Verzendingen

Verzendingen volgen uitgaande leveringen aan uw klanten. U kunt verzendingen handmatig aanmaken of vanuit bestellingen. Elke verzending registreert wat er verzonden is, naar wie, en wanneer.

Verzendingenpagina

De Verzendingenpagina toont alle uitgaande leveringen in een tabelformaat met essentiële informatie voor tracking en beheer.

  1. Navigeer naar Verzendingen in het zijbalkenmenu.
  2. De tabel toont: Datum (verzenddatum), Klant (ontvanger), Artikelen (aantal productregels), Bedrag (totale waarde), Notities (voorvertoning), en Aangemaakt door (de gebruiker die de verzending heeft aangemaakt).
  3. Klik op een verzendingrij om de volledige detailpagina te bekijken.
  4. Gebruik zoek- en datumfilters om specifieke verzendingen te vinden.

Een verzending aanmaken

U kunt een verzending vanaf nul aanmaken door een klant te selecteren en producten toe te voegen, of beginnen vanaf een bestaande bestelling om de details vooraf in te vullen.

  1. Klik op de Verzendingenpagina op de knop + (Toevoegen), of gebruik Verzending aanmaken vanaf een besteldetailpagina.
  2. Selecteer de klant uit de dropdown. Als de klant een voorkeursvaluta heeft, wordt deze gebruikt voor deze verzending.
  3. Koppel optioneel aan een bestelling door een bestaande bestelling uit de dropdown te selecteren. Dit vult de artikelen vooraf in.
  4. Stel de verzenddatum in (standaard vandaag).
  5. Klik in de sectie Artikelen op Artikel toevoegen om een product toe te voegen. Selecteer het product, voer de hoeveelheid in om te verzenden, en noteer de weergegeven huidige voorraad ter referentie.
  6. Herhaal dit voor elk product in de verzending.
  7. Voeg notities toe voor interne of leveringsgerelateerde opmerkingen (bijv. "Breekbaar — voorzichtig behandelen").
  8. Voer optioneel een tracking-URL in voor de bezorgdienst.
  9. Upload optioneel een factuur-PDF — dit kan AI-herkenning activeren (zie sectie Factuurupload).
  10. Klik op Opslaan om de verzending aan te maken. De productvoorraad wordt dienovereenkomstig afgetrokken.

Koppelen aan bestellingen

Het koppelen van een verzending aan een bestelling zorgt voor traceerbaarheid tussen wat besteld is en wat daadwerkelijk verzonden is. Artikelen uit de gekoppelde bestelling worden automatisch in de verzending ingevuld.

  1. Zoek bij het aanmaken van een nieuwe verzending het dropdownveld Bestelling.
  2. Selecteer de bestelling die u aan deze verzending wilt koppelen. Bestellingen worden weergegeven op bestelnummer en klantnaam.
  3. Zodra een bestelling is geselecteerd, worden de artikelen automatisch ingevuld uit de bestelling — producten en hoeveelheden worden automatisch ingevuld.
  4. U kunt hoeveelheden wijzigen als u een gedeeltelijke verzending doet (bijv. nu 80 van 100 bestelde eenheden verzenden en de rest later).
  5. U kunt ook artikelen toevoegen of verwijderen als de verzending afwijkt van de oorspronkelijke bestelling.
  6. Na het opslaan is de verzending gekoppeld aan de bestelling en zichtbaar vanaf zowel de verzendingsdetailpagina als de besteldetailpagina.

Factuurupload en AI-herkenning

Krafte kan geüploade PDF-facturen verwerken met behulp van AI om automatisch belangrijke gegevens te extraheren, zoals klant, factuurnummer, datums, bedragen en regelartikelen. Dit versnelt het aanmaken van verzendingen en het matchen van bestellingen aanzienlijk.

  1. Klik bij het aanmaken of bewerken van een verzending op de knop Factuur uploaden of sleep een PDF-bestand naar het uploadgebied.
  2. Selecteer een PDF-factuurbestand van uw computer.
  3. Het systeem uploadt de PDF en voert AI-herkenning uit op de inhoud.
  4. De AI extraheert: Klantnaam, Factuurnummer, Factuurdatum, Totaalbedrag, en Regelartikelen (productnamen, hoeveelheden, prijzen).
  5. Controleer de herkende gegevens die in het formulier worden weergegeven. Door AI geëxtraheerde velden zijn gemarkeerd zodat u ze kunt verifiëren.
  6. Het systeem probeert de herkende klant automatisch te matchen met een bestaande klant in uw database, en regelartikelen met uw producten.
  7. Corrigeer eventuele onjuiste matches of vul velden in die de AI niet kon extraheren.
  8. De herkende gegevens kunnen ook automatisch worden gematcht met openstaande bestellingen, waarbij de verzending aan de juiste bestelling wordt gekoppeld.
  9. Klik op Opslaan om de verzending met de herkende gegevens aan te maken.

All Documentation