Expéditions

Les expéditions suivent les livraisons sortantes vers vos clients. Vous pouvez créer des expéditions manuellement ou à partir de commandes. Chaque expédition enregistre ce qui a été envoyé, à qui et quand.

Page des Expéditions

La page des Expéditions répertorie toutes les livraisons sortantes dans un format tabulaire avec les informations essentielles pour le suivi et la gestion.

  1. Accédez à Expéditions dans le menu latéral.
  2. Le tableau affiche : Date (date d'expédition), Client (destinataire), Articles (nombre de lignes de produits), Montant (valeur totale), Notes (aperçu), et Créé par (l'utilisateur qui a créé l'expédition).
  3. Cliquez sur une ligne d'expédition pour afficher la page de détails complète.
  4. Utilisez les filtres de recherche et de date pour trouver des expéditions spécifiques.

Créer une Expédition

Vous pouvez créer une expédition de toutes pièces en sélectionnant un client et en ajoutant des produits, ou commencer à partir d'une commande existante pour pré-remplir les détails.

  1. Sur la page des Expéditions, cliquez sur le bouton + (Ajouter), ou utilisez Créer une Expédition depuis le détail d'une commande.
  2. Sélectionnez le client dans la liste déroulante. Si le client a une devise préférée, elle sera utilisée pour cette expédition.
  3. Optionnellement, liez à une commande en sélectionnant une commande existante dans la liste déroulante. Cela pré-remplit les articles.
  4. Définissez la date d'expédition (par défaut aujourd'hui).
  5. Dans la section Articles, cliquez sur Ajouter un Article pour ajouter un produit. Sélectionnez le produit, entrez la quantité à expédier, et notez le stock actuel affiché pour référence.
  6. Répétez pour chaque produit de l'expédition.
  7. Ajoutez des notes pour des commentaires internes ou liés à la livraison (par exemple, "Fragile — manipuler avec précaution").
  8. Optionnellement, entrez une URL de suivi pour le transporteur.
  9. Optionnellement, téléchargez un PDF de facture — cela peut déclencher la reconnaissance IA (voir la section Téléchargement de Facture).
  10. Cliquez sur Enregistrer pour créer l'expédition. Le stock de produits sera déduit en conséquence.

Liaison aux Commandes

Lier une expédition à une commande établit la traçabilité entre ce qui a été commandé et ce qui a été réellement expédié. Les articles de la commande liée sont automatiquement remplis dans l'expédition.

  1. Lors de la création d'une nouvelle expédition, recherchez le champ déroulant Commande.
  2. Sélectionnez la commande que vous souhaitez lier à cette expédition. Les commandes sont listées par numéro de commande et nom du client.
  3. Une fois une commande sélectionnée, les articles sont automatiquement remplis à partir de la commande — les produits et quantités sont remplis automatiquement.
  4. Vous pouvez modifier les quantités si vous effectuez une expédition partielle (par exemple, expédier 80 des 100 unités commandées maintenant et le reste plus tard).
  5. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des articles si l'expédition diffère de la commande originale.
  6. Après l'enregistrement, l'expédition est liée à la commande et visible depuis les pages de détail de l'expédition et de la commande.

Téléchargement de Facture et Reconnaissance IA

Krafte peut traiter les factures PDF téléchargées en utilisant l'IA pour extraire automatiquement les données clés telles que le client, le numéro de facture, les dates, les montants et les lignes d'articles. Cela accélère considérablement la création d'expéditions et la correspondance des commandes.

  1. Lors de la création ou de la modification d'une expédition, cliquez sur le bouton Télécharger une Facture ou faites glisser un fichier PDF dans la zone de téléchargement.
  2. Sélectionnez un fichier de facture PDF depuis votre ordinateur.
  3. Le système télécharge le PDF et exécute la reconnaissance IA sur son contenu.
  4. L'IA extrait : Nom du client, Numéro de facture, Date de facture, Montant total, et Lignes d'articles (noms de produits, quantités, prix).
  5. Examinez les données reconnues affichées dans le formulaire. Les champs extraits par l'IA sont surlignés afin que vous puissiez les vérifier.
  6. Le système tente de faire correspondre automatiquement le client reconnu avec un client existant dans votre base de données, et les lignes d'articles avec vos produits.
  7. Corrigez les correspondances erronées ou remplissez les champs que l'IA n'a pas pu extraire.
  8. Les données reconnues peuvent également être mises en correspondance avec des commandes ouvertes automatiquement, liant l'expédition à la bonne commande.
  9. Cliquez sur Enregistrer pour créer l'expédition avec les données reconnues.

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