный учёт. Примеры в этой статье показывают, что происходит без надлежащего контроля.

Tags: Управление запасами, Планирование