Versendungen

Versendungen verfolgen ausgehende Lieferungen an Ihre Kunden. Sie können Versendungen manuell oder aus Bestellungen erstellen. Jede Versendung zeichnet auf, was gesendet wurde, an wen und wann.

Versendungsseite

Die Versendungsseite listet alle ausgehenden Lieferungen in einem Tabellenformat mit wesentlichen Informationen für Nachverfolgung und Verwaltung auf.

  1. Navigieren Sie zu Versendungen im Seitenmenü.
  2. Die Tabelle zeigt: Datum (Versanddatum), Kunde (Empfänger), Artikel (Anzahl der Produktpositionen), Betrag (Gesamtwert), Notizen (Vorschau) und Erstellt von (der Benutzer, der die Versendung erstellt hat).
  3. Klicken Sie auf eine Versendungszeile, um die vollständige Detailseite anzuzeigen.
  4. Verwenden Sie Such- und Datumsfilter, um bestimmte Versendungen zu finden.

Erstellen einer Versendung

Sie können eine Versendung von Grund auf neu erstellen, indem Sie einen Kunden auswählen und Produkte hinzufügen, oder mit einer vorhandenen Bestellung beginnen, um die Details vorab auszufüllen.

  1. Klicken Sie auf der Versendungsseite auf die Schaltfläche + (Hinzufügen) oder verwenden Sie Versendung erstellen aus einer Bestelldetailansicht.
  2. Wählen Sie den Kunden aus dem Dropdown-Menü. Wenn der Kunde eine bevorzugte Währung hat, wird diese für diese Versendung verwendet.
  3. Optional mit einer Bestellung verknüpfen, indem Sie eine vorhandene Bestellung aus dem Dropdown-Menü auswählen. Dies füllt die Artikel vorab aus.
  4. Legen Sie das Versanddatum fest (Standardwert ist heute).
  5. Klicken Sie im Abschnitt Artikel auf Artikel hinzufügen, um ein Produkt hinzuzufügen. Wählen Sie das Produkt aus, geben Sie die zu versendende Menge ein und beachten Sie den angezeigten aktuellen Bestand als Referenz.
  6. Wiederholen Sie dies für jedes Produkt in der Versendung.
  7. Fügen Sie Notizen für interne oder lieferbezogene Kommentare hinzu (z.B. «Zerbrechlich — mit Vorsicht behandeln»).
  8. Geben Sie optional eine Tracking-URL für den Zustelldienst ein.
  9. Optional können Sie eine Rechnungs-PDF hochladen — dies kann die KI-Erkennung auslösen (siehe Abschnitt Rechnungsupload).
  10. Klicken Sie auf Speichern, um die Versendung zu erstellen. Der Produktbestand wird entsprechend reduziert.

Verknüpfung mit Bestellungen

Die Verknüpfung einer Versendung mit einer Bestellung stellt die Rückverfolgbarkeit zwischen dem Bestellten und dem tatsächlich Versendeten her. Artikel aus der verknüpften Bestellung werden automatisch in die Versendung übernommen.

  1. Suchen Sie beim Erstellen einer neuen Versendung nach dem Dropdown-Feld Bestellung.
  2. Wählen Sie die Bestellung aus, mit der Sie diese Versendung verknüpfen möchten. Bestellungen werden nach Bestellnummer und Kundenname aufgelistet.
  3. Sobald eine Bestellung ausgewählt ist, werden die Artikel automatisch ausgefüllt — Produkte und Mengen werden automatisch eingetragen.
  4. Sie können Mengen anpassen, wenn Sie eine Teillieferung durchführen (z.B. jetzt 80 von 100 bestellten Einheiten versenden und den Rest später).
  5. Sie können auch Artikel hinzufügen oder entfernen, wenn die Versendung von der ursprünglichen Bestellung abweicht.
  6. Nach dem Speichern ist die Versendung mit der Bestellung verknüpft und sowohl von der Versendungsdetail- als auch von der Bestelldetailseite aus sichtbar.

Rechnungsupload & KI-Erkennung

Krafte kann hochgeladene PDF-Rechnungen mithilfe von KI verarbeiten, um automatisch Schlüsseldaten wie Kunde, Rechnungsnummer, Daten, Beträge und Positionen zu extrahieren. Dies beschleunigt die Versendungserstellung und Bestellzuordnung erheblich.

  1. Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Versendung auf die Schaltfläche Rechnung hochladen oder ziehen Sie eine PDF-Datei in den Upload-Bereich.
  2. Wählen Sie eine PDF-Rechnungsdatei von Ihrem Computer aus.
  3. Das System lädt die PDF hoch und führt eine KI-Erkennung ihres Inhalts durch.
  4. Die KI extrahiert: Kundenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Gesamtbetrag und Positionen (Produktnamen, Mengen, Preise).
  5. Überprüfen Sie die erkannten Daten, die im Formular angezeigt werden. KI-extrahierte Felder sind hervorgehoben, sodass Sie sie überprüfen können.
  6. Das System versucht, den erkannten Kunden automatisch mit einem vorhandenen Kunden in Ihrer Datenbank und die Positionen mit Ihren Produkten automatisch zuzuordnen.
  7. Korrigieren Sie Unstimmigkeiten oder füllen Sie Felder aus, die die KI nicht extrahieren konnte.
  8. Die erkannten Daten können auch automatisch mit offenen Bestellungen abgeglichen werden, wodurch die Versendung mit der richtigen Bestellung verknüpft wird.
  9. Klicken Sie auf Speichern, um die Versendung mit den erkannten Daten zu erstellen.

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